Processus d'évaluation de projet : définition, méthodes et étapes

Gérer un projet avec de nombreuses pièces mobiles peut être difficile, c'est le moins qu'on puisse dire, mais l'évaluation de projet est conçue pour rendre le processus beaucoup plus facile. Chaque projet commence par une planification minutieuse - cela prépare le terrain pour la phase d'exécution du projet tandis que les estimations, les plans et les calendriers guident l'équipe de projet au fur et à mesure qu'elle exécute les tâches et les livrables.

Mais même avec le processus d'évaluation de projet en place, gérer un projet avec succès n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Les chefs de projet doivent suivre les coûts, les tâches et le temps tout au long du cycle de vie du projet pour s'assurer que tout se déroule comme prévu. Pour ce faire, ils utilisent le processus d'évaluation de projet et utilisent un logiciel de gestion de projet pour aider à gérer le travail de leur équipe en plus de planifier et d'évaluer la performance du projet.

Qu'est-ce que l'évaluation de projet ?

L'évaluation de projet est le processus de mesure du succès d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille. Cela se fait en recueillant des données sur le projet et en utilisant une méthode d'évaluation qui permet aux évaluateurs de trouver des opportunités d'amélioration des performances. L'évaluation du projet est également essentielle pour tenir les parties prenantes informées de l'état d'avancement du projet et de tout changement qui pourrait être nécessaire au budget ou au calendrier.

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Chaque aspect du projet tel que les coûts, la portée, les risques ou le retour sur investissement (ROI) est mesuré pour déterminer s'il se déroule comme prévu. S'il y a des bosses sur la route, ces données peuvent indiquer comment les projets peuvent s'améliorer. Fondamentalement, vous posez au projet une série de questions conçues pour découvrir ce qui fonctionne, ce qui peut être amélioré et si le projet est utile. Des outils tels que des tableaux de bord de projet et des trackers facilitent le processus d'évaluation en rendant les données clés facilement disponibles.

Le processus d'évaluation des projets existe depuis aussi longtemps que les projets eux-mêmes. Mais lorsqu'il s'agit de la science de la gestion de projet, l'évaluation de projet peut être décomposée en trois types ou méthodes principaux : l'évaluation pré-projet, l'évaluation continue et l'évaluation post-projet. Regardons le processus d'évaluation de projet, ce qu'il implique et comment vous pouvez améliorer votre technique.

Critères d'évaluation du projet

Les détails spécifiques des critères d'évaluation des projets varient d'un projet ou d'une organisation à l'autre. En termes généraux, un processus d'évaluation de projet passe en revue les contraintes du projet, notamment le temps, le coût, la portée, les ressources, les risques et la qualité. En outre, les organisations peuvent ajouter leurs propres objectifs commerciaux, objectifs stratégiques et autres mesures.

Méthodes d'évaluation des projets

Il y a trois points dans un projet où l'évaluation est la plus nécessaire. Bien que vous puissiez évaluer votre projet à tout moment, ce sont des points où vous devriez avoir le processus officiellement programmé.

1. Évaluation d'avant-projet

En un sens, vous pré-évaluez votre projet lorsque vous rédigez votre charte de projet pour la présenter aux parties prenantes. Vous ne pouvez pas planifier, doter en personnel et contrôler efficacement un nouveau projet si vous ne l'avez pas d'abord évalué. L'évaluation préalable au projet est le seul moyen sûr de déterminer l'efficacité du projet avant de l'exécuter.

2. Évaluation continue du projet

Pour vous assurer que votre projet se déroule comme prévu et respecte toutes les étapes de planification et de budget que vous avez définies, il est essentiel que vous surveilliez et rendiez compte en permanence de votre travail en temps réel. Ce n'est qu'en utilisant des métriques de projet que vous pouvez mesurer le succès de votre projet et si vous atteignez ou non les buts et objectifs du projet. Il est fortement recommandé d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour une évaluation de projet en temps réel et continue.

3. Évaluation post-projet

Considérez cela comme un post-mortem. L'évaluation post-projet consiste à parcourir les documents du projet, à interroger l'équipe et les principes du projet et à analyser toutes les données pertinentes afin de comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Ce n'est qu'en développant cette image claire que vous pourrez résoudre les problèmes des projets à venir.

Étapes d'évaluation du projet

Quel que soit le moment où vous choisissez d'effectuer une évaluation de projet, le processus comporte toujours quatre phases : la planification, la mise en œuvre, l'achèvement et la diffusion des rapports.

1. Planification

Le but ultime de cette étape est de créer un plan d'évaluation de projet, un document qui explique tous les détails du processus d'évaluation de projet de votre organisation. Lors de la planification d'une évaluation de projet, il est important d'identifier les parties prenantes et quels sont leurs objectifs à court et à long terme. Vous devez vous assurer que vos buts et objectifs pour le projet sont clairs, et il est essentiel d'avoir établi des critères qui vous diront si ces buts et objectifs sont atteints.

Donc, vous aurez envie d'écrire une série de questions à poser aux parties prenantes. Ces requêtes doivent inclure des sujets tels que le cadre du projet, les meilleures pratiques et les mesures qui déterminent le succès.

En incluant les parties prenantes dans votre plan d'évaluation de projet, vous recevrez une orientation au cours du projet tout en développant simultanément une relation avec les parties prenantes. Ils recevront des rapports d'avancement de votre part tout au long des phases du projet, et en établissant cette relation initiale, vous gagnerez probablement leur conviction que vous pouvez gérer le projet à leur satisfaction.

2. Mise en œuvre

Pendant que le projet est en cours, vous devez surveiller tous les aspects pour vous assurer que vous respectez le calendrier et le budget. L'une des choses que vous devez surveiller pendant le projet est le pourcentage d'achèvement. C'est quelque chose que vous devez faire lorsque vous créez des rapports d'état et que vous rencontrez votre équipe. Pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie, tenez l'équipe responsable de la livraison des tâches en temps opportun et maintenez des dates de référence pour savoir quand les tâches sont dues.

N'oubliez pas de garder un œil sur la qualité. Peu importe si vous livrez le projet dans les délais impartis si le produit est médiocre. Maintenez des évaluations de qualité et ne déléguez pas cette responsabilité. Au lieu de cela, prenez-le sur vous-même.

Maintenir une relation étroite avec le budget du projet est tout aussi important que le suivi du calendrier et de la qualité. Gardez un œil sur les coûts. Ils fluctueront tout au long du projet, alors ne paniquez pas. Cependant, soyez transparent si vous remarquez un besoin croissant pour plus de fonds. Informez-en votre comité directeur dès que possible, afin qu'il n'y ait pas de surprises.

3. Achèvement

Lorsque vous avez terminé votre projet, vous avez encore du travail à faire. Vous voudrez prendre les données que vous avez recueillies lors de l'évaluation et en tirer des leçons afin de pouvoir résoudre les problèmes que vous avez découverts au cours du processus. Déterminez les impacts à court et à long terme de ce que vous avez appris lors de l'évaluation.

4. Rapports et diffusion

Une fois l'évaluation terminée, vous devez enregistrer les résultats. Pour ce faire, vous créerez un rapport d'évaluation de projet, un document qui fournit des leçons pour l'avenir. Remettez votre rapport à vos parties prenantes pour les tenir informées de l'avancement du projet.

Comment allez-vous diffuser le rapport ? Il peut y avoir un protocole pour cela déjà établi dans votre organisation. Peut-être que les parties prenantes préfèrent une réunion pour obtenir les résultats en face à face. Ou peut-être préfèrent-ils les PDF avec des tableaux et des graphiques faciles à lire. Assurez-vous de connaître votre public et adaptez votre rapport à celui-ci.

Avantages de l'évaluation de projet

L'évaluation de projet est toujours recommandée et elle peut apporter un large éventail d'avantages à votre organisation. Comme indiqué ci-dessus, de nombreux aspects peuvent être mesurés dans le cadre du processus d'évaluation de projet. C'est à vous et à vos parties prenantes de décider des facteurs les plus critiques à prendre en compte. Voici quelques-uns des principaux avantages de la mise en œuvre d'un processus d'évaluation de projet.

• Meilleure gestion de projet : L'évaluation de projet vous aide à trouver facilement des domaines d'amélioration en matière de gestion de vos coûts, tâches, ressources et temps.
• Améliore les performances de l'équipe : l' évaluation de projet vous permet de suivre les performances de votre équipe et augmente la responsabilité.
• Meilleure planification de projet : vous aide à comparer la ligne de base de votre projet avec les performances réelles du projet pour une meilleure planification et estimation.
• Aide à la gestion des parties prenantes : avoir de bonnes relations avec les parties prenantes est la clé du succès en tant que chef de projet. La création d'un rapport d'évaluation de projet est très importante pour les tenir à jour.

Comment ProjectManager améliore le processus d'évaluation de projet

Pour faire passer l'évaluation de votre projet au niveau supérieur, vous aurez besoin de ProjectManager, un outil de gestion du travail en ligne avec des tableaux de bord en direct qui fournissent des données en temps réel afin que vous puissiez surveiller ce qui se passe maintenant par opposition à ce qui s'est passé hier.

Avec le tableau de bord en temps réel de ProjectManager, l'évaluation du projet est mesurée en temps réel pour vous tenir au courant. Les chiffres sont ensuite affichés dans des graphiques et des tableaux colorés. Filtrez les données pour afficher les données souhaitées ou explorez pour obtenir une image plus approfondie. Ces graphiques et diagrammes peuvent également être partagés avec une touche. Vous pouvez suivre la charge de travail et les tâches, car votre équipe met à jour son statut en temps réel, où qu'elle se trouve et à tout moment où elle termine son travail.

L'évaluation de projet avec le tableau de bord en temps réel de ProjectManager simplifie le processus d'évaluation tout au long de l'évolution du projet. Il fournit également des données précieuses par la suite. Le processus d'évaluation de projet peut même être amusant, avec les bons outils. N'hésitez pas à utiliser nos outils de reporting automatisés pour créer rapidement des rapports de projet traditionnels, vous permettant d'améliorer à la fois la précision et l'efficacité de votre processus d'évaluation.

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