13 outils de communication interne que chaque équipe devrait utiliser

La communication est au cœur de la plupart des organisations.

C'est ainsi que vous relayez les instructions. C'est comme ça qu'on résout les problèmes. C'est la façon dont vous exprimez vos préoccupations. C'est ainsi que vous construisez des liens.

C'est tout.

Donc, si votre stratégie de communication interne ne fonctionne pas – ou si elle ne fonctionne pas aussi efficacement que vous le souhaiteriez – cela peut causer de gros problèmes à votre entreprise.

Heureusement, de nombreux outils de communication interne sont disponibles pour vous aider à résoudre ces problèmes.

Les meilleurs outils de communication interne

Alors quels sont les meilleurs outils de communication interne ?

1. Slack (meilleure application de chat).

Parfois, il est agréable de poser une question rapide et d'obtenir une réponse rapide. Ou démarrez une discussion ouverte sur un problème trivial avec votre groupe de collègues le plus proche. Chaque fois que vous avez besoin d'avoir une conversation rapide et informelle, les applications de chat sont idéales.

De nos jours, Slack est le roi du chat professionnel - il n'est pas parfait pour tout le monde et il n'offre que quelques outils de communication, mais c'est un excellent moyen de commencer.

2. Gmail (meilleur client de messagerie).

Je suis un grand fan du courrier électronique, car il est fiable, il laisse un enregistrement permanent de la conversation et il est facilement traçable. Pour mon argent, Gmail est toujours le joueur prééminent dans le domaine des e-mails.

Découvrez mon classement des meilleurs clients de messagerie.

Et si vous voulez tirer le meilleur parti de Gmail, un outil d'analyse comme EmailAnalytics est parfait - il peut vous aider à suivre et à analyser l'activité de messagerie de toute votre équipe, aidant ainsi votre équipe (ou même toute votre organisation) à être plus productive.

3. Jostle (meilleur outil intranet).

Un intranet fonctionne comme un hub centralisé où tous les employés peuvent communiquer de la manière qu'ils choisissent. Dans l'intranet, vous pouvez partager des fichiers, tels que des photos, des documents et des vidéos, vous pouvez configurer des canaux spécifiques pour différents groupes de personnes au sein de votre organisation et vous pouvez rationaliser la messagerie en ce qui concerne les mises à jour procédurales et autres changements de haut niveau. .

L'un des meilleurs exemples de logiciels intranet est Jostle, qui offre des fonctionnalités complètes de communication d'entreprise interne.

4. Groupes Google (pour les newsletters de l'entreprise).

Souvent, vous devrez communiquer un message spécifique à toute votre équipe simultanément, via un bulletin d'information destiné aux employés.

Vous n'avez pas besoin d'une plate-forme spécifique pour vous aider à le faire ; vous pouvez gérer les newsletters de votre entreprise avec un modèle de base et votre plateforme de messagerie existante.

5. Dropbox (pour le partage de fichiers).

Vous aurez également besoin d'un moyen de partager des fichiers avec vos employés (ainsi qu'avec vos clients et partenaires externes).

Stocker des fichiers, effectuer des sauvegardes, inviter d'autres collaborateurs à un fichier et même envoyer des fichiers à d'autres peuvent souvent être gérés au même endroit.

Si vous disposez d'une suite d'outils, comme via Google Workspace ou Office 365, vous aurez probablement plusieurs options de partage de fichiers ; sinon, vous pouvez viser à obtenir une plate-forme de partage de fichiers dédiée comme Dropbox.

6. Google Workspace (pour la collaboration de tâches).

Les plateformes de collaboration sont idéales pour travailler simultanément sur des projets. Si vous avez deux employés qui doivent travailler sur la même feuille de calcul en même temps ou créer une présentation de diaporama partagée, ils ont besoin d'outils qui peuvent les aider à éviter la duplication des efforts et, à la place, à coordonner leur travail.

Google Workspace est sans doute le concurrent dominant dans cet espace, car il propose des outils de collaboration intuitifs pour les documents, feuilles de calcul, présentations Google, etc.

7. Loom (pour l'enregistrement d'écran).

Vous souhaitez parler directement à vos employés sans ouvrir de conversation ni rédiger de newsletter d'entreprise ? Vous pouvez créer, héberger, diffuser et enregistrer des vidéos pour faire le travail.

Enregistrez une déclaration à l'entreprise ou créez des vidéos de formation; vos employés peuvent regarder et revoir ces vidéos à leur convenance.

Loom est un excellent choix ici.

8. Zoom (pour le chat vidéo).

Les conversations par e-mail et les chats écrits n'ont pas le langage corporel et les signaux de tonalité présents dans une conversation typique - c'est pourquoi le chat vidéo est un excellent ajout pour la plupart des équipes.

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• 35 à 50 % des ventes vont au fournisseur qui répond le premier.
• Un suivi dans l'heure augmente vos chances de succès de 7 fois .
• Le professionnel moyen passe 50% de sa journée de travail sur le courrier électronique.

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Tant que vos flux vidéo ne sont pas compromis par la latence et les problèmes techniques, c'est un moyen rapide et enrichissant de communiquer.

À l'heure actuelle, Zoom est l'un des outils de communication interne d'entreprise les plus populaires pour la communication par vidéo.

9. Asana (pour la collaboration et la gestion de projet).

Une plateforme de gestion de projet vous permet de centraliser votre communication interne, d'établir les tâches (et les délais), de parler des projets au fur et à mesure de leur déroulement, voire de relayer les instructions.

Il existe des dizaines d'excellents outils de gestion d'équipe sur le marché, mais Asana est mon préféré.

10. Joomla (pour les forums).

Les forums internes fonctionnent comme des forums publics, donnant aux employés la possibilité de poser des questions, de lancer des fils de discussion et de travailler ensemble pour résoudre des problèmes.

Vous pourrez peut-être utiliser votre plate-forme intranet pour cela, mais vous pouvez également créer un site Web de forum spécifiquement à cet effet en utilisant un outil comme Joomla!

11. Audacity (meilleur outil pour créer un podcast).

Les podcasts sont un excellent outil pour communiquer avec les masses. Mais il est souvent négligé comme l'un des meilleurs outils de communication interne pour les employés également.

Le PDG de votre entreprise ou d'autres dirigeants pourraient régulièrement animer un podcast pour parler de l'avenir de l'entreprise, des récentes décisions importantes ou même interviewer divers employés afin que la culture interne puisse se renforcer.

Mieux encore, vous n'avez pas besoin d'outils sophistiqués pour commencer - juste un logiciel d'enregistrement et d'édition de base (comme Audacity).

12. Donut (pour ramener des conversations plus cool dans un monde de travail à distance).

Avez-vous déjà manqué les conversations « refroidisseur d'eau » avec des collègues au hasard qui vous ont aidé à créer des liens et à mieux connaître vos collègues ?

Certains plugins de cohésion d'équipe et d'autres outils de communication interne visent à restaurer cette sérendipité - et à améliorer la force de la culture de votre entreprise dans le processus.

Par exemple, Donut peut être utilisé pour aider les employés de votre entreprise à se connecter les uns aux autres et à avoir de vraies conversations humaines dans une situation qui ne se présenterait pas autrement.

13. TinyPulse (pour les sondages auprès des employés).

Les sondages auprès des employés vous permettent d'obtenir des commentaires critiques sur l'entreprise, de comprendre comment vos employés se sentent et, en fin de compte, d'obtenir des instructions sur la manière d'apporter des changements plus positifs à l'organisation.

Même une poignée de questions simples, distribuées régulièrement, peut fondamentalement changer votre entreprise pour le mieux.

Si vous avez Google Workspace, Forms est un excellent outil à utiliser. sinon, vous pouvez utiliser un outil d'enquête dédié comme TinyPulse.

Les avantages d'une meilleure communication interne

Il est difficile d'exagérer à quel point les outils de communication interne peuvent être précieux.

Avec une meilleure communication interne, vous verrez :

• Productivité. Les gens travaillent plus vite et en font plus lorsqu'ils disposent de bons outils de communication pour s'ancrer et se connecter avec d'autres personnes.
• Efficacité. De mauvais outils de communication, ou le manque d'outils de communication interne, peuvent entraîner une perte de temps et d'efforts. Tout fonctionne beaucoup plus facilement lorsque vous avez la bonne infrastructure en place.
• Moins d'erreurs. Combien de fois avez-vous manqué un délai ou gâché une commande à cause d'une erreur de communication ? De meilleurs outils de communication interne ne réduiront pas votre taux d'erreur à zéro, mais ils peuvent le réduire considérablement.
• Renforcement de la culture d'entreprise. La communication interne consiste également à construire et à renforcer la culture de votre entreprise, à créer des liens d'équipe et à renforcer les valeurs fondamentales de votre organisation à tous les niveaux.
• Cohérence. Plus vos employés communiquent, plus vous constaterez de cohérence au sein de la main-d'œuvre – et dans vos résultats nets.
• La moral de l'employé. De bons outils de communication interne peuvent même remonter le moral des employés. Avec plus de connexions et plus d'options de communication, les employés se sentent plus en confiance et se sentent mieux « en adéquation » avec le lieu de travail.

Prêt à faire passer la communication interne de votre entreprise au niveau supérieur ?

Impressionnant. Nous sommes prêts à vous aider.

J'ai le prochain outil parfait à ajouter à votre arsenal : EmailAnalytics.

Avec EmailAnalytics, vous pourrez examiner l'activité de messagerie de toute votre équipe, y compris le nombre d'e-mails qu'ils envoient et reçoivent chaque jour, leurs principaux expéditeurs et destinataires et leur temps de réponse moyen.

C'est le moyen idéal de revoir la productivité de votre communication et d'apporter des changements positifs pour améliorer votre infrastructure interne.

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