La VoIP en vaut-elle la peine pour une petite entreprise ?

Que vous soyez une entreprise individuelle travaillant à partir d'un bureau à domicile ou que vous ayez une équipe de plusieurs personnes, vous avez besoin d'un téléphone professionnel. La question à laquelle de nombreux propriétaires d'entreprise sont confrontés est de savoir si un système téléphonique professionnel tel qu'un système VoIP en vaut la peine. Le fait est que, dans presque tous les scénarios, la réponse à cette question est un « oui » retentissant. Vous avez besoin d'un système qui permet de se connecter facilement et efficacement avec les clients, les fournisseurs, les partenaires et les membres de votre personnel, et un système téléphonique VoIP peut le faire pour vous.

Voix sur protocole Internet (VoIP)

Les services téléphoniques VoIP fonctionnent via Internet, par opposition à un service téléphonique traditionnel qui fonctionne via des lignes téléphoniques. L'audio est numérisé et transmis via le Web, mais entièrement en temps réel. Il n'y a pas de décalage et vous pouvez toujours vous connecter avec des téléphones fixes traditionnels. Dans le passé, les appels VoIP étaient pratiques, mais leur qualité d'appel était bien inférieure. Cependant, avec l'évolution et l'amélioration de la technologie, les appels VoIP sont indiscernables des autres appels.

L'un des grands avantages de la VoIP est qu'elle peut être intégrée à votre système actuel, quel qu'il soit. Il n'est pas du tout nécessaire de mettre à niveau ou de modifier votre système. Il vous suffit d'ajouter la fonctionnalité VoIP et vous êtes prêt à partir. Grâce à la VoIP, vous pouvez déverrouiller de nombreuses fonctionnalités pratiques, telles que la possibilité de passer et de recevoir des appels sur votre ligne téléphonique professionnelle à l'aide de n'importe lequel de vos téléphones ou appareils. Vous pouvez être connecté à votre entreprise, vos clients et vos partenaires où que vous soyez. Voici quelques-uns des autres avantages de l'utilisation de la VoIP pour votre petite entreprise.

C'est évolutif

Il ne fait aucun doute que la plupart des gens veulent développer leur entreprise. Lorsqu'ils le font, non seulement cela génère plus de revenus, mais cela entraîne également des défis. Vous devrez peut-être embaucher plus de personnel et vous aurez peut-être besoin de plus d'infrastructures, d'équipements et de services à la clientèle améliorés. Avec la VoIP, vous pouvez rapidement et facilement ajouter des extensions téléphoniques pour les nouveaux employés et la fonctionnalité IVR si nécessaire. Bien sûr, si vous réduisez les choses, vous pouvez également les réduire facilement. De nombreux fournisseurs de services VoIP vous enverront même de nouveaux téléphones lorsque vous ajouterez des extensions, vous n'aurez donc pas besoin de techniciens ou d'appels de service pour que tout le monde soit connecté. Pas de lignes supplémentaires, pas de prises supplémentaires et aucun effort supplémentaire. L'infrastructure dont vous avez besoin est déjà en place, peu importe où vous souhaitez implanter votre entreprise.

Connexion améliorée

Dans le passé, la mise en place d'un nouveau système téléphonique dans un bureau nécessitait beaucoup de travail. Les câbles devaient être acheminés à travers le bâtiment et attachés aux prises, et les techniciens devaient parfois passer des heures à installer les choses. C'était désordonné et il a fallu une éternité à mettre en œuvre. Ce n'est pas le cas avec la VoIP. Vous pouvez accéder rapidement et facilement au service téléphonique VoIP via une connexion Internet existante. Aucun nouveau câblage n'est nécessaire et vos connexions haut débit actuelles fonctionneront parfaitement. Avec les services VoIP basés sur le cloud , vous n'avez même pas besoin de plus de matériel. Vous pouvez simplement y accéder avec vos appareils actuels et vous êtes opérationnel. Étant donné que l'audio est envoyé sous forme de paquet de données numériques, il est aussi clair que n'importe quel appel en streaming ou vidéo que vous pourriez déjà utiliser.

Rapport coût-efficacité

Diriger une petite entreprise signifie devoir s'assurer que chaque investissement que vous faites est efficace et efficient. Cela est vrai même pour votre système téléphonique. La VoIP est une option abordable qui ne nécessite pas de maintenance et d'équipement pouvant augmenter les coûts. Il est facile à installer, facile à utiliser et ne nécessite ni entretien ni réparation. L'ajout de nouvelles lignes peut se faire en quelques clics de clavier, et le câblage de votre bâtiment peut rester inchangé. En plus de tout cela, les systèmes téléphoniques VoIP ont tendance à être plus abordables que les lignes téléphoniques standard, car vous ne payez pas pour toute cette infrastructure.

Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin

Lorsqu'il s'agit d'un système téléphonique professionnel, vous avez besoin de fonctionnalités. Vous avez besoin de mises en attente, de transferts, de renvoi d'appel, de messagerie vocale, d'identification de l'appelant et de tout ce qui vous permettra de vous connecter avec vos clients et de ne jamais manquer une tentative de contact. Les appels via VoIP sont numérisés, ce qui signifie qu'ils sont rapidement enregistrés et peuvent être facilement transférés sous forme de fichiers numériques. Vous pouvez recevoir des messages vocaux par e-mail ou par SMS, afin que vous puissiez avoir des copies à portée de main à tout moment. Ces fichiers peuvent ensuite être enregistrés dans votre CRM ou d'autres bases de données afin que vous ayez toujours un enregistrement. Ils peuvent être transmis à d'autres si nécessaire, et rien ne se perd dans la traduction de l'audio au bloc-notes. La VoIP permet également la visioconférence, ce qui ajoute une couche de connectivité et de communication avec votre équipe.

Travail à distance et en déplacement

De nos jours, nous sommes connectés partout où nous allons, et vous avez également besoin que votre téléphone professionnel soit connecté. La VoIP offre la possibilité à ceux qui passent du temps à l'extérieur du bureau ou qui travaillent à distance d'avoir toujours accès à leur ligne téléphonique professionnelle. Étant donné que plus de personnes que jamais travaillent à domicile, cela est extrêmement précieux. Dans la plupart des cas, cela implique une solution simple telle qu'une application mobile qui acheminera les appels professionnels entrants et sortants via le service VoIP. De cette façon, vous ne manquerez jamais un appel d'un client ou d'un prospect, peu importe d'où votre équipe travaille.

Cela peut améliorer considérablement le service client car il peut être frustrant de laisser des messages vocaux sans savoir si quelqu'un répondra, ou d'essayer plusieurs numéros de téléphone différents pour essayer de se connecter. Le personnel qui travaille à distance, à temps plein ou selon un horaire hybride, n'aura pas besoin d'avoir des numéros de téléphone différents selon l'endroit où il travaille un certain jour. La connectivité est transparente et simple avec VoIP.

La question initiale au début de cet article était de savoir si la VoIP en valait la peine pour une petite entreprise. Avec tous ces avantages, il ne fait aucun doute que l'utilisation de la VoIP pour votre système téléphonique de petite entreprise offre plusieurs avantages et avantages. Tout cela suggère que cela en vaut plus que la peine et que vous devriez poursuivre votre entreprise, quelle que soit sa taille.

A propos de l'auteur

Amanda Witman est une rédactrice et rédactrice indépendante passionnée par la communication d'idées pour améliorer la vie des lecteurs.

Elle a une formation en relations publiques gouvernementales, mais a de l'expérience en rédaction pour de nombreux secteurs, notamment les industries financières, technologiques, culinaires, environnementales et sportives. Amanda réside au cœur du pays Amish à Lancaster, en Pennsylvanie, avec son mari, sa fille de trois ans, son fils en bas âge et un chat surprotecteur.