Principes et bonnes pratiques Kanban expliqués

Kanban est un outil de workflow visuel qui, bien qu'utilisé à l'origine comme un système de planification Toyota, est désormais associé à une méthodologie agile, en particulier dans le développement de logiciels DevOps. Il peut également être utilisé dans les méthodologies traditionnelles de gestion de projet.

Au fur et à mesure que sa popularité augmentait, les tableaux kanban ont trouvé une utilisation dans les industries à la recherche d'un moyen pour que tous les membres de l'équipe voient l'état de leur travail. Cela nécessite une communication en temps réel et une compréhension des principes kanban.

Les 4 principes Kanban

La méthode kanban est régie par un ensemble de principes. Cela permet une meilleure gestion du processus, ce qui améliore le flux de travail. La méthode kanban évolue constamment et vous devez toujours chercher à trouver des moyens d'améliorer le processus.

Ces améliorations progressives sont un pilier fondamental des principes kanban. L'objectif est de toujours améliorer les processus d'une organisation. Les quatre principes du kanban ont été développés pour utiliser le kanban de telle manière que vous maximisez toujours les avantages pour votre processus métier.

Les améliorations apportées au kanban comprennent un meilleur flux, une réduction du temps de cycle, une valeur accrue pour le client et le développement de produits qui augmentent la prévisibilité. Naturellement, ce sont des objectifs cruciaux pour toute entreprise qui espère rester en affaires.

Avant de définir les quatre principes kanban, il est important de noter qu'un logiciel de gestion du travail ajoute une plus grande efficacité. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui favorise les communications en temps réel, gardant les équipes hybrides connectées, peu importe où et comment elles travaillent. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès maintenant.

1. Visualisez le flux de travail

Kanban a été conçu pour visualiser le flux de travail. Quiconque cherche à mettre en œuvre la méthode kanban devra visualiser son flux de travail. Cela signifie mettre votre flux de travail sur un tableau. Ce tableau, comme mentionné ci-dessus, pourrait être un véritable tableau ou un logiciel kanban. Ensuite, vous devez détailler les étapes de votre processus ou de votre production qui fournissent le service ou le produit.

Il en résulte un tableau kanban qui, à une extrémité du spectre, est très simple (les choses à faire, à faire et à faire que nous avons décrites précédemment) ou qui peut être très complexe en fonction de votre processus. Une fois que le processus de votre travail est sur le tableau, comme tous leurs éléments de travail, vous pouvez commencer à visualiser le travail que fait votre équipe.

Le tableau peut également avoir ce qu'on appelle des « couloirs », qui sont des lignes horizontales qui divisent votre tableau kanban en sections pour visualiser différents types de travail dans votre flux de travail. Cela sépare le travail qui suit un processus similaire des autres activités de votre tableau. Il peut également être utilisé pour gérer plus d'un projet sur un seul tableau ou pour gérer le travail d'un individu.

2. Limiter les travaux en cours (WIP)

Le travail en cours (WIP) est un terme qui fait référence aux tâches en cours de traitement à ce moment-là, que ce soit par l'équipe ou par un seul membre de l'équipe. Il s'agit d'un principe kanban important, car il peut aider à prévenir les surcharges de travail et à améliorer le flux de travail.

Également appelé système d'extraction, la limitation du WIP rend plus probable que les membres de l'équipe terminent ce sur quoi ils travaillent actuellement plutôt que de passer à la tâche suivante. En d'autres termes, avant qu'une nouvelle carte kanban puisse être déplacée vers la colonne suivante, la carte sur laquelle vous travaillez actuellement doit être marquée comme terminée.

Cela crée de la capacité dans le système. De nouveaux travaux peuvent maintenant être tirés par l'équipe. Cela peut prendre un certain temps avant que vous puissiez déterminer quelle est la limite WIP, et il n'est pas inhabituel de commencer sans même avoir de limite à votre travail en cours.

L'objectif du lean kanban est de commencer sans limites et de surveiller le WIP. Une fois que vous aurez acquis de l'expérience et des données, vous serez en mesure de prendre une décision plus éclairée quant au montant à limiter votre WIP pour chaque colonne de votre tableau kanban. Quoi que vous décidiez, ajouter le nombre à la colonne est un excellent moyen de communiquer la capacité limitée à l'équipe et aux parties prenantes.

3. Concentrez-vous sur le flux

Le processus kanban consiste à visualiser le flux de travail et, ce faisant, à le gérer pour améliorer ce flux. Par conséquent, se concentrer sur le flux de votre tableau est un principe kanban directeur. Ces principes sont en ordre, par conséquent, une fois que vous avez appliqué les deux principes kanban ci-dessus, vous pouvez commencer à gérer le flux.

Cela se fait en mettant en évidence les différentes étapes du flux de travail et l'état du travail dans chacune de ces colonnes. Vous verrez soit une navigation fluide devant vous, soit des goulots d'étranglement avec une accumulation de travail, ce qui aura un impact sur votre capacité. Ceci, bien sûr, dépend de la façon dont vous avez défini le flux de travail et des limites WIP que vous avez définies.

Ce que vous recherchez dans un sens plus large, c'est la vitesse à laquelle votre travail se déplace du début à la fin de votre flux de travail. Cela peut aussi être appelé votre flux de valeur. En raison de la nature visuelle du tableau kanban, la transparence permet à l'équipe d'analyser le système et d'apporter les ajustements nécessaires pour améliorer le flux et réduire le temps nécessaire à l'exécution des tâches.

Une façon de procéder consiste à examiner les étapes d'attente intermédiaires ou les étapes intermédiaires terminées et à voir combien de temps les tâches restent dans ces étapes de transfert. En réduisant le temps d'une étape de transfert, vous pouvez réduire le temps de cycle global. L'amélioration du flux permet à votre équipe de travailler de manière plus fluide et prévisible. De meilleures prévisions signifient des engagements plus précis envers les clients.

4. Amélioration continue

Étant donné que le kanban est évolutif, ce qui signifie changement, vous serez toujours en train de revoir et de modifier votre processus kanban pour améliorer le flux. Cela peut être fait en expérimentant de petits changements et en apportant des améliorations progressives qui peuvent être facilement gérées par toute l'équipe en utilisant la méthode de gestion scientifique.

Cette gestion du changement consistant à s'améliorer de manière collaborative et à évoluer expérimentalement en utilisant la méthode scientifique, vous pouvez formuler une hypothèse, la tester et prendre des décisions éclairées sur la base de cette méthode. L'approche scientifique du changement incrémental est à la base des principes lean et agile.

Par conséquent, un propriétaire de produit doit toujours évaluer le processus dans le but d'améliorer continuellement le flux de travail. Chaque changement est surveillé et mesuré pour s'assurer qu'il fait ce que vous voulez et n'a pas l'effet inverse.

Vous pouvez collecter les données du système kanban sur la prestation de services de votre équipe manuellement sur un tableau physique ou automatiquement lors de l'utilisation d'un logiciel kanban. Les outils numériques ont souvent des tableaux de bord et des rapports qui surveillent et détaillent ces mesures pour aider à évaluer les performances.

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Meilleures pratiques Kanban

Il est clair que les tableaux kanban sont un outil puissant pour favoriser la collaboration, assurer la transparence et maintenir les équipes à pleine capacité tout en améliorant lentement le flux de travail et la précision lors de la prévision de la livraison à vos parties prenantes ou clients. Bien qu'il soit nécessaire de suivre les quatre principes kanban, vous pouvez faire d'autres choses pour tirer le meilleur parti de la gestion de projet kanban.

1. Système d'extraction : comme mentionné, un système d'extraction se produit lorsqu'aucun nouveau travail n'est commencé tant que les tâches en cours ne sont pas terminées. Il s'agit d'une pratique essentielle dans la fabrication au plus juste et qui sert bien le kanban en permettant aux équipes de travailler à pleine capacité. Il contrôle le flux de ressources dans un système afin qu'elles ne soient acheminées vers le pipeline qu'en cas de besoin. Le système pull remplit l'objectif du kanban de soutenir un flux continu et d'améliorer vos délais.
2. Limites WIP : avoir des limites de travail en cours est une bonne pratique issue du développement agile. Comme nous en avons discuté dans les principes du kanban, c'est un moyen de limiter le nombre maximum de tâches pouvant être effectuées dans une colonne du tableau kanban. En limitant les WIP, vous constaterez qu'il est plus facile de voir quand il y a une inefficacité dans votre flux de travail. En raison de la disposition du tableau kanban et de l'utilisation des limites WIP, un chef de produit peut détecter les goulots d'étranglement avant qu'ils n'affectent l'équipe et réaffecter les ressources pour maintenir le flux en mouvement sans interruption. Mais il est également utile de se réunir quotidiennement avec l'équipe pour lancer une boucle de rétroaction.
3. Concept de flux : le flux est l'un des principes de la pensée Lean et signifie la façon dont le travail se déplace dans un système. Le concept de flux est que vous voulez un bon flux ou un système où le travail passe par le système de manière stable et prévisible. Un mauvais flux est un système où le travail s'arrête et recommence encore et encore. Maintenir le débit constant signifie une livraison plus rapide et plus fiable. C'est plus de valeur pour votre client, votre équipe et votre organisation.

Utiliser les tableaux Kanban de ProjectManager

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail conçu pour les équipes hybrides. Notre outil est basé sur le cloud, ce qui signifie que les propriétaires de produits obtiennent des données en temps réel pour analyser le flux de travail et que les équipes peuvent collaborer, peu importe où elles travaillent, comment elles travaillent ou pourquoi elles travaillent.

Collaborez avec votre équipe

ProjectManager est essentiellement collaboratif, ce qui signifie que tous les membres de l'équipe sont connectés et peuvent partager des documents ou commenter leurs tâches avec d'autres membres de l'équipe en temps réel. Taguez n'importe qui dans l'équipe de projet et amenez-le dans la conversation. Les notifications par e-mail et les alertes intégrées à l'application garantissent que tout le monde est toujours à jour.

Plusieurs vues de projet

Mais tout le monde ne fonctionne pas de la même façon. Vos équipes agiles adoreront les tableaux kanban, mais d'autres départements de votre organisation peuvent avoir des méthodes plus traditionnelles pour gérer leur travail. C'est pourquoi nous avons plusieurs vues de projet. Si votre équipe de direction gère avec une méthodologie en cascade, elle peut utiliser nos diagrammes de Gantt interactifs ou notre vue de feuille, qui ressemble au Gantt uniquement sans la chronologie visuelle. Il y a aussi une liste de tâches dynamique et même un calendrier qui fait bien plus que sauvegarder des dates importantes.

Suivre les progrès en temps réel

Le suivi de votre flux de travail est la façon dont vous obtenez une amélioration continue. Notre logiciel suit les mesures en temps réel avec notre tableau de bord en direct. Contrairement à certains logiciels qui vous obligent à configurer le tableau de bord, le nôtre est prêt quand vous l'êtes et calcule automatiquement les données en temps réel et les affiche dans des graphiques et des tableaux faciles à lire pour aider à atteindre une livraison continue.

Il existe également des rapports en un clic qui peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir. Partagez-le ensuite avec les parties prenantes pour les tenir informées. Les fonctionnalités de planification des ressources aident à équilibrer le flux de travail et les outils de gestion des tâches pour que tout le monde travaille de manière productive, que ce soit sur des tableaux kanban ou sur l'une de nos autres vues de projet. Notre logiciel est la seule solution pour votre façon de travailler.

Ressources sur la méthodologie Kanban

Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur le kanban et savoir comment le logiciel kanban peut aider votre système à fonctionner de manière fluide et avec une plus grande prévisibilité, consultez ces ressources sur la méthodologie kanban.

• Guide de la méthodologie Kanban : Notre guide ultime de la méthodologie Kanban couvre une grande partie de ce dont nous avons discuté ci-dessus et va plus loin dans la fabrication au plus juste, le développement de logiciels agiles et Scrum.
• Outils logiciels Kanban : Pour plus d'informations sur ProjectManager, en particulier sur tout ce que vous pouvez faire avec nos tableaux Kanban, consultez notre page de logiciels de tableaux Kanban pour apprendre à mieux organiser, créer des flux de travail et collaborer.
• Guide de gestion des stocks Kanban : Pour plus de détails sur la façon d'exécuter un système Kanban, consultez notre article de blog sur la gestion des stocks Kanban. Il aborde les défis, propose des lignes directrices et des avantages.
• Un guide rapide des cartes Kanban : Les cartes Kanban sont l'élément principal de la méthodologie Kanban. Ils décrivent la tâche, indiquent qui est affecté, définissent la priorité et plus encore, ce que vous pouvez découvrir dans ce guide rapide.

ProjectManager est un logiciel primé de gestion du travail et de gestion de projet qui connecte des équipes hybrides pour une plus grande productivité. Rejoignez les plus de 35 000 professionnels qui réussissent déjà dans des organisations aussi variées que la NASA, Siemens et Nestles. Commencez gratuitement dès aujourd'hui !