12 façons de calculer et d'améliorer le temps de réponse des prospects

Vous avez une piste. C'est génial.

Mais ce qui se passe ensuite va donner le ton à l'ensemble de votre interaction commerciale - et jouer un rôle énorme dans la décision de conclure la vente.

Il y a beaucoup à faire sur une variable clé - votre temps de réponse des prospects.

Alors, qu'est-ce que le temps de réponse des prospects et pourquoi est-il si important pour votre stratégie de vente ?

Heureux que vous ayez demandé !

Qu'est-ce que le temps de réponse des prospects ?

Un prospect est une personne qui a manifesté son intérêt pour vos produits ou services.

En d'autres termes, c'est quelqu'un qui s'est révélé être une cible de vente viable. C'est différent d'un prospect, qui correspond au moule de votre client cible mais qui n'a pas encore manifesté son intérêt.

Le temps de réponse des prospects est donc le temps qu'il faut à vos commerciaux pour répondre à un prospect.

Habituellement, cela fait référence au message initial ; Si un prospect contacte votre entreprise, combien de temps doit-il attendre avant d'avoir une réponse ?

Sinon, combien de temps faut-il à un vendeur pour contacter une personne qui a manifesté son intérêt pour votre produit et donc devenir un prospect ?

Quelle est l'importance de la gestion des réponses aux prospects ?

Vous savez probablement déjà que le temps de réponse des prospects et la gestion de la réponse des prospects sont importants. Et que plus le temps de réponse est court, mieux c'est.

Mais à quel point sont-ils importants ?

Si vous parvenez à raccourcir le temps de réponse moyen de vos prospects, vous constaterez des taux de conclusion plus élevés. Une étude a révélé que 35 à 50 % de toutes les ventes sont destinées au fournisseur qui répond en premier. Un autre a constaté que votre taux de conclusion de prospects augmente de 700 % si vous répondez en moins d'une heure.

Si un prospect contacte plusieurs entreprises concurrentes et que l'une d'entre elles répond rapidement tandis que les autres sont à la traîne, le premier répondant remportera probablement l'affaire.

Il y a plusieurs raisons à cela, notamment le fait que la plupart des clients apprécient le service. Votre rapidité et votre immédiateté sont récompensées.

De même, la qualification de votre prospect diminuera d'un facteur 10 si vous attendez plus de 5 minutes pour répondre. Et 90 % de vos clients veulent une réponse « immédiate » de votre part (définie comme 10 minutes ou moins).

C'est beaucoup de pression sur vous et votre équipe de vente.

Mais ne vous inquiétez pas. Nous sommes dans le même bateau.

Comment calculer le délai de livraison

Il existe plusieurs façons de calculer votre temps de réponse moyen.

Il est généralement dans votre intérêt de vous fier à un outil externe pour vous aider à calculer ce chiffre.

Par exemple, dans Microsoft Outlook, vous pouvez utiliser MyAnalytics, une application de productivité des employés qui fait partie d'Office 365. Ou utiliser l'un de nos autres outils d'analyse de messagerie Outlook les mieux classés.

Gmail, le fournisseur de messagerie le plus populaire au monde, n'a pas de moyen intégré de calculer le temps de réponse des prospects.

C'est pourquoi nous avons créé EmailAnalytics.

EmailAnalytics est un outil d'analyse pour votre compte Gmail. Vous pouvez le connecter à n'importe quel nombre de comptes (afin de pouvoir observer l'ensemble de votre équipe de vente en même temps) et mesurer des dizaines de mesures différentes, y compris le temps de réponse moyen.

Mieux encore, vous aurez accès à des visuels de données dynamiques, ce qui vous permettra de tirer intuitivement des conclusions sur les données et de découvrir de nouvelles façons d'améliorer votre approche des e-mails.

12 façons de calculer et d'améliorer le temps de réponse des prospects

D'accord, je vous ai donné la meilleure façon de calculer le temps de réponse des prospects.

Que se passe-t-il si vous n'êtes pas satisfait des résultats que vous avez trouvés ?

Que faire si vous souhaitez raccourcir ce temps de réponse des prospects ?

Ci-dessous, je vous présente 12 de nos meilleures stratégies de gestion de la réponse aux prospects et, en fin de compte, de réduction du temps nécessaire à vos commerciaux pour répondre aux prospects entrants.

1. Adoptez un état d'esprit scientifique.

La meilleure façon d'aborder la gestion de la réponse au plomb est d'adopter un état d'esprit scientifique.

Menez des expériences pour tester différentes variables, étudiez les données, tirez des conclusions, mettez à jour vos hypothèses et répétez.

Dans le domaine de la gestion de la réponse des prospects, cela signifie modifier des variables telles que la gestion des prospects, la formation de vos vendeurs et les canaux de communication que vous utilisez (et comment vous les utilisez).

Des observations et des améliorations répétées mèneront éventuellement à des percées.

2. Établir des repères.

Ensuite, familiarisez-vous avec vos repères. En d'autres termes, qu'est-ce qu'un « bon » temps de réponse des prospects et quel devrait être votre objectif ?

Environ 41 % des clients s'attendent à recevoir une réponse par e-mail dans les 6 heures suivant son envoi, et de nombreuses marques s'efforcent de répondre aux e-mails dans les 10 minutes.

Consultez notre guide complet sur le temps de réponse par e-mail, qui comprend d'autres études notables sur les temps de réponse « acceptables » par e-mail.

Vous devez viser le temps de réponse le plus rapide quoi qu'il arrive, mais vous devez également définir des attentes réalistes.

3. Automatisez tout ce que vous pouvez.

Travaillez autant d'automatisation que possible dans vos systèmes de gestion des prospects. Par exemple, lorsqu'un client télécharge un livre blanc ou s'inscrit à une newsletter par e-mail, vous pouvez automatiquement transférer ses informations à un membre de votre équipe commerciale.

Améliorez le temps de réponse aux e-mails de votre équipe de 42,5 % avec EmailAnalytics

• 35 à 50 % des ventes vont au fournisseur qui répond le premier.
• Un suivi dans l'heure augmente vos chances de succès de 7 fois .
• Le professionnel moyen passe 50% de sa journée de travail sur le courrier électronique.

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L'automatisation vous évite les efforts manuels, ce qui vous permet souvent d'économiser du temps et de l'argent. Mais plus important encore, cela accélère le processus et le rend plus cohérent, de sorte que vous avez moins de prospects perdus dans le shuffle et des résultats plus prévisibles.

4. Attribuez judicieusement les prospects.

Vous disposez probablement d'une sorte de système qui permet de diriger les prospects vers différents membres de votre équipe de vente.

Par exemple, votre logiciel de gestion des leads peut transmettre automatiquement les détails de divers leads à chaque membre de votre équipe successivement, en distribuant les leads de manière égale. S'il y a des inefficacités ou des incohérences dans ce système, cela va totalement perturber votre temps de réponse moyen des prospects - alors résolvez les problèmes et rationalisez cela comme vous le pouvez.

Évitez de surmener vos vendeurs et visez une répartition équitable.

5. Utilisez plusieurs canaux de communication.

Pour la majeure partie de cet article, nous nous sommes concentrés sur le courrier électronique. Le courrier électronique est sans conteste la plateforme de communication la plus efficace (et la plus universelle) disponible pour les entreprises.

Mais d'autres canaux de communication ont également des mérites. Si vous souhaitez accélérer les temps de réponse, assurez-vous de sauter sur plusieurs canaux potentiels.

Par exemple, vous pouvez permettre aux prospects de vous contacter facilement par téléphone ou via les réseaux sociaux.

6. Prioriser les pistes.

Marquez-vous vos prospects ? Vous devez savoir que certaines pistes sont clairement plus précieuses que d'autres.

Un prospect qui correspond parfaitement à votre public, provient d'une entreprise lucrative et qui semble désireux d'acheter sera beaucoup plus précieux pour votre marque qu'un prospect qui ne fait probablement que botter des pneus.

Idéalement, vous donnerez un temps de réponse rapide à chaque prospect qui contacte votre entreprise, mais si vous êtes obligé de choisir, vous devriez donner la priorité à vos meilleurs prospects et aux meilleurs scores.

Inclinez toujours votre stratégie de gestion de la réponse des prospects en faveur de ces précieuses opportunités.

7. Responsabilisez vos commerciaux.

Nous nous concentrons sur l'amélioration des temps de réponse, donc naturellement, nous devons nous concentrer sur nos intervenants - l'équipe de commerciaux chargée de conclure les affaires. Nous devons les responsabiliser !

D'accord, alors comment fait-on cela ?

Nous pouvons donner aux vendeurs plus d'outils (et de meilleurs outils) pour répondre aux nouveaux prospects. Nous pouvons libérer les horaires de nos vendeurs afin qu'ils ne soient pas surchargés de travail au point qu'une réponse rapide devienne impossible.

Nous pouvons également aider les vendeurs à comprendre que d'autres travaux sont une priorité secondaire - et ils peuvent abandonner les réunions administratives si cela signifie répondre à un nouveau client potentiel.

8. Créez un environnement collaboratif.

Dans cette optique, il est utile de concevoir et de favoriser une culture d'entreprise qui favorise la collaboration.

Assurez-vous que tous les membres de votre équipe de vente savent que travailler ensemble est vital pour votre organisation et que les gens n'hésitent pas à demander ou à accorder des faveurs.

Cela permettra à vos commerciaux de se couvrir plus facilement les uns les autres.

Si un prospect a besoin d'une réponse et que le représentant qui lui est affecté est occupé toute la journée, le représentant peut le transférer à un autre représentant dont l'horaire est plus ouvert.

9. Fixez des objectifs d'équipe et individuels.

Les objectifs sont importants pour motiver les gens, établir une direction et encourager les meilleures performances des gens. Alors oui, fixez-vous des objectifs !

Lorsque vous définissez des objectifs, essayez de définir à la fois des objectifs individuels et des objectifs centrés sur l'équipe. Les objectifs d'équipe encourageront les gens à travailler plus étroitement ensemble et à collaborer pour réaliser quelque chose de mieux pour l'organisation.

Les objectifs individuels vous donneront l'occasion de zoomer sur les forces et les faiblesses de chaque employé et de les équilibrer pour atteindre des performances individuelles plus élevées.

Vous aurez besoin des deux si vous voulez réussir.

10. Offrez des récompenses.

Je suis généralement motivé. J'aime faire de mon mieux dans tout, peu importe ce qui est en jeu. Mais beaucoup de gens ne sont pas comme ça – ils ont besoin de quelque chose d'un peu plus tangible s'ils veulent faire de leur mieux.

C'est pourquoi il peut être dans votre intérêt d'offrir des récompenses et des incitations pour des temps de réponse plus rapides. Si un représentant peut constamment conserver un temps de réponse moyen de 5 minutes, envisagez de lui donner un bonus monétaire ou une place de parking spéciale.

Même de petites récompenses peuvent contribuer grandement à encourager de meilleures performances.

11. Recueillez des commentaires.

Passez du temps à recueillir les commentaires, à la fois des clients et de vos commerciaux. Vos clients sont-ils satisfaits des temps de réponse que vous leur donnez (et de votre communication en général) ?

Vos commerciaux ont-ils des idées pour réagir plus rapidement ? Est-ce que quelque chose dans votre organisation les empêche de répondre plus rapidement ?

C'est l'approche « directement de la bouche du cheval », et c'est incroyablement précieux. Prenez ces commentaires et suggestions au sérieux et envisagez d'apporter des modifications actives à votre stratégie de vente pour les intégrer.

12. Étudiez les données et trouvez des façons de vous améliorer.

Je vous ai montré comment calculer le temps de réponse moyen de vos prospects, alors mettez ces connaissances à profit. Pendant que vous y êtes, étudiez d'autres mesures liées à votre activité de messagerie, y compris le nombre d'e-mails envoyés et reçus et la longueur moyenne des fils.

L'idée ici est de déterminer les principales forces et faiblesses associées à vos habitudes de communication par e-mail et de trouver des moyens de les corriger.

Tant que vous continuez à trouver de nouvelles idées, à expérimenter et à vous améliorer, vous finirez par progresser.

Si vous souhaitez calculer le temps de réponse de vos prospects et trouver de meilleures façons de vous améliorer, vous avez besoin d'un outil comme EmailAnalytics.

Il s'intègre directement à Gmail pour vous apprendre tout ce que vous devez savoir sur les habitudes de vos commerciaux.

Vous apprendrez non seulement leur temps de réponse moyen, mais également leurs e-mails envoyés et reçus par jour, leurs heures et jours les plus occupés et des dizaines d'autres mesures.

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