Qu'est-ce que la gestion de portefeuille Lean ? Un guide rapide

Avoir de nombreux projets à gérer dans un portefeuille peut être intimidant. Vous devez élaborer une stratégie et planifier votre allocation de ressources pour vous assurer que chaque projet dispose de ce dont il a besoin quand il en a besoin. Il existe de nombreuses façons de le faire et l'une d'elles est la gestion de portefeuille allégée.

Définissons d'abord la gestion de portefeuille allégée, puis examinons son fonctionnement. Cela vous donnera une idée si c'est la bonne stratégie pour exécuter votre gestion de portefeuille. Nous expliquerons également quand utiliser la gestion de portefeuille allégée et comment un logiciel de gestion de projet peut vous aider à mieux gérer vos portefeuilles.

Qu'est-ce que la gestion de portefeuille Lean ?

La gestion de portefeuille Lean est un processus par lequel la stratégie est alignée sur l'exécution en utilisant une approche Lean et des opérations et une gouvernance de portefeuille agiles. La gestion de projet Lean fait partie d'une méthodologie agile qui vise à augmenter la valeur client en éliminant les déchets de projet.

L'équipe de direction appliquera les principes Lean pour gérer le portefeuille. Les équipes de gestion de portefeuille apprennent la stratégie d'entreprise et comment exécuter cette stratégie en allouant le budget. Ce faisant, le portefeuille d'investissements est géré tout au long de son cycle de vie d'investissement grâce à un développement agile et à une stratégie commerciale.

Pour ce faire, la gestion de portefeuille Lean utilise les cinq principes du Lean. Ces principes sont la définition de la valeur, la cartographie du flux de valeur, la création de flux, l'établissement de l'attraction et la poursuite de la perfection. Ils établissent un cadre pour créer une organisation efficace de tous les projets d'un portefeuille. Les gestionnaires de portefeuille peuvent trouver des inefficacités et les supprimer pour augmenter la valeur et réduire les coûts.

Bien sûr, vous devez d'abord trouver ces inefficacités. ProjectManager est un logiciel de gestion de portefeuille en ligne qui fournit des données en temps réel pour prendre de meilleures décisions lors de la gestion d'un portefeuille. Nous disposons d'outils de gestion de portefeuille allégés, tels qu'un tableau de bord de portefeuille en direct qui capture six mesures sur l'ensemble du portefeuille pour obtenir une vue d'ensemble des performances et des progrès. Aucune configuration n'est requise - nous sommes prêts quand vous l'êtes. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Quels sont les 5 principes Lean ?

Nous avons mentionné les cinq principes Lean, mais vu leur importance pour la gestion de portefeuille Lean, ils méritent un peu d'explication.

1. Valeur

Ceci est défini par les besoins du client à partir du portefeuille. Les éléments à prendre en compte sont le calendrier de fabrication et de livraison d'un produit, son prix et les exigences ou attentes à respecter.

2. Cartographier le flux de valeur

La valeur est l'objectif final, et maintenant vous devez cartographier le flux de valeur qui comprend toutes les étapes et processus qui définissent le succès d'un portefeuille. Cela signifie tout, des matières premières à la livraison du produit final. Le but est d'identifier ce qui ne crée pas de valeur et d'éliminer ce gaspillage.

3. Créer un flux

Tout d'abord, vous trouvez et supprimez le gaspillage dans votre flux de valeur. Ensuite, vous devez vous assurer que les étapes se déroulent sans heurts. Il ne devrait pas y avoir d'interruptions, de retards ou de goulots d'étranglement. Cela peut être difficile lorsque vous traitez avec des équipes interfonctionnelles, mais cela augmentera la productivité si vous réussissez.

4. Établir l'attraction

Le flux apportera plus rapidement de la valeur aux clients, ce qui signifie que les clients peuvent tirer le produit en moins de temps qu'il n'en fallait. Cela vous aide à éviter de stocker des matériaux et à rationaliser votre inventaire d'équipements. Cela permet d'économiser de l'argent tant pour le fabricant que pour le client.

5. Poursuivre la perfection

La perfection est un objectif impossible à atteindre, mais sa poursuite réduit le gaspillage et offre une plus grande valeur aux clients. C'est pourquoi vous souhaitez intégrer la pensée Lean dans votre culture d'entreprise. Toute personne travaillant pour vous devrait être impliquée dans ce type de gestion de portefeuille allégée. Une fois que vous arrivez à cette étape, vous serez de retour au début car le lean ne s'arrête jamais.

Quand utiliser la gestion de portefeuille allégée

La gestion de portefeuille allégée est utilisée tout au long du cycle de vie de votre portefeuille. Il est utilisé lors de la gestion du portefeuille pour s'assurer que tous les projets répondent à vos résultats commerciaux stratégiques tout en améliorant les décisions d'investissement.

Le plus important est de savoir qui utilise la gestion de portefeuille allégée et les outils de gestion de portefeuille allégée pour gérer le portefeuille. Ce sont des personnes de haut niveau dans l'organisation. Par exemple, les dirigeants sont essentiels à une mise en œuvre efficace. Ils créent la culture d'entreprise et aident le lean à prospérer dans ce climat. De plus, ils donnent l'exemple.

Acteurs clés de la gestion de portefeuille Lean

Naturellement, les managers et les superviseurs sont également impliqués. Ils porteront l'impact quotidien de la pensée Lean car ils sont responsables du déploiement des techniques Lean et de l'utilisation des outils de gestion de portefeuille Lean. Les gestionnaires et les superviseurs encadrent également les équipes qui exécutent les tâches dans les projets du portefeuille, qui devraient travailler de manière allégée.

Si vous avez des experts en la matière dans votre entreprise, ils sont également essentiels au bon fonctionnement de la gestion de portefeuille allégée. Ils constituent une ressource précieuse qui devrait être exploitée par les équipes. Même les employés de première ligne, les RH, les clients, les fournisseurs et le personnel d'approvisionnement doivent tous être d'accord avec une gestion de portefeuille allégée pour maximiser la réduction des déchets et augmenter la valeur pour les clients.

Étapes de la gestion de portefeuille Lean

Pour que la gestion de portefeuille allégée soit efficace, elle doit être mise en œuvre dans toute une organisation. Il est conçu pour améliorer de manière holistique chaque département à tous les niveaux de valeur stratégique. Afin d'atteindre cet objectif, il est idéal de suivre ces huit étapes de gestion de portefeuille allégée.

Établir des thèmes stratégiques

Commencez par proposer des thèmes qui reflètent vos priorités stratégiques en définissant vos stratégies, en les transformant en investissements et en leur assignant des objectifs. Ceux-ci doivent s'aligner sur la vision du portefeuille. Assurez-vous de créer des objectifs et des mesures clairement définis pour mesurer leurs performances. L'utilisation d'une feuille de route permet de voir le portefeuille à travers les projets et comment ils sont liés les uns aux autres. Une feuille de route sert également de canal de communication pour les équipes et les parties prenantes.

Financer, gérer et allouer le flux de valeur

La chaîne de valeur est constituée d'activités qui mettent en œuvre vos stratégies et vos objectifs pour apporter de la valeur aux clients et à votre entreprise. En d'autres termes, aligner les investissements sur les rendements. Ici, vous planifierez votre budget de haut en bas, en estimant le financement dont vous aurez besoin grâce à la planification de la gestion des coûts. Assurez-vous de surveiller vos coûts prévus par rapport à vos coûts réels pour rester sur la bonne voie et réaffecter au besoin.

Gérer la demande

La demande, qu'elle soit opérationnelle ou issue d'une demande client, doit être hiérarchisée par rapport à vos priorités stratégiques et réalisée après examen des coûts estimés et des bénéfices attendus. Cela vous permet de hiérarchiser le travail dans vos flux de valeur et d'apporter des ajustements au travail en fonction de la demande.

Utilisez une planification continue et adaptative avec des feuilles de route

Les plans ne sont pas gravés dans la pierre. Dans la gestion de portefeuille allégée, il faut continuellement revoir et s'adapter à l'environnement changeant pour maintenir la valeur et éliminer le gaspillage. Les feuilles de route de projet sont des outils précieux dans ce processus car elles aident les gestionnaires de portefeuille en leur donnant une vue d'ensemble dans laquelle ils peuvent réaffecter stratégiquement les ressources pour maintenir la valeur tout en éliminant le gaspillage. Essayez notre modèle de feuille de route pour commencer.

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Optimiser l'utilisation des ressources

Utilisez pleinement votre capacité de ressources existante et restez flexible afin de pouvoir les réaffecter au fur et à mesure que vous adaptez vos plans. Cela nécessite des estimations précises des ressources. Une gestion efficace des ressources est essentielle et devrait faire partie des outils de gestion de portefeuille allégée que vous utilisez pour optimiser l'utilisation de vos ressources.

Prise en charge de la livraison continue et des rapports

La livraison continue est un principe de développement agile souvent intégré dans la gestion de portefeuille allégée dans le cadre de sa chaîne de valeur. Pour ce faire, les gestionnaires de portefeuille ont besoin de données en temps réel pour prendre des décisions plus efficaces concernant la réalisation de la valeur et les coûts.

Contrôler les résultats commerciaux

Suivez vos objectifs avec des métriques définies et des indicateurs de performance clés (KPI) pour déterminer les écarts dans votre plan et déterminer vos options pour traiter et exécuter des ajustements afin de réduire les perturbations qui auront un impact sur votre flux de valeur. Cela vous aide à maximiser votre efficacité et à atteindre vos objectifs stratégiques.

Exécuter la gouvernance Lean

La gouvernance Lean consiste à superviser et à prendre des décisions sur les prévisions et la budgétisation, les mesures de la performance du portefeuille et la coordination de la conformité continue. De cette façon, les étapes que vous avez suivies pour mettre en œuvre une gestion de portefeuille allégée seront toujours revues et affinées pour améliorer la valeur et éliminer le gaspillage.

Chef de projet et gestion de portefeuille Lean

L'utilisation d'un outil de gestion de portefeuille Lean tel que ProjectManager est essentielle pour la mise en œuvre et l'exécution réussies de votre gestion de portefeuille Lean. Notre logiciel est basé sur le cloud, ce qui signifie que vous obtenez des données en temps réel pour prendre de meilleures décisions. Nous avons plusieurs vues de projet telles que des diagrammes de Gantt, des tableaux kanban, des listes de tâches, des calendriers et plus encore afin que chaque service puisse utiliser les outils qu'il souhaite. Toutes les vues sont mises à jour en temps réel, il n'y a donc qu'une seule source de vérité.

Aligner l'exécution sur les objectifs stratégiques de la feuille de route

La gestion de portefeuille Lean dépend de la capacité à voir tous vos projets en un seul endroit. Vous devez noter comment ils se rapportent les uns aux autres, qui a besoin de quoi quand. Notre vue feuille de route de portefeuille affiche chaque projet de votre portefeuille dans une chronologie de diagramme de Gantt. Vous voyez les dates de début et de fin dans votre portefeuille pour vous aider à allouer les ressources plus efficacement. La feuille de route peut être personnalisée et filtrée pour afficher uniquement ce que vous devez voir pour vous assurer que vous atteignez vos objectifs.

Gardez la charge de travail de votre équipe équilibrée

Afin d'éliminer le gaspillage et de générer de la valeur pour les clients, vous devez maximiser votre main-d'œuvre sans la sur-allouer ni l'épuiser. Nos outils de gestion des ressources vous aident à voir la disponibilité de l'équipe, y compris les jours fériés mondiaux, mais également à superviser leur charge de travail dans votre portefeuille. Le tableau de charge de travail à code couleur permet de voir facilement qui est sur-alloué et qui est sous-alloué, en vacances ou affecté à une tâche. Vous pouvez réaffecter directement à partir de la vue graphique pour équilibrer la charge de travail et maintenir la productivité de votre équipe.

Vous pouvez également personnaliser les rapports et obtenir un statut de portefeuille généré en quelques frappes. Il existe également d'autres rapports, tels que les feuilles de temps, la charge de travail, les écarts, etc. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données souhaitées, puis facilement partagés dans différents formats avec vos parties prenantes afin qu'elles restent à jour.

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ProjectManager n'est pas seulement un outil de gestion de portefeuille allégé, c'est aussi le principal hub de gestion de projet en ligne. Nous publions plusieurs blogs chaque semaine et avons des vidéos didactiques, des guides et des modèles gratuits pour Excel et Word que vous pouvez télécharger pour vous aider à gérer votre portefeuille. Voici seulement une partie de notre contenu lié à la gestion de portefeuille.

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• Qu'est-ce que le Lean Manufacturing ?
• Le guide ultime du bureau de gestion de projet (PMO)
• Le guide ultime de la gestion de portefeuille de projets
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ProjectManager est un logiciel primé qui aide à mettre en œuvre une gestion de portefeuille allégée. Notre logiciel flexible peut fonctionner dans des environnements agiles, des méthodologies plus traditionnelles, telles que la cascade, ou un hybride pour les équipes interfonctionnelles. Utilisez les fonctionnalités de gestion des tâches, des ressources et des risques pour maintenir votre projet, portefeuille ou programme sur la bonne voie. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.