Gestion de projet juridique : un guide rapide avec des modèles gratuits

Un projet est souvent considéré comme quelque chose de purement physique, comme la construction. La vérité est qu'un projet peut être n'importe quel travail qui a un début et une fin. À cette fin, l'industrie juridique a aussi des projets.

La gestion de projet juridique est bien connue des juristes, même s'ils n'utilisent pas forcément cette expression. Le résultat final de leurs projets est généralement un contrat, un testament ou un certain nombre de résultats.

Qu'est-ce que la gestion de projet juridique ?

La gestion de projet juridique consiste à appliquer les principes de gestion de projet à la prestation de services juridiques. C'est une méthode que les cabinets d'avocats utilisent pour exécuter des projets pour leurs clients avec une plus grande productivité. Ce n'est pas si différent de la gestion de projet traditionnelle en vigueur.

Lorsque les cabinets d'avocats utilisent la gestion de projets juridiques, ils contribuent à accroître la satisfaction de leurs clients tout en assurant la rentabilité de leur cabinet d'avocats. C'est une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties. Le travail juridique qui relève de la gestion de projet juridique peut être n'importe quoi, qu'il s'agisse d'un litige ou d'un travail non contentieux.

Un avocat devient généralement le chef de projet du cabinet d'avocats. Ils jouent un rôle dans l'équipe de projet juridique pour aider les clients et faire avancer les objectifs du cabinet d'avocats. Parce que les projets sont temporaires, toutes les questions juridiques (quelle que soit leur discipline) peuvent être considérées comme des projets et sont donc sous la direction de la gestion de projet juridique.

Un logiciel de gestion de projet aide les équipes juridiques à organiser les tâches. ProjectManager dispose de diagrammes de Gantt interactifs que vous pouvez partager avec votre équipe et vos clients. Vous pouvez lier des tâches dépendantes, définir des jalons et définir les lignes de base. Vous serez en mesure de suivre l'effort réel par rapport à l'effort prévu en temps réel pour vous aider à respecter le calendrier. Vous pouvez également gérer le travail avec des listes de tâches, des tableaux kanban, des tableaux de bord et plus encore. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Le processus de gestion de projet juridique

Comme dans toute gestion de projet, il existe un processus de gestion de projet juridique. Elle peut être décomposée en trois principes fondamentaux :

1. Planification
2. Mise à jour des parties prenantes
3. Mesurer les progrès et les performances

Ce n'est pas différent de ce dont tout chef de projet est responsable lorsqu'il gère un projet. Vous verrez que le processus de gestion de projet juridique n'est pas si différent non plus. Il suit ces cinq étapes.

1. Définir les objectifs du projet et la portée du projet juridique

Cette étape commence par la collecte d'informations et les exigences du client. Vous devez connaître l'activité du client, ses besoins et ce qu'il attend de vous. Une fois votre recherche terminée, rencontrez le client et convenez des phases du projet, des livrables et du résultat souhaité. Parlez également de la portée du projet, de la durée du projet et des coûts. Lorsque cela a été décidé, convenez d'un arrangement de facturation. Vous voudrez également évoquer les risques et autres problèmes qui pourraient avoir un impact sur l'engagement.

2. Planification du projet

Vous disposez maintenant de suffisamment d'informations pour diviser votre projet en phases et tâches. Vous souhaiterez également créer des normes de performance par rapport auxquelles vous pourrez mesurer le projet. Une fois que vous avez une liste complète de vos tâches, vous devrez les organiser dans un calendrier. C'est également à ce stade que vous assemblez l'équipe de projet, tant pour l'entreprise que pour le client. Vous estimez également le budget du projet à ce moment. Enfin, vous devez créer un plan de communication et un plan de gestion des risques.

3. Exécutez le plan

C'est l'étape dans laquelle vous faites le travail juridique. Vous assignerez les bons avocats pour travailler sur les bonnes tâches grâce à des affectations de tâches et à la définition de la délégation de pouvoir. Le chef de projet donnera des commentaires opportuns, objectifs et spécifiques à l'équipe selon les besoins, et gérera la performance et le moral de l'équipe. Cela comprend la facilitation de la collaboration entre l'équipe et la mise à jour des clients sur l'avancement du projet.

4. Suivi et mesure des progrès

Au fur et à mesure que vous exécutez le projet, vous devrez mesurer sa progression et ses performances pour vous assurer qu'il est aligné sur votre plan. Cela signifie suivre l'avancement des phases et des tâches, éviter la dérive de la portée, les goulots d'étranglement, les redondances, répondre aux attentes des clients et toute autre inefficacité qui peut retarder ou faire dérailler le projet. Vous devrez également contrôler le projet lorsque des problèmes surviennent qui peuvent avoir un impact sur votre temps, vos coûts ou votre portée.

5. Examen post-projet

Le projet n'est pas terminé tant que le chef de projet et l'équipe n'ont pas évalué les résultats en termes de portée du projet. À ce stade, vous devez identifier tout ce qui n'a pas fonctionné afin que cela ne se reproduise pas dans les projets futurs. Vous devriez rencontrer les clients pour discuter des commentaires liés au projet afin de tirer des leçons qui peuvent être appliquées à de futurs projets. Toutes les leçons apprises doivent être documentées et partagées avec l'entreprise, afin qu'elles soient accessibles aux futures équipes comme référence.

Le chef de projet juridique

Selon la taille de votre entreprise et vos types de projets, vous pourriez envisager d'embaucher un chef de projet juridique. Un chef de projet juridique est un professionnel qui planifie et gère les opérations juridiques en utilisant une combinaison de méthodologies de travail juridique et de gestion de projet. Il s'agit d'un poste relativement nouveau, qui s'est développé au cours de la dernière décennie au point que la plupart des cabinets juridiques de taille moyenne à grande en ont au moins un.

Ces professionnels du droit sont employés pour définir la portée du projet. Ce sont eux qui dirigent les réunions de lancement et restent en contact avec les avocats et gèrent les relations avec les clients dans le cadre du projet. Ils sont également responsables du suivi de l'avancement des travaux une fois le projet exécuté.

Une partie de ce suivi comprend le budget et les coûts accumulés au cours du projet. Ces informations permettent de maintenir le projet sur la bonne voie mais constituent également les rapports d'avancement qui sont présentés aux parties prenantes par le chef de projet juridique pour les tenir à jour.

Compétences du chef de projet juridique

Le chef de projet juridique est un poste en pleine croissance dans le domaine juridique qui fournit des techniques de gestion de projet au service juridique pour traiter les services juridiques et les processus juridiques. Il existe des compétences spécifiques qu'un chef de projet juridique doit maîtriser, y compris les compétences traditionnelles en gestion de projet. Cela inclut la gestion de projets complexes sous pression, les compétences en leadership pour gérer des équipes, la capacité de résoudre des problèmes et la capacité de réflexion critique et stratégique.

Bien sûr, un chef de projet juridique doit également maîtriser les connaissances juridiques. Cela ne signifie pas qu'ils doivent être diplômés de la faculté de droit et avoir réussi le barreau. Mais avoir une certaine familiarité avec le processus juridique et la langue va aider. Souvent, le chef de projet juridique est issu d'une formation de parajuriste ou d'assistant juridique.

Certification en gestion de projet juridique

Avoir une formation en gestion de projet est toujours utile. Il existe une certification en gestion de projet, telle que Project Management Professional (PMP) proposée par le Project Management Institute (PMI), qui peut être très utile pour comprendre comment gérer un projet juridique et vous aider à obtenir un emploi en tant que chef de projet juridique.

Vous n'avez pas besoin d'avoir une certification pour être qualifié pour le poste, mais une formation juridique avec une formation en gestion de projet fera de vous un candidat plus attrayant. Il existe une organisation appelée Legal Project Management (LPM) Institute qui propose un certain nombre de cours et de certifications LPM. Mais, souvent, il suffit d'avoir une formation en tant que parajuriste ou d'avoir travaillé sur des projets juridiques pour mettre le pied dans la porte.

Salaire du chef de projet juridique

Selon Glassdoor, une carrière juridique en tant que chef de projet juridique a un salaire de base moyen de 86 565 $. C'est la moyenne nationale, avec le bas du spectre se situant autour de 57 000 $ et le haut de gamme culminant à environ 132 000 $.

Outils de gestion de projet juridique

Il existe peu de solutions logicielles conçues spécifiquement pour la gestion de projet juridique, bien que tout outil de gestion de projet qui aide aux processus de gestion de projet s'avérera utile pour la planification, le suivi, le suivi et la création de rapports sur votre projet. Tout outil doté de fonctionnalités de gestion des tâches s'avérera également utile.

Avoir un tableau de bord qui surveille le projet et vous permet d'avoir un aperçu de l'avancement et des performances du projet vous aidera à respecter les délais et à respecter votre budget. Dans ce sens, vous aurez également besoin d'outils de création de rapports qui génèrent divers rapports plus détaillés et pouvant être partagés avec les parties prenantes.

Il est également préférable d'avoir un outil collaboratif pour connecter les équipes, qu'elles travaillent dans votre bureau ou dans un bureau satellite situé ailleurs. Il y aura également différents départements de l'entreprise qui travailleront ensemble, donc une plateforme collaborative facile à utiliser pour tout le monde est un plus.

Modèles de gestion de projet juridique

Si vous n'êtes pas prêt à essayer un logiciel de gestion de projets juridiques, il existe des modèles qui peuvent vous aider à gérer des projets juridiques pour maintenir la satisfaction de vos clients. Les modèles suivants sont tous disponibles en téléchargement gratuit.

Modèle de budget de projet

Les projets juridiques ont des budgets et ce modèle de budget gratuit recueille tous les détails financiers, y compris les estimations, afin que vous sachiez combien d'argent vous aurez besoin de mettre en page pour gérer votre projet.

Modèle de diagramme de Gantt

Ce modèle de diagramme de Gantt gratuit pour Excel vous aidera à organiser toutes les tâches de votre équipe de gestion de projet sur le côté gauche, avec les dates de début et d'échéance, la priorité et plus encore, tandis que sur le côté droit, vous verrez l'ensemble du projet sur une chronologie avec tâches et barres de durée.

Modèle de registre des risques

Tous les projets sont risqués. Identifier les risques et suivre les problèmes qui surviennent dans votre projet est la façon dont vous servez votre client. Ce registre des risques gratuit pour Excel vous permet de définir chaque risque par priorité et son impact potentiel sur le projet.

Modèle d'horaire de travail

Gérer des équipes signifie avoir une idée claire de qui fait quoi et quand. Ce modèle d'horaire de travail gratuit vous permet d'organiser l'horaire de travail hebdomadaire de votre équipe et de mieux gérer son flux de travail pour que tout le monde travaille de manière productive.

Comment ProjectManager aide à la gestion de projet juridique

Les modèles sont statiques et nécessitent un entretien qui vous éloigne des tâches plus importantes. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui automatise le travail chargé et connecte vos équipes en temps réel avec des notifications par e-mail et dans l'application pour tenir tout le monde au courant des mises à jour et des commentaires lors de la collaboration au bureau ou ailleurs.

Créez facilement des horaires d'équipe

Planifier vos équipes est facile avec ProjectManager. Une fois que vous avez créé le plan dans votre diagramme de Gantt, ils peuvent travailler sur n'importe laquelle des multiples vues de projet qu'ils aiment, liste de tâches, feuille, calendrier ou tableau kanban. Ce dernier visualise le workflow et donne aux équipes l'autonomie pour gérer leur backlog et planifier leur travail de travail ensemble. Les chefs de projet obtiennent de la transparence dans le processus et peuvent réaffecter les ressources s'ils voient des goulots d'étranglement potentiels pour que les équipes continuent de travailler à pleine capacité.

Gardez une trace des heures enregistrées

Les feuilles de temps rationalisent non seulement la facturation, mais donnent aux chefs de projet une visibilité sur le temps que leur équipe consacre aux tâches, ce qui est utile lorsque les clients veulent savoir à quoi servent leurs heures facturables. Les feuilles de temps peuvent remplir automatiquement les affectations et sont verrouillées une fois soumises au chef de projet afin qu'elles ne puissent pas être altérées.

Suivre les progrès en temps réel

Les chefs de projet peuvent obtenir des informations plus approfondies grâce à des rapports en un clic sur les feuilles de temps, les écarts de projet, les coûts, etc. Ces rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez voir, puis partagés avec les parties prenantes. Des tableaux de bord en temps réel suivent six métriques de projet pour un aperçu de la progression et des performances quand vous le souhaitez, sans configuration compliquée. Ils sont prêts quand vous l'êtes.

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail primé pour les équipes hybrides et suffisamment flexible pour travailler dans les services juridiques, professionnels, l'informatique, la construction ou tout type de projet. Rejoignez les plus de 35 000 professionnels qui utilisent déjà notre outil dans des organisations telles que la NASA, Siemens et Nestles. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui !