Qu'est-ce que le niveau d'effort (LOE) ? De plus, 5 conseils pour l'estimation de l'effort

Le niveau d'effort (LOE) est un terme de gestion de projet qui fait référence à un type spécifique d'activité de projet appelée activités de support. Les activités de support ne produisent pas de livrables, mais alimentent plutôt des tâches qui en produisent. Par conséquent, le niveau d'effort correspond à la quantité de travail nécessaire pour accomplir ces tâches.

Ce travail peut prendre plusieurs formes, comme la mise à jour des documents du projet, l'entretien des équipements, la soumission des dépenses, etc. La caractéristique unificatrice de ce travail est qu'il doit être fait régulièrement pour supporter une tâche plus importante.

Exemples de niveau d'effort

La meilleure façon de comprendre le niveau d'effort consiste à examiner les activités de soutien courantes qui ont lieu dans presque tous les projets. Nous avons quelques exemples de niveau d'effort ci-dessous.

Gestion des parties prenantes

La gestion des parties prenantes est l'art de créer des relations solides entre toutes les personnes impliquées dans un projet. Une bonne gestion des parties prenantes nécessite une communication et une transparence constantes. Selon la portée et la taille du projet, le niveau d'effort pour les activités de gestion des parties prenantes augmentera et diminuera, et il est important d'être conscient de la quantité d'énergie que cela nécessitera. La gestion des parties prenantes comprend l'envoi de mises à jour régulières, la planification de réunions, l'hébergement d'appels, la création de documents, etc.

Mise à jour des rapports

Tous les projets nécessitent une documentation approfondie sous la forme de rapports de projet. Ces rapports doivent être créés tout au long du cycle de vie du projet pour vérifier les progrès et les comparer au plan du projet. Un exemple courant est un rapport budgétaire. Pour créer un rapport budgétaire précis, vous devez suivre les activités de support telles que la soumission des reçus et des dépenses, la communication avec les parties prenantes, l'enregistrement des changements de coûts, etc.

Communiquer avec les clients

Selon le projet, la communication avec les clients peut être très importante. Si, par exemple, vous envisagez une mise à jour de produit, il est essentiel de discuter avec les clients de ce qu'ils aimeraient voir amélioré et/ou modifié. Cela comprend l'envoi d'e-mails, la demande d'avis, la publication d'enquêtes et les appels téléphoniques.

Pourquoi le calcul du niveau d'effort est-il important ?

L'effort est une ressource comme toute autre chose. Lorsque nous pensons aux ressources, nos esprits se tournent vers des choses tangibles comme l'argent et les matériaux, mais il est tout aussi important de considérer l'effort.

Comme vous pouvez l'imaginer, la réalisation de certains livrables nécessitera plus de travail que d'autres. Cela signifie qu'ils ont un niveau d'effort plus élevé, mais cela ne signifie pas nécessairement qu'ils doivent être plus difficiles. En fait, lorsque nous connaissons la LOE des livrables, vous pouvez anticiper la quantité de travail que les tâches nécessiteront et être mieux préparé. Les outils de planification des ressources facilitent ce processus. ProjectManager vous permet de créer des calendriers de ressources et de gérer la charge de travail de votre équipe dans un seul outil pour une meilleure exécution. Essai gratuit.

Quand faut-il calculer la LOE ?

Le niveau d'effort doit être calculé pendant la phase de planification d'un projet lorsque les tâches sont créées. Les tâches avec un niveau d'effort plus élevé nécessitent plus de travail pour être accomplies. Généralement, ce travail a lieu à intervalles réguliers tout au long de la tâche ou du projet, il est donc important de comprendre l'effort total qu'il nécessitera.

Établir le niveau d'effort au cours de la phase de planification aide à répartir la charge de travail uniformément et permet un calendrier plus précis. Si certains membres de l'équipe sont affectés à un trop grand nombre de tâches à niveau de tolérance élevé dans leur flux de travail, il est peut-être temps de redistribuer les tâches.

Qu'est-ce que l'estimation de l'effort ?

Afin de connaître la LOE d'une tâche, vous devez pratiquer ce qu'on appelle l'estimation de l'effort. L'estimation de l'effort est le processus par lequel nous nous approchons du temps, de l'énergie ou de l'argent que les livrables exigeront afin que nous puissions les classer sur une échelle.

L'estimation de l'effort est l'une des composantes essentielles de l'estimation de projet, avec l'estimation des ressources et l'estimation des coûts. Ces estimations sont à la base d'une bonne planification de projet. Plus vos estimations sont précises, plus votre plan de projet global sera précis et moins vous devrez faire face à des écarts.

En relation: Modèle d'estimation de projet gratuit pour Excel

Exemples d'estimation d'effort

L'estimation de l'effort est la façon dont nous quantifions la LOE pour différents livrables et les tâches qu'ils appellent. Selon l'équipe, le projet, le chef de projet ou l'organisation, l'effort peut être estimé différemment. Mais, quelle que soit la méthode d'estimation de l'effort, tous les exemples ci-dessous impliquent que l'équipe s'assoit pour discuter et décider du niveau d'effort en tant que groupe.

Au cours de la phase de planification du projet et de la réunion de planification du projet, vous créerez des tâches pour soutenir ce projet et ses livrables. Lorsque les tâches ont été créées, il est temps de décider de leur niveau d'effort via l'estimation de l'effort. En d'autres termes, combien de temps et d'énergie (sous forme d'activités de soutien) nécessiteront chaque tâche ? Voici quelques façons courantes pour de nombreuses équipes de le faire :

• Classement par priorité : C'est toujours une bonne idée de mettre l'équipe sur la même longueur d'onde sur la priorité des tâches. Une façon de le faire est de leur demander d'attribuer à chaque tâche un niveau de priorité sous la forme d'un nombre. Ensuite, les tâches peuvent être répertoriées dans l'ordre de priorité la plus élevée ou la priorité la plus basse. Plus une tâche est prioritaire, plus le niveau d'effort requis pour l'accomplir est élevé.
• Trier en catégories : une autre méthode utile pour estimer l'effort consiste à trier les tâches en catégories prédéterminées, telles que priorité faible, faible-moyenne, moyenne, élevée et la plus élevée. Les trier dans ces "boîtes" est un moyen utile de comparer les tâches les unes avec les autres et d'estimer celles qui demanderont plus ou moins d'efforts.
• Attribuer une valeur numérique : La méthode d'estimation de l'effort la plus claire consiste peut-être à attribuer à chaque tâche une valeur numérique sur une échelle prédéterminée. De nombreuses équipes utilisent l'échelle par défaut de 1 à 10, mais il n'est pas rare de voir des échelles plus petites ou plus grandes. Lorsqu'une échelle a été définie, les membres individuels de l'équipe attribuent ensuite des valeurs aux tâches et comparent leurs estimations les unes avec les autres. Ensemble, toute l'équipe parviendra à un consensus sur l'endroit où chaque tâche devrait se situer sur l'échelle.

Un exemple d'échelle de niveau d'effort

Il existe de nombreuses méthodes différentes pour commencer le processus d'estimation de l'effort. Les équipes peuvent même choisir d'utiliser plus d'une de ces méthodes et de combiner leurs résultats. Une fois qu'ils ont pris une décision finale, ils doivent afficher leurs décisions via des tâches tracées sur une échelle.

Cette échelle doit être utilisée pour montrer le LOE pour toutes les tâches en comparaison les unes par rapport aux autres. Différents projets peuvent utiliser différentes formes d'échelles de niveau d'effort en fonction de leur taille, de leur portée et d'autres caractéristiques. C'est très bien, tant que l'équipe comprend le niveau d'échelle d'effort utilisé et que les critères de traçage des tâches sur l'échelle sont cohérents.

Comment calculer le niveau d'effort

Maintenant que nous avons vu comment calculer le niveau d'effort de manière conceptuelle, examinons un exemple concret dans le contexte d'un projet simple. Imaginez gérer un projet pour améliorer la communication entre les employés travaillant à distance et utilisez ces trois étapes pour déterminer la LOE :

1. Décidez de la précision de vos estimations : la précision est toujours importante, mais certains projets exigent un niveau de précision plus élevé que d'autres. Il peut être utile d'avoir une vue d'ensemble en examinant les produits livrables et en décidant de la flexibilité de vos projections LOE. Dans ce cas, nous pouvons dire en toute sécurité qu'il devrait y avoir une précision modérée, mais une certaine différenciation ne causera pas l'échec du projet.
2. Utilisez une technique d'estimation de l'effort : à ce stade du projet, vous aurez créé votre liste de tâches. Il est maintenant temps d'utiliser l'une des trois méthodes décrites ci-dessus pour estimer l'effort pour chaque tâche. Il existe, bien sûr, de nombreuses autres méthodes que vous pouvez utiliser, tant que vous utilisez la même métrique pour mesurer toutes les tâches d'un projet. De plus, n'oubliez pas de prendre en compte les heures de gestion générale et d'entretien car la plupart des activités de support ne s'arrêtent pas tant que le projet n'est pas terminé.
3. Ajoutez des valeurs à l'échelle LOE : lorsque vous avez terminé l'estimation de l'effort pour les tâches, chacune doit avoir un numéro ou être triée dans une catégorie. À partir de ce point, vous pouvez les classer du niveau d'effort le plus bas au niveau d'effort le plus élevé. Désormais, toute l'équipe peut s'y référer à l'approche des tâches, et le chef de projet peut voir les tâches d'un point de vue différent.

Comment ProjectManager aide avec le niveau d'effort

ProjectManager donne aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin pour calculer le niveau d'effort et exploiter ces informations. ProjectManager étant une solution basée sur le cloud qui se met à jour automatiquement, vous travaillez toujours avec les données les plus récentes. Cela élimine toute crainte que des éléments tels que le niveau d'effort ne soient pas à jour.

Le calcul du niveau d'effort peut inclure la comptabilisation d'éléments tels que le nombre de membres de l'équipe à affecter à une tâche, le nombre de ressources nécessaires, le nombre d'heures que les tâches prendront, etc. Avec ProjectManager, toutes ces informations résident dans la tâche elle-même. Cela implique également de déterminer quelles tâches nécessitent des activités de soutien. Ces activités de support peuvent ensuite être ajoutées à nos fonctionnalités de gestion des tâches.

Vérifier les progrès pour rester sur la bonne voie

Vérifiez l'avancement des tâches, les heures travaillées et les affectations, le tout à partir du tableau de bord du projet, des tableaux kanban ou des listes de tâches. Ensuite, vérifiez les feuilles de temps pour voir combien de temps des tâches similaires ont pris dans le passé et faites de meilleures prévisions pour l'avenir.

Lorsque vous exécutez un projet agile, vous avez besoin d'outils pour prendre en charge vos sprints. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud doté de puissantes fonctionnalités de gestion des tâches et des ressources qui peuvent vous aider à vous assurer que votre équipe n'est jamais surchargée. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider dans vos estimations en prenant un essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.