8 conseils pour organiser des événements en personne très réussis

Dès que je suis entré dans la salle, je pouvais sentir l'énergie du public. Il y avait un bourdonnement palpable d'anticipation et d'excitation dans l'air.

Nous attendions tous que Seth Godin prononce le discours d'ouverture du tout premier événement en direct de Copyblogger Media, Authority Intensive.

Tout le monde était enthousiasmé par Seth, mais en tant que membres de la communauté Copyblogger, nous étions également ravis d'être ensemble, en personne, dans une même pièce.

C'était comme si nous étions au milieu d'une énorme réunion de famille de personnes avec lesquelles nous voulions vraiment passer du temps. Les gens que nous aimons vraiment.

Événements en direct. Il n'y a rien de comparable.

Rassembler les gens en personne peut être une expérience extraordinaire - surtout aujourd'hui, alors que tant de nos conversations se déroulent en ligne.

Les événements en direct rassemblent les communautés d'une manière qui ne peut tout simplement pas se produire dans le monde virtuel.

Donc, si vous cherchez à ajouter des événements en direct et en personne à votre répertoire d'entreprise, comment pouvez-vous le faire d'une manière amusante, rentable et vraiment utile pour votre public?

Voici huit conseils pratiques pour vous aider à organiser vos propres événements en personne, petits ou grands.

Étape n ° 1: intégrez les événements en direct dans votre modèle commercial

Avant de commencer à planifier votre événement, assurez-vous de savoir comment une expérience en direct et en personne pourrait s'intégrer dans votre modèle commercial actuel.

Vous devez décider comment un événement en direct pourrait compléter votre travail actuel.

Une conférence aidera-t-elle votre public à se mettre en réseau et à se connecter les uns aux autres? Voulez-vous gagner de l'argent grâce à l'événement en facturant des billets ou en vendant depuis la scène?

Il est important de fixer des objectifs clairs pour votre événement au cours de la toute première étape de votre processus de planification, car cela facilite grandement votre prise de décision ultérieure. Les objectifs de votre événement influenceront la taille de votre événement, votre délai de planification et vos choix de conférenciers.

Étape # 2: Déterminez la taille de votre événement

Ensuite, décidez de la taille de l'événement que vous souhaitez.

Lorsque vous imaginez votre événement, envisagez-vous un grand événement avec de nombreux intervenants? Ou voyez-vous un atelier intime, avec un petit groupe de personnes faisant des exercices interactifs et pratiques?

Faites confiance à votre instinct. Vous connaissez votre public mieux que quiconque et vous aurez une bonne idée de ce qui fonctionnera pour eux.

Katie de Wellness Mama et Wellness Media organise de petites tables rondes-discussions pour les membres de sa communauté. Elle limite l'inscription pour chaque événement à moins de 50 personnes.

Elle est également claire sur ses objectifs d'événement. Elle aide les participants à résoudre leurs problèmes de blogs les plus urgents et à multiplier par dix leurs activités en un an.

Megan Cain, qui dirige une entreprise appelée The Creative Vegetable Gardener, se spécialise également dans l'organisation de petites classes et d'ateliers. Son conseil pour organiser des événements en direct est:

Commencer petit! Votre première étape pourrait être un cours, un atelier ou une rencontre pour les lecteurs de blog. J'aime m'associer à d'autres organisations qui aideront à promouvoir mes cours et à gérer les inscriptions pour moi. J'enseigne dans ma coopérative alimentaire et mon jardin botanique locaux, et ils ont tous deux des bulletins d'information qui sont envoyés à des milliers de personnes.

Étape 3: Commencez à planifier le plus tôt possible

Les lieux et les traiteurs réservent rapidement, alors commencez à planifier tôt - en particulier pour les grands événements.

Jessica Commins, vice-présidente exécutive des opérations pour Copyblogger Media (et l'un des principaux planificateurs d'événements pour Copyblogger's Authority Intensive 2014 et Authority Rainmaker 2015) déclare:

Commencez tôt et restez flexible. Pour les petits événements, vous pouvez probablement vous en tirer avec quelques mois de délai. Mais si vous réservez plus de quelques intervenants et que vous prévoyez d'offrir plus de 50 billets, je vous recommande fortement de choisir une date qui se situe au moins six mois après votre premier jour de planification.

Vous devez également donner beaucoup de préavis à votre public. Pour les grands événements, vous souhaiterez peut-être envoyer une annonce «enregistrer la date» jusqu'à un an à l'avance.

Étape # 4: Sélectionnez vos haut-parleurs avec soin

Le choix de vos haut-parleurs est un élément essentiel de l'organisation d'événements réussis, et vous disposez d'un large éventail de choix potentiels.

Avez-vous besoin d'accueillir des conférenciers de renom? Ou votre public s'attendra-t-il à ce que vous livriez personnellement la plupart du contenu?

Si vous prévoyez de réserver des orateurs extérieurs, réfléchissez à vos objectifs d'événement et aux attentes de votre public, puis développez vos critères de sélection des orateurs.

Brian Clark, fondateur et PDG de Copyblogger Media, qui sélectionne les conférenciers pour les conférences de l'Autorité, a deux exigences. Tous les orateurs doivent:

1. Sachez de quoi ils parlent, car ils ont démontré publiquement leurs connaissances et leur expertise.
2. Être capable d'enseigner efficacement aux autres ce qu'ils savent et font.

Brian dit:

Avec ces critères, nous sommes en mesure de sélectionner les meilleures autorités qui soient. Certains sont bien connus et certains sont des joyaux cachés que nous suivons personnellement parce que nous savons qu'ils parlent eux-mêmes.

Une fois que vous avez vos critères pour les haut-parleurs, vous êtes prêt à commencer votre recherche. Considérez ces sources de haut-parleurs:

• Auteurs de vos livres ou blogs préférés
• Associations de conférenciers
• Conférenciers lors d'autres événements
• Célébrités ou experts de votre secteur

Étape n ° 5: Créez un plan pour attirer les participants

Vous devez élaborer un plan pour promouvoir votre événement, surtout si vous organisez une grande conférence.

Le coach d'affaires Tommi Wolfe, qui anime chaque année plusieurs conférences de taille moyenne à grande, déclare:

Ne sous-estimez pas le travail requis pour remplir vos événements. Il y a des compétences et un savoir-faire impliqués, et c'est très compétitif.

Commencez à promouvoir votre événement le plus tôt possible et créez un plan qui comprend le marketing par e-mail, les blogs d'invités, les campagnes de réseautage social et peut-être même la publicité payante.

Assurez-vous également de définir des attentes réalistes. Si vous avez un petit public, il peut être difficile de remplir une grande salle. Vous voudrez peut-être commencer par un événement plus petit et évoluer à partir de là.

Étape # 6: Déléguez des tâches à d'autres

Lorsque vous organisez un événement en direct, en particulier un événement important, il y aura des tâches à effectuer que vous ne pouvez pas (ou ne voulez pas) faire.

Si vous pouvez vous le permettre, engagez de l'aide. Il y a des tonnes de professionnels qui aident à organiser des événements en direct - des planificateurs d'événements, du personnel temporaire pour aider aux inscriptions, ou même des négociateurs de contrats d'événements.

Prévoyez d'obtenir l'aide dont vous avez besoin pour maintenir votre santé mentale et que tout se passe bien pendant votre événement.

Étape 7: Pensez à vendre pendant ou après l'événement

Lorsque vous avez établi vos objectifs d'événement, avez-vous décidé que vous vouliez gagner de l'argent grâce à votre événement? Si tel est le cas, faites peut-être une offre aux participants à votre événement.

Vous pourriez:

• Offrez une vente incitative aux participants, comme un programme de mastermind ou de coaching de groupe.
• Vendez un petit cours en ligne qui est une «prochaine étape» logique pour les participants.
• Vendez des billets pour votre prochain événement en direct.

Si vous prévoyez d'organiser une conférence annuelle, vous pouvez pré-vendre des billets pour l'événement de l'année prochaine le dernier jour. Si vous avez bien fait votre travail et que les gens aiment votre conférence, vos participants seront heureux de payer pour obtenir un billet pour l'année prochaine.

Étape 8: Apprenez de vos erreurs

Recevez les commentaires de vos participants à la fin de votre événement. Vous pouvez distribuer un simple formulaire d'évaluation à tous vos participants ou utiliser un outil de sondage en ligne comme SurveyMonkey.

Vous obtiendrez des informations précieuses à partir des commentaires de vos participants - ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, quels orateurs ont secoué et lesquels ont été bombardés.

Vous devriez également examiner vos objectifs originaux de l'événement et voir si vous les avez atteints. Décidez ensuite si vous souhaitez planifier un autre atelier, réunion ou conférence en personne.

Commencez à planifier votre propre événement en personne dès aujourd'hui

En tant que spécialiste du marketing de contenu intelligent, vous savez comment développer votre communauté en ligne et écouter ce dont elle a besoin. Donc, si vous avez entendu dire que votre public souhaite assister à un événement en personne (et que vous pensez que l'organisation d'un événement pourrait potentiellement profiter à votre entreprise), commencez à planifier et à réfléchir à des idées.

Il existe de nombreuses façons d'intégrer les événements à vos objectifs commerciaux et de fournir une inspiration incroyable, des opportunités de partenariat et d'autres services à vos participants. C'est peut-être la meilleure chose que vous ayez jamais faite pour votre communauté et votre entreprise.

Commencer aujourd'hui. Votre ovation debout vous attend.

Comment allez-vous intégrer un événement en direct et en personne dans votre modèle d'entreprise?

Partagez vos expériences en assistant ou en organisant des événements sur LinkedIn…

Et nous espérons vous voir cette année à l'Autorité Rainmaker à Denver, Colorado, du 13 au 15 mai 2015!