Comment gérer des projets ad hoc et des demandes ad hoc

Les projets se déroulent rarement comme prévu. Il est toujours possible d'obtenir de nouvelles données, des mises à jour de projets ou de produits, des critiques ou un certain nombre de demandes de dernière minute. Comment gérez-vous ces demandes ponctuelles ?

Ad-hoc signifie que c'est spécifique, quelque chose qui ne se répétera pas. Des projets ad hoc et des demandes ad hoc se produiront dans la gestion de projet et vous devez savoir comment les traiter.

Qu'est-ce qu'un projet Ad-Hoc ?

Un projet ad hoc est un projet qui se produit de manière inattendue, généralement en réponse à un problème. Les projets sont presque toujours planifiés à l'avance, mais un projet ad hoc est lancé sur l'équipe sans temps pour une planification préalable.

C'est l'une des choses qui différencient un projet ad-hoc d'un projet traditionnel en gestion de projet. Une autre est qu'un projet ad hoc comprend généralement un délai d'exécution rapide. Les projets ponctuels se concentrent également sur un objectif (ou un groupe de personnes) et ont tendance à utiliser moins de ressources, y compris les membres de l'équipe.

Pour résumer, un projet ad-hoc, c'est quand quelque chose survient qui nécessite une réponse immédiate. Comme tout projet, il n'y a qu'un temps limité pour le terminer, mais le délai est presque toujours serré.

Comment gérer des projets ad-hoc : 5 bonnes pratiques

Parce qu'un projet ad hoc semble sortir de nulle part, il n'est souvent pas accordé l'attention qu'un projet plus délibéré recevrait. Cependant, vous devez toujours suivre et rendre compte des progrès accomplis pour répondre à vos initiatives stratégiques.

L'une des meilleures pratiques pour gérer des projets ad hoc consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous permet de planifier, programmer et suivre vos projets en temps réel. Surveillez les ressources et le temps de votre équipe avec le tableau de bord en direct. Aucune configuration n'est nécessaire. ProjectManager collecte et calcule les données, puis affiche le temps, le coût, la variance et plus encore. C'est comme un rapport d'état instantané pour votre projet ad hoc. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui.

1. Ne négligez pas les risques

Il est facile de couper les coins ronds lorsque le temps presse. Les projets ponctuels ont tendance à être moins bureaucratiques, mais cela ne signifie pas que vous devez ignorer une évaluation des risques. Toute analyse financière vous dira que le risque peut ruiner un projet. Bien que vous n'ayez pas le temps d'élaborer un plan complet de gestion des risques, vous devez hiérarchiser les risques susceptibles d'avoir un impact négatif sur le projet.

2. Restez flexible

Quelle que soit la méthodologie que vous appliquez à vos projets, vous n'aurez pas le temps pour la planification avancée d'une structure en cascade. Une approche de projet agile est mieux adaptée aux projets ad-hoc. Ils sont plus itératifs, vous permettant de pivoter rapidement selon les besoins, et ont tendance à travailler avec un groupe plus petit sur des sprints à plus petite échelle.

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3. Vous avez encore besoin d'un plan

Il n'y a pas assez de temps pour passer par toute la diligence raisonnable, comme les estimations de coûts, qui permettrait de faire démarrer un projet plus traditionnel. Mais même un projet ponctuel a besoin d'être dirigé. Ne pas avoir de plan ou de gestion des demandes en place pour gérer vos ressources, fixer des délais et hiérarchiser et attribuer des tâches va se retourner contre vous et créer un calendrier plus long que vous ne pouvez vous le permettre.

4. Standardiser les demandes de travail

Il existe de nombreuses méthodes pour accélérer les flux de travail, telles que les e-mails, les SMS, les messages vocaux ou un échange rapide en personne. Ces méthodes peuvent donner l'impression d'accélérer le processus, mais en fait, elles créent des problèmes. Créez un flux de travail qui suit un modèle défini qui peut être centralisé, accessible à tous, hiérarchisé et même commenté pour favoriser la collaboration.

5. Faciliter la transparence

Chaque aspect du projet doit être visible par tous les membres de l'équipe du projet. Cela signifie les mises à jour et tout changement. Il doit y avoir une source centrale de vérité qui donne aux équipes hybrides, qu'elles soient distantes, dans différents départements ou utilisant différents outils, la visibilité dont elles ont besoin.

Outils de gestion de projets ad hoc

Le logiciel de gestion de projet possède des fonctionnalités qui vous permettent de contrôler les projets et les projets ad hoc. Vous pouvez les utiliser pour constituer une équipe et leur attribuer des tâches, avec des délais, des descriptions et des priorités. Cela vous permet de lancer le bal rapidement et rapidement à bord de votre équipe.

Les équipes ont besoin d'un outil collaboratif pour leur permettre de communiquer et de mieux travailler ensemble. Cela peut faire partie d'un logiciel de gestion de projet ou d'applications de chat et de messagerie qui connectent les équipes, où qu'elles se trouvent.

Enfin, vous avez besoin d'un outil qui génère des rapports, à la fois pour gérer le projet et tenir les parties prenantes informées de son avancement. Ces rapports doivent pouvoir filtrer les données afin que vous puissiez fournir les détails dont les chefs de projet ont besoin ainsi que des rapports plus généraux pour les parties prenantes. Plus il est facile de partager ces rapports, mieux c'est.

Qu'est-ce qu'une demande ad hoc ?

Une demande ad hoc ou une tâche ad hoc est une demande qui n'a pas été planifiée. Un projet ad hoc est une entreprise plus vaste, mais la définition est fondamentalement la même. Ils sortent du cadre du projet.

Une autre façon de considérer une demande ad hoc est comme une interruption et un tueur de productivité d'équipe. Ils vous éloignent du projet et peuvent causer des retards et coûter de l'argent. Le pire scénario : une demande ad-hoc peut faire dérailler un projet et conduire à un échec.

Une demande ad hoc peut provenir d'une réunion convoquée à la dernière minute, vous éloignant des délais de travail. Il peut s'agir de paperasse, à nouveau assignée à la dernière minute, ou de tâches redéléguées. Même la réponse aux e-mails pourrait relever de la demande ad hoc. Tout ce que vous ne saviez pas arriver et qui vous éloigne de l'objectif principal de votre travail est une demande ad hoc.

Comment gérer les demandes ad hoc : 5 bonnes pratiques

Tout comme vous géreriez un projet ad hoc, les demandes ad hoc peuvent être contrôlées avec un logiciel de gestion de projet.

Avoir un outil de gestion du travail va vous aider à hiérarchiser, collaborer, surveiller et rendre compte de l'avancement de vos demandes ad hoc. Voici quelques autres éléments à garder à l'esprit lors de la gestion des demandes ad hoc.

1. Planifier

Oui, planifiez. Bien que vous ne puissiez pas avoir de plan pour quelque chose dont vous ne savez pas qu'il se produira, vous pouvez mettre en place suffisamment de coussin dans votre journée pour vous permettre de répondre aux demandes ponctuelles sans impact négatif sur votre emploi du temps. Utilisez une structure de répartition du travail pour mapper la demande ad hoc.

Si vous autorisez une approche de gestion de projet agile pour votre travail, cela permet une plus grande flexibilité afin que vous puissiez passer d'une tâche à l'autre en sachant comment hiérarchiser ce travail et en gardant une communication collaborative avec le reste de votre équipe. Avoir des tâches ad hoc gérées dans un système ad hoc est un moyen de rester sur la bonne voie.

2. Filtrer les demandes ad hoc

Il y aura toujours des demandes ponctuelles et certaines d'entre elles doivent être traitées immédiatement, d'autres peuvent attendre et il peut même y en avoir certaines que vous pourriez ignorer. Mais ils viendront parfois avec une grande fréquence et peuvent être écrasants.

Le chef d'équipe doit être la personne ressource pour toutes les demandes ponctuelles afin que l'équipe reste concentrée sur ses tâches. Ensuite, le chef d'équipe peut hiérarchiser les demandes ad hoc et attribuer le travail au membre de l'équipe qui a la capacité de le prendre en charge.

3. Ayez un processus

Vous avez besoin d'un processus pour le travail planifié et vous en avez également besoin d'un pour les demandes ad hoc. Ce n'est pas parce qu'il s'agit d'une demande ponctuelle qu'elle ne peut pas figurer dans le système et être suivie. Assurez-vous que toutes les demandes ponctuelles sont transmises à l'outil de gestion du travail que vous utilisez.

Ces demandes doivent également être livrées dans l'outil, mais parfois ce ne sera pas le cas. Quoi qu'il en soit, quelle que soit leur origine, la demande ad hoc doit résider dans l'outil pour la rendre gérable.

4. Suivre les progrès

Sans outil pour suivre vos progrès, vous travaillez à l'aveugle. Vous devez gérer les demandes ad hoc, ce qui signifie connaître la charge de travail de votre équipe en temps réel afin de pouvoir attribuer la demande ad hoc, puis être en mesure de suivre leur progression sur le travail.

Par conséquent, vous souhaitez travailler avec un outil basé sur le cloud qui vous donne des données en direct afin que vous sachiez exactement où en sont la tâche et l'équipe maintenant et pas hier.

5. Allouer des ressources

Être capable de gérer des ressources ad hoc nécessite des outils de gestion des ressources qui vous permettent de réaffecter les ressources nécessaires pour faire le travail sans affecter les autres travaux déjà en cours.

Parfois, cela peut signifier demander à des membres supplémentaires de l'équipe de gérer les demandes ad hoc. Avoir les outils de gestion des ressources qui peuvent montrer l'allocation actuelle de votre équipe vous aidera mieux à vendre votre cas.

Comment ProjectManager aide avec les projets ad-hoc

ProjectManager est un outil de gestion du travail basé sur le cloud qui est suffisamment flexible pour gérer des projets ad hoc. Des notifications automatisées par e-mail et dans l'outil standardisent le processus de demande ad hoc, puis les équipes peuvent être affectées et collaborer en temps réel avec les responsables de la transparence et les parties prenantes nécessaires pour suivre leurs efforts.

Réception de nouvelles demandes sur les tableaux Kanban

Des demandes ad hoc peuvent être ajoutées aux tableaux kanban afin qu'elles puissent être intégrées dans le flux de travail plus large. Les responsables peuvent définir la priorité, ajouter des descriptions et attribuer la tâche aux membres de l'équipe. L'équipe peut alors gérer son backlog et planifier le sprint ensemble en commentant au niveau de la tâche. Pendant ce temps, le chef de projet a une transparence dans le processus et peut voir tout goulot d'étranglement à venir et réaffecter des ressources pour les résoudre.

Allouer efficacement les ressources

Afin de savoir qui dans l'équipe a la capacité de prendre en charge la demande ad hoc, ProjectManager dispose de fonctionnalités de gestion des ressources en temps réel, telles qu'un tableau de charge de travail. Le tableau de charge de travail est codé par couleur pour permettre de voir facilement qui a trop ou trop peu de tâches qui lui sont assignées. Le chef de projet peut alors équilibrer la charge de travail et effectuer des affectations plus perspicaces.

Générer des rapports d'avancement pour les parties prenantes

Les parties prenantes qui ont fait les demandes ponctuelles voudront savoir où en sont les travaux. C'est là qu'intervient la fonction de création de rapports de ProjectManager. Générez une variance, une feuille de temps et d'autres rapports en un seul clic. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez partager avec les parties prenantes, puis transmis au format PDF ou imprimés.

ProjectManager est conçu pour gérer tout type de projet, y compris les projets ad hoc, que votre équipe soit sous un même toit ou répartie. Avec les feuilles de temps sécurisées, vous connaissez toujours l'état du travail de votre équipe sur ses tâches, quel que soit l'emplacement ou le service de l'organisation. Avoir ce type de contrôle et de visibilité empêche les demandes ponctuelles de saper votre productivité.

ProjectManager est un logiciel primé qui organise le travail et connecte les équipes hybrides. Il a la flexibilité de gérer les demandes ad hoc et de vous permettre, ainsi qu'à votre équipe, de travailler de manière productive. Rejoignez les dizaines de milliers d'utilisateurs qui utilisent déjà notre logiciel dans des organisations allant de la NASA à Nestles et Siemens. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !