8 étapes pour une meilleure gestion des problèmes

Les problèmes arrivent. Et si vous voulez que votre projet soit un succès, vous devez avoir un plan en place pour répondre rapidement et efficacement à tout problème qui survient. Ces étapes font partie d'un processus de gestion des problèmes de meilleures pratiques et sont au cœur d'une bonne gestion de projet.

Qu'est-ce que la gestion des problèmes ?

Les problèmes sont tout ce qui survient au cours de votre projet et qui a un impact sur le plan. Les problèmes peuvent être des risques préalablement définis ou non. Ce que vous voulez éviter, c'est une forme d'amnésie du projet collectif où les problèmes surgissent et ne se résolvent jamais. (Les problèmes ont une drôle de façon de refaire surface lorsqu'ils ne sont pas résolus.)

La gestion des problèmes dans un projet commence par un plan qui définit les activités et les règles métier pour gérer et contrôler les problèmes qui surviennent au cours d'un projet.

Types de problèmes liés au projet

Bien sûr, la première chose que vous devez faire pour la gestion des problèmes est d'identifier les problèmes. Il peut y avoir de nombreux problèmes, dont certains relèvent de ces quatre catégories.

1. Problème majeur : un problème qui pourrait entraver la progression ou la réussite du projet et qui nécessite une attention immédiate.
2. Opportunité : tous les problèmes ne sont pas mauvais, certains peuvent offrir une opportunité imprévue.
3. Préoccupation : n'est pas un problème majeur, mais c'est quelque chose dont vous voulez rester conscient, car cela pourrait devenir quelque chose qui nécessite votre attention.
4. Situation : est une autre question qui pourrait être une préoccupation ou un problème majeur, mais qui se développe d'un point de vue situationnel.

Quelques exemples de ces problèmes sont des problèmes avec le personnel des fournisseurs, des défaillances techniques, des pénuries de matériel ou des retards et une promotion super réussie. Vous pouvez commencer à enregistrer vos problèmes avec notre modèle de suivi des problèmes gratuit.

Les modèles sont excellents, mais ils n'offrent pas les fonctionnalités de gestion des problèmes des logiciels de gestion de projet. ProjectManager dispose de plusieurs vues de projet qui permettent à tous les membres de l'équipe de travailler comme ils le souhaitent. Par exemple, il existe une vue de liste de tâches qui peut collecter les tâches d'un membre de l'équipe liées à un problème ou à plusieurs problèmes. Voir la priorité, le statut et plus encore. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui !

8 étapes pour une gestion cohérente des problèmes

Il y a tellement de choses à savoir sur la gestion des problèmes. C'est un sujet important et que chaque chef de projet devra traiter au cours de son projet.

Contrairement au risque, un problème n'est pas un problème potentiel. Un problème se produit ici et maintenant.

La gestion des problèmes n'est pas différente de la gestion d'un projet en ce sens qu'elle nécessite un processus et un plan pour mettre en œuvre la stratégie. Ces étapes vous aideront à disposer d'un cadre pour contrôler les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent dans votre projet.

1. Créer un registre

La seule façon de commencer est d'identifier les problèmes et de les rassembler dans un document afin que vous puissiez commencer à répondre et suivre les progrès dans leur résolution. Idéalement, créez un document collaboratif en ligne. De la même manière, vous pouvez gérer les risques ou les changements, vous souhaitez gérer les problèmes en les suivant dans un journal ou un registre. Sans processus ou outil pour signaler le problème, il sera perdu dans le désordre du projet. Vous devez signaler les problèmes et informer les autres afin que d'autres puissent confirmer si le problème persiste.

2. Signaler rapidement

Le timing est important. Si vous autorisez les rapports à retarder, vous perdez la possibilité de résoudre le problème avant qu'il ne devienne trop important pour être résolu ou qu'il ne nécessite autant de ressources qu'il ne fasse échouer le projet. La communication est essentielle et les canaux doivent être ouverts pour transmettre ces informations aux bonnes personnes le plus rapidement possible. Si vous signalez rapidement, vous feriez mieux de résoudre rapidement. S'asseoir sur un problème connu, c'est demander des ennuis.

3. Problèmes de journal

Assurez-vous que les gens savent qui peut consigner les problèmes et qu'ils le font. S'il n'y a pas quelqu'un qui enregistre le problème, alors vous allez avoir des problèmes qui passent entre les mailles du filet. Cela crée plus de fissures dans votre projet jusqu'à ce qu'il finisse par s'effondrer. Vous souhaitez conserver un enregistrement détaillé de ce processus. Il n'y a rien de trop petit. Cela peut vous sembler insignifiant, mais cela pourrait détenir la clé pour déverrouiller la solution au problème. De plus, un journal fournit un outil d'archivage pour une utilisation future.

4. Attribuer des actions

Mettez également un nom à côté de l'action, afin que la responsabilité soit clairement définie. Les problèmes ne sont résolus que lorsqu'il existe une propriété claire, une personne chargée d'identifier, de suivre et de résoudre le problème. Vous devez avoir une personne-ressource qui est chargée de tout ce qui concerne ce problème et qui ne s'en éloigne pas tant que le problème n'est pas résolu. La responsabilisation est essentielle dans la gestion des problèmes.

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5. Surveiller les progrès

Les gens suivent-ils leurs actions ? Validez le statut régulièrement. Le statut de la question est une distinction cruciale. Si le problème a été résolu mais que les ressources y travaillent encore inutilement, c'est un autre problème. Avertissez tout le monde fréquemment. Pour éviter d'affecter des ressources inutiles à un problème, vous souhaitez une transparence totale. Tout le monde doit connaître l'état du problème pour travailler plus efficacement. Les tableaux de bord du projet peuvent tenir tout le monde au courant de l'état du problème.

6. Évaluer l'impact

Définissez l'échelle d'escalade et assurez-vous que les mesures prises sont mesurées. Mais escaladez de manière appropriée. Vous ne voulez pas jeter toutes vos ressources là où seules certaines sont nécessaires. Cela dit, vous ne voulez pas non plus créer d'obstacles inutiles pour bloquer une récupération rapide.

7. Approuver la résolution

Assurez-vous que les problèmes sont revérifiés après avoir été marqués comme résolus. Bien qu'il y ait un propriétaire du problème, il doit y avoir quelqu'un qui gère le processus, afin qu'il puisse vérifier le travail et s'assurer qu'il s'aligne sur le projet global et les objectifs stratégiques de l'organisation. Ce n'est qu'une fois que tous ces canards sont alignés que le problème peut être clos.

8. Fermez-le

C'est alors que nous arrivons à notre dernière étape. Fermeture du problème. Retirez les problèmes résolus de la liste. Ça fait du bien, n'est-ce pas ?

Modèles gratuits pour aider à la gestion des problèmes

La gestion des problèmes est difficile sans un logiciel de gestion de projet pour connecter les équipes en temps réel et aider les responsables à suivre ces problèmes à mesure qu'ils s'efforcent de les résoudre. Mais si vous n'êtes pas prêt à investir dans ces outils, il existe d'autres moyens de gérer le processus de gestion des problèmes. ProjectManager propose des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits qui peuvent vous aider. En voici quelques-uns.

Modèle de suivi des problèmes

Notre modèle gratuit de suivi des problèmes pour Excel contient tout ce dont vous avez besoin pour capturer, suivre et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils apparaissent dans votre projet. Il y a des colonnes pour décrire le problème et ensuite noter son impact potentiel sur le projet. Un menu déroulant vous permet de définir la priorité, afin que vous sachiez sur quoi travailler en premier. Le propriétaire du problème, les dates et le statut sont également collectés sur le modèle.

Modèle de tableau de bord de projet

Une fois que vous avez ce modèle de suivi des problèmes, vous voudrez le compléter avec notre modèle de tableau de bord de projet gratuit pour Excel. Bien qu'il ne se mette pas à jour en temps réel comme sur notre logiciel, vous pouvez l'utiliser pour suivre les progrès et les performances de votre équipe pendant qu'elle travaille à la résolution des problèmes du projet.

Modèle de rapport sur l'état du projet

Vous avez vos problèmes dans des modèles qui peuvent vous aider à suivre les progrès, mais vous devrez également rendre compte de ces progrès à vos parties prenantes. C'est là que notre modèle de rapport d'état de projet gratuit pour Excel est utile. Il y a un espace pour les données dont vous avez besoin pour tenir les parties prenantes à jour ici, des faits saillants du projet clé aux éléments d'action qui nécessitent une attention immédiate.

3 choses à éviter dans votre processus de gestion des problèmes

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour aider votre processus de gestion des problèmes. Tout aussi importantes sont les choses que vous devez éviter. Lorsque vous travaillez sur la gestion des problèmes, assurez-vous de ne pas tomber dans ces mauvaises pratiques.

1. Ne pas utiliser un journal des problèmes : vous pouvez avoir l'impression qu'un journal des problèmes n'est qu'un document inutile de plus. Lorsque des problèmes surviennent, résolvez-les simplement. Mais un journal des problèmes est un endroit où les équipes peuvent identifier les problèmes, les responsables peuvent analyser, suivre et enregistrer leur résolution pour référence future.
2. Ne pas identifier le type de problème : connaître le type de problème auquel vous êtes confronté vous aide à suivre et à affecter les bons membres de l'équipe. Il existe des différences entre les questions techniques, de processus métier et de ressources et elles nécessitent des approches différentes.
3. Ne pas noter l'état du problème : encore une fois, cela peut sembler une perte de temps, mais connaître l'état d'un problème (ouvert, enquête, mise en œuvre, escaladé ou résolu) est essentiel lors du suivi des problèmes tout au long de votre projet.

Chef de projet et gestion des problèmes

Les problèmes sont inévitables. Ils font partie de la gestion de tout projet. C'est pourquoi ProjectManager, un logiciel de gestion de projet et de travail basé sur le cloud, dispose d'outils simples de gestion des problèmes qui suivent les problèmes en temps réel.

Tableaux Kanban pour les workflows de gestion des problèmes

Obtenez de la transparence dans le processus de votre équipe lorsqu'elle identifie et résout les problèmes de projet avec les tableaux Kanban. Plusieurs vues de projet signifient que les responsables peuvent planifier avec des diagrammes de Gantt tandis que les équipes travaillent avec des tableaux kanban qui leur permettent de gérer leur backlog et de planifier des sprints en collaboration. Les responsables peuvent personnaliser le flux de travail pour automatiser les approbations de tâches et superviser leur travail pour réaffecter les ressources selon les besoins afin d'éviter les goulots d'étranglement.

Tableaux de bord en temps réel pour le suivi des problèmes

Une surveillance supplémentaire est fournie avec des tableaux de bord en temps réel qui ne nécessitent aucune configuration. Le tableau de bord en direct capture automatiquement les données du projet, calcule les chiffres et affiche le temps, le coût et d'autres mesures sur des graphiques et des tableaux colorés.

Rapports pour affiner votre processus de gestion des problèmes

Les rapports en un clic vous permettent de suivre les progrès et fournissent des données détaillées pour présenter la résolution des problèmes aux parties prenantes. Tous les rapports, des rapports d'état aux feuilles de temps, peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez voir. Partagez avec les parties prenantes sous forme de PDF ou d'impression.

Lorsque vous mettez tout cela ensemble, ProjectManager est le logiciel idéal pour gérer les problèmes de projet. Commencez gratuitement dès aujourd'hui !

Si vous souhaitez en savoir plus sur les problèmes liés au projet, regardez le didacticiel vidéo ci-dessous.

Regarder une vidéo sur la gestion des problèmes de projet

Si vous êtes plutôt un apprenant visuel, ProjectManager vous couvre. Nous avons des centaines de vidéos de formation sur notre site et encore plus d'articles de blog qui se concentrent sur tous les aspects de la gestion de projet. Dans ce didacticiel vidéo, Jennifer Bridges, PMP, vous explique les bases de la gestion des problèmes de projet.

Voici une capture d'écran pour votre référence.

Bonne chance dans vos projets !

Conseil de pro : un problème peut être un risque qui s'est concrétisé dans votre projet, il est donc logique de revoir la façon de gérer les risques du projet. Il existe un processus de gestion des risques qui peut également aider à gérer les problèmes.