Gestion des tâches récurrentes dans la gestion de projet

C'est arrivé à nous tous. Manquer une réunion ou une tâche importante qui revient chaque semaine ou chaque mois. Une fois que nous sommes plongés dans notre travail, il peut être difficile de se souvenir des tâches récurrentes. Dans la gestion de projet, ignorer les tâches récurrentes peut rapidement faire déraper un projet ou un membre de l'équipe peut manquer une mise à jour importante.

Avoir des tâches récurrentes dans le cadre d'un logiciel de gestion de projet est essentiel. Si vous ne le croyez pas, laissez-nous vous convaincre. Tout d'abord, clarifions ce qu'est une tâche récurrente et incluons quelques exemples courants. Ensuite, nous discuterons de la façon dont vous pouvez planifier des tâches récurrentes dans ProjectManager afin que vous n'ayez plus jamais à vous soucier d'en manquer une.

Que sont les tâches récurrentes ?

Une tâche récurrente est un travail qui se produit régulièrement. Dans un logiciel de gestion de projet, une tâche récurrente est une tâche qui peut être configurée pour alerter un utilisateur qu'elle est due chaque jour, semaine, mois ou quelle que soit la fréquence de son occurrence.

L'utilisation de tâches récurrentes permet de rationaliser les processus. Cela évite aux équipes d'avoir à utiliser d'autres outils tels que des calendriers en ligne ou des listes de tâches physiques pour garder ces tâches à l'esprit. Plus d'espace mental peut être utilisé pour faire le travail plutôt que d'être distrait ou de manquer des tâches importantes qui se reproduisent.

Plus un logiciel de gestion de projet peut automatiser les processus, moins un membre de l'équipe est éloigné de son travail. Bien que les calendriers en ligne ou les smartphones soient utiles, devoir quitter votre outil signifie interrompre votre travail et vous ralentir.

ProjectManager vous offre de nombreuses options pour la gestion des tâches telles que les flux de travail personnalisés sur les tableaux kanban et l'automatisation. Par exemple, notre fonctionnalité de tâches récurrentes permet aux utilisateurs de créer et de modifier une série de tâches répétitives et cela fonctionne dans toutes nos vues de projet. Cela signifie que vous pouvez travailler sur l'outil de votre choix et recevoir des alertes automatisées qui vous informent des tâches récurrentes à venir. Plus de solutions de contournement telles que la création de tâches uniques pour vous rappeler tout au long du projet. Les projets récurrents permettent de gagner du temps et de maintenir la productivité des équipes. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Exemples de tâches récurrentes

Même si elles peuvent sembler mineures, les tâches récurrentes sont importantes dans la gestion de projet. Illustrer la variété et la fréquence des tâches récurrentes peut s'avérer utile pour comprendre à quel point elles sont essentielles à la gestion des tâches. Regardons quelques exemples de tâches récurrentes.

Réunions

L'exemple le plus évident d'une tâche récurrente est une réunion. Vous avez probablement des réunions quotidiennes ou au moins hebdomadaires avec votre équipe. Ensuite, il y a des réunions à l'échelle de l'entreprise, des réunions interservices pour encourager la collaboration, etc.

Mais les rencontres sont importantes. Oui, ils peuvent avoir l'impression de manquer de temps, mais avec un ordre du jour approprié, ce sont d'excellents véhicules pour fournir des informations pertinentes sur le projet. Même une réunion manquée peut avoir un impact négatif sur le projet. Mais si vous êtes trop occupé à travailler, il est facile de manquer une réunion. C'est là qu'une tâche récurrente peut vous aider à vous rappeler vos réunions de projet.

Rapports

Bien sûr, les réunions d'équipe ou d'entreprise ne sont qu'un type de tâche récurrente. Les chefs de projet ont des rapports d'état qu'ils effectuent généralement sur une base hebdomadaire. Ceux-ci tiennent le chef de projet au courant des progrès et des performances de son équipe ou informent les parties prenantes, les deux étant extrêmement importants.

Sans suivi de votre projet, il est susceptible de prendre du retard ou de dépasser son budget, ce qui pourrait entraîner des dépenses excessives ou pire. Les parties prenantes doivent également rester informées pour gérer leurs attentes et s'assurer que le projet avance comme prévu.

D'autres exemples de tâches récurrentes pourraient être d'autres types de réunions, que ce soit avec des cadres ou des clients. Il existe également d'autres rapports, en dehors des rapports d'état. Les rapports de projet doivent être planifiés en tant que tâches récurrentes pour s'assurer qu'aucune de ces échéances ne passe inaperçue.

Comment planifier des tâches récurrentes avec ProjectManager

ProjectManager a des tâches récurrentes dans le cadre de ses fonctionnalités de gestion des tâches plus larges et évite aux utilisateurs d'avoir à créer chaque tâche individuellement. L'utilisation de notre fonctionnalité de tâches récurrentes vous permet de créer une tâche et de définir sa fréquence en fonction de vos besoins.

Lorsque vous ouvrez une carte de tâche, vous pouvez ajouter une description, personnaliser les balises, les dates d'échéance, la priorité, ajouter des pièces jointes et des commentaires. Toute tâche sur notre logiciel peut être transformée en tâche récurrente. Tout ce que vous avez à faire est de mettre à jour les paramètres de récurrence dans la fiche de tâche située entre la date d'échéance et la priorité de la tâche.

Pour définir quand il se reproduit, cliquez sur récurrence pour créer une fenêtre contextuelle. La valeur par défaut est définie sur aucune récurrence et un menu déroulant vous permet de choisir si elle se reproduit quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou pendant des années. Remarque : vous pouvez répéter la tâche les jours ouvrés et les jours de semaine.

Ensuite, puisqu'il s'agit d'un projet, il y aura une date de fin. Sous "se termine", vous pouvez cliquer sur le bouton pour afficher l'icône du calendrier et choisir la date à laquelle vous souhaitez que la tâche récurrente se termine. Ou vous pouvez choisir le bouton après et programmer un nombre spécifique de tâches ou d'occurrences pour les tâches récurrentes après quoi il se termine. Une fois que vous cliquez sur enregistrer, vous avez terminé.

Vous pouvez modifier la tâche récurrente comme vous le feriez pour n'importe quelle tâche sur l'outil. Mettez à jour une tâche et ces modifications se répercutent sur toutes les tâches récurrentes. Vous pouvez également appliquer la modification à cette tâche individuelle.

La tâche récurrente s'affiche dans toutes les vues du projet. Notre logiciel a plusieurs vues de projet car nous comprenons que ce dont un chef de projet peut avoir besoin pour planifier un projet n'est pas le même outil que l'équipe de projet utilise pour exécuter ce plan. Vous trouverez ci-dessous les fonctionnalités dans lesquelles il peut y avoir des tâches récurrentes.

Tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont un excellent outil pour visualiser le flux de travail d'un projet. Ils ont des cartes qui représentent des tâches qui se déplacent de colonne en colonne à mesure que cette tâche passe d'une étape de production à la suivante. L'outil peut être personnalisé afin que chaque titre de colonne corresponde à votre cycle de projet.

Listes de tâches

Un autre outil que les équipes de projet privilégient est la liste des tâches. C'est plus qu'une simple liste de tâches, mais une collection de votre travail qui montre la priorité de la tâche, ses dates d'échéance, qui est affecté, son statut et le pourcentage d'achèvement.

Calendriers de projet

La vue calendrier du projet est le projet visualisé sous la forme d'un calendrier classique. Il affiche le mois, les dates, la charge de travail et les projets. Vous pouvez afficher le calendrier pour afficher la date d'échéance et la durée ou la tâche et le destinataire. C'est un bon aperçu des dates importantes et une vue populaire pour les parties prenantes qui n'ont aucun intérêt à se perdre dans les mauvaises herbes.

Les diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont l'un des outils de gestion de projet les plus populaires. Ils organisent vos tâches, relient les dépendances et peuvent indiquer les jalons du projet. Ils sont un outil essentiel de planification et d'ordonnancement. Ce qui rend nos diagrammes de Gantt uniques, c'est que vous pouvez filtrer le chemin critique et définir une ligne de base. Une fois que vous avez défini la ligne de base, vous pouvez suivre votre effort planifié par rapport à votre effort réel en temps réel pour vous aider à respecter le calendrier.

Feuilles de temps

Les feuilles de temps sont des documents sécurisés qui ajoutent des tâches de plusieurs projets et sont remplies automatiquement selon les besoins. Une fois soumises, elles sont verrouillées et remises à la personne habilitée à les approuver. Étant donné que les feuilles de temps sont généralement soumises chaque semaine, le fait d'avoir une tâche récurrente aide le membre de l'équipe à le faire à temps et le responsable les examine rapidement.

Modèles de gestion des tâches

Les tâches récurrentes sont un élément essentiel de la gestion du temps et une fonctionnalité utile de notre logiciel. Mais si vous n'êtes pas prêt à passer à un logiciel de gestion de projet, nous proposons des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits. Puisque nous parlons de gestion des tâches, voici quelques-uns des modèles de gestion des tâches gratuits que vous pouvez télécharger maintenant.

Modèle de structure de répartition du travail

Avant de pouvoir gérer vos tâches, vous devez savoir ce qu'elles sont. Une structure de répartition du travail (WBS) est un diagramme arborescent hiérarchique qui vous aide à identifier les livrables du projet et les tâches nécessaires pour les réaliser. Téléchargez notre modèle gratuit de structure de répartition du travail pour Excel et assurez-vous de ne manquer aucun livrable clé lors de la planification de vos tâches.

Modèle de diagramme de Gantt

Comme indiqué, les diagrammes de Gantt sont des outils de gestion de tâches populaires. Ils répertorient toutes vos tâches, puis les affichent sur une chronologie. Vous pouvez voir l'ensemble du projet en un seul endroit, ce qui vous aide à mieux gérer les ressources. Utilisez le modèle de diagramme de Gantt gratuit pour Excel pour suivre visuellement les tâches de votre projet.

Modèle de suivi des tâches du projet

Avoir des tâches récurrentes est important, mais la possibilité de suivre vos tâches pour voir si vous êtes dans les délais l'est tout autant. L'utilisation de notre modèle de suivi des tâches de projet gratuit pour Excel vous permet de répertorier vos tâches, les dates d'échéance, la priorité et, surtout, le statut. De cette façon, vous pouvez voir en un coup d'œil quelles tâches sont à l'heure.

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En plus d'avoir un logiciel en ligne et des modèles téléchargeables gratuits pour Excel et Word, ProjectManager est un hub en ligne pour tout ce qui concerne la gestion de projet. Nous publions des blogs hebdomadaires et avons des tutoriels vidéo, des guides et des livres blancs. Voici un échantillon de notre contenu gratuit lié à la gestion des tâches.

• Le guide ultime de la gestion des tâches
• Le guide ultime des listes de tâches
• 4 choses dont chaque outil de gestion des tâches a besoin

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à planifier, gérer et suivre votre travail. Utilisez les tâches récurrentes, l'automatisation et d'autres fonctionnalités de gestion des tâches pour maintenir la productivité de vos équipes et la ponctualité de vos projets. Les outils de gestion des risques vous aident à gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et la gestion des ressources maintient l'équilibre de la charge de travail de votre équipe. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.