Structure organisationnelle matricielle - Un guide rapide

Si vous devez gérer plusieurs projets, il est recommandé de mettre en place une structure organisationnelle matricielle . Les projets comportent de nombreuses activités, de la planification des ressources à la gestion des tâches et tout ce qui se trouve entre les deux. Par conséquent, cette structure organisationnelle ne doit pas être rigide, mais flexible et efficace.

Chaque organisation est structurée d'une manière ou d'une autre, et cette structure est déterminée par ses objectifs commerciaux et ses objectifs de projet. La façon dont vous structurez les domaines fonctionnels d'une organisation va offrir une norme pour les procédures et les routines d'exploitation. Il déterminera également ce que font les membres de votre équipe et quels outils de gestion de projet sont les meilleurs pour le travail à accomplir.

Les structures organisationnelles matricielles sont souvent utilisées dans la gestion de projet car elles concernent à la fois le produit du projet et la fonction de la direction qui le produit. Examinons de plus près ce type de structure organisationnelle pour déterminer ses avantages et ses inconvénients en gestion de projet.

Qu'est-ce qu'une structure organisationnelle matricielle ?

Une structure organisationnelle matricielle est une combinaison de deux ou plusieurs types de structure organisationnelle. L'organisation matricielle est la structure unissant ces autres structures organisationnelles pour leur donner un équilibre.

Habituellement, il existe deux chaînes de commandement, où les membres de l'équipe de projet ont deux patrons ou gestionnaires, un gestionnaire fonctionnel et un gestionnaire de projet. Ces rôles sont fluides et non figés, car la structure hiérarchique entre ces deux types de managers n'est pas définie sur le plan organisationnel.

Cette matrice à deux patrons utilisera le meilleur des organigrammes et des styles de gestion pour renforcer les forces et compenser les faiblesses. De cette façon, si une organisation travaille sur la production de deux produits ou services en même temps, elle peut organiser les deux et utiliser cette dualité à son avantage grâce à la structure organisationnelle matricielle.

La gestion de plusieurs projets nécessite un logiciel de gestion de projet robuste. ProjectManager a une section de présentation qui comprend des feuilles de route de portefeuille. Cette vue de diagramme de Gantt vous permet de voir tous les projets de votre portefeuille sur une seule page pour mieux élaborer une stratégie de planification des ressources. Soyez mieux organisé dès aujourd'hui en essayant gratuitement notre outil.

Comment fonctionne une structure organisationnelle matricielle ?

Une structure matricielle ne se limite pas à superposer un organigramme sur un autre. L'utilisation d'organisations matricielles nécessite une planification minutieuse et des outils de collaboration d'équipe.

Les structures matricielles fonctionnent en favorisant la collaboration entre les équipes et la planification des ressources partagées entre les projets. En termes simples, une structure d'organisation matricielle réorganise les entreprises pour maximiser leur productivité et utilise deux chaînes de commandement pour les rendre plus dynamiques.

Avantages et inconvénients d'une structure organisationnelle matricielle

Une structure organisationnelle matricielle n'est pas une solution unique. Il y a des avantages et des inconvénients qui doivent être compris pour savoir si c'est le bon pour l'organisation. De plus, il existe trois types de structures matricielles que vous devez connaître avant de prendre une décision. Mais avant d'en savoir plus sur ces types, voici les principaux avantages et inconvénients de l'utilisation d'une structure matricielle.

Avantages

Une structure organisationnelle matricielle peut profiter à votre entreprise parce que :

• Il permet le partage des ressources qualifiées entre les unités fonctionnelles et les projets, ce qui facilite la planification des ressources.
• Il favorise de meilleures communications interfonctionnelles, ce qui améliore la collaboration d'équipe et crée une organisation plus dynamique.
• Il aide les organisations à atteindre leurs objectifs plus rapidement, grâce à une utilisation accrue des ressources matérielles et humaines.
• Cette structure est idéale pour les employés qui cherchent à élargir leur expérience et leurs compétences. Il les place dans un environnement qui facilite l'apprentissage et leur donne la possibilité de se développer professionnellement.

Les inconvénients

Comme d'habitude, il y a aussi quelques inconvénients associés à l'utilisation de structures organisationnelles matricielles :

• Il peut y avoir une certaine confusion sur la structure hiérarchique de l'organisation lorsqu'un membre de l'équipe est soumis à deux managers, et il peut être difficile d'atteindre un équilibre des pouvoirs entre eux. Cela peut également créer des conflits inutiles.
• Les ressources limitées peuvent devenir un problème si les responsables ne communiquent pas pendant le processus de planification des ressources.
• Il y a beaucoup de managers dans un organigramme matriciel, ce qui n'est pas du goût de tout le monde. Et avoir plus de personnes à des postes de direction affecte les coûts de l'entreprise.
• Les membres de l'équipe peuvent ressentir la pression de travailler dans une structure organisationnelle matricielle, dans la mesure où leur charge de travail peut être lourde.

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à mieux travailler ensemble en donnant de la transparence à votre structure organisationnelle matricielle. ProjectManager dispose de tableaux Kanban, de calendriers de gestion de projet et de diagrammes de Gantt qui montrent aux responsables le flux de travail de leur équipe sans les gêner. Ils peuvent voir où il y aura des blocages potentiels dans la production et ainsi allouer des ressources pour garder les canaux ouverts. D'autres fonctionnalités de gestion des ressources, telles qu'un tableau de charge de travail, maintiennent l'équilibre des tâches de l'équipe.

Types de structures organisationnelles matricielles

La principale différence entre ces types de structure matricielle est le rapport de force entre le responsable fonctionnel et le chef de projet. Voyons comment ils diffèrent.

Organisation matricielle faible

Dans une organisation matricielle faible, le responsable fonctionnel supervise tous les domaines de gestion de projet et est la plus haute autorité dans le processus de prise de décision tout au long du projet. Le chef de projet, quant à lui, a une autorité beaucoup plus faible et doit répondre au responsable fonctionnel.

Organisation matricielle équilibrée

Dans ce type de structure matricielle, le chef de projet a plus d'autorité que dans une organisation matricielle faible. Le responsable fonctionnel agit toujours en tant qu'autorité de gestion principale dans le processus de prise de décision.

Organisation matricielle solide

Dans une organisation matricielle forte, le chef de projet a un pouvoir égal ou supérieur à celui du responsable fonctionnel. Le chef de projet contrôle la planification des ressources et la gestion des tâches.

ProjectManager peut vous aider à exécuter une structure organisationnelle matricielle

Compte tenu de la complexité d'une structure organisationnelle matricielle, il est essentiel de disposer des bons outils de gestion de projet pour s'assurer que les membres de l'équipe reçoivent leurs tâches de manière claire et ordonnée. Deux patrons peuvent créer une confusion, il est donc essentiel que toutes les communications du projet soient hébergées dans un seul logiciel.

ProjectManager dispose d'une section "Mon travail" qui permet aux membres de l'équipe de voir toutes leurs tâches en un seul endroit, qu'un responsable de projet ou fonctionnel leur ait été assigné. Cela leur permet de gérer leur flux de travail plus efficacement, en marquant leur progression et en ajoutant des commentaires en cours de route pour les responsables. Ils peuvent également travailler sur des tâches par projets s'ils veulent rester dans un état d'esprit avant de passer à un autre projet.

Pour les chefs de projet et les responsables fonctionnels, les outils de création de rapports de ProjectManager peuvent être tout simplement essentiels. Avec un tableau de bord de projet en temps réel et des fonctionnalités de reporting avancées, la direction peut toujours se tenir au courant de ce qui se passe. Avec ProjectManager, vous pouvez créer un rapport de projet en un seul clic. Nos rapports incluent des rapports d'état, des rapports de tâches, des rapports d'écart, des rapports de disponibilité et plus encore. Il s'agit d'un logiciel de gestion de projet complet qui convient à tous les membres de l'organisation.

Lorsque vous traitez plusieurs projets, une structure organisationnelle matricielle peut vous donner un avantage, mais seulement si vous et votre équipe êtes équipés d'outils puissants. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud conçu pour gérer des projets de toutes tailles et de tous niveaux de complexité. Ses données en temps réel tiennent les responsables informés et offrent aux équipes de projet une plateforme collaborative. Essayez-le aujourd'hui avec cet essai gratuit de 30 jours.