Conseils et modèles d'agenda de réunion pour des appels clients productifs en marketing numérique

Vous êtes-vous retrouvé à brouiller les pistes lors d'un rendez-vous client ? Vous faites face à une question de performance inattendue ou à une nouvelle promotion que le client a lancée dans votre équipe à la dernière minute ? Ou peut-être participer à un jeu à l'ancienne de maladresse de ligne de conférence ? Les réunions doivent être productives et faire avancer votre équipe ensemble. Les réunions ne doivent jamais être épuisantes ou distrayantes et les bons sujets PPC doivent être discutés pour faire avancer votre relation vers un objectif commun.

Le fondement d'une bonne réunion est un ordre du jour bien préparé qui est envoyé bien avant l'appel - idéalement, la veille de la réunion afin que toutes les parties aient un moment pour revoir ou ajouter leurs propres points de discussion suggérés. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur l'élaboration d'un ordre du jour de réunion de marketing numérique exploitable avec 2 modèles que vous pouvez utiliser pour vos propres réunions futures.

Pourquoi les ordres du jour sont-ils si essentiels au succès d'une réunion ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles :

1) Les ordres du jour définissent les attentes quant à la façon dont le temps sera passé, qui participera et quels sujets seront abordés.

2) Les agendas réduisent les distractions et éliminent les conversations dérivées et « piste de lapin »

3) Un agenda bien construit permet à votre client de se faire entendre

4) Les agendas peuvent servir d'historique du travail effectué dans le compte

• Si vous envoyez vos agendas via un logiciel d'automatisation des flux de travail comme Basecamp ou Asana, tant mieux ! Vous aurez un journal de bord de tous les sujets discutés et des décisions prises. L'envoi d'agendas par courrier électronique est bien, mais cela rend difficile le suivi des conversations passées.

5) Les ordres du jour permettent à toutes les parties de quitter leurs réunions pleines de confiance et assurées des prochaines étapes à suivre et des actions nécessaires.

Cela dit, qu'est-ce qu'un bon agenda ? Hanapin exige que toutes les réunions clients aient quelques éléments clés spécifiques aux besoins des spécialistes du marketing numérique :

1. Éliminez d'abord l'entretien ménager

Les articles d'entretien ménager peuvent inclure :

• Définissez une durée de réunion spécifique à l'avance, au cas où vous auriez un arrêt difficile et que vous deviez limiter la durée de la réunion
• Discutez des absences des membres de l'équipe, des ajouts, des vacances à venir qui pourraient interrompre le flux de travail, etc.
• Si les heures de réunion futures doivent être ajustées, des QBR planifiés ou des équipes supplémentaires doivent être mises en boucle sur des types de réunions spécifiques tels qu'un examen créatif, un audit des publicités Facebook, une base de contact avec les ventes concernant les contrats, etc. - Apportez ces modifications et envoyez le calendrier invite alors que toutes les parties sont encore en communication, si possible ! La coordination des invitations aux réunions est difficile et prend du temps par e-mail, alors profitez d'une conversation en temps réel pour vous débarrasser de la préparation des futures réunions.

2. Évitez les surprises : donnez au client un message « quoi de neuf ? » puce

• Cette puce de l'ordre du jour peut être aussi simple que : « Mises à jour de l'entreprise cliente / de l'industrie »
• Faites un suivi verbal avec le client pour voir s'il y a quelque chose qui le préoccupe ces derniers temps. Ont-ils de nouvelles promotions à venir? Leur équipe de contenu déploie-t-elle un nouveau projet ? Des vidéos sont-elles produites ? Des conversations budgétaires ont-elles lieu en interne ? Donnez au client le temps de parler de ce qui se passe dans son industrie. Cette étape est vitale pour les agences qui peuvent parfois se sentir déconnectées de l'industrie de leur client. En tant que partenaire de confiance, vous devez en savoir exactement autant que le client sur l'actualité de son secteur. Cela affectera toujours votre stratégie marketing !

3. Inclure des projections budgétaires mensuelles ou trimestrielles

• Touchez la base sur la façon dont les budgets sont projetés.
• Cela évite toute conversation désagréable sur la route à propos de l'allocation budgétaire. Cela peut également alimenter la conversation sur les performances si vous voyez certaines opportunités de mieux dépenser votre budget pour des campagnes ou des canaux KPI rockstar.

4. Gardez la section des mises à jour des performances simple et élaborée par le biais de conversations ou de rapports / captures d'écran avec liens hypertexte

Stratégies, audiences, ciblages, campagnes… les mises à jour des performances peuvent vite devenir trop compliquées. Dans un agenda percutant, les mises à jour de performances peuvent être décomposées en 3 parties :

1) Qu'est-ce qui fonctionne bien :

• Y a-t-il des tests qui atteignent ou dépassent les KPI des objectifs ?
• Venez à la réunion avec une recommandation sur la façon de tirer parti des gains clés, que ce soit en modifiant les budgets, en élargissant le ciblage dans le sens d'une croissance positive ou en élargissant un test mineur.

2) Qu'est-ce qui fonctionne mal :

• Qu'est-ce qui cause le retard dans les performances ?
• Que pouvons-nous faire sur ces points sensibles et quel est l'ETA sur ces actions ?

3) Prochaines étapes :

• Actions à entreprendre avec des détails sur qui les fera
• Chaque action doit toujours être liée à une date - une date limite à laquelle le client peut s'attendre à ce que le travail soit terminé, ou une date à laquelle votre équipe peut s'attendre à des commentaires ou des actifs du client. N'oubliez pas que les ETA ne sont pas que pour vous ! Ils doivent être appliqués à chaque projet, quel que soit le responsable de l'élan vers l'avant.

5. Quelques conseils judicieux pour les spécialistes du marketing numérique :

• Incluez les détails de la conférence, tels qu'un lien de partage d'écran, un numéro de téléphone et un code PIN, afin que le client n'ait pas besoin de parcourir l'invitation du calendrier pour obtenir ces informations.
• Personne n'aime un agenda volumineux !
  • Au lieu de coller des paragraphes d'informations sur un audit ou un projet récent avec des pièces jointes volumineuses, référencez d'autres e-mails sur le projet ou utilisez des hyperliens dans l'ordre du jour afin que toutes les parties puissent facilement accéder aux fils de discussion du projet dans Basecamp ou Asana, les documents Google et les feuilles, etc. Cela gardera les agendas sans encombrement et précis.
• Assurez-vous que la date de la réunion est incluse dans l'objet de l'e-mail ou du message
  • Cela rend beaucoup plus facile de revenir sur les anciens agendas lorsque vous êtes intéressé par certains moments historiques de votre relation agence-client.
  • Cela vaut également pour les rapports ou les documents d'audit - indiquez quand le rapport a été terminé et la période de temps des données qui ont été extraites pour l'examen.
• Utilisez le langage « nous » au lieu de « Je vous ferai parvenir ce rapport d'ici vendredi ». Si d'autres membres de l'équipe s'engagent à travailler sur le compte, cela reconnaît leur participation et inspire confiance à l'équipe. Après tout, l'agence est une équipe et la relation agence-client l'est aussi ! Personne ne travaille seul ici. Il en va de même pour appeler des membres spécifiques de l'équipe, à moins que vous ne souhaitiez préparer le client à recevoir un e-mail d'un membre spécifique de l'équipe.

Modèles d'ordre du jour de réunion :

Exemple 1 : version abrégée

Bonjour, Veuillez trouver ci-joint le rapport de performance hebdomadaire. [La feuille de route de 90 jours et le document d'état se trouvent sur ce lien hypertexte.]

Nous avons hâte de vous parler demain à 15 h 30 HNE.

Programme de la réunion

• Mises à jour de l'entreprise / de l'industrie
• Rythme budgétaire
• Mises à jour des performances :
  • Meilleures performances de Google Ads/points problématiques et prochaines étapes
  • Annonces Facebook les plus performantes / points chauds et prochaines étapes
• Éléments d'action:
  • Extensions d'annonces (date ETA)
  • X Révision (date ETA)
  • Lancement de la promotion (date ETA)

Exemple 2 : version détaillée

Objet : X Ordre du jour de la réunion sur le marketing numérique du nom du client / de l'agence - 13 novembre 2019

Bonjour Nom du client et équipe,

Vous trouverez ci-dessous le lien vers le document de statut et l'ordre du jour de notre réunion de demain à 11 h HNE. S'il vous plaît laissez-nous savoir si vous souhaitez ajouter des points supplémentaires à notre discussion. Nous attendons avec impatience notre appel demain! Informations sur la conférence : Google Hangout Link pour le partage d'écran
Téléphone : XXX-XXX-XXXX
NIP : ?XXXXXXXX# [Lien du document d'état]

Ordre du jour de la réunion du 13 novembre 2019 :

1. Ménage

• L'audit de l'affichage Google est terminé : prenez rendez-vous pour l'examiner.
• Note : Nous n'aurons pas notre réunion la semaine de Thanksgiving (27 novembre)

2. Entreprise cliente / Mises à jour de l'industrie

3. Du 1er au 12 novembre MTD Budget Pacing & Performance Overview

• Recherche Google : X $ | X Conversions | CPA : X $ – En cours d'exécution sur l'objectif de rythme budgétaire idéal (nous augmentons les dépenses de campagne X pour combler l'écart en raison d'un CPL de haute qualité et faible.)
  • Recherche de marque : $X | X Conversions | CPA : X $
  • Recherche sans marque : X $ | X Conversions | CPA : X $
• Affichage Google : X $ | X Conversions | CPA : X $ – % d'exécution au-dessus du rythme budgétaire idéal
• Publicités Facebook/Instagram : X $ | X Conversions | CPA : X $ – % d'exécution sous un rythme budgétaire idéal

4. Examiner les performances hebdomadaires

[Lien vers le rapport hebdomadaire]

• Des grandes performances:
  • Brèves notes sur la performance – ce qui fonctionne bien, comment tirer parti de ces opportunités.
• Point sensible:
  • Ce qui ne fonctionne pas et ce que nous pouvons faire pour nous améliorer. [Lien hypertexte vers le rapport où nous avons enquêté sur les mauvais interprètes - pour partager un écran et discuter pendant la réunion.]

5. Prochaines étapes - Éléments d'action et ETA

• Client:
  • Nous attendons l'examen et l'approbation de X avant de lancer la campagne Y. ETA : 15 novembre
• Agence:
  • Terminé récemment : coupes sans marque terminées les 11 et 12 novembre
  • X groupes d'annonces seront lancés le lundi 18 novembre
  • Création d'une nouvelle feuille de rythme budgétaire – ETA : 18 novembre.
  • Amélioration/expansion de Google Local Ads – 25 novembre
  • L'examen des requêtes de recherche sera terminé le 27 novembre

Vous découvrirez naturellement en apprenant à connaître votre client quel type d'agenda il préfère – s'il a besoin de beaucoup de détails ou juste d'un bref aperçu de la discussion. Assurez-vous que les choses restent simples, exploitables et prévisibles. Les ordres du jour ne devraient jamais prendre beaucoup de temps, mais ils fonctionnent bien pour orienter la conversation et définir les priorités de travail lorsque vous établissez une relation de marketing numérique avec vos clients en tant qu'agence de confiance.

N'oubliez pas non plus d'envoyer un bref suivi de réunion avec les prochaines étapes après vos réunions ! Cela peut être aussi simple que d'informer le client que vous avez ajouté les prochaines étapes et les ETA à son document de statut, ou cela peut prendre la forme d'une liste exhaustive des prochaines actions sur le compte. Cela mettra tout le monde à l'aise et établira des attentes de semaine en semaine.