Étapes de planification d'une réunion : comment planifier une réunion

Il est compréhensible que les gens se lamentent souvent à la perspective d'une rencontre. Ils peuvent être des utilisations longues et peu efficaces de son temps. Mais les rencontres sont importantes. Ils sont un excellent moyen de communiquer avec un groupe et de faire en sorte que ce groupe travaille mieux ensemble. Pour supprimer la stigmatisation attachée aux réunions, apprenez à planifier des réunions.

Qu'est-ce que la planification de réunion ?

La planification de la réunion définit l'ordre du jour de la réunion. Il comprend qui sera présent, quand et où la réunion aura lieu ainsi que ce qui se passera pendant et après la réunion. Il structure la réunion pour éviter de faire perdre un temps précieux à quiconque et peut également créer des directives sur le moment où l'on peut parler, qui dirigera la réunion et qui rédigera le procès-verbal de la réunion.

L'utilisation de ProjectManager, un logiciel de gestion de projet primé, permet non seulement de capturer l'ordre du jour de la réunion et de le partager entre les participants, mais également de répertorier tous les éléments d'action créés au cours de la réunion. Ces tâches peuvent être ajoutées à une liste de tâches, un tableau kanban ou une vue de calendrier, attribuées à des personnes avec des dates d'échéance, des priorités et des notes. Vous pouvez même joindre des fichiers à la tâche afin que lorsque tout le monde quitte la réunion, ils puissent commencer à courir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Pourquoi la planification des réunions est-elle importante ?

Les réunions sont un excellent moyen de transmettre efficacement des informations à un groupe de personnes. Il existe bien sûr d'autres moyens, tels que le courrier électronique ou la documentation, cependant, une réunion offre un espace pour les questions et les commentaires. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant la pause de la réunion. Les réunions peuvent également aider à créer des liens au sein des équipes qui favoriseront une plus grande collaboration.

Les réunions sont des moyens clés pour communiquer dans les projets, mais elles font souvent perdre du temps et n'ajoutent pas d'efficacité. Jennifer Bridges, PMP, vous montre comment planifier une réunion productive.

Voici une photo du tableau blanc pour votre référence !

Étapes de planification de la réunion

Lors de la planification d'une réunion productive, vous devez vous poser les questions qui, quoi, pourquoi, où et comment sont plus communément associées au journalisme. Voici 6 étapes pour une planification de réunion efficace :

1. Déterminer le but de la réunion

N'organisez pas une réunion sans d'abord comprendre pourquoi il devrait y avoir une réunion. S'il n'y a pas de bonne raison de se rencontrer, ne vous rencontrez pas. Mais si c'est le cas, alors cet objectif doit être clairement défini et ciblé. Vous ne voulez pas mordre plus que vous ne pouvez mâcher lors d'une réunion.

2. Fixez des objectifs pour votre réunion

Les réunions doivent amener un groupe de personnes d'un point à un autre, qu'il s'agisse simplement de clarifier un sujet ou d'attribuer du travail à des individus. Assurez-vous d'avoir un objectif en tête avant d'organiser la réunion. De cette façon, vous pouvez vous assurer que cet objectif a été atteint avant la pause de la réunion.

3. Identifier qui devrait assister à la réunion

Tout le monde n'a pas besoin d'assister à chaque réunion. N'invitez pas des personnes qui n'ont aucun intérêt à s'impliquer dans ce dont la réunion va discuter. Limitez la présence à ceux qui sont impliqués d'une manière ou d'une autre dans le sujet de la réunion.

4. Avertissez les participants à l'avance

La réunion doit être annoncée avec suffisamment de temps pour que chacun puisse s'assurer qu'il a prévu une heure sur son calendrier. Ne précipitez jamais une réunion sur des personnes sans préavis. Ils ne pourront peut-être pas y assister et, même s'ils le peuvent, ils seront contrariés par la brusquerie. Cela montre un manque d'intérêt pour leur temps.

5. Préparez le contenu de votre réunion

Avoir un ordre du jour écrit avant la réunion. Cela fournira un aperçu de ce qui sera discuté lors de la réunion. Si vous avez besoin de documents justificatifs à distribuer, assurez-vous de les faire imprimer avant la réunion. La dernière chose que vous voulez faire est de ne pas être préparé. Ce n'est pas professionnel.

6. Définissez la durée de votre réunion

Les réunions peuvent avoir tendance à durer indéfiniment. Pour éviter une réunion qui ne se termine jamais, fixez-vous une limite de temps. De combien de temps avez-vous réellement besoin pour faire ce que la réunion demande ? C'est la durée de la réunion.

7. Créer un ordre du jour de réunion

Nous avons déjà mentionné la nécessité d'un ordre du jour. Maintenant, vous pouvez l'écrire. Commencez par un brise-glace pour mettre tout le monde à l'aise, puis dressez la liste des sujets, y compris les plats à emporter ou les éléments d'action qui devront être terminés avant la prochaine réunion.

8. Rédigez un procès-verbal de réunion

Un secrétaire doit être choisi pour conserver les procès-verbaux de la réunion, qui sont un bref résumé des principaux points soulevés lors de la réunion. Cela peut inclure ce qui a été dit par le responsable de la réunion et les personnes présentes ainsi que tout élément d'action qui sera exécuté avant la prochaine réunion.

Enfin, il est important de créer un compte rendu de réunion pour vous assurer que vous et les membres de votre équipe n'oubliez pas les points clés de votre réunion. Notre modèle de procès-verbal de réunion gratuit est un excellent outil pour vous aider dans ce processus.

Faites toutes ces choses et les membres de l'équipe ne se plaindront pas chaque fois que vous convoquerez une réunion, mais en fait, obtenez des ordres de marche et soyez enthousiastes à l'idée de ce qu'il faut faire ensuite.

Défis de la planification de réunion

Les réunions peuvent être le fléau de l'existence d'un membre de l'équipe, a déclaré Jennifer. Ce n'est pas que les réunions de projet ne sont pas importantes, c'est juste qu'elles sont parfois plus problématiques, comme :

• Avoir les mauvaises personnes dans les mauvaises réunions
• Avoir un manque de communication sur la réunion
• Avoir un manque de clarté pendant la réunion
• Avoir un manque de planification pour la réunion

Ce dernier élément, a noté Jennifer, s'il est correctement planifié, résoudra tous les autres problèmes qu'elle a soulevés. Cela fera une réunion productive et une équipe heureuse. Surveiller la santé et le bonheur de votre équipe peut ne pas sembler être une priorité, mais si vous voulez avoir un projet réussi, vous devez le faire.

Modèles de planification de réunion gratuits

ProjectManager propose de nombreux modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word que vous pouvez télécharger dès maintenant. Il existe des modèles qui couvrent chaque phase d'un projet, y compris ces trois qui peuvent vous aider à avoir une réunion plus réussie.

Modèle de procès-verbal de réunion

Pour faciliter la rédaction de procès-verbaux, utilisez notre modèle de procès-verbal de réunion gratuit pour Word. S'il dispose d'un espace pour saisir qui était présent, l'ordre du jour de la réunion et tous les points à retenir de la réunion ainsi que la date de la prochaine réunion.

Modèle de plan d'action

La plupart des réunions se terminent par des points d'action qui sont assignés aux personnes présentes à compléter avant la prochaine réunion. Utilisez notre modèle de plan d'action gratuit pour Excel pour répertorier toutes ces tâches, qui est affecté, le calendrier pour les accomplir et plus encore.

Modèle de suivi des tâches

Une fois que vous avez commencé à exécuter les tâches de votre plan d'action, il est important d'utiliser notre modèle gratuit de suivi des tâches pour Excel afin de vous assurer qu'elles sont effectuées comme prévu. Vous pouvez surveiller l'état de votre travail et vous assurer que vous restez sur la bonne voie.