Comment exécuter une évaluation des besoins

De quoi votre projet, entreprise ou organisation a-t-il besoin ? Ce n'est pas une question simple. Cependant, répondre à cette question ne devrait pas vous submerger. Effectuez simplement une évaluation des besoins pour identifier avec précision les besoins de votre projet.

Qu'est-ce qu'une évaluation des besoins ?

Comme indiqué ci-dessus, une évaluation des besoins est un processus visant à déterminer les besoins d'une organisation ou d'un projet. Cela se fait en identifiant un état actuel et l'état souhaité, similaire à une analyse des écarts. Le processus d'évaluation des besoins est un processus systématique utilisé dans de nombreuses industries et disciplines telles que la santé, l'administration des affaires, les RH et la gestion de projet.

1. Initiation
2. Collecte et analyse des données
3. Production finale

En gestion de projet, l'évaluation des besoins peut s'adresser à l'organisation et déterminer si le projet est aligné sur ses besoins. Il peut également être utilisé comme un processus systématique au sein d'un projet qui cherche à découvrir à quel point les conditions actuelles du projet sont éloignées par rapport à la condition nécessaire pour une réalisation réussie.

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Le processus d'évaluation des besoins commence par des questions pour identifier les besoins de votre projet, entreprise ou organisation. Ensuite, une fois que vous avez identifié vos besoins, l'analyse des écarts détermine ensuite comment combler l'écart entre la situation actuelle de l'organisation et celle où elle doit être à une date ultérieure.

Une fois que vous avez fait une évaluation des besoins, vous voudrez transformer ces résultats en une direction pour votre projet. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet permet de rationaliser ce processus. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et de travail basé sur le cloud avec plusieurs vues de projet. Vous pouvez répertorier les questions d'évaluation des besoins sur nos tableaux kanban et tous les détails sont capturés sur votre Gantt, votre feuille, votre liste de tâches et votre calendrier, ce qui facilite la transformation des réponses à ces questions en un plan de projet. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Questions d'évaluation des besoins

Vous pouvez utiliser ces questions pour démarrer le processus d'évaluation des besoins. Ces exemples de questions fonctionnent pour n'importe quelle industrie.

• Vos services et/ou produits sont-ils livrés à temps aux clients ? Si la réponse à cette question est non, alors vous devez explorer pourquoi. Si la réponse est oui, vous voudrez examiner le processus pour voir s'il existe des domaines dans lesquels vous pouvez rationaliser davantage les opérations pour gagner encore plus de temps.
• L'entreprise est-elle rentable ou atteint-elle ses objectifs financiers annuellement ? Si vous ne gagnez pas d'argent ou si vous n'atteignez même pas les objectifs que vous vous êtes fixés, vous devez explorer les domaines financiers de votre entreprise pour savoir pourquoi. Si c'est le cas, la question à se poser est de savoir comment faire encore mieux.
• Des leads sont-ils régulièrement générés ? Il s'agit d'une question liée aux ventes de votre entreprise, mais également liée à l'aspect financier. Vous avez besoin d'un certain nombre de prospects pour réaliser des ventes. Plus il y a de prospects, plus il y a de chances de conclure des affaires. Par conséquent, la génération de prospects est cruciale et si vous êtes à la traîne à cet égard, vous devez savoir pourquoi.
• Existe-t-il une vision claire pour l'entreprise ? L'énoncé de vision est le document directeur de toute entreprise. Si cet énoncé de vision n'est pas clair, cela aura un impact négatif sur tous les aspects de votre travail. S'il est clair, vous voudrez peut-être revoir régulièrement l'évaluation des besoins, car la vision pourrait être mise à jour au fur et à mesure que l'entreprise grandit et change.
• La qualité du travail est-elle surveillée en permanence ? Le succès de toute entreprise dépend de la qualité de son travail. Si vous ne disposez pas d'un outil en place qui surveille cette qualité pour vous assurer que vous répondez toujours aux attentes en matière de qualité, vous devrez en obtenir un. Si vous en avez un, il faut peut-être le mettre à jour.

Pourquoi une évaluation des besoins est-elle importante ?

Comme nous l'avons exprimé précédemment, il peut être difficile de discerner les besoins d'un projet, surtout lorsque vous êtes au milieu d'un projet. Avec un processus systématique qui passe soigneusement en revue le plan de projet pièce par pièce, il est plus probable que tous les problèmes qui ne sont pas résolus deviendront évidents. Ensuite, l'écart entre le besoin et l'état actuel peut être comblé.

Il existe différents types d'évaluation des besoins, chacun pouvant révéler une variété de lacunes ; elle peut combler une lacune dans les connaissances, les pratiques, les compétences ou les outils. L'évaluation des besoins aide à montrer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans le projet. Ensuite, ce qui ne fonctionne pas peut être réparé. Cela aide une organisation, ou un projet, en ce sens qu'il le rend plus efficace.

L'évaluation des besoins est un puissant outil de planification car elle évalue non seulement les besoins à un niveau du projet ou de l'organisation, mais à tous les niveaux. Vous obtenez une approche holistique qui voit les besoins d'un niveau élevé à un niveau granulaire. Cela aide à éclairer votre plan et à fournir des actions spécifiques à prendre afin d'apporter des améliorations.

Types d'évaluation des besoins

Il n'y a pas qu'un seul type d'évaluation des besoins, en fait, il y en a sept. Par exemple, vous pouvez effectuer une analyse des écarts ou une analyse des écarts pour comparer les performances avec ce que vous aviez prévu. Il y a aussi une réflexion sur l'action et la réflexion dans l'action. Le premier regarde en arrière pour identifier ce qui a été bien fait et ce qui pourrait être amélioré. Ce dernier est le même, uniquement sur les actions en cours.

Vous pouvez également tenir un journal, un journal, un journal de bord ou faire des revues hebdomadaires dans le cadre d'une auto-évaluation. Ensuite, il y a l'examen par les pairs, c'est-à-dire que d'autres professionnels examinent le travail et vous font rapport avec des commentaires et des conseils. L'observation est également importante, il suffit de garder un œil sur les tâches au fur et à mesure qu'elles traversent les processus métier.

Il existe également ce qu'on appelle l'examen des incidents critiques et l'audit des événements importants, qui peuvent identifier les compétences d'une entreprise en matière d'assurance qualité. Enfin, une revue des pratiques est une revue de routine du travail qui peut identifier les besoins et ce qui doit être amélioré. Ces sept techniques d'évaluation des besoins ne sont pas propres à la gestion de projet, mais peuvent s'appliquer à de nombreuses industries.

Comment mener une évaluation des besoins en 7 étapes

Pour une évaluation complète des besoins qui peut identifier les lacunes et répondre au mieux aux besoins de vos projets, nous avons identifié sept étapes. Ces étapes sont pertinentes dans presque toutes les disciplines ou techniques que vous préférez.

1. Identifier le sponsor du projet

Le sponsor du projet n'est pas simplement une partie prenante, mais un sponsor exécutif, qui est un haut dirigeant de l'organisation. Cette personne aidera à guider l'évaluation des besoins et à l'aligner sur les objectifs de l'organisation dans son ensemble.

Le parrain peut également obtenir un soutien pour l'évaluation des besoins. Ils occupent une position suffisamment élevée au sein de l'organisation pour aligner les chefs de service sur le processus, ce qui peut éliminer les obstacles susceptibles de bloquer les progrès. Le parrain obtient l'adhésion de toutes les personnes impliquées en offrant une direction et, surtout, un financement pour le projet. Ils s'assurent que tout le monde a un intérêt dans le succès du processus.

2. Créer un modèle de retour sur investissement

En définissant le retour sur investissement (ROI) et comment le projet bénéficiera à l'organisation, une évaluation des besoins justifie l'engagement financier.

Cela montrera également, dans un sens plus large, que le projet lui-même a de la valeur. Le projet vaut l'effort, le temps et les coûts qu'il nécessite car il apportera un retour sur investissement significatif. Une partie de ce modèle de retour sur investissement devrait donc inclure un calendrier des coûts, l'investissement en capital et les besoins en personnel pour le projet.

3. Identifier les flux de travail nécessaires

C'est à ce moment que chaque département est analysé, y compris les flux de travail et les membres de l'équipe qui s'y trouvent. Il doit y avoir de la transparence pour que cette étape fonctionne.

Il existe également des flux de travail extérieurs à l'organisation, par exemple lorsque des projets travaillent avec des fournisseurs, des sous-traitants et d'autres organisations. Par conséquent, tous les silos du projet doivent être supprimés pour que cette étape fonctionne.

4. Interviewez les responsables des flux de travail

Une fois que vous avez identifié les flux de travail liés au projet, il est temps de parler avec les responsables de chacun de ces flux de travail afin de comprendre leur processus. Vous aurez envie de découvrir les points douloureux qu'ils éprouvent. Voyez également comment cette évaluation des besoins aura un impact sur leur travail. Ces dernières données vous aideront à combler les lacunes dans les besoins.

En ouvrant les canaux de communication entre tous les flux de travail qui font partie du projet plus large, vous favorisez de meilleures communications tout au long de l'exécution du projet. Cela aide les managers, mais aussi les équipes travaillant sur le projet.

5. Rencontrez les équipes

Vous avez rencontré des responsables de flux de travail, il est maintenant temps d'organiser des réunions avec leurs équipes. Vous voulez parler avec chaque membre de l'équipe, peu importe où ils travaillent dans l'organisation. Les équipes sont vos troupes en première ligne et ont une expérience et une perspective qui ne se reflètent souvent pas dans la gestion.

Les équipes peuvent vous donner une vue d'ensemble du projet, là où les problèmes apparaissent en premier. Ils peuvent fournir des informations essentielles pour résoudre ces problèmes.

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Votre travail consiste à clarifier les buts et les objectifs du projet. Laissez du temps aux membres de l'équipe pour poser des questions et engagez-les dans une conversation. Laissez les membres de l'équipe être honnêtes et entendre leurs plaintes dans un espace sûr, sans jugement ni sanction. Ils vous montreront les zones du projet qui doivent être corrigées. Construisez leur confiance et les résolutions sont plus efficaces.

6. Générer une équipe et un calendrier

Avec toutes les données que vous avez compilées, il est maintenant temps de constituer une équipe pour répondre aux problèmes soulevés et planifier les informations de manière à répartir toutes les différentes parties et à fournir une responsabilité basée sur les besoins du projet.

Ce planning est partagé, stocké numériquement afin que tous puissent y accéder, ainsi que physiquement affiché dans les lieux publics où les équipes se rassemblent. Les améliorations doivent être communiquées efficacement à tous les départements et équipes.

7. Rapport pré-exécutif

Cette dernière étape est celle où les données et le calendrier obtiennent l'approbation de la direction. Sans approbation au niveau de la direction, les lacunes révélées lors d'une évaluation des besoins ne seront pas comblées. Une fois que tout le monde s'est mis d'accord sur la voie à suivre, et alors seulement, elle peut être mise en œuvre.

Exemple d'évaluation des besoins

Imaginons un exemple hypothétique d'évaluation des besoins pour avoir une idée plus claire de ce dont nous parlons. Dans ce cas, imaginons une entreprise manufacturière qui a du mal à livrer son produit à temps à ses clients. Ce serait la première étape, identifier le besoin d'affaires, dont ils ont. Cependant, ils auraient pu passer par une analyse pour se rendre compte qu'ils ne respectaient pas les délais de production.

L'étape suivante consisterait à effectuer une analyse des écarts pour avoir une idée de la situation actuelle et de l'écart entre celle-ci et l'état souhaité. Cela pourrait entraîner des problèmes avec la méthode de production, les besoins de formation de votre équipe ou des outils plus efficaces. Disons que l'usine a récemment mis à niveau les outils qu'elle utilise pour fabriquer ses produits, mais que l'équipe n'atteint pas le potentiel du nouvel équipement.

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Cela conduit à l'étape suivante, qui consiste à évaluer les options de formation pour mettre les équipes à niveau avec les nouveaux outils. Vous devrez faire des recherches sur les programmes de formation, les coûts, le retour sur investissement, la conformité légale, le temps que prendra la formation et comment rester compétitif pendant ce processus de formation. À ce stade, vous allez créer un rapport expliquant les besoins de formation et recommander une voie à suivre.

Modèles d'évaluation des besoins

Si vous cherchez à faire une évaluation des besoins, un logiciel de gestion de projet peut vous aider, en particulier lorsque vous mettez en œuvre votre plan d'amélioration. Cependant, si vous n'êtes pas prêt à franchir cette étape, nous avons des modèles de gestion de projet gratuits pour vous aider. Notre site propose des dizaines de modèles de gestion de projet pour chaque phase de votre projet. En voici quelques-unes qui accompagnent une évaluation des besoins.

Modèle de collecte des exigences
Une évaluation des besoins signifie la collecte d'un grand nombre de données. Notre modèle gratuit de collecte des exigences pour Word est un excellent outil pour collecter tous ces documents. Il y a une page de couverture pour identifier le besoin, une section pour le plan de projet sur la façon de mettre en œuvre votre plan pour combler l'écart que vous avez trouvé, un endroit pour écrire les réflexions des parties prenantes sur les buts et objectifs et bien plus encore.

Modèle d'éléments d'action
Au fur et à mesure que vous progressez dans le processus d'évaluation des besoins, vous allez proposer des tâches. Notre modèle d'éléments d'action gratuits pour Excel vous permet de les capturer. Vous avez maintenant une liste des tâches que vous devrez assigner à votre équipe. Vous saurez le travail qui doit être fait, quel est le délai et plus encore. Le qui, quoi et quand est le début d'un calendrier.

Modèle de plan de projet
Le calendrier que vous avez commencé avec le modèle d'éléments d'action gratuits vous mènera au plan de projet pour exécuter ce que vous avez appris lors de l'évaluation des besoins. Notre modèle de plan de projet gratuit pour Word vous permet de mettre tout ce dont vous avez besoin pour exécuter votre plan de projet, des objectifs aux activités et tâches aux ressources dont vous aurez besoin pour faire le travail.

Comment ProjectManager aide avec une évaluation des besoins

Une fois que vous avez un plan pour répondre aux lacunes que vous avez découvertes dans votre évaluation des besoins, ce plan peut être configuré dans ProjectManager, un logiciel de gestion de travail et de projet basé sur le cloud. Nous vous aidons à planifier vos tâches et à planifier le travail pour obtenir ce dont vous avez besoin à partir de votre évaluation des besoins.

Organiser les tâches sur des diagrammes de Gantt interactifs

Organisez toutes vos tâches lorsque vous planifiez comment répondre à vos besoins grâce à notre diagramme de Gantt en ligne. Vous pouvez lier des tâches dépendantes pour éviter les retards, ajouter des jalons pour suivre la progression et même filtrer le chemin critique.

Vous pouvez maintenant voir l'ensemble de votre emploi du temps sur une chronologie pour obtenir un aperçu. Définissez ensuite une ligne de base et vous pourrez suivre l'effort prévu par rapport à l'effort réel en temps réel pour respecter ce calendrier.

Utilisez plusieurs vues de projet pour travailler comme vous le souhaitez

Lorsque vous affectez des tâches à votre équipe, celles-ci peuvent travailler dans un environnement agile, qui n'est pas adapté aux diagrammes de Gantt. C'est pourquoi nous proposons plusieurs vues de projet pour satisfaire tout le monde.

Les équipes agiles peuvent utiliser des tableaux kanban pour gérer leur backlog et planifier des sprints, tandis que les responsables peuvent avoir une visibilité sur leur processus pour réaffecter les ressources selon les besoins afin d'éviter les goulots d'étranglement. D'autres membres de l'équipe peuvent souhaiter disposer d'une liste de tâches ou d'un calendrier. C'est à eux de décider. Toutes les vues sont mises à jour ensemble afin qu'il y ait toujours une source de signal de vérité.

Suivez les progrès et les performances sur des tableaux de bord en temps réel

Même si vos équipes peuvent travailler sur différentes vues de projet, voire travailler à distance, vous pouvez toujours surveiller leur travail avec notre tableau de bord en temps réel. Il n'y a pas de configuration comme avec les outils légers, et nous recueillons automatiquement des données en temps réel, les calculons, puis affichons les résultats dans des graphiques colorés qui suivent six métriques de projet.

Bien sûr, nous avons des rapports d'état et plus encore à portée de main qui peuvent être filtrés et partagés avec les parties prenantes. Personnalisez le flux de travail pour rationaliser vos processus et ajoutez des approbations de tâches pour contrôler les changements de statut. De plus, nous collaborons jusqu'au cœur, aidant les équipes à mieux travailler ensemble. Vous pouvez même enregistrer tous vos documents d'évaluation des besoins pour une utilisation future car nous avons un stockage de fichiers illimité.

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé qui connecte les équipes hybrides, peu importe où, quand et comment elles travaillent. Plusieurs vues de projet et une plate-forme collaborative aident votre équipe à travailler de manière plus productive, tandis que vous disposez d'une transparence dans ce processus pour les faire fonctionner à pleine capacité avec des outils de gestion des ressources. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.