Comment créer une plate-forme de collaboration comme Microsoft Teams

Un logiciel de qualité fait plus que jamais partie intégrante du travail. Ici, nous parlerons de la façon de créer une plate-forme de collaboration, du coût de construction de ce type de logiciel et de la manière dont vous pouvez aborder le processus.

En quoi les outils de collaboration pour les entreprises diffèrent-ils des plateformes de communication ?

Le travail à distance gagne en popularité depuis des années, mais 2020 nous a tous donné un coup de pied si fort que nous allons avoir un coup du lapin pendant des années. La demande de toutes sortes de logiciels pour gérer les équipes à distance a augmenté au cours des deux derniers mois plus que dans l'ensemble de 2019. Les serveurs sont tellement chargés qu'ils commencent à tomber en panne.

En toute honnêteté, nous avons besoin de plus de logiciels de communication d'entreprise pour des moments comme celui-ci et au-delà.

Le logiciel de communication d'entreprise est le nom collectif d'une gamme d'outils, y compris des outils de collaboration.

Les plateformes de communication comme Facebook Workplace sont essentiellement des réseaux sociaux. Ils prennent en charge les nombreuses facettes de la communication liée au travail. Cela signifie également la communication sur les activités parascolaires – partager des intérêts, organiser des réunions après le travail, etc. En fin de compte, Facebook Workplace et des plateformes similaires existent pour unifier la main-d'œuvre d'une entreprise en rapprochant les gens les uns des autres et de l'entreprise.

Microsoft Teams, Trello et Slack , en revanche, sont des outils de collaboration en équipe. Il s'agit moins de l'esprit d'entreprise que du travail réel. Et bien qu'il soit extrêmement important d'aider les employés à créer des liens, certaines entreprises préfèrent ne pas le faire avec des logiciels internes. Ces entreprises choisissent des plateformes comme MS Teams et Slack.

Vous voulez savoir comment créer une plateforme de collaboration comme Microsoft Teams ? Voici un guide général.

1. Commencez par l'analyse commerciale

Avant de commencer à développer votre logiciel de collaboration, vous devez effectuer des recherches et analyser les données . Le succès de votre produit dépend de la qualité de votre analyse, c'est pourquoi si vous n'êtes pas vous-même un spécialiste, il est judicieux d'en embaucher un. Si vous envisagez de sous-traiter le développement à une société de développement de logiciels, bon nombre de ces sociétés ont des chefs de projet et des analystes qui peuvent faire ce travail pour vous.

L'analyse commerciale est un vaste sujet en soi et un processus qui nécessite du temps et des compétences professionnelles. Vous pouvez collecter les informations dont vous aurez besoin pour créer une plate-forme de communication et de collaboration réussie dans un modèle appelé Lean Canvas.

Le Lean Canvas est un ensemble de questions dont les réponses vous aideront à rendre votre produit aussi bon qu'il peut l'être, puis meilleur :

• Quel est le problème que votre produit essaie de résoudre ?
• Comment votre produit résoudra-t-il le problème ?
• En quoi votre produit est-il unique ?
• Qui sont vos concurrents ?
• Y a-t-il un avantage que vous pouvez utiliser que vos concurrents ne peuvent pas utiliser ?
• Pour qui construisez-vous votre produit ?
• Comment comptez-vous mesurer les performances de votre produit ?
• Comment promouvoir votre produit ?
• Comment comptez-vous générer des revenus ?

Habituellement, c'est la responsabilité du chef de projet de collecter et d'organiser tout cela et quelques informations supplémentaires. Ces informations vous permettront de faire vos premières estimations approximatives du temps et du coût de développement. Ces estimations seront très approximatives et changeront au moins une fois - lorsque vous et l'équipe déciderez des fonctionnalités dont vous avez besoin - mais probablement plus d'une fois, car de nouvelles idées peuvent apparaître à tout moment, des fonctionnalités vont et viennent et de nouvelles technologies sont souvent introduites. . Cependant, c'est un début.

2. Décidez du type d'outils de collaboration en ligne que vous souhaitez créer

Même au sein du marché des outils de collaboration, il existe différents types de plateformes.

• Microsoft Teams est un outil de collaboration récent inclus dans Microsoft 365. Son plus grand avantage est l'intégration transparente avec tous les autres outils Microsoft, y compris Skype Entreprise.

• Slack est avant tout une application de messagerie. C'est un excellent outil pour la collaboration en équipe car il vous permet de créer des canaux et des sous-canaux, des fils de discussion et des brouillons, de stocker des fichiers et de vous connecter à un large éventail d'autres outils que vous utilisez peut-être déjà.

• Trello et Asana sont des outils de gestion de projet où un chef d'équipe peut ajouter des tâches, les attribuer aux membres de l'équipe et les déplacer entre les tableaux (par exemple, À faire - En cours - Terminé). Ces plates-formes n'ont pas de chat dans l'application, mais les utilisateurs peuvent laisser des commentaires sur les tâches. Les deux offrent une intégration avec Slack pour la communication.

Vous devez savoir quel type de logiciel de collaboration vous allez créer avant de commencer le développement, car différents types auront des fonctionnalités différentes.

3. Créer un concept de navigation

Un concept de navigation est une esquisse de votre plate-forme créée par des concepteurs UI/UX. Ce n'est pas encore un design - il n'y a pas de schémas de couleurs, d'icônes ou de polices. Un sketch est un ensemble d'écrans, le plus complet possible, construit pour créer une visualisation de la plateforme. Quel bouton mène où ? Comment sont placés les éléments ? Qu'est-ce qui se passe après quoi ? Comment tout est-il connecté ? Un concept de navigation vous aide, vous et l'équipe, à être sur la même longueur d'onde et à voir le produit de la même manière.

4. Construire des prototypes

Avant d'aller dépenser tout votre argent dans le produit à grande échelle, vous devez valider l'idée. Armé des informations que vous avez collectées, vous pouvez tester si l'idée elle-même est viable et si quelqu'un a réellement besoin de votre produit. Vous pouvez valider des idées via des sondages ou utiliser des prototypes de moyenne fidélité .

Ce type de prototype a une visualisation plus distinctive qu'un concept de navigation et est conçu pour montrer à votre groupe d'utilisateurs de test ce que le logiciel sera capable de faire et comment. Vous pouvez utiliser les données obtenues à partir des commentaires pour apporter des ajustements au produit.

Après avoir validé votre idée, vous pouvez créer une stratégie UX . Il s'agit de la dernière étape de pré-développement. Une stratégie UX comprend une interface détaillée et des prototypes haute fidélité. Ces prototypes ne sont pas encore une conception complète - ils sont souvent en noir et blanc et ont des polices et des boutons généralisés - mais ils fournissent une compréhension approfondie de ce qui se trouve, où et comment tout se connecte.

5. Choisissez un modèle de monétisation

Si vous créez un clone Slack ou Trello pour votre propre usage interne, vous n'avez pas besoin de le monétiser. Cependant, les entreprises créent rarement ce type de logiciel uniquement pour elles-mêmes. Nous pensons que si vous avez cherché comment créer un site Web ou une application de collaboration en ligne, c'est pour l'offrir en tant que service à d'autres entreprises.

En ce qui concerne les applications pour le travail, les modèles de monétisation sont assez standard. L'utilisation d'annonces est fortement déconseillée, car elles détourneront les gens de leurs tâches. Des paiements uniques peuvent être utilisés mais ne sont généralement pas conseillés. Les options les plus utilisées pour gagner du ROI à partir des outils de collaboration et de communication sont :

• Modèle d'abonnement
• Modèle freemium

Le modèle d'abonnement implique des paiements mensuels ou annuels, généralement avec une période d'essai. Le modèle freemium consiste à proposer gratuitement un ensemble de fonctionnalités de base et des fonctionnalités supplémentaires payantes. Les frais pour les applications freemium peuvent être uniques ou basés sur un abonnement.

6. Construisez un MVP/MLP

Aujourd'hui, le marché est sursaturé avec à peu près tout, y compris les outils de collaboration pour les entreprises. Il est important de lancer votre outil de collaboration dès que possible pour commencer à collecter des données supplémentaires et générer des revenus précoces. C'est à cela que sert un MVP, ou produit minimum viable . C'est une plate-forme avec des fonctionnalités de base qui est lancée entre une page de destination et un produit complet.

Cependant, il existe une alternative - un MLP, ou un produit aimable minimum. La différence est qu'un MLP met fortement l'accent sur la conception et la convivialité de l'interface, pas seulement sur la fonctionnalité. En rendant votre produit adorable, vous l'aidez à se démarquer de la concurrence.

7. Surveiller les métriques

Après avoir lancé un MVP ou un MLP, il est important de surveiller ses performances . En surveillant en permanence les commentaires et les mesures que vous avez choisies lors de l'analyse commerciale, vous saurez ce qui est bon dans votre produit et ce qui nécessite plus de travail. Cela vous aidera également à prioriser les prochaines fonctionnalités à lancer.

Développement de plateforme de collaboration : fonctionnalités indispensables

Selon le type d'outil de collaboration que vous créez, les fonctionnalités seront différentes. Nous essaierons de couvrir les fonctionnalités les plus importantes de différentes applications pour créer une image plus complète.

Discuter

Des applications comme Trello et Asana n'ont pas cette fonctionnalité, comme nous l'avons mentionné, et c'est en fait l'une des principales plaintes des utilisateurs à propos de ces plates-formes. La fonctionnalité de chat au sein d'une plate-forme de collaboration est essentielle lorsqu'il s'agit d'affaires. Une communication simple et facile améliore les performances.

Pour une communication plus fluide, les utilisateurs doivent pouvoir tenir des conversations privées en tête-à-tête ainsi que des discussions de groupe. Par exemple, Slack a des #channels - des chats dédiés à des sujets ou des projets séparés que les gens peuvent rejoindre et quitter si nécessaire. Discord a un système similaire.

Chercher

Les utilisateurs doivent pouvoir rechercher un message dans un chat ou une tâche sur un tableau. Cela va de soi, non ? Parfois, les utilisateurs ont besoin de trouver des messages remontant à des mois , et parfois il peut y avoir un millier de messages par jour dans un chat. La recherche est un must pour la communication et la collaboration au travail.

Appels vocaux et vidéo

Il est bien connu que les gens pensent plus vite et communiquent plus efficacement à haute voix que par écrit. C'est pourquoi de nombreuses entreprises ont des réunions quotidiennes ou hebdomadaires pour discuter des problèmes auxquels elles sont confrontées. C'est courant dans le développement de logiciels, par exemple - les équipes travaillant sur le même projet se réunissent pour discuter des problèmes et trouver des solutions en lançant les idées les plus folles.

Lorsque nous écrivons, nous avons tendance à trop réfléchir à chaque mot pour ne rien dire de stupide. Cependant, dans la résolution de problèmes, une solution qui semble étrange ou idiote pourrait en fait être quelque chose qui poussera l'équipe dans la bonne direction. C'est pourquoi si vous souhaitez développer une application comme Slack ou Microsoft Teams, vous aurez besoin d'une fonction d'appel.

Partage de fichiers

Tous les types de travail n'incluent pas l'échange de fichiers, et avec des services tels que Google Docs et Google Sheets, il peut suffire de partager un lien dans un message. Cependant, la possibilité de déposer un fichier directement dans la fenêtre de discussion est précieuse pour la plupart des utilisateurs. C'est juste plus rapide parfois.

Stockage partagé

Microsoft Teams permet la collaboration dans les documents et fournit un lecteur partagé pour le stockage. Slack a des onglets Fichiers et Enregistrés où les utilisateurs peuvent facilement accéder à tout ce qui n'est pas en texte brut dans les messages. Que votre application doive simplement fournir un accès aux fichiers ou la possibilité de modifier conjointement des documents sans quitter l'application dépendra du type d'équipes qui utiliseront votre plate-forme de communication et de collaboration.

Partage d'écran

Le partage d'écran est vraiment précieux pour la collaboration à distance. La plupart du temps, cela fait partie d'une fonction d'appel vidéo. Le partage d'écrans permet aux membres de l'équipe de soutenir ce qu'ils disent avec des visuels. En visioconférence, il est possible de partager des écrans lors de la réalisation de rapports et de présentations. Lors des négociations et des réunions en ligne avec des clients ou des partenaires, les utilisateurs peuvent partager des diagrammes et des graphiques pour étayer une déclaration. Le partage d'écran sera utile si vous présentez un projet à des investisseurs ou si vous faites rapport sur l'avancement du projet.

Attribution / @mentions

L'attribution et la mention de fonctionnalités peuvent être implémentées de la même manière, c'est pourquoi nous les avons rassemblées ici.

• Si vous souhaitez développer un outil de gestion de projet comme Trello, vous devrez implémenter une fonctionnalité pour attribuer des tâches aux membres de l'équipe.
• Dans Google Docs, il est possible d'inviter une personne à consulter un document en la @mentionnant dans un commentaire.
• Pour un messager de type Slack, mentionner un utilisateur dans une discussion de groupe attire son attention et, compte tenu des fonctionnalités supplémentaires, peut être utilisé pour trouver facilement les messages qui lui sont destinés.

Organigramme

Si vous créez des logiciels pour de grandes équipes ou organisations, pensez à ajouter un organigramme. Cela aidera les nouveaux employés à savoir à qui ils s'adressent ou à trouver les personnes à qui ils ont besoin de parler de certains problèmes. Par exemple, en tant que rédacteur informatique, j'ai parfois besoin de l'aide de développeurs iOS, Android, backend et frontend. Je peux utiliser un organigramme pour rechercher qui est disponible dans le département dont j'ai besoin et les contacter avec des mentions ou des messages directs.

Modération administrateur

Lorsqu'il s'agit de collaboration commerciale, il doit y avoir un certain contrôle sur qui rejoint quels groupes. Un système d'autorisations peut être mis en œuvre pour permettre à la direction de l'entreprise et aux chefs d'équipe d'ajouter ou de supprimer des membres, d'épingler des messages, etc. La version la plus simple de cette fonctionnalité consiste, comme avec la plupart des messageries, à ajouter un administrateur et plusieurs modérateurs. Une autre option consiste à configurer plusieurs administrateurs pour l'ensemble du compte de l'entreprise et un modérateur pour chaque discussion de groupe. Cela facilitera la surveillance de la communication car elle sera effectuée par une équipe de personnes au lieu d'une personne ou de qui le souhaite.

Notifications

Lorsque vous développez des outils de collaboration pour les entreprises , n'oubliez pas que les utilisateurs ne peuvent pas se permettre de manquer des messages. Les options de notification sont indispensables dans tout outil de communication, mais dans un outil axé sur le travail, c'est l'une des fonctionnalités les plus importantes.

Si vous créez une application mobile, utilisez les notifications push. Si vous développez un site Web collaboratif, utilisez des notifications contextuelles, des compteurs de messages non lus mis en évidence dans un menu latéral ou une extension de navigateur.

Intégrations

La plupart des entreprises travaillent aujourd'hui avec divers outils logiciels et hésitent à passer à quelque chose de complètement différent.

Le plus gros avantage de Slack est sans doute ses plus de 800 intégrations . Les utilisateurs de Slack peuvent intégrer des éditeurs de documents externes dans Slack. Au lieu d'un calendrier interne, il existe des intégrations avec Google Calendar et Outlook Calendar. Slack peut être connecté à Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira et bien d'autres services.

Trello peut être alimenté avec Google Drive, Dropbox, Slack, Jira et autres.

Microsoft Teams propose également un certain nombre d'intégrations, mais pas autant que Slack. D'autre part, Teams est un logiciel pour les utilisateurs de Microsoft 365, ce qui signifie qu'il est livré avec un certain nombre d'applications natives que les entreprises utilisent depuis des années, donc peut-être qu'il n'a pas besoin d'autant d'intégrations.

Selon votre idée et votre budget, il peut être plus pratique d'utiliser des intégrations au lieu de développer certaines fonctionnalités à partir de zéro.

Sécurité

Entreprise signifie argent et données commerciales et personnelles sensibles. Il est essentiel de protéger votre plate-forme de communication et de collaboration d'entreprise contre les pirates. Lorsque vous travaillez avec une entreprise d'externalisation, discutez de la protection que votre équipe peut mettre en œuvre. Votre plateforme doit être protégée de toutes les vulnérabilités connues. Les messages et les fichiers doivent être cryptés et vous devez utiliser l'authentification multifacteur.

Back-end fort

Les serveurs sont la pierre angulaire des outils de collaboration et de communication pour les entreprises. Les messages et les fichiers doivent être stockés pendant une longue période, accessibles rapidement, synchronisés via le cloud entre les appareils et parfaitement protégés.

Coût pour créer une plateforme de collaboration

Si vous créez une application de type Microsoft Teams, vous souhaiterez probablement commencer par une application Web ou une application de bureau, puis créer une application mobile plus tard. Un service comme Slack, en revanche, pourrait être d'abord une application mobile, puis une application Web. Cependant, étant donné que vous créez une application pour le travail, à la fois à distance et au bureau, vous aurez probablement besoin à la fois d'une application mobile et d'une application Web . Mais vous n'avez pas besoin de les faire simultanément, bien sûr. Effectuez des recherches et interrogez votre public cible pour déterminer quelle plate-forme est la plus importante pour vos utilisateurs.

Voici une liste de spécialistes dont vous aurez besoin pour une application Web :

• 1 chef de projet
• 1 webdesigner
• 1 développeur front-end
• 1-2 développeur back-end
• 1-2 spécialiste de l'assurance qualité

Pour une application mobile, l'équipe ressemblera à ceci :

• 1 chef de projet
• 1 concepteur UI/UX
• 1 développeur mobile pour chaque plateforme (iOS et Android)
• 1-2 développeur back-end
• 1 spécialiste en assurance qualité

Si vous optez à la fois pour une application Web et une application mobile, vous n'aurez pas besoin de deux chefs de projet ; un suffira. Il en va de même pour les développeurs backend et les QA, car le même serveur peut être utilisé pour les applications mobiles et Web, et les QA peuvent tester à la fois les applications Web et mobiles. Cependant, les tests pour plusieurs plates-formes prendront plus de temps, vous voudrez donc peut-être engager un autre QA pour pouvoir lancer votre application plus rapidement. Habituellement, c'est le test des applications Android qui prend le plus de temps.

Le coût pour créer uniquement un site Web de collaboration sera le plus bas, à environ 55 440 $ , et le lancement d'un site Web prend généralement le moins de temps : attendez-vous à quelque chose d'environ deux à quatre mois.

Le coût de création d'une application de collaboration comme Microsoft Teams pour une plate-forme mobile sera plus élevé que le coût de création d' une application Web - environ 61 600 $ et cinq mois à un an de développement selon la complexité et le nombre de fonctionnalités.

Selon les recherches de Buffer en 2019, le travail à distance est là pour rester, même lorsque le monde se remet de la pandémie. Les gens s'habituent rapidement à ses avantages. Il est donc temps d'investir dans un logiciel de collaboration.

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