Comment créer un plan opérationnel que vous utiliserez réellement

Vous avez probablement un plan d'affaires pour vous aider à créer un système de croissance et offrir une perspective financière pour l'avenir. Un business plan est souvent nécessaire si vous souhaitez attirer des investisseurs ou faire une demande de financement.

Vous pourriez également avoir un plan stratégique qui trace votre direction pour les prochaines années. Mais qu'en est-il d'un plan opérationnel ?

Un plan opérationnel est comme un manuel d'instructions qui explique comment vous réaliserez votre plan stratégique. Il comprend:

• Une liste des tâches et des processus au sein de votre entreprise
• Une explication détaillée des rôles et responsabilités pour vous et vos employés
• Un calendrier pour atteindre vos objectifs stratégiques

La différence entre les plans opérationnels et stratégiques

Bien qu'il soit facile de confondre les plans stratégiques et opérationnels, ils fonctionnent main dans la main et offrent des avantages différents. Par exemple:

• Un plan stratégique définit les objectifs d'une organisation, tandis qu'un plan opérationnel décrit ce qui doit être fait pour atteindre ces objectifs. Pour créer un plan opérationnel, vous devez d'abord avoir un plan stratégique en place.
• Un plan stratégique est à l'échelle de l'organisation, tandis qu'un plan opérationnel est départemental. Divers départements ont des fonctions uniques pour atteindre les objectifs organisationnels. Par exemple, supposons que le plan stratégique consiste à augmenter les revenus de 10 %. Dans ce cas, le plan opérationnel du service financier peut impliquer le calcul des marges bénéficiaires, tandis que le service marketing exécute des campagnes pour augmenter les ventes.
• Un plan stratégique couvre une période déterminée, généralement cinq ou dix ans. En revanche, un plan opérationnel détaille les actions pour exécuter cette stratégie dans des délais hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels. Par exemple, le plan du service marketing pourrait inclure un calendrier de publication hebdomadaire pour les médias sociaux et un examen mensuel des mesures d'engagement.

Comment un plan opérationnel aide les startups à survivre et à aller plus vite

Un plan peut sembler être une rêverie infructueuse pour l'avenir - vous ne faites que créer un document de plus qui se perd dans Dropbox ou Google Drive. Mais c'est plus le signe d'un mauvais plan qu'une critique de la planification.

Les startups peuvent penser qu'elles sont trop petites pour avoir besoin d'un plan opérationnel, et certaines justifient une planification limitée ou inexistante comme « étant agile ». Pourtant, le manque de planification est l'une des principales raisons de l'échec des startups, selon University Lab Partners, un projet de recherche indépendant formé en partenariat avec l'Université de Californie à Irvine.

Sans plan, les propriétaires d'entreprise doivent reconsidérer et redéfinir quotidiennement les efforts de l'entreprise. À tout le moins, cela prend du temps; bien souvent, cela conduit à des efforts incohérents, voire concurrents, transformant une ligne droite vers des objectifs stratégiques en une ligne sinueuse et en boucle.

Un plan opérationnel peut également améliorer le travail d'équipe en définissant clairement les responsabilités et, par conséquent, la responsabilisation. Chaque membre de l'équipe comprend mieux son rôle et ce qu'on attend d'eux. Chacun peut faire sa part, et chaque partie contribue aux objectifs stratégiques.

Un plan opérationnel aide également à identifier les informations cloisonnées provenant d'autres secteurs de l'entreprise. Par exemple, un objectif stratégique d'augmentation des marges bénéficiaires pourrait, dans le plan opérationnel, demander à l'équipe marketing d'accroître la notoriété des produits les plus rentables. Cette demande agit comme une incitation naturelle à la collaboration avec les équipes de vente ou de données, qui possèdent les données sur les marges pour l'inventaire des produits.

Enfin, un plan opérationnel peut améliorer la productivité. Les employés peuvent travailler plus rapidement parce qu'ils savent exactement quoi faire. Les tâches qui ne correspondent pas aux objectifs opérationnels et stratégiques peuvent glisser de leurs assiettes.

Une étude Gallup a révélé que la clarté des attentes est l'un des besoins les plus élémentaires des employés et qu'elle est essentielle à la performance. Pourtant, comme l'a révélé une autre enquête Gallup, environ la moitié seulement des employés savent ce qu'on attend d'eux au travail. Un plan opérationnel bien rédigé traduit les objectifs et les attentes par écrit.

Comment rédiger un plan opérationnel qui en vaut la peine

Pour créer un plan opérationnel, vous avez d'abord besoin d'un plan stratégique pour identifier les objectifs et les échéanciers de votre organisation. Chaque projet et tâche du plan opérationnel est lié au « pourquoi » de votre plan opérationnel.

Par exemple, si l'objectif stratégique est d'augmenter les revenus annuels de 40 % en deux ans, de nombreux projets (éléments du plan opérationnel) pourraient vous permettre d'y parvenir. Comment décidez-vous des projets à mener ?

• Regardez vos données. Où sont les plus grandes opportunités ?
• Parlez à votre équipe. Quelles raisons génèrent le plus de refus de vente ou causent le plus de maux de tête au support client ?
• Renseignez-vous sur votre industrie. Où les études de l'industrie suggèrent-elles que les entreprises laissent le plus d'argent sur la table ? Par exemple, près de 70 % des paniers d'achat de commerce électronique sont abandonnés, et les e-mails de panier abandonné ont des taux d'ouverture et de clics impressionnants.

Vous pouvez identifier un ensemble diversifié de projets potentiels pour vous aider à atteindre vos objectifs stratégiques, tels que :

• Lancer une campagne marketing sur les réseaux sociaux
• Publier une ressource téléchargeable pour encourager les inscriptions par e-mail
• Mise en place d'un programme de parrainage pour les clients existants
• Participation à un salon de l'industrie

Hiérarchisez les projets en fonction de leur impact probable sur votre objectif stratégique, puis attribuez des responsabilités aux membres de l'équipe, en décomposant le projet en tâches réalisables.

À ce stade, identifiez (ou demandez !) si les employés ont besoin de ressources supplémentaires. Par exemple, la personne exécutant la campagne sociale aura-t-elle besoin d'une plate-forme d'automatisation pour planifier des publications à l'avance ou afficher des statistiques récapitulatives sur l'engagement des publications ?

Décomposez chaque résultat en tâches individuelles et attribuez des délais. Par exemple, pour créer une campagne sur les réseaux sociaux, la répartition peut ressembler à ceci :

• Le directeur des ventes identifie les produits ou services à promouvoir.
• Le comptable fournit un budget pour la campagne.
• Le directeur marketing rédige un brief créatif pour établir des directives de messagerie et affecte les membres de l'équipe pour exécuter les actifs créatifs.
• Le rédacteur écrit trois versions de la copie pour tester l'engagement.
• Le graphiste crée les assets graphiques de la campagne.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez assumer tous ces rôles et responsabilités. Ou, si vous n'avez que quelques employés, une personne peut assumer plusieurs fonctions. Le travail important est de décomposer et d'attribuer les tâches.

Lorsqu'il s'agit de fixer des délais réalistes, il est utile d'obtenir l'avis des employés, surtout si une personne travaille sur plusieurs projets ou sur plusieurs parties du même projet. Mais attention à ne pas donner trop de temps aux employés. Les gens ont tendance à tergiverser lorsqu'ils ont de longs délais, et la loi de Parkinson suggère que "le travail se dilate de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement".

Les délais seront manqués. Mais avoir un délai signifie que vous saurez dès qu'une tâche ne se terminera pas à temps, ce qui vous permettra de résoudre le problème et de remettre le projet sur les rails. Un projet décomposé en tâches avec des échéances est un bon signe que vous avez un plan opérationnel solide.

Comment savoir si votre plan opérationnel fonctionne ?

Une fois votre plan opérationnel en place, vous devez tracer l' impact de vos efforts, à un niveau granulaire. Par exemple, si votre objectif stratégique est de développer votre clientèle et que votre plan opérationnel comprend une campagne de marketing par e-mail, quelques KPI peuvent aider à mesurer le succès :

• Taux d'ouverture des e-mails, qui reflète principalement la force de la ligne d'objet
• Le taux de clics, qui évalue l'efficacité de la copie et de l'offre
• Le taux de conversion de la page de destination, qui mesure la pertinence de la page de destination

Tout rassembler, du plan stratégique au plan opérationnel, en passant par les résultats, les tâches et les mesures, peut sembler décourageant. Certains cadres, comme les objectifs et les résultats clés, ou les OKR, peuvent être utiles.

Avec les OKR, les objectifs sont les buts que votre entreprise souhaite atteindre, et les résultats clés sont la façon dont vous mesurez les progrès vers ces objectifs. Vous pouvez avoir des OKR à l'échelle de l'entreprise, des services et individuels, tous imbriqués les uns dans les autres, qui aident à relier le travail des employés aux objectifs généraux.

Un retour en arrière pour évaluer votre plan opérationnel et affiner le suivant

Une fois que vous avez terminé un projet, planifiez une réunion post-mortem. Au cours de la réunion, récapitulez le projet, examinez les résultats et déterminez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

Documentez l'exercice afin de pouvoir identifier les meilleures pratiques ainsi que les domaines à améliorer. Vous en avez trop pris ? Les tâches n'étaient-elles pas suffisamment réparties ? Existait-il un besoin aigu d'une ressource manquante?

Ces informations peuvent vous aider à élaborer un meilleur plan opérationnel la prochaine fois. Cela peut simplement rendre le processus de planification opérationnelle plus efficace. Ce qui a pu prendre des jours peut ne prendre que des heures une fois que les gens sont familiarisés avec le processus.

Le résultat? Un processus que personne ne redoute, un plan qui maintient tout le monde en phase et les meilleures chances possibles d'atteindre des objectifs stratégiques ambitieux.

Illustration de Sjoerd van Leeuwen