Gestion des opérations : fonctions, rôles et compétences clés

Que vous soyez une grande ou une petite entreprise et quel que soit le produit que vous fabriquez ou le service que vous fournissez, vous cherchez toujours à offrir la meilleure qualité et la plus grande valeur à vos clients. Une façon d'atteindre ces objectifs passe par la gestion des opérations.

Découvrez ce qu'est la gestion des opérations et ses fonctions clés. Nous discuterons également des différents rôles et compétences nécessaires pour réussir dans ce domaine en pleine croissance. La gestion des opérations peut être appliquée à n'importe quel secteur et vous aidera à mieux gérer tous les aspects de votre entreprise.

Qu'est-ce que la gestion des opérations ?

La gestion des opérations (OM) est le processus d'administration des opérations commerciales et/ou de gestion de la production afin d'atteindre des objectifs spécifiques tels qu'une productivité accrue et une rentabilité plus élevée. Cela se fait en créant le plus d'efficacité possible dans diverses opérations commerciales, telles que la transformation de la main-d'œuvre et des matériaux en biens et services.

Pour fournir de telles efficacités, la gestion des opérations doit se concentrer sur l'équilibre entre les coûts de l'entreprise et ses revenus, car cela se traduit par le bénéfice d'exploitation net le plus élevé possible. Les ressources de l'entreprise, telles que le personnel, les matériaux, l'équipement et la technologie, font toutes partie du processus d'optimisation de la gestion des opérations.

Les besoins des clients de l'entreprise poussent les responsables des opérations à acquérir, développer et fournir ces biens et services. D'autres questions stratégiques au cœur de la gestion des opérations comprennent la taille des usines de fabrication, les réseaux de technologie de l'information et les méthodes de gestion de projet, telles que les niveaux de travail en cours, l'acquisition des matières premières, le contrôle de la qualité, la manutention des matériaux et les politiques de maintenance.

La gestion de la chaîne d'approvisionnement en ce qui concerne la gestion des opérations est essentielle au contrôle des stocks et des matériaux. Pour éviter le gaspillage, les responsables des opérations doivent comprendre les processus de l'entreprise et mieux les faire fonctionner ensemble. Cela implique la logistique, la compréhension des tendances mondiales, la demande des clients et les ressources. Par conséquent, les responsables des opérations doivent établir des relations avec des fournisseurs qui peuvent fournir des matériaux opportuns et rentables pour livrer les marchandises aux clients plus rapidement.

La gestion de ces ressources pour accroître l'efficacité et réduire le gaspillage nécessite un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à gérer vos ressources en temps réel. Gérez vos ressources humaines et ajoutez leur disponibilité, y compris les congés payés et les jours fériés mondiaux, pour faciliter l'attribution du travail. Obtenez ensuite une vue en temps réel de leur productivité sur notre tableau de charge de travail à code couleur. Si votre équipe est sur-affectée, réaffectez simplement le travail à partir du tableau. Équilibrer la charge de travail augmente la productivité et améliore le moral, ce qui augmente également la productivité. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

10 fonctions clés de la gestion des opérations

La gestion des opérations ne se limite pas à la gestion des ressources, bien que cela fasse partie d'un ensemble plus vaste. Pour qu'une entreprise améliore ses opérations, elle doit se concentrer sur chacun des nombreux départements et sur leur fonctionnement. Un responsable des opérations doit examiner les différents départements de l'entreprise pour s'assurer qu'ils travaillent efficacement. Lorsque toutes les parties fonctionnent ensemble, l'entreprise prospère. En général, vous pouvez diviser la gestion des opérations en 10 fonctions clés.

1. Finances et comptabilité

La comptabilité est l'ensemble des transactions financières au sein d'une entreprise. Il doit y avoir des politiques et des procédures pour des choses comme les dépenses, la gestion des données et la production de rapports financiers. Ce dernier est l'un des aspects les plus importants de la finance et de la comptabilité car il fournit les données qui montrent où il y a des déchets qui peuvent être éliminés et d'autres moyens d'augmenter l'efficacité pour gérer l'entreprise plus efficacement sans dépenser plus.

2. Gestion de la chaîne d'approvisionnement

La gestion de la chaîne d'approvisionnement est le processus de contrôle des biens et services lorsqu'ils passent des matières premières aux produits finis et livrés. L'objectif est de rationaliser le canal afin d'augmenter la valeur pour les clients et pour l'entreprise productrice de réaliser des bénéfices et d'acquérir un avantage concurrentiel sur le marché. Les responsables des opérations veulent gérer ce processus pour remplir leur obligation envers l'entreprise.

3. Gestion de la production

La production transforme les ressources en biens et services. Par conséquent, la gestion de la production consiste à contrôler les activités impliquées dans la fabrication de ces produits. Cela implique la planification, la coordination, le suivi, l'administration et le jugement de la qualité des intrants et des extrants du processus de production. Le directeur des opérations est responsable de toutes les opérations industrielles, telles que la qualité, les dépenses et la quantité de la production.

4. Gestion des stocks

Un autre aspect de la gestion des opérations est l'inventaire. Les responsables des opérations doivent identifier quel stock et quelle quantité ils doivent commander pour un produit et quand ils en ont besoin. Cela implique d'être en mesure de suivre l'inventaire depuis le point d'achat et tout au long du cycle de fabrication. Un directeur des opérations suit les tendances de l'entreprise pour s'assurer que l'entreprise dispose de suffisamment de stock pour exécuter ses commandes, mais pas trop pour ne pas occuper un espace d'entrepôt précieux. Il doit également y avoir un moyen d'alerter les opérations lorsque les stocks sont bas et doivent être réapprovisionnés.

5. Gestion de la qualité

Assurer la qualité du produit ou du service fabriqué dans l'entreprise relève également de la gestion de la qualité. La gestion de la qualité consiste à examiner les tâches et les activités de production pour s'assurer qu'elles répondent aux attentes de qualité qui ont été définies. Par conséquent, les responsables des opérations proposent une politique de qualité et la création et la mise en œuvre d'une planification et d'une assurance qualité. Ils sont également responsables du contrôle de la qualité et de l'amélioration de la qualité.

6. Prévisions commerciales

Les responsables des opérations participent à la planification de la production de biens et de services en fournissant des analyses prédictives qui aident les entreprises à économiser des ressources et à réduire les dépenses. Pour ce faire, ils utilisent les prévisions commerciales, qui consistent à faire des suppositions éclairées sur la base de certaines mesures commerciales. Il s'agit notamment de la croissance des ventes et des prévisions pour l'économie. Plus ces prévisions commerciales sont précises, meilleurs sont les ajustements qu'une entreprise peut apporter pour optimiser ses stratégies et modifier ses opérations actuelles afin de tirer parti de ce qui s'en vient.

7. Planification stratégique

En fait, la planification stratégique est une partie importante de la gestion des opérations. En effet, la planification stratégique est la façon dont les dirigeants d'une organisation définissent leur vision de l'avenir. Ils utilisent cette vision pour définir les buts et les objectifs de l'entreprise. Ces buts et objectifs seront une ligne directrice que l'entreprise et ses employés suivront à travers la planification qui découle de la stratégie.

8. Gestion des processus métier

Les processus métier, souvent appelés processus opérationnels, sont des activités essentielles pour qu'une entreprise ajoute de la valeur et reste compétitive sur le marché. Ces tâches liées se terminent par un service ou un produit, elles sont donc connectées à presque tout ce qu'un responsable des opérations est chargé de superviser.

9. Conception du produit

La conception des produits est une partie très importante de la gestion des opérations, car les responsables des opérations visent avant tout à obtenir une satisfaction élevée des consommateurs. Le design est crucial pour attirer le client parmi la myriade de choix auxquels il est exposé. Votre produit doit avoir quelque chose qui lui donne un avantage concurrentiel.

10. Gestion des ressources humaines

Les ressources humaines sont le recrutement, l'embauche, le déploiement et la gestion des employés d'une entreprise. Bien qu'historiquement, la gestion des ressources humaines et des opérations ait été séparée, il existe un chevauchement administratif, comme la paie et d'autres problèmes administratifs. Les opérations expliquent et modèrent les effets des activités de ressources humaines. Au-delà de la rémunération, il y a la formation, la communication et la dotation.

Principaux rôles de gestion des opérations

La gestion des opérations comprend la gestion des processus logistiques et de la chaîne d'approvisionnement globale, la supervision de la production et la garantie de la qualité, l'établissement et l'établissement de relations avec les fournisseurs ainsi que la commande, l'entreposage et la gestion des matériaux. Par conséquent, il existe souvent différents rôles de gestion des opérations. Nous en avons souligné quelques-uns ci-dessous.

directeur des opérations

De manière générale, un directeur des opérations est responsable de toutes les activités liées à la production de tous les biens ou services produits par une entreprise. Il s'agit d'un poste de niveau supérieur qui traite de la formulation de la stratégie, de l'amélioration des performances, de l'approvisionnement en matériaux et autres ressources et de la sécurisation de la conformité.

Directeur des achats

Un responsable des achats est à la tête d'une équipe qui travaille à l'approvisionnement des matériaux nécessaires à la production d'un service ou d'un produit que l'entreprise fabrique. Leur travail consiste à obtenir les meilleurs matériaux de qualité aux prix les plus bas. Ils évaluent également les fournisseurs, négocient les contrats et examinent la qualité des produits.

Directeur de production

Un directeur de production supervise le processus de production, coordonne toutes les activités connexes et s'assure qu'il y a suffisamment de ressources disponibles en cas de besoin. Certaines responsabilités qui relèvent de ce poste de gestion des opérations comprennent la planification des horaires des travailleurs, l'estimation des coûts et la préparation des budgets pour s'assurer que le flux de travail respecte les délais requis.

responsable des ressources humaines

Les responsables des ressources humaines (RH) planifient, coordonnent et dirigent les fonctions administratives d'une entreprise. Cela comprend les processus d'embauche et l'intégration des nouveaux employés. Ils assurent également la liaison entre la direction de l'entreprise et ses employés. Ils conseilleront les cadres supérieurs en matière de planification stratégique en ce qui a trait à la dotation.

Compétences en gestion des opérations

La gestion des opérations est un élément clé de la gestion de toute entreprise prospère. En raison du large éventail de responsabilités qui reposent sur les épaules d'un directeur des opérations, ils nécessitent un large éventail de compétences. Ces compétences doivent soutenir les stratégies de l'entreprise et améliorer l'efficacité, ce qui signifie que les responsables des opérations ont besoin à la fois de compétences techniques et de compétences générales. Ils doivent avoir le savoir-faire technique et peuvent bien travailler en équipe. Voici quelques-unes des compétences requises pour une solide gestion des opérations.

• Être capable de reconnaître et de répondre aux exigences des clients
• Gérer chaque membre de l'équipe
• Travailler selon un ensemble de normes
• Comprendre l'automatisation, la saisie de données et les logiciels
• Expertise en traitement de données
• Savoir développer de nouveaux produits
• Application de l'évaluation des risques
• Stratégie de planification
• Administrer le budget
• Prendre des décisions rapides
• Résoudre les problèmes
• Communication forte
• Être bien organisé
• Gestion du temps
• Exceller dans le travail d'équipe et la collaboration
• Être un leader
• La flexibilité
• Penser de manière critique
• Suivre une performance

ProjectManager aide à la gestion des opérations

Pour un travail aussi complet que la gestion des opérations, vous avez besoin d'un logiciel doté d'un large éventail de fonctionnalités pouvant toucher à toutes ces disciplines disparates. ProjectManager est un logiciel primé qui aide les responsables des opérations à planifier, gérer et suivre leur travail en temps réel. Ils peuvent partager des fichiers, commenter et détecter des problèmes et les résoudre rapidement. Il existe une automatisation et des tâches récurrentes pour rationaliser les processus et réduire les déchets tout en augmentant la productivité.

Planifiez sur des diagrammes de Gantt robustes

Avant de pouvoir automatiser les flux de travail, vous devez avoir un plan. Nos diagrammes de Gantt facilitent l'organisation de vos tâches, relient les quatre types de dépendances de tâches, puis définissent une base de référence pour capturer ce plan et le comparer à votre progression réelle. Vous pouvez voir où vous en êtes en temps réel et si vous êtes en retard, réaffectez les ressources pour revenir dans les délais. Les responsables des opérations peuvent également suivre les ressources et les coûts pour respecter leur budget.

Suivez les progrès et les performances sur des tableaux de bord en temps réel

La planification n'est qu'une partie de la gestion des opérations. Ces plans doivent être surveillés. Une fois que vous avez défini une ligne de base dans le diagramme de Gantt, vous pouvez suivre votre progression et vos performances dans toutes les vues du projet. Mais pour obtenir une vue de haut niveau des métriques du projet, vous devrez basculer vers le tableau de bord en direct. Il n'y a pas de configuration fastidieuse comme avec d'autres solutions logicielles légères. Nous sommes prêts quand vous l'êtes avec des graphiques et des tableaux faciles à lire qui vous donnent des données en temps réel sur la charge de travail, le temps, les coûts et plus encore.

Si vous voulez plus de détails qu'un tableau de bord ne peut fournir, il est facile de générer l'un des nombreux rapports en appuyant simplement sur une touche. Chaque rapport, qu'il s'agisse du rapport d'état, du rapport de portefeuille, de la variance ou plus, peut être filtré pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir. Il est également facile de partager des rapports avec les dirigeants pour les tenir à jour.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui habilite les responsables des opérations. Utilisez les fonctionnalités de gestion des tâches, de gestion des risques et de gestion des ressources pour rester organisé, analyser les données, localiser les problèmes et assurer le bon fonctionnement de tout. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.