Rapports de performance pour les projets : un guide rapide

Pour un projet réussi, vous avez besoin d'une vue d'ensemble de vos informations sur la performance au travail (WPI). Les rapports sur le rendement fournissent cette information en mettant en contexte les données sur la mesure du rendement, l'assurance de la qualité et la responsabilisation.

Les rapports de performance (comme un rapport sur l'état d'un projet) font plus que simplement afficher des indicateurs de performance clés. Ils peuvent également indiquer les points à améliorer et identifier les risques du projet. Un logiciel de gestion de projet peut vous aider dans ce rapport, mais d'abord, examinons plus en profondeur le rapport sur les performances du projet.

Qu'est-ce que le rapport de performances ?

Le reporting de performance est le processus de documentation et de définition des projets, produits ou services qu'une entreprise réalise et de mesure de son succès avec un système de reporting qui couvre la portée, les coûts, l'assurance qualité et le calendrier. Les rapports de performance sont utilisés pour déterminer dans quelle mesure l'entreprise fonctionne et si elle atteint ses buts et objectifs.

Pour ce faire, vous collectez des données à partir d'un travail spécifique et vous les analysez. Une fois cette analyse terminée, vous pouvez faire des suggestions pour améliorer la prise de décision dans vos processus métier.

Il existe différentes cibles pour les rapports de performance. Par exemple, un rapport de performance peut se concentrer sur un projet ou un membre de l'équipe, mais il peut aussi couvrir l'ensemble de l'entreprise. Les rapports sur les performances ont tendance à partager ces points de données communs :

• Buts et objectifs de l'entreprise
• Vision à cinq ans
• Indicateurs clés de performance (KPI)
• Fréquence de mesure des KPI
• Source des données surveillées

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Pourquoi les rapports sur les performances sont-ils importants ?

Les rapports de performance fournissent une vue sur les performances d'une entreprise et vous permettent de suivre vos activités et de décrire vos forces et vos faiblesses.

Un rapport de performance peut également être utilisé pour comparer vos performances par rapport à vos concurrents. Cela vous permet de savoir où vous êtes en deçà et pourrait augmenter votre avantage concurrentiel. Mais les rapports de performance peuvent également surveiller votre main-d'œuvre.

Les rapports sur les performances vous permettent de créer des rapports annuels et de rester en conformité si votre entreprise est réglementée par le code et les règles de l'industrie. Mais la plupart des entreprises l'utilisent pour améliorer leurs performances commerciales ainsi que pour créer une communication claire et efficace.

Vous pouvez exécuter et organiser les données recueillies plus efficacement en utilisant un logiciel de gestion de projet. ProjectManager collecte des données en temps réel pour rendre les rapports plus précis. Le tableau de bord en direct calcule automatiquement ces données et les affiche dans des graphiques et des tableaux faciles à lire qui affichent les métriques du projet telles que le temps, la variance et plus encore. Aucune configuration n'est nécessaire. ProjectManager vous donne un rapport de performance instantané. Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui !

Comment mettre en œuvre les rapports de performance

Les rapports de performance peuvent varier d'une entreprise à l'autre. Cependant, en général, le processus suivra des étapes similaires. Suivez ces conseils pour créer votre propre rapport sur les performances :

1. Connaissez votre public : quel est votre public cible pour le rapport ? Bien que les cadres soient les personnes les plus susceptibles de fournir des rapports, cela aura également un impact sur les employés de l'entreprise. Selon la personne à qui le rapport de performance est destiné, définissez s'il est général ou spécifique afin qu'il lui soit utile.
2. Définir les objectifs : l'étape suivante consiste à déterminer ce que vous voulez que le rapport de performance fasse. Quel est l'énoncé de mission de votre entreprise ou les buts et objectifs du projet ? Cela vous permet d'évaluer et de mesurer vos performances pour voir si vous atteignez ces objectifs.
3. Rédigez un résumé : Le rapport de performance contiendra beaucoup de données, c'est pourquoi vous souhaitez commencer par un résumé qui donne au lecteur un bref aperçu des détails. Ce synopsis est important car il offre un résumé clair et concis des faits.
4. Partagez une évaluation des performances : vous détaillez ici les parties de l'entreprise ou du projet que vous évaluez. Cela peut inclure la situation financière de l'entreprise ou du projet, des comparaisons sectorielles et des données quantitatives non financières.
5. Rendez-le visuel : Rien n'endort les gens plus rapidement qu'un texte tombstone. L'ajout de visuels non seulement embellit la page, mais fournit également des données faciles à digérer qui peuvent être comprises en un coup d'œil.
6. N'oubliez pas de le vérifier : avoir des fautes d'orthographe, des fautes de grammaire ou d'autres fautes de frappe diminuera l'impact du rapport et ne semblera pas professionnel. Il est préférable de le faire relire par une autre personne, car elle est plus susceptible de détecter de petites erreurs.

Types de rapports

Utilisez un rapport de performance pour comparer le projet réel au plan. Vous pouvez le faire pour différents points de données. Les six types courants de rapports sur les performances sont les suivants :

• Rapport sur l'état du projet : capture l'état du projet à ce stade de son cycle de vie. Un rapport d'état est un instantané de la portée, du temps, du coût et de la qualité actuels du projet.
• Rapport d'avancement : note ce qui a été réalisé dans le projet depuis le dernier rapport d'avancement.
• Rapport de prévision : estime ce qui devrait se produire dans un projet, comme les performances futures et l'état prévu du projet à ce moment-là. Ceci est utilisé pour une meilleure utilisation des ressources.
• Rapport de tendance : compare les performances du projet par rapport à la même période dans le rapport précédent. Cela peut être fait mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement.
• Rapport d'écart : trace la différence entre l'avancement réel et prévu d'un projet.
• Rapport sur la valeur acquise : intègre la portée, le calendrier et la performance des coûts à l'aide de techniques de gestion de la valeur acquise. Ce rapport fait souvent partie du rapport sur l'état d'avancement du projet.

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Comment analyser et agir sur les rapports de performance

Une fois que vous avez configuré les rapports de performance pour votre organisation ou votre projet, l'étape suivante consiste à analyser ces rapports et à prendre des mesures. Les gestionnaires ont tendance à être ceux qui sont chargés de ce travail, bien qu'il soit souvent sous-traité à des analystes spécialisés qui comprennent l'intelligence d'affaires.

Les données que vous devez analyser peuvent être quantitatives, telles que les résultats des ventes et du marketing, ou qualitatives, telles que les réponses que vous obtenez aux enquêtes auprès des clients. Quel que soit le type de données que vous analysez, vous avez besoin d'une structure pour détailler le processus, en commençant par définir des objectifs et en terminant par un plan d'action.

Il est important que vous déterminiez une durée pour votre analyse, qu'il s'agisse d'un rapport mensuel, trimestriel ou annuel sur le projet ou l'entreprise. Cette période doit être suffisamment longue pour que vous puissiez identifier les tendances dans les données. Avoir des rapports qui peuvent filtrer les données qui ne concernent pas votre analyse est utile.

Lorsque vous examinez les données, recherchez ce qui se rapporte à l'objectif de votre analyse. Ensuite, identifiez et documentez les tendances que vous voyez, en particulier celles qui sont les plus importantes et qui correspondent à vos objectifs d'analyse. Ensuite, vous devrez résumer les résultats et élaborer un plan d'action pour vous aider à améliorer vos performances.

Comment diffuser l'information

Une fois que vous avez effectué tout le travail de reporting et d'analyse des performances, vous devez transmettre ces informations.

Les rapports doivent être rendus publics. Les parties prenantes vont évidemment s'intéresser à ce que les rapports sur le rendement ont révélé. Mais afin d'apporter les améliorations nécessaires auxquelles les données vous conduisent, votre équipe doit également être informée.

Les résultats de votre analyse des rapports sur les performances doivent être adaptés à votre public. Qu'il s'agisse d'un mémo, d'un e-mail ou même d'un rapport sur le rapport, vous devez décider du meilleur véhicule pour fournir les données à votre public. Afin de mieux mettre en œuvre votre plan d'action, vous pouvez également convoquer une réunion.

Comment ProjectManager aide avec les rapports de performance

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui suit l'avancement de votre projet en temps réel. ProjectManager vous aide à organiser les tâches et les ressources pour planifier votre projet. Il dispose également de fonctionnalités permettant de mesurer les performances et de partager ces informations avec vos parties prenantes et votre équipe pour apporter des améliorations.

Créer des calendriers de projet sur des diagrammes de Gantt

Avant de pouvoir mesurer les performances, vous devez définir une ligne de base. Lorsque vous créez un calendrier de projet, le diagramme de Gantt de ProjectManager vous permet de lier les dépendances, de filtrer le chemin critique et de définir une ligne de base. Le Gantt vous permettra de vérifier l'effort prévu par rapport à l'effort réel et de créer des rapports pour mesurer la variance du projet.

Suivre le temps avec précision sur les feuilles de temps

Si vous mesurez la performance des membres individuels de l'équipe, les feuilles de temps sécurisées de ProjectManager vous donnent des données sur le temps qu'il leur faut pour accomplir leurs tâches. Les feuilles de temps peuvent également remplir automatiquement les affectations répétitives et rationaliser davantage le processus de paie, en verrouillant les feuilles de temps une fois qu'elles sont soumises pour une plus grande sécurité.

Créez des rapports de performance en quelques secondes

ProjectManager est également tout ce dont vous aurez besoin pour créer des rapports de performances. Vous pouvez générer des rapports d'état et de portefeuille, des plans de projet, des tâches, des feuilles de temps, la disponibilité, la charge de travail et la variance. Tous nos rapports sont personnalisables, filtrant pour ne voir que les données que vous souhaitez, et peuvent être enregistrés au format PDF, Excel ou CSV pour vous aider à analyser et partager les résultats avec vos parties prenantes et votre équipe.

ProjectManager est un logiciel primé qui planifie, surveille et rend compte des performances du projet. Les outils de gestion des ressources permettent aux équipes de travailler à pleine capacité et avec nos multiples vues de projet, elles peuvent travailler comme elles le souhaitent. Gardez les équipes productives et les projets sur la bonne voie, peu importe où et quand avec ProjectManager. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !