Un guide pour créer le parfait calendrier de relations publiques 2023

L'un des éléments les plus importants d'une relation publique réussie est la ponctualité. L'opportunité donne aux médias et à leur public une raison de se soucier de votre marque. La difficulté consiste à aligner ce qui est opportun pour votre marque, ce qui est opportun pour les médias cibles et ce qui est opportun pour tous les publics, le tout en même temps. Pour ce faire, il ne suffit pas de suivre les tendances de votre secteur, mais de les voir arriver avant presque tout le monde. Un parfait exemple de relations publiques ? Guides de cadeaux de vacances. Les acheteurs ne commencent généralement pas à y penser ou à les lire avant novembre, mais les services de relations publiques et de marketing y travaillent dès le printemps ou l'été. Vous avez besoin de temps pour élaborer votre plan, présenter les médias et leur fournir tout ce dont ils ont besoin pour préparer leur guide de cadeaux au moment où les achats des Fêtes commencent. C'est pourquoi les professionnels des relations publiques qui réussissent, comme vous, méritent un high five pour le faire fonctionner. Comment pouvez-vous rester au courant des tendances, des saisons, de ce que font les médias, de ce qui se passe dans votre entreprise et faire en sorte que tout fonctionne ensemble ? Si vous êtes comme l'un des professionnels des relations publiques que je connais, un calendrier méticuleux aide certainement - un calendrier principal qui combine le calendrier saisonnier avec le calendrier marketing de votre marque et les calendriers éditoriaux des médias dont vous souhaitez une couverture. Ce type de calendrier de contenu RP est plus qu'une longue liste de dates. C'est une stratégie et un projet en soi, cartographiant tout ce qui est nécessaire pour la couverture des relations publiques et travaillant à rebours à partir de votre couverture cible, de vos objectifs et de vos campagnes. Ce guide vous aidera à créer le vôtre.

Qu'est-ce qu'un calendrier de relations publiques ?

Un calendrier RP est un calendrier ou un plan de projet qui répertorie tous les éléments clés nécessaires pour présenter et garantir une couverture RP ou médiatique. Il peut également les cartographier par rapport à vos autres campagnes marketing et événements commerciaux importants, afin que vous puissiez voir comment votre calendrier de relations publiques s'aligne sur le reste du plan d'affaires. Une remarque importante à propos de votre calendrier de relations publiques est qu'il ne s'agit pas seulement d'un calendrier de dates de publication ou d'échéances finales. Il décompose en fait les différentes étapes du processus et toutes les tâches qui leur sont associées dans un calendrier gérable. Toutes les échéances mineures, les réunions et rendez-vous liés à la campagne, les demandes d'actifs de l'équipe de conception et les devis des dirigeants. Toutes les tâches auxquelles vous pouvez penser à l'avance sont nécessaires pour obtenir une excellente couverture. Bien entendu, les tâches à effectuer varient en fonction de la stratégie de relations publiques de votre entreprise. Un échantillon de ce qui pourrait figurer sur un calendrier de relations publiques comprend :

• Les articles sur les dates ou autres couvertures médiatiques sont mis en ligne.
• Publiez les dates du contenu de votre marque autour de la campagne (c'est-à-dire une annonce de prix, un communiqué de presse ou le partage d'actualités sur les réseaux sociaux).
• Délais pour les citations que vous, votre équipe ou vos dirigeants donnez aux journalistes.
• Dates d'expédition pour l'envoi d'échantillons de produits aux examinateurs et aux influenceurs.
• Dates limites pour les présentations et les soumissions de prix.

Tout ce que vous devez faire ou vous rappeler pour couvrir les terres est un jeu équitable.

Pourquoi les équipes de relations publiques et de marketing ont-elles besoin d'un calendrier de relations publiques ?

Il existe déjà des calendriers professionnels, des calendriers marketing, des calendriers de contenu, etc. Pourquoi les calendriers de relations publiques doivent-ils également exister et pourquoi votre équipe devrait-elle en avoir un ? Est-ce juste pour se sentir organisé ? Eh bien, oui et non. Ne négligez pas l'impact sur les performances et la productivité que la surcharge peut avoir sur votre équipe marketing. Si quelqu'un ne sait pas ce qui se passe ou ce qui doit être fait, cela peut créer une confusion qui entraîne des retards et des erreurs dans le projet. C'est pourquoi avoir un calendrier de relations publiques ne se limite pas à l'organisation et au codage couleur. Il s'agit de:

Aligner les relations publiques avec d'autres activités commerciales

Considérez les différents calendriers de votre agenda Google comme différentes couches de vos relations publiques et de votre marketing. Ils montrent chacun une vue distincte, mais tous ensemble, vous obtenez une image complète. Le calendrier professionnel global est le noyau sur lequel tout le reste devrait être basé. Le calendrier marketing est la deuxième couche - comment vous communiquez votre calendrier principal à vos clients par le biais d'éléments tels que les lancements et les campagnes. Le calendrier de contenu peut être une troisième couche qui montre le contenu que vous utiliserez pour mettre en œuvre ces campagnes. Considérez votre calendrier de relations publiques comme une dernière couche ; montrant comment vous utiliserez la publicité et la visibilité pour amplifier vos messages marketing. En les examinant tous, vous obtenez une compréhension complète de la façon dont les relations publiques s'articulent avec d'autres activités commerciales et marketing.

Planification des relations publiques autour des vacances et des tendances

Un calendrier de relations publiques facilitera également le travail de toute votre équipe grâce à la possibilité de planifier à l'avance les vacances saisonnières ou les tendances auxquelles votre marque pourrait vouloir se joindre pour la publicité. Par exemple, les guides cadeaux dont nous avons parlé plus tôt. Ces campagnes importantes et urgentes peuvent vous surprendre rapidement lorsque vous ne les avez pas - et le travail de préparation qu'elles nécessitent - planifiés à l'avance. Avec un calendrier, vous pouvez actuellement bloquer les tendances saisonnières ou les événements pertinents pour votre secteur et les ajouter à votre calendrier en tant qu'éléments récurrents annuels - ils ne se faufileront plus jamais.

Collaboration interne et externe simplifiée

Enfin, lorsque vous collaborez autant que les relations publiques l'exigent, vous avez beaucoup de personnes différentes dont vous êtes responsable - des collaborateurs externes, comme des journalistes et des éditeurs, des collègues et des collègues, et des pigistes travaillant avec votre entreprise. Un calendrier de relations publiques peut être partagé avec toutes les personnes impliquées dans les projets, et il vous aidera à travailler ensemble et à communiquer plus facilement sans manquer les délais externes qui pourraient sacrifier la couverture.

Rendements annuels

Enfin, un calendrier de relations publiques donnera des résultats pour les années à venir. Le premier calendrier créé commencera chaque année après son processus de planification avec un squelette d'idées. Le contenu - communiqués de presse, articles de blog, campagnes, etc. - peut être réutilisé de manière créative, ce qui permet de gagner un temps considérable. Vous êtes donc prêt à vous organiser pour votre équipe, les contacts avec lesquels vous travaillez et vous-même. Par où commencer ?

1. Choisissez votre format

Tout d'abord, vous devez décider où votre calendrier de relations publiques vivra. Même si j'aime les calendriers et les marqueurs en papier, je ne les recommande pas pour l'ensemble des plans de marketing et de relations publiques. Cela signifie que vos options sont une bonne vieille feuille de calcul, un calendrier numérique de base ou un outil de calendrier éditorial dédié. Il y a des avantages et des inconvénients pour chaque option, alors tenez compte des besoins de votre propre équipe.

2. Décidez de vos types de contenu

Une fois que vous avez décidé de l'emplacement du calendrier RP, il est temps de commencer à développer vos campagnes et processus à l'intérieur. L'une des premières étapes dont vous aurez besoin est d'identifier les types de contenu dont vous aurez besoin pour mettre en œuvre et amplifier votre contenu et votre couverture RP. Cela pourrait inclure :

• Emplacements
• Événements
• Campagnes de relations publiques
• Contenu du blog
• Publications/campagnes sur les réseaux sociaux
• Imprimer la documentation

S'il s'agit de relations publiques, cela peut (et devrait être) planifié sur un calendrier. Une bonne façon de structurer les choses est de donner à chaque format de contenu sa propre catégorie dans n'importe quel outil que vous utilisez.

3. Planifiez votre cadence de publication

Ensuite, vous voudrez considérer à quel point votre calendrier sera "plein". En d'autres termes, à quelle fréquence souhaitez-vous que le contenu soit publié dans le cadre de votre stratégie, qu'il s'agisse de médias « gagnés » ou « possédés ». Ce faisant, vous voulez prendre en compte quelques facteurs différents. Tout d'abord, quelle est la capacité de publication de contenu appartenant à votre équipe et de gain de couverture ? Surtout si vous faites appel à des concepteurs pour créer des actifs, à des cadres pour donner des devis et à un travail plus collaboratif, vous devez respecter les délais pour le reste de votre équipe. Vous souhaitez également laisser suffisamment d'espace vide ou de temps libre pour répondre aux tendances et aux événements plus opportuns au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Deuxièmement, quelles tendances ou campagnes saisonnières auront le plus d'impact ? Vous voulez rester le plus important possible pour votre public cible, mais cela vaut également la peine d'espacer le contenu pendant les périodes "plus calmes" pendant que votre équipe travaille dans les coulisses d'un grand projet où l'entreprise se charge de toutes les relations publiques et du marketing. s'arrête pendant une courte période. Une fois que vous connaissez les contraintes avec lesquelles vous travaillez, vous pouvez définir des objectifs pour votre cadence de contenu, comme des vidéos mensuelles, des articles de blog hebdomadaires et une couverture médiatique, et des publications quotidiennes sur les réseaux sociaux.

4. Remue-méninges et ajout d'idées de contenu

Une fois que vous avez défini la structure et la cadence de votre calendrier, vous pouvez commencer à réfléchir au contenu et aux idées de relations publiques et à les ajouter dans les emplacements vides du calendrier. Vous aurez envie de réfléchir à des choses comme :

• Angles de l'histoire pour présenter les médias
• Contenu invité et leadership éclairé
• Contenu pour votre blog d'entreprise
• Réseaux sociaux et campagnes par e-mail
• Contenu faisant la promotion d'événements, de récompenses et d'autres relations publiques

Vous voudrez également essayer d'organiser autant que possible les choses autour de thèmes pertinents ou de tendances saisonnières.

5. Ajouter du contenu spécifique à l'industrie

Les calendriers de relations publiques changent selon l'industrie. Le contenu nécessaire pour une entreprise peut être totalement inutile pour une autre. Attirer l'attention sur le contenu spécifique à l'industrie adapte le calendrier à vos besoins. Envisagez d'ajouter les rubriques suivantes :

6. Inclure les informations de contact

Les relations publiques nécessitent la collaboration de nombreuses personnes. Pour créer un flux constant d'activités, incluez les informations de contact pour toutes les communications internes et externes nécessaires. Ceci comprend:

7. Gardez les pièces mobiles organisées

Enfin, vous devez réellement utiliser et gérer votre nouveau calendrier. Cela semble évident, mais vérifier le calendrier éditorial chaque jour au début du travail est une nouvelle habitude à prendre. Voici quelques façons de faciliter la construction de cette habitude :

• Établissez des directives de codage couleur pour rendre les informations facilement assimilables pour des "vérifications rapides".
• Prévoyez du temps pour mettre à jour le calendrier chaque semaine.
• Affichez le calendrier lors des réunions d'équipe (ou directement après).

De plus, si vous utilisez un outil de calendrier éditorial dédié, comme le calendrier marketing de CoSchedule, vous pouvez planifier le contenu en connectant le calendrier à votre blog WordPress, vos profils de réseaux sociaux et votre outil de marketing par e-mail. Cela vous permet de rédiger et même de planifier votre contenu sortant à partir du même calendrier. Des outils dédiés facilitent également la décomposition des projets en actions spécifiques à l'aide de modèles de projet et de tâche et d'autres fonctionnalités qui pourraient ne pas être disponibles dans une feuille de calcul que vous créez vous-même. Un calendrier de relations publiques supprime le sentiment accablant de jongler avec plusieurs projets en plusieurs étapes. Mais ce n'est que lorsqu'un calendrier est maximisé dans toute sa mesure que les objectifs de relations publiques peuvent être atteints. Utilisez les quatre idées suivantes pour optimiser au mieux votre calendrier.

Soyez fluide

Votre calendrier n'est pas gravé dans la pierre. Des opportunités de relations publiques peuvent apparaître au hasard, certains événements appelleront une action après coup, alors soyez fluide dans votre approche. Accueillir un changement ou réagir à une situation déclenche souvent l'innovation.

Tenir compte du délai de livraison

Le meilleur plan de relations publiques n'est pas précipité. Tenez compte du délai d'exécution approprié entre le lancement du projet et l'achèvement du projet. Un calendrier ample permet de respecter confortablement les délais et d'apporter des modifications au contenu.

Utilisez des hashtags pertinents

Utilisez des hashtags pertinents pour lier le contenu aux événements actuels. La création de contenu à l'avance permet de gagner du temps, mais les utilisateurs s'intéressent aux tendances. Gardez le contenu frais en ajoutant un hashtag.

Évaluer les activités de relations publiques précédentes

L'évaluation des activités de relations publiques des années précédentes évalue les succès, met en évidence les domaines d'amélioration et montre comment aller de l'avant. Réfléchissez aux questions suivantes :

• Qu'est-ce qui a bien fonctionné pour vous ? Qu'est-ce qui a floppé ?
• Quelles idées ont dépassé les attentes ? Comment développer ces idées ?
• D'où avez-vous reçu l'attention des médias ?
• D'où les principaux concurrents ont-ils attiré l'attention des médias ?

À partir de là, utilisez vos réponses pour développer ou modifier de manière réfléchie votre calendrier de relations publiques.

Commencez maintenant

Un calendrier de relations publiques éliminera les frictions et les sentiments écrasants de jongler avec plusieurs projets en plusieurs étapes. Cependant, uniquement lorsque vous l'utilisez. Si vous n'avez pas encore de calendrier pour tout organiser, il est temps de commencer à en introduire un dans votre stratégie dès maintenant. Pour vous aider à le construire, essayez notre modèle de calendrier RP gratuit ou jetez un œil à notre logiciel dès aujourd'hui. Ce message a été initialement publié le 1er juillet 2020. Il a été mis à jour le 29 décembre 2021, puis de nouveau le 20 décembre 2022.