Mise en œuvre du processus : un guide rapide

Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, elle doit rechercher de nouveaux processus ou des moyens d'améliorer les processus en place. Peut-être que l'entreprise souhaite évoluer et soutenir sa croissance ou augmenter sa productivité et son efficacité. Quels que soient les objectifs, la mise en œuvre des processus est la manière dont ils atteignent ces objectifs.

Si vous cherchez à améliorer vos processus métier, vous devez savoir ce qu'est la mise en œuvre des processus et pourquoi elle est si importante. De plus, nous expliquerons ce qu'est un plan de mise en œuvre de processus et les étapes pour créer un processus de mise en œuvre. Ensuite, vous découvrirez comment un logiciel de gestion de projet peut vous aider à réduire le gaspillage et à gagner du temps.

Qu'est-ce que la mise en œuvre du processus ?

La mise en œuvre des processus est une approche stratégique pour adopter de nouvelles procédures ou processus métier dans une organisation. Une entreprise met en œuvre le changement lorsqu'elle souhaite rationaliser les tâches, devenir plus efficace, réduire le nombre d'erreurs ou stimuler la croissance de l'entreprise. Il n'y a que quelques exemples, mais toute modification des processus métier nécessite la mise en œuvre de processus.

Comme vous pouvez l'imaginer, cela ne se fait pas sur un coup de tête. Les objectifs commerciaux sont atteints grâce à un plan structuré avec des directives claires sur la manière dont la stratégie sera exécutée. Cela signifie répertorier les tâches qui seront effectuées tout au long du fonctionnement quotidien de l'entreprise. Elle implique la conduite du changement et touche tous les départements, c'est pourquoi les ressources humaines sont impliquées.

Les unités commerciales craignent naturellement la stagnation. La complaisance est le premier signe qu'une entreprise est en difficulté car les concurrents sont toujours à la recherche d'un avantage à exploiter. La mise en œuvre des processus est la façon dont une entreprise peut rester compétitive en ayant un cadre pour gérer le changement.

Qu'est-ce qu'un plan de mise en œuvre de processus ?

Afin d'atteindre les objectifs stratégiques d'une entreprise, il doit y avoir un plan de mise en œuvre des processus. C'est le document qui définit les étapes qui amèneront l'équipe de projet d'où elle en est à la façon dont elle peut atteindre son objectif commun. Cela s'appelle aussi un plan stratégique.

Le plan de mise en œuvre du processus comprend la stratégie, le processus et les actions nécessaires pour atteindre l'objectif stratégique. Ces plans sont complets et couvrent tout, de la portée du plan de mise en œuvre aux coûts qui le financeront, comme le budget. Toutes les étapes nécessaires sont détaillées, y compris les dates de début et de fin et la durée du projet. Ceci est similaire à la gestion des modifications, qui contrôle les modifications et les gère tout au long de leur cycle de vie.

Avoir un plan de mise en œuvre du processus communique l'effort à l'équipe afin que chacun sache ce qui doit être fait, quand cela sera fait et qui fera quoi. Avoir un plan est essentiel pour une mise en œuvre fluide du processus. Sans un plan pour transformer la stratégie en étapes concrètes, il n'y a pas de feuille de route pour guider l'équipe du projet du début à la fin.

Lorsque vous entreprenez une entreprise d'une telle envergure avec des implications commerciales majeures, il est sage d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour faciliter le travail. ProjectManager est un logiciel primé qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre leur plan de mise en œuvre de processus en temps réel. Les diagrammes de Gantt organisent les étapes sur une chronologie visuelle pour montrer le projet en un seul endroit. Des équipes peuvent être affectées et une ligne de base définie pour suivre l'effort planifié par rapport à l'effort réel en temps réel. Vous pouvez désormais vous assurer que vous respectez les délais et que vous ne dépassez pas votre budget. Obtenez ProjectManager aujourd'hui gratuitement.

Pourquoi la mise en œuvre du processus est-elle importante ?

La mise en œuvre du processus est importante pour de nombreuses raisons. Nous en avons esquissé quelques-uns ci-dessus, mais cela mérite un examen plus approfondi. D'une part, c'est un excellent moyen de vous aider à transformer les ressources de votre projet en un livrable de meilleure qualité. Si vous êtes un fabricant, cela peut vous aider à réduire les erreurs des employés dans leur travail. Cela peut également assurer une sortie plus cohérente et fiable. Même si vous ne parlez que de documentation, la mise en œuvre de processus peut aider à s'assurer que tout le monde signe effectivement les documents.

Vous pouvez également améliorer l'efficacité des processus, que ce soit par des processus reproductibles ou l'automatisation des tâches récurrentes, qui rationalisent les flux de travail. Cela peut réduire le gaspillage, permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches plus complexes et aider à allouer les ressources plus efficacement. Les employés qui sont libérés des tâches simples qui peuvent être automatisées peuvent occuper plus d'emplois.

Si vous cherchez à encourager la conformité aux normes de l'industrie, la mise en œuvre de processus peut vous aider avec la documentation pour vous permettre de respecter toutes les lois qui régissent votre entreprise. Cela peut vous aider à respecter les directives de qualité si la documentation guide votre travail. Les employés peuvent mieux comprendre ces processus organisationnels et leurs rôles dans ceux-ci, ce qui conduit à de meilleures performances.

Nous avons mentionné que la mise en œuvre de processus facilite l'évolution d'une entreprise, en particulier lorsque les tâches nécessitent la coordination de nombreuses personnes ou services. De nouveaux processus peuvent aider à créer un système de travail plus efficace. Cela conduit à d'autres améliorations lorsque les processus sont continuellement évalués et développés. Enfin, ces améliorations incluent un meilleur suivi et une meilleure mesure des performances lorsque vous utilisez des indicateurs de performance clés (KPI) pour déterminer le succès de la mise en œuvre de votre processus.

Le processus de mise en œuvre en 7 étapes

Afin de tirer parti des nouveaux processus dans votre entreprise, vous devez savoir comment les mettre en œuvre. Les sept étapes suivantes vous aideront à tirer parti de la mise en œuvre du processus.

1. Former une équipe de projet

La mise en œuvre du processus est l'exécution d'un plan. La plupart des plans impliquent plusieurs personnes, la première étape consiste donc à constituer votre équipe en fonction de l'expérience et des compétences des personnes impliquées. Avoir les bonnes personnes signifie que vous pouvez les utiliser pour réfléchir à de meilleures approches. Très probablement, vous travaillerez également dans plusieurs départements, ce qui signifie que vous devez disposer d'équipes capables de travailler de manière interfonctionnelle.

2. Définissez votre processus métier

Avec la bonne équipe à bord, la prochaine étape consiste à définir les objectifs. Vous pouvez appliquer des techniques telles que la cartographie des processus métier, qui aide à mettre en œuvre ou à améliorer les processus que vous ciblez. Vous devrez également examiner toutes les tâches de votre plan de mise en œuvre des processus et déterminer les ressources dont l'équipe aura besoin pour accomplir et mener à bien le projet. L'équipe peut aider les gestionnaires à travailler en collaboration lorsqu'ils élaborent un plan d'action.

3. Définir des buts et des objectifs pour la mise en œuvre du processus

Au fur et à mesure que vous définissez le processus métier, vous aurez des buts et des objectifs à atteindre. Une fois que ceux-ci ont été décidés, il est important d'utiliser une analyse des écarts afin de tracer la voie à suivre pour atteindre vos objectifs. L'analyse des écarts définit où se trouve votre entreprise et où elle veut être. Il est crucial de fixer des buts et des objectifs afin que votre entreprise comprenne comment arriver là où elle veut être.

3. Élaborez un plan de mise en œuvre

Après avoir fait un remue-méninges avec votre équipe, défini les processus d'affaires et défini vos buts et objectifs pour la mise en œuvre de nouveaux processus, il est temps d'écrire le plan. Vous devriez avoir tout ce dont vous avez besoin, comme les ressources nécessaires pour exécuter le projet. Maintenant, vous devez définir les tâches qui vous mèneront du début à la fin. Incluez les étapes du projet, la durée et le calendrier ainsi que les rôles et responsabilités de toutes les personnes impliquées.

5. Intégrez votre équipe

Pour que la mise en œuvre du processus soit un succès, l'équipe doit comprendre les nouveaux processus d'affaires. Cela comprend probablement la formation, les ateliers, les séminaires, les présentations ou le tutorat et le mentorat d'équipe.

6. Mettez en œuvre votre processus métier amélioré

Vous êtes maintenant prêt à mettre en œuvre les processus avec des objectifs clairs et un but précis d'amélioration. Au cours de cette étape, vous voudrez surveiller le processus pour vous assurer que vous atteignez vos jalons. Avoir des KPI mesurables vous assure d'atteindre votre stratégie de mise en œuvre ciblée.

7. Effectuer un examen post-mise en œuvre

Une fois que vous avez exécuté le plan de mise en œuvre du processus, vous voudrez le revoir pour voir ce qui s'est bien passé et où vous vous êtes trompé. Cela aide à informer les nouveaux plans de mise en œuvre des processus, mais peut également être utile pour affiner les étapes afin de garantir que vous atteignez les objectifs que vous avez définis.

ProjectManager aide à la mise en œuvre du processus

La gestion de la mise en œuvre d'un processus nécessite de nombreux outils différents. Vous devez gérer les équipes, les ressources, les coûts et surveiller vos progrès et vos performances pour vous assurer que vous respectez le calendrier de votre plan de mise en œuvre. ProjectManager est un logiciel primé qui possède les fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier, gérer et suivre votre projet en temps réel.

Utiliser plusieurs vues de projet

Les équipes interfonctionnelles ont besoin d'une suite d'outils puissants synchronisés les uns avec les autres. Les responsables élaborent un plan de mise en œuvre sur un diagramme de Gantt, qui organise les tâches, relie les quatre types de dépendances et peut même filtrer le chemin critique. Les équipes utiliseront différents outils pour exécuter ces tâches. S'ils travaillent dans un environnement agile, ils voudront cartographier leurs sprints à l'aide de la vue tableau kanban pour gérer leur backlog et planifier les sprints. S'il s'agit de fabricants, ils préféreront peut-être nos listes de tâches robustes. Quel que soit l'outil que vous utilisez, toutes les données sont mises à jour simultanément en temps réel afin que tout le monde collabore sur les mêmes informations à jour.

Suivre les progrès en temps réel

Lorsque vous avez un plan de mise en œuvre sur le diagramme de Gantt, vous pouvez définir une ligne de base. Cela capture le plan et vous permet de le comparer à vos progrès réels. Obtenez une vue d'ensemble de l'ensemble du projet grâce à notre tableau de bord en temps réel. Il collecte des données en direct et les affiche dans des graphiques et des tableaux faciles à lire qui montrent le temps, le coût, la charge de travail et plus encore. Il n'y a pas de configuration fastidieuse requise comme avec un logiciel léger. C'est prêt quand vous l'êtes. Et si vous souhaitez plus de détails, utilisez nos outils de reporting personnalisables qui peuvent également être partagés pour informer les parties prenantes.

Afin de vous assurer que la mise en œuvre de votre processus fonctionne avec vos ressources disponibles pour atteindre les objectifs commerciaux, vous devez gérer chaque étape du plan de mise en œuvre du processus. Notre logiciel dispose de fonctionnalités de gestion des tâches, de gestion des risques et de gestion des ressources qui vous aident à atteindre vos objectifs, qu'il s'agisse d'un projet, de la mise en œuvre d'un processus ou d'un plan de gestion du changement.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre leur processus de mise en œuvre. Notre plateforme collaborative permet aux équipes de partager des fichiers, des commentaires et plus encore, qu'elles se trouvent dans différents services ou sur différents fuseaux horaires. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.