Contrats d'approvisionnement : types de contrats et meilleures pratiques

La façon dont vous assemblez les éléments dont vous avez besoin pour exécuter le projet s'appelle l'approvisionnement, qui est une façon élégante de dire comment vous obtenez les biens et services dont vous avez besoin pour un projet. Si vous ne disposez pas d'un approvisionnement régulier ou au moins géré des éléments dont vous avez besoin pour exécuter le projet, vous allez dérailler et menacer le succès du projet.

Lorsque vous avez besoin de fournitures d'un tiers, il est important que vous concluiez un accord pour vous assurer d'obtenir ce dont vous avez besoin et qu'il soit livré quand vous en avez besoin. Tous ces détails sont définis dans ce qu'on appelle un contrat d'approvisionnement. Il n'y a pas de projet s'il n'y a pas de passation de marchés.

Principes essentiels de la passation de marchés

Il existe de nombreux types de contrats dans le domaine de l'approvisionnement, mais avant d'entrer dans le vif du sujet, nous devons avoir une solide compréhension de ce qu'est l'approvisionnement et pourquoi il est crucial pour la réussite du projet. L'approvisionnement fait référence aux techniques, aux méthodes structurées et aux moyens qu'une organisation utilise pour obtenir ce dont elle a besoin à un bon prix et dans les délais, tout en établissant des relations solides avec les fournisseurs et les vendeurs.

Tout d'abord, vous devez identifier les biens ou services dont vous avez besoin. Une fois que vous savez cela, vous pouvez commencer à rechercher une liste de fournisseurs qui peuvent répondre à vos besoins à un prix dans les limites de votre budget. Ensuite, vous passez à l'étape de la négociation pour vous assurer que ces besoins sont satisfaits. Lorsqu'ils le sont, les deux parties finalisent un bon de commande avec le prix, la livraison et le processus de paiement définis.

Ensuite, les fournitures sont livrées à la date convenue et cette livraison est auditée pour s'assurer qu'elle est conforme à l'accord. Vous conservez ensuite de bons registres d'administration des contrats et économisez la paperasse, comme vous le feriez pour toute transaction commerciale. Plus ce processus se déroulera sans heurts, plus toutes les personnes impliquées seront heureuses et plus il est probable qu'un lien sera établi entre les deux parties pour s'assurer que les futurs achats se déroulent également. Un contrat solide est nécessaire pour livrer un projet réussi.

Qu'est-ce que la passation de marchés ?

La passation de marchés est le processus d'élaboration d'accords juridiquement contraignants entre les entrepreneurs et les fournisseurs dans le cadre de la gestion d'un projet. Ces contrats sont nécessaires pour que les projets obtiennent les matériaux, les fournitures et les services nécessaires.

L'utilisation de contrats et d'approvisionnement aide l'acheteur et le vendeur à s'entendre sur ces matériaux, biens et services. Cet accord comprend le paiement des factures et le respect des termes et conditions du contrat. Un contrat d'approvisionnement est un document juridiquement contraignant entre l'acheteur et le vendeur qui définit non seulement les relations telles qu'elles se présentent en termes d'affaires, mais protège également leurs intérêts respectifs.

Les paramètres des contrats d'approvisionnement comprennent la sélection du fournisseur et du produit, la vérification du fournisseur, la décision sur les termes et conditions par le biais de négociations et la gestion de ce processus par la commande, le paiement et la livraison du matériel, de la fourniture ou du service.

Pourquoi la passation de marchés est-elle importante

Les contrats d'approvisionnement sont importants car ils permettent de maximiser les profits et de maintenir la solubilité des entreprises sur un marché concurrentiel. Le contrat d'approvisionnement donne aux deux parties la possibilité de travailler ensemble avec la certitude qu'aucune ne profite de l'autre. Cela aide également l'entreprise à diversifier ses ressources pour travailler plus efficacement en externalisant le travail à des tiers qui peuvent le faire de manière plus rentable.

Types de contrats d'approvisionnement

En matière de contrats, il existe plusieurs façons de conclure un accord. Ces différents types de contrats en passation des marchés présentent une variété de risques pour l'une ou l'autre des parties et conviennent aux projets de construction dont l'envergure est plus ou moins certaine dès le départ. Les trois principaux types de marchés publics sont les suivants :

• Contrat à prix fixe : Le contrat à prix fixe ou forfaitaire est lorsque le montant payé pour les matériaux, biens ou services est fixé au moment de la signature du contrat et ne change pas par la suite, qu'il y ait des impacts externes ou internes. qui augmentent les coûts ou retardent le calendrier. L'avantage de ce type de contrat est qu'il décrit clairement les rôles et les responsabilités des deux parties en termes de ce qui doit être livré et combien cela coûtera. Il s'agit du type de contrat le plus courant, simple et facile à gérer.
• Contrat de remboursement des coûts : un contrat de remboursement ou de contrôle des coûts est lorsque l'acheteur accepte de payer les matériaux et l'équipement ainsi que tous les coûts indirects, tels que les salaires et les services publics, qui font partie de la fabrication du produit ou du service. Pour que cela en vaille la peine pour l'acheteur, il reçoit une commission fixe ou un pourcentage du bénéfice sur le prix de revient. Cela met la majorité du risque sur les épaules du vendeur. Ils ne seront remboursés qu'après vérification des dépenses. Si la portée du projet change, le vendeur absorbe tous les coûts supplémentaires. Pour que cela en vaille la peine pour le vendeur, il intégrera des coûts supplémentaires qui maintiendront les ajustements au minimum et amélioreront ses résultats.
• Contrat de temps et de matériaux : les contrats de temps et de matériaux remboursent les fournisseurs pour les matériaux qu'ils utilisent et paient pour le temps qu'ils consacrent au projet. Cela oblige le fournisseur à agir comme s'il était un employé tiers de l'entrepreneur. Ce contrat fonctionne mieux lorsque la portée du projet est plus difficile à définir car le contrat permet une certaine flexibilité. Cependant, lors de l'utilisation de l'un de ces contrats, l'acheteur devra assurer une plus grande surveillance pour s'assurer que le projet respecte le calendrier et ne dépasse pas le budget.

Processus clés et meilleures pratiques pour les contrats d'approvisionnement

Bien que le contrat soit signé, cela ne veut pas dire que le processus est terminé. Il y a, bien sûr, le travail qui a été contracté et qui suit les termes et conditions du contrat.

Mettre l'accent sur la transparence

Une chose que vous pouvez faire pour vous assurer que tout se passe bien est de donner la priorité à la transparence dans votre processus d'approvisionnement. L'obtention d'une plus grande visibilité sur les performances des fournisseurs contribue à renforcer ces relations et contribue à l'obtention des meilleurs résultats pour toutes les personnes impliquées.

Surveiller les progrès

Vous voudrez surveiller de près et gérer les conditions du contrat, en particulier les dépenses associées aux travaux, afin de réduire les coûts. Plutôt que d'utiliser des feuilles de calcul qui doivent être constamment mises à jour et qui risquent souvent de faire circuler des versions plus anciennes, vous feriez mieux d'automatiser ces processus avec un outil numérique.

Efficacité de l'identité

La rationalisation du processus d'approvisionnement est également essentielle. La collecte et le suivi des fournisseurs permettent de s'assurer que les conditions du contrat sont respectées. L'utilisation d'un outil de gestion de projet en ligne réduira les coûts en évitant les erreurs manuelles qui peuvent ralentir le travail tout en travaillant à la conformité du contrat.

Comment ProjectManager aide à l'approvisionnement

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à planifier, surveiller et rendre compte de l'approvisionnement de votre projet. La surveillance et le suivi de vos achats garantissent que les coûts et le calendrier respectent les conditions et la contrition du contrat. Il existe des moyens de le faire mieux que d'utiliser une feuille de calcul.

Utilisez notre diagramme de Gantt en ligne pour gérer vos contrats. La chronologie visuelle du Gantt vous permet de voir le cycle de vie complet du contrat en un seul endroit et de suivre toutes les ressources et les coûts qui y sont associés. Définissez les dates de début et de fin du contrat. Lorsque des mises à jour de statut sont ajoutées à l'outil, vous pouvez alors revoir votre progression pour voir si les termes du contrat sont respectés.

Ajoutez des coûts et des ressources au Gantt et vous pourrez planifier les matériaux dont vous avez besoin à un moment précis du projet. Étant donné que notre logiciel est basé sur le cloud, toutes les informations sur le projet sont en temps réel, ce qui vous permet de suivre les données en direct. Par exemple, le tableau de bord en temps réel collecte des informations et les calcule automatiquement pour les afficher sur des graphiques et des tableaux faciles à lire pour une vue de haut niveau de la variance du projet, des coûts, du temps et plus encore.

ProjectManager.com est un logiciel basé sur le cloud qui vous aide à organiser et à gérer les achats plus efficacement. Gardez une trace des contrats avec un stockage de fichiers illimité, établissez des plans d'approvisionnement et surveillez et suivez leur progression en temps réel pour vous assurer que tous les termes et conditions du contrat sont respectés. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui.

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