Les 19 meilleures applications gratuites de productivité pour les petites entreprises en 2020

Publié: 2019-11-16

Rester productif est crucial lorsque vous essayez de gérer une entreprise en pleine croissance.

En tant que propriétaire et chef d'entreprise, vous êtes constamment tiré dans mille directions différentes. Entre répondre aux e-mails du service client, mettre à jour votre boutique et promouvoir vos produits, il est difficile de savoir sur quoi se concentrer pour s'assurer que vous passez votre temps sur des tâches qui font bouger l'aiguille.

Les citations de motivation peuvent être un bon complément pour inspirer l'action et vous aider à passer la journée, mais elles ne sont pas un moyen efficace de vous aider à faire avancer les choses à long terme. Les meilleures applications de productivité, d'autre part, vous permettent de passer votre temps sur les bonnes tâches, d'obtenir des choses que vous n'avez pas besoin de faire de votre assiette et d'automatiser les tâches qui ne valent le temps de personne.

Pour vous aider à démarrer, nous avons dressé cette liste des 19 meilleures applications de productivité. Nous avons deux listes pour vous : les 11 meilleures applications de productivité pour les entrepreneurs et les 8 meilleures applications de productivité pour les petites entreprises. Chacune vous aidera, vous et/ou votre équipe, à augmenter votre productivité en 2020. Mieux encore, toutes ces applications sont gratuites.

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Les 11 meilleures applications gratuites pour booster la productivité des entrepreneurs en 2020

Un bon point de départ lorsque vous essayez d'augmenter la productivité à l'échelle de l'entreprise est avec votre propre temps. Après tout, si vous ne gérez pas votre temps à bon escient, vous risquez de bloquer les autres membres de votre équipe.

Utilisez ces 11 applications stimulant la productivité pour les entrepreneurs afin de minimiser les distractions, de gérer votre temps judicieusement et de vous assurer que vous travaillez toujours sur vos tâches les plus importantes.

1. Temps de sauvetage

Meilleure application de productivité gratuite pour la gestion du temps

RescueTime est une application de gestion du temps qui suivra et calculera le temps que vous passez sur différents types de tâches.

Par exemple, vous avez peut-être l'impression de ne consulter les réseaux sociaux que quelques minutes par jour. RescueTime peut vous montrer exactement combien de temps vous passez à faire défiler vos flux. Les résultats peuvent vous surprendre et vous montrer que vous devez minimiser cette distraction.

Ou peut-être avez-vous l'impression que couper et coller des données d'une application à une autre ne nécessite pas autant d'efforts que vous en donnez et que cela vaut la peine d'être automatisé. RescueTime peut vous montrer combien de temps vous gagneriez avec un outil d'automatisation comme Zapier.

Si vous avez l'impression de travailler de longues heures mais que vous n'en faites pas assez, RescueTime peut vous aider à voir et à comprendre où vous passez trop de temps sur des tâches qui n'ont pas assez d'impact. Cela vous permet de trouver des opportunités de déléguer ces tâches, de les automatiser ou d'éviter certaines distractions.

2. Restez concentré

Meilleure application de productivité gratuite pour bloquer les distractions

Si vous constatez que vous perdez trop de temps sur les réseaux sociaux, les sites Web d'actualités ou d'autres distractions en ligne, vous pouvez utiliser StayFocusd, une extension Chrome, pour bloquer complètement votre accès à ces sites.

StayFocusd fonctionne en vous permettant de spécifier le temps que vous êtes prêt à consacrer à des types de sites Web spécifiques. Donc, si vous souhaitez limiter votre défilement Twitter à 10 minutes par jour, vous pouvez le configurer dans StayFocusd. Lorsque vos 10 minutes sont écoulées, StayFocusd bloquera votre accès à Twitter aussi longtemps que vous le lui direz.

StayFocusd dispose également d'une option nucléaire qui vous permet de bloquer l'accès à tous les sites Web - ou à tous les sites Web que vous devez utiliser (par exemple, Google Docs) - lorsque vous devez rester concentré sur une tâche spécifique. C'est un excellent outil lorsque vous avez besoin de minimiser les distractions mais que vous avez du mal avec la volonté dont vous avez besoin pour le faire vous-même.

3. Boomerang pour Gmail et Outlook

Meilleur outil de productivité gratuit pour éliminer les distractions par e-mail

Si vous découvrez que le courrier électronique est l'une de vos principales sources de distraction, Boomerang pour Gmail et Outlook peut vous aider. Utilisez sa fonction Inbox Pause pour empêcher tout nouvel e-mail d'arriver dans votre boîte de réception pendant les périodes où vous devez vous concentrer. Lorsque vous êtes prêt, réactivez votre boîte de réception pour laisser entrer votre e-mail.

Ce qui est génial avec Boomerang par rapport à la simple fermeture de votre boîte de réception, c'est que vous pouvez créer des exceptions de livraison. Supposons que vous ayez besoin de vous concentrer, mais que vous attendiez également un e-mail important de votre partenaire commercial ou d'un investisseur. Vous pouvez ajouter ces adresses e-mail en tant qu'exceptions afin qu'elles contournent votre bloqueur et arrivent dans votre compte.

Vous pouvez également envoyer une réponse automatique à toute personne qui vous envoie un e-mail pendant que votre boîte de réception est en pause pour lui faire savoir qu'il y aura un délai avant que vous ne receviez le message. Cela peut être utile pour fournir des informations de contact alternatives que les gens peuvent utiliser s'ils ont besoin de vous contacter de toute urgence.

4. Todoiste

Meilleure application de productivité gratuite pour la gestion des listes de tâches

Si vous avez besoin d'une application pour suivre toutes vos tâches, Todoist est une excellente option. Vous pouvez utiliser son plan gratuit pour créer jusqu'à 80 projets, ce qui facilite la séparation de vos tâches en suspens dans autant de listes différentes que vous le souhaitez.

Par exemple, vous pouvez créer des listes distinctes pour les tâches professionnelles et personnelles et gérer les deux listes à partir de la même application. Ou vous pouvez devenir encore plus précis en créant des listes pour le travail, la maison, les courses, les e-mails, des projets spécifiques, des objectifs à long terme et tout ce que vous devez classer dans un groupe distinct.

L'avantage de Todoist est sa simplicité. Ajoutez une ligne rapide décrivant ce que vous devez faire, puis cochez-la lorsqu'elle est terminée. Il s'agit essentiellement d'une réplique d'une liste de tâches manuscrite, mais qui fonctionne où que vous soyez et sur n'importe quel appareil que vous utilisez au moment où une tâche vous vient à l'esprit.

5. Flux Kanban

Meilleure application de productivité gratuite pour la technique Pomodoro

KanbanFlow vous offre tous les avantages d'un tableau Kanban avec les outils dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches en utilisant la technique Pomodoro.

Commencez par configurer vos couloirs et ajouter vos tâches. Lorsque vous êtes prêt à vous lancer dans l'un d'entre eux, vous pouvez cliquer sur quelques boutons pour démarrer un Pomodoro de 25 minutes. KanbanFlow vous avertit lorsqu'il est temps de faire une pause et vous permet même d'enregistrer ce Pomodoro sur une feuille de temps si nécessaire.

Une autre caractéristique unique de KanbanFlow est que lorsque vous mettez en pause un minuteur avant qu'il ne soit terminé, il vous demande pourquoi vous l'avez mis en pause. Cela peut être utile pour découvrir ce qui vous distrait le plus souvent lorsque vous essayez de vous concentrer afin que vous puissiez réfléchir à des moyens de minimiser vos distractions les plus gênantes.

6. Gmail

Meilleure application de productivité gratuite pour la gestion des e-mails

Gmail est un excellent outil gratuit pour le courrier électronique, mais ses nombreuses fonctionnalités en font également un excellent outil de productivité.

Vous avez l'impression de répondre sans cesse aux mêmes questions ? Gagnez du temps pour taper les réponses en créant des réponses en conserve, des sélections de texte enregistrées que vous pouvez ajouter à n'importe quel e-mail en quelques clics.

Avez-vous des e-mails que vous devez toujours ajouter à un dossier de référence ou envoyer à votre comptable ? Créez des filtres pour étiqueter ou transférer automatiquement les e-mails d'une personne spécifique ou avec une ligne d'objet spécifique (par exemple, "Facture"). Vous pouvez également les utiliser pour garder votre boîte de réception claire en créant des filtres pour archiver ou supprimer automatiquement certains e-mails.

Vous pouvez utiliser l'un des nombreux modules complémentaires de Gmail pour créer des tâches dans des applications de gestion de projet telles que Trello ou Asana, envoyer des e-mails directement à Slack ou ajouter des e-mails à Evernote sans quitter votre boîte de réception. Cela facilite le traitement des e-mails dès leur arrivée et les achemine là où ils doivent être.

7. Evernote

Meilleure application de productivité gratuite pour rester organisé

Chaque logiciel que vous utilisez a sa propre méthode de sauvegarde des informations. Les fichiers de votre ordinateur sont enregistrés sur votre disque dur. Les documents Google sont enregistrés sur Google Drive. Vous marquez les pages Web que vous souhaitez enregistrer dans votre navigateur et classez les e-mails que vous pourriez avoir besoin de référencer à nouveau dans les dossiers de votre application de messagerie.

Le problème avec cette approche ? Il est difficile de savoir où chercher lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose que vous vous souvenez d'avoir sauvegardé. Evernote résout ce problème en vous offrant une source centrale pour toutes les notes et tous les documents que vous devez enregistrer.

Evernote vous permet de prendre des notes via texte ou voix sur n'importe quel appareil et de les enregistrer sur votre compte. Mais vous pouvez également l'intégrer à Google Drive, Gmail et Outlook pour enregistrer des documents et des e-mails que vous pourriez avoir besoin de référencer plus tard, ou utiliser son web clipper pour enregistrer des copies complètes de pages Web sur votre compte Evernote.

Ensuite, lorsque vous devez rechercher quelque chose que vous savez que vous avez, vous n'avez pas à deviner où vous l'avez enregistré. Vous pouvez simplement rechercher votre compte Evernote.

8. Dernier Pass

Meilleure application de productivité gratuite pour la gestion des mots de passe

Utiliser le même mot de passe sur tous les sites que vous visitez est une mauvaise idée pour tout le monde, mais c'est particulièrement problématique pour les propriétaires d'entreprise qui doivent s'assurer que les pirates ne peuvent pas accéder à leurs documents commerciaux, sites Web, banques et programmes comptables.

Mais trouver et mémoriser des mots de passe uniques est une tâche en soi. C'est là que LastPass entre en jeu. Avec LastPass, vous pouvez générer des mots de passe longs, forts et uniques pour chaque site auquel vous devez vous connecter. Il enregistre ces mots de passe dans votre compte LastPass afin que vous n'ayez jamais besoin de vous souvenir d'une connexion ou de réinitialiser votre mot de passe.

Le plan gratuit de LastPass vous permet d'enregistrer les détails de connexion pour jusqu'à 20 comptes, afin que vous puissiez l'utiliser pour sécuriser vos connexions pour vos outils les plus importants. Ou vous pouvez mettre à niveau pour seulement 3 $/mois pour créer et enregistrer des connexions sécurisées pour tout.

9. Zapier

Meilleure application de productivité gratuite pour automatiser vos tâches

Zapier est un connecteur d'application qui permet de déplacer facilement des données d'une application à une autre sans aucune expertise en matière de codage. Il se connecte à plus de 1 500 applications pour vous aider à automatiser vos flux de travail.

Par exemple, Shopify Zaps de Zapier ajoutera automatiquement de nouvelles commandes à une feuille de calcul, ajoutera de nouveaux clients à votre outil de marketing par e-mail, créera des tâches dans votre outil de gestion de projet pour les nouvelles commandes et publiera de nouveaux produits sur les réseaux sociaux. Cela garantit que ces tâches sont terminées, mais ne nécessite aucun travail de votre part.

Toutes les tâches par cœur de votre assiette qui consistent à copier et coller des données d'un système à un autre peuvent probablement être automatisées avec Zapier. La configuration de ces automatisations ne prend que quelques minutes et vous redonnera une partie de votre temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.

10.Google

Meilleur outil de productivité gratuit pour minimiser les applications

Vous avez besoin de convertir rapidement des devises, de connaître l'heure qu'il est dans un pays situé à un océan ou d'effectuer des calculs mathématiques complexes ? Vous n'avez pas besoin d'applications distinctes pour aucune de ces tâches, vous avez juste besoin de Google.

Google propose des tonnes de fonctionnalités qui apparaissent au-dessus de ses résultats de recherche organiques et vous aident à effectuer rapidement des tâches pour lesquelles vous auriez autrement besoin d'une application distincte :

Tapez un calcul dans la barre de recherche pour obtenir la réponse en conséquence.
Découvrez l'heure qu'il est en Australie ou voyez le décalage horaire entre l'Australie et New York.
Convertissez des dollars américains en euros ou en yens.
Trouvez l'hôtel le moins cher dans une ville où vous voyagez.
Réglez une minuterie pour Pomodoro ou un chronomètre pour suivre le temps passé sur une tâche.

Ces outils de recherche limitent le nombre d'applications que vous devez ouvrir sur votre écran et le nombre de fois que vous vous connectez et vous déconnectez de différents programmes tout au long de la journée.

11. Éditeur Hemingway

Meilleure application de productivité gratuite pour une écriture claire et sans erreur

Écrire prend suffisamment de temps sans avoir à se soucier de savoir si vous avez ou non des fautes d'orthographe et de grammaire ou si ce que vous écrivez sera suffisamment simple pour que les autres le comprennent.

Hemingway Editor vous soulage de ces soucis en signalant les fautes d'orthographe et de grammaire, en vous indiquant lesquelles de vos phrases sont trop difficiles à lire et en indiquant des mots et des phrases avec des alternatives plus simples.

Vous pouvez écrire directement dans Hemingway Editor ou, si vous ne voulez pas être dérangé par ses recommandations pendant que vous écrivez, collez votre texte dans l'outil pour nettoyer les choses lorsque vous avez fini d'écrire. C'est un bon moyen de capturer vos pensées sans la distraction d'essayer d'obtenir des choses parfaites en même temps.

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Les 8 meilleures applications de productivité gratuites pour les petites entreprises en 2020

Une fois que vous avez transformé votre propre gestion du temps en science, vous êtes prêt à commencer à augmenter la productivité de toute votre équipe.

Utilisez ces huit applications de productivité gratuites à l'échelle de l'entreprise pour vous assurer que chacun a accès aux outils marketing dont les petites entreprises ont besoin pour effectuer leur travail aussi efficacement que possible.

1. Trello

Meilleure application de productivité gratuite pour les flux de travail de la chaîne de montage

Si vous gérez des projets qui doivent passer d'une personne ou d'une équipe à une autre avant qu'ils ne soient terminés, Trello est l'application de productivité de gestion de projet idéale.

Avec un tableau Trello, vous pouvez créer différentes voies pour chaque étape de votre processus, déplacer des tâches d'une voie à l'autre au fur et à mesure que chacune est terminée, attribuer des tâches aux personnes qui doivent les accomplir et voir la progression de chaque tâche en suspens à un moment donné. coup d'œil.

Trello est idéal pour les flux de travail comme le marketing de contenu, où vous avez des rédacteurs, des éditeurs et des graphistes impliqués, ou comme l'embauche et le recrutement, où les RH et les responsables du recrutement doivent tous deux effectuer des tâches spécifiques à différentes étapes du processus.

2. Asanas

Meilleure application de productivité gratuite pour les petites équipes

Alors que Trello est idéal pour les workflows de chaîne de montage, le plan gratuit d'Asana vous donne un peu plus de flexibilité dans la façon dont votre équipe choisit de travailler.

La vue tableau d'Asana fonctionne exactement comme celle de Trello, permettant à votre équipe de gérer les tâches et les projets sur un tableau Kanban. Mais si cette vue ne convient pas à votre équipe, vous pouvez également afficher les tâches sur une liste de tâches plus traditionnelle ou même sur un calendrier.

Un autre avantage d'Asana est que vous pouvez gérer plusieurs projets à partir d'une vue centrale. Dans Trello, vous avez besoin de tableaux individuels pour chacun de vos flux de travail, mais Asana vous permet d'attribuer des tâches de n'importe quel projet à n'importe qui dans votre organisation à partir d'un tableau de bord central.

L'inconvénient d'Asana est que son plan gratuit ne peut accueillir que 15 membres d'équipe, donc si vous avez une plus grande équipe de personnes qui ont besoin de collaborer, vous devrez effectuer une mise à niveau. Avec le forfait gratuit de Trello, il n'y a pas de limite au nombre de personnes que vous pouvez ajouter à vos tableaux.

3. Mou

Meilleure application de productivité gratuite pour la communication en temps réel

Slack est une application de chat qui permet aux équipes de communiquer entre elles en temps réel. Les membres individuels de l'équipe peuvent s'envoyer des messages instantanés pour discuter lorsque l'asynchronicité des e-mails n'est tout simplement pas assez rapide, et des équipes entières peuvent créer leurs propres canaux de discussion pour une collaboration en équipe complète.

Mais là où Slack brille vraiment en matière de productivité, c'est avec son énorme bibliothèque d'applications. Vous pouvez connecter Slack à presque toutes les autres applications que vous utilisez pour créer des tickets d'assistance à partir de discussions Slack, enregistrer des pièces jointes directement dans Dropbox ou Google Drive, ou ajouter des tâches reçues dans Slack à votre liste de tâches.

Il existe également des applications Slack qui vous aident à automatiser le processus d'obtention d'informations auprès de vos collègues. Vous pouvez ajouter une application qui collecte automatiquement les mises à jour pour un standup quotidien, prend les commandes de nourriture pour un déjeuner traiteur ou envoie des sondages hebdomadaires sur l'engagement des employés.

Certaines de ces applications sont gratuites et d'autres sont payantes, mais la grande bibliothèque d'applications Slack vous offre de nombreuses options parmi lesquelles choisir.

4. Google Docs, Sheets et Slides

Meilleures applications de productivité gratuites pour une collaboration en temps réel

Google Docs, Sheets et Slides facilitent la collaboration avec d'autres personnes pour créer des documents texte, des feuilles de calcul et des diaporamas. Les contributeurs peuvent travailler ensemble sur ces actifs en temps réel, voir où d'autres font actuellement des changements afin que personne ne remplace ce que fait quelqu'un d'autre.

Vous pouvez également contrôler ce que les autres peuvent faire des actifs que vous créez, en leur donnant l'autorisation d'afficher, de commenter ou d'apporter des modifications à vos actifs. Utilisez le mode suggestion pour proposer des modifications au propriétaire du document afin qu'il les accepte ou les refuse, ou laissez des commentaires en cas de questions ou si des explications supplémentaires sont nécessaires.

La meilleure chose à propos de cette suite d'outils est que toutes les versions historiques des actifs que vous créez sont enregistrées et accessibles. Ainsi, si quelqu'un apporte des modifications que vous n'aimez pas ou si vous devez revenir à une version précédente, vous pouvez non seulement voir toutes les versions précédentes, mais vous pouvez également y revenir en quelques clics.

5. Google Drive

Meilleure application de productivité gratuite pour partager des fichiers et des dossiers

Alors que de nombreuses entreprises utilisent Dropbox, Google Drive est une meilleure offre si vous recherchez un outil gratuit de partage et de stockage de fichiers. Le forfait gratuit de Dropbox Basic ne vous offre que 2 Go de stockage, mais vous obtenez 15 Go avec Google Drive (bien que cet espace soit partagé avec votre compte Gmail, si vous en avez un).

Google Drive fonctionne plus naturellement si vous utilisez également des outils Google tels que Docs, Sheets et Slides. Les fichiers que vous créez avec ces outils sont automatiquement enregistrés sur Google Drive. Vous pouvez créer des dossiers partagés dans Google Drive et accorder automatiquement à toute personne ayant accès au dossier le même accès aux fichiers de ce dossier.

L'outil de sauvegarde et de synchronisation de Google Drive facilite également la sauvegarde automatique de tous les fichiers que vous enregistrez sur votre ordinateur sur votre Google Drive et l'accès à ces fichiers sans avoir à ouvrir votre application Web Google Drive. C'est une autre façon d'obtenir tout ce dont vous avez besoin dans un emplacement central afin que vous n'ayez pas à deviner où les fichiers sont enregistrés.

6. Notion

Meilleure application de productivité gratuite pour la gestion des connaissances d'équipe

L'un des meilleurs moyens de maintenir la productivité de votre équipe est de s'assurer que chacun a facilement accès aux informations dont il a besoin pour faire son travail. C'est un exploit difficile lorsque chaque équipe utilise un système différent pour documenter et stocker ses connaissances.

Notion résout ce problème en permettant aux équipes de créer facilement des bases de connaissances internes que n'importe qui dans l'entreprise peut rechercher et accéder. Créez différents espaces de travail pour différents groupes, tels que les ressources humaines, le marketing, les ventes et le service client, puis recherchez-les tous en même temps pour trouver rapidement les connaissances documentées par n'importe quelle équipe.

Avec le plan gratuit de Notion, vous pouvez ajouter un nombre illimité de membres d'équipe et créer jusqu'à 1 000 blocs de stockage, ce qui est parfait pour les entreprises en croissance qui souhaitent collecter les connaissances de l'entreprise dès le début mais qui n'ont pas de gros budgets.

7. Comptabilité des vagues

Meilleure application de productivité gratuite pour une comptabilité d'entreprise simple

Wave est un outil de comptabilité d'entreprise gratuit et riche en fonctionnalités qui permet aux propriétaires d'entreprise et à leurs équipes financières de travailler ensemble pour suivre les ventes, les factures, les dépenses et les bénéfices.

Avec le forfait gratuit de Wave, vous bénéficiez d'un nombre illimité de transactions bancaires, de facturation et de numérisation de reçus, ce qui facilite la collecte et la consolidation de toutes vos dépenses et revenus professionnels. Ajoutez les cartes de crédit professionnelles de vos employés pour saisir leurs dépenses et demandez-leur de soumettre des photos des reçus à l'aide de l'application mobile de Wave.

Vous pouvez également accepter les paiements via Wave (bien que des frais de transaction s'appliquent) et convertir automatiquement les paiements en devises étrangères. Enfin, ajoutez vos comptables et aides-comptables à votre système afin que vous travailliez tous avec les mêmes données, et définissez des autorisations pour vous assurer que tout le monde ne voit que ce que vous voulez qu'ils voient.

8. CloudApp

Meilleure application de productivité gratuite pour partager des captures d'écran

Les captures d'écran sont utiles pour communiquer clairement à la fois en interne et en externe, mais le partage de captures d'écran peut être fastidieux. CloudApp facilite la capture et le partage de captures d'écran et de courtes vidéos et les partage avec toute personne dont vous avez besoin via un lien Web. Il aide les propriétaires d'entreprise à fournir des instructions claires et visuelles à leurs employés, et aux employés de fournir la même chose aux clients.

Pour utiliser CloudApp gratuitement dans votre entreprise, chaque employé qui en a besoin devra créer son propre compte gratuit. Bien que cela ne permette pas de conserver toutes les captures d'écran de votre entreprise au même endroit, vous pouvez facilement les partager entre vous via des liens qui peuvent être protégés par un mot de passe s'ils affichent des informations sécurisées.

Choisir les bonnes applications de productivité pour vous et votre entreprise

Bien que le fait d'avoir les bonnes applications de productivité puisse vous aider à rester concentré sur les tâches qui déplacent l'aiguille, avoir trop d'applications peut devenir sa propre perte de productivité.

Donc, avant de commencer à télécharger des applications et à les envoyer à vos équipes, prenez le temps de déterminer quels sont vos principaux obstacles pour devenir plus productif.

Les distractions sont-elles votre plus grand obstacle à la productivité ? Si tel est le cas, des outils tels que RescueTime, StayFocusd, Boomerang et KanbanFlow pourraient vous aider.

La productivité globale de votre entreprise souffre-t-elle parce que les gens ne savent pas quelles sont leurs priorités ou parce qu'ils ne trouvent pas ce dont ils ont besoin pour aller de l'avant ? Si tel est le cas, configurez vos équipes avec des applications telles que Trello, Asana, Google Drive ou Notion.

Vous avez du mal à collaborer efficacement ? Des outils comme Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive et Wave Accounting peuvent fournir la solution parfaite.

Avez-vous du mal à communiquer clairement ? Essayez l'éditeur Hemingway et CloudApp. Ou si vous avez du mal à vous souvenir de trop d'informations, faites confiance à des outils comme Evernote, Todoist ou LastPass.

Déterminez la cause profonde de votre productivité imparfaite et vous aurez fait le premier pas vers une productivité accrue en 2020.