10 systèmes de productivité à essayer qui fonctionnent réellement

Qui ne veut pas être plus productif ?

Eh bien, une façon de le faire est de mettre en œuvre un système de productivité. Et il y a beaucoup de choix !

Jetons un coup d'œil aux 10 systèmes de productivité les plus populaires que vous pouvez essayer.

Qu'est-ce qu'un système de productivité ?

Un système de productivité est essentiellement un ensemble de stratégies, de procédures et de philosophies conçues pour aider les gens à être plus productifs.

Il peut s'agir d'un simple ensemble de règles qui, si elles sont suivies, peuvent vous permettre de rester concentré sur votre tâche, ou d'un moyen d'organiser vos tâches pour les rendre plus faciles à accomplir (ou n'importe quoi entre les deux).

Les objectifs ultimes de « productivité », dans ces systèmes, sont une combinaison de meilleurs :

• Priorisation. Pour être plus productif, il faut savoir sur quoi se concentrer. Si vous avez 8 heures de travail et 10 heures de tâches, vous devez déterminer quelles 2 heures de tâches abandonner ou déléguer. De cette façon, vous maximisez la valeur de vos 8 heures de travail.
• Se concentrer. Les systèmes de productivité tentent également d'améliorer votre concentration. Si vous pouvez éliminer les distractions et vous concentrer exclusivement sur votre travail, vous finirez par en faire plus.
• Efficacité. Liés à ces concepts, les systèmes de productivité tentent également d'augmenter votre efficacité globale. En d'autres termes, l'un de vos objectifs est d'augmenter la vitesse à laquelle vous pouvez accomplir des tâches de manière satisfaisante.

Des systèmes de productivité qui fonctionnent

Sans plus tarder, jetons un coup d'œil à certains des meilleurs systèmes de productivité que vous pouvez suivre en 2021 :

1. La liste de tâches de base.

C'est un ancien, mais un goodie. Et ne roulez pas des yeux à moins que vous ne l'ayez réellement essayé !

La liste de tâches de base est un classique pour une raison. L'idée est simple; décomposez tous vos projets, objectifs et responsabilités en tâches digestes et faciles à comptabiliser.

Créez des listes de ces tâches et définissez-leur des priorités – les priorités A sont urgentes, les priorités B peuvent attendre quelques jours et les priorités C peuvent rester en veilleuse pendant un certain temps.

Ce système peut être difficile à maintenir cohérent, et il n'est pas idéal pour tous les styles de travail ou tous les individus.

Cependant, c'est un excellent point de départ si vous n'avez jamais essayé un système de productivité auparavant.

2. La technique Pomodoro.

La technique Pomodoro a des origines modestes dans les années 1980, imaginées par Francesco Cirillo. L'idée de base est d'utiliser une minuterie pour diviser votre journée de travail en courts sprints, avec des pauses entre les deux. Par exemple, vous pouvez travailler pendant 25 minutes, faire une pause de 5 minutes et répéter. Après 3 itérations de ce cycle, vous pouvez faire une longue pause (de 20 à 30 minutes).

Différentes études ont montré que différents intervalles de temps étaient « idéaux », et les préférences individuelles varient énormément. Il faudra donc expérimenter pour déterminer quel modèle de travail ciblé et d'alternance de pauses vous convient le mieux.

Cela dit, faire des pauses fréquentes et rester concentré pendant votre temps de « concentration » est excellent pour booster vos performances (et garder votre moral raisonnablement élevé).

3. La matrice d'Eisenhower.

La matrice Eisenhower ne contient aucun conseil ou suggestion sur la façon de travailler plus efficacement. À la base, il s'agit d'un simple système de priorisation. Mais s'il est utilisé correctement, il peut vous aider à accomplir beaucoup plus chaque jour.

La matrice d'Eisenhower est parfois appelée la matrice "urgent-important" car elle classe la priorité des tâches en termes d'urgence et d'importance. L'urgence d'une tâche fait référence à la rapidité avec laquelle elle doit être effectuée, tandis que son importance est son impact sur vos objectifs à long terme.

Une tâche peut être urgente, mais pas importante, et importante, mais pas urgente.

Une fois que vous avez correctement séparé vos tâches en catégories basées sur l'urgence et l'importance, vous pouvez d'abord concentrer tous vos efforts sur vos tâches urgentes et importantes - et faire plus de progrès chaque jour.

4. Le système Getting Things Done (GTD).

Initialement lancé par David Allen (et le sujet de son livre populaire du même titre), Getting Things Done est un système de productivité conçu pour vous aider à améliorer votre productivité au fil du temps.

GTD est essentiellement un processus en 5 étapes :

L' étape 1 est Capture, dans laquelle vous écrivez tout ce qui vous occupe l'esprit (y compris toutes vos tâches et vos soucis actuels).

L'étape 2 est Clarifier, où vous pouvez transformer ces pensées chaotiques en tâches et actions.

L' étape 3 est Organiser, où vous hiérarchiserez les tâches en fonction de l'urgence et de l'importance (cela vous semble familier ?).

L'étape 4 consiste à réfléchir, où vous pouvez faire des ajustements comme bon vous semble.

L'étape 5 est Engage, où vous pouvez commencer à accomplir vos tâches une par une.

GTD encourage également les praticiens à séparer les tâches en 6 domaines en fonction de l'horizon temporel :

• actions en cours
• projets actuels
• domaines d'intérêt
• Objectifs sur 1 à 2 ans
• visions à long terme
• et les objectifs généraux de la vie.

5. Le système Zen to Done (ZTD).

Créé par Leo Babauta et inspiré de GTD, le système Zen to Done (ZTD) suit des principes similaires.

ZTD se différencie de GTD car il est davantage axé sur le développement personnel et l'optimisation des habitudes que sur les tâches et projets individuels.

Sous ZTD, vous suivrez un processus similaire chez GTD, décrivant toutes vos pensées et les réduisant éventuellement à une poignée de «tâches les plus importantes» (MIT) que vous souhaitez accomplir chaque jour.

Au fil du temps, vous évaluerez et améliorerez vos habitudes, vos systèmes et vos comportements, en respectant les routines et en complétant vos MIT sans distractions.

6. Le système du trifecta quotidien.

Le système de productivité quotidien Trifecta est un moyen de simplifier et d'organiser vos objectifs de travail globaux. L'idée est de se concentrer sur 3 choses principales que vous voulez accomplir chaque jour ; vous pouvez les écrire la veille du travail ou le matin.

Si vous faites les 3 choses pendant la journée, vous gagnez ! C'est si simple.

Évidemment, il y a quelques faiblesses à cette stratégie. Toutes les tâches et tous les objectifs n'ont pas le même poids, et tous ne sont pas faciles à quantifier, donc le résumer à "3" choses peut être difficile.

Cependant, c'est un excellent moyen d'affiner votre concentration et de vous sentir bien dans l'accomplissement d'un objectif quotidien.

7. Journalisation par balles.

Populaire auprès des hipsters il y a quelque temps, le bullet journaling est plus qu'un simple projet artistique à montrer sur Instagram. Développé par Ryder Carroll comme une solution pour rester concentré et productif malgré le TDAH, vous pouvez utiliser le bullet journal pour atteindre plus de productivité dans presque tous les domaines de la vie.

La journalisation par balles repose généralement sur l'écriture manuscrite (et les journaux littéraux) pour organiser vos pensées.

Vous créerez un index, définirez vos objectifs et pratiquerez la « journalisation rapide », qui s'appuie sur un système de symboles et d'abréviations pour créer une écriture et une communication concises - et vous créerez ce système vous-même.

Il y a beaucoup de place pour la flexibilité et l'adaptation personnelle ici. Ce n'est pas une solution idéale pour tout le monde, mais si vous aimez l'idée de l'écriture manuscrite et que vous trouvez vos pensées dispersées le plus souvent, cela pourrait être parfait.

8. L'approche « manger la grenouille ».

Ne vous inquiétez pas. Nous ne mangeons pas de vraies grenouilles dans ce système. Sauf si…

Mark Twain a dit un jour : « Si c'est votre travail de manger une grenouille, il vaut mieux le faire dès le matin. Et si c'est votre travail de manger deux grenouilles, il vaut mieux manger la plus grosse en premier.

L'idée même du système de productivité "manger la grenouille" est d'organiser vos tâches et vos priorités du plus difficile au moins difficile.

Faire la chose la plus difficile de votre journée en premier vous assurera d'être au maximum de votre concentration, de votre productivité et de votre énergie lorsque vous le ferez - et une fois que vous aurez terminé, tout vous semblera plus facile par défaut.

C'est super simple, mais ça marche (pour certains d'entre nous, du moins).

9. Le système de tableau Kanban.

Un tableau Kanban est conçu pour vous aider à organiser visuellement vos tâches. Vous pouvez créer différentes colonnes pour représenter les différentes étapes d'un processus donné, telles que "brainstorming", "préparation", "exécution" et "suivi".

Ensuite, vous pouvez créer des cartes pour représenter différents clients, projets ou tâches, et déplacer ces cartes dans chaque colonne à mesure que vous atteignez de nouveaux jalons.

C'est avantageux car c'est visuel – et cela peut être rendu public, ce qui le rend utile pour rester organisé en équipe.

Cependant, toutes les tâches ne peuvent pas être facilement réduites à une forme de carte et de colonne, ce qui la rend moins adaptée aux tâches et projets abstraits.

10. Le système de productivité de Seinfeld.

Oui, ce Seinfeld.

Selon un rapport, Jerry Seinfeld a aidé à promouvoir et à populariser un système de productivité basé sur la cohérence. L'idée est simple.

Pour s'encourager à écrire, Seinfeld investirait dans un grand calendrier mural et mettrait un X rouge à chaque jour où il réussissait à écrire. Au fil du temps, cela a produit un effet psychologique profond; il a construit une habitude reproductible et n'a pas osé "casser la chaîne".

Chaque jour où il envisageait d'écrire, il serait motivé pour atteindre son objectif - ne serait-ce que pour la simple raison de placer un X rouge sur le calendrier et de poursuivre la séquence.

Il existe de nombreuses façons de faire preuve de créativité avec cette approche. Vous pourriez vous récompenser d'une manière spécifique. Vous pouvez utiliser autre chose qu'un calendrier pour suivre vos progrès.

Mais si vous vous investissez à faire quelque chose de manière cohérente, le faire tous les jours et le visualiser et/ou le célébrer peut faciliter l'établissement de cette habitude.

La valeur des systèmes de productivité

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de productivité? Pourquoi ne pouvez-vous pas simplement vous attacher et travailler plus dur ?

Eh bien, pour être juste, vous pouvez probablement travailler plus dur. Mais taper les touches du clavier avec plus de force et passer plus d'heures au bureau ne vous mènera que très loin.

Les systèmes de productivité vous offrent plusieurs avantages, notamment :

• Vous travaillez probablement déjà aussi dur que possible. Alors que pouvez-vous faire pour mieux travailler, vraiment ? Les systèmes de productivité vous donnent un sens de l'orientation. Ils vous donnent de nouvelles stratégies à essayer, de nouvelles priorités à suivre et de nouveaux objectifs potentiels à vous fixer.
• Parce que vous suivrez ce système régulièrement, vous bénéficierez également de la cohérence. Au lieu d'entrer dans la journée de travail sans plan et avec des priorités qui changent rapidement, vous aurez quelque chose de régulier pour vous ancrer.
• Unité d'équipe. Si vous gérez une équipe, les systèmes de productivité sont encore plus précieux. Parce que vous pouvez coordonner toute l'équipe autour d'un seul système, vous pouvez garder tout le monde sur la même longueur d'onde - et éventuellement encourager également une plus grande collaboration.
• Indicateurs de réussite/échec. Comment savoir si vous atteignez vos objectifs de productivité ? Comment savoir si vous faites les choses correctement ? Les bons systèmes de productivité ont des mesures claires de votre succès et de votre échec ; il devrait être évident que vous suivez correctement le système et que vous faites des progrès au sein de ce système.

Que vous vous en teniez à un seul système de productivité ou que vous vouliez en essayer plusieurs à la suite, une chose est sûre ; il est difficile de savoir si votre système de productivité fonctionne.

En faites-vous plus que d'habitude ? Moins que d'habitude ? Le même?

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