Comment faire un plan de gestion de programme

Un programme est un ensemble de projets qui sont liés les uns aux autres, et sont donc gérés ensemble afin d'atteindre une efficacité maximale. Les avantages de gérer ces projets similaires les rendent mieux solidaires que seuls.

Cependant, cela ne veut pas dire que les programmes ne nécessitent pas la même concentration laser sur la planification que les projets individuels exigent. Un plan de gestion de programme fonctionne de la même manière que n'importe quel plan de projet en ce sens qu'il définit les politiques, les procédures et les processus à suivre et à atteindre les buts et objectifs de votre programme.

Gestion de programme vs gestion de projet

Avant d'expliquer ce qu'est un plan de gestion de programme, il est important que nous soyons clairs sur la différence entre la gestion de programme et la gestion de projet. À bien des égards, ils sont similaires, à l'exception d'une différence fondamentale.

Cette différence est que, dans la gestion de projet, vos efforts sont uniquement dirigés vers la production rapide d'un livrable final, sans impact sur la qualité et en respectant le calendrier et le budget convenus. La gestion de programme, cependant, suit le fil conducteur de la création d'avantages pour l'organisation grâce à la synergie de la cogestion de plusieurs projets.

Une autre différence est que les projets peuvent être sous-traités. L'organisation qui gère le projet travaille pour une partie prenante, qui peut ou non faire partie de cette organisation. Une société immobilière qui érige un gratte-ciel est susceptible de solliciter des offres auprès d'entrepreneurs en construction, plutôt que d'exécuter le projet en interne.

Cependant, les programmes sont presque toujours gérés au sein d'une organisation. C'est-à-dire que le gestionnaire de programme n'est pas un travailleur contractuel, mais une partie de l'entreprise plus grande ; et le gestionnaire de programme est intégralement attaché à leurs buts et objectifs stratégiques.

Pour résumer, les projets sont temporaires et fournissent un service ou un produit, et les programmes sont un groupe de projets connexes qui sont gérés collectivement pour obtenir des avantages qui ne peuvent être obtenus individuellement.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion de programme ?

Gérer quoi que ce soit nécessite un plan, et cela est certainement vrai pour les programmes.

Un plan de gestion de programme existe pour gérer, exécuter et contrôler le programme et ses buts et objectifs. Par conséquent, le plan du programme, comme tout plan, décrira la vue d'ensemble et la stratégie du programme. Pour ce faire, le programme doit être clairement défini et sa portée précisée.

Le plan est élaboré par un gestionnaire de programme, qui comprend la stratégie et les objectifs du programme. Un plan de programme s'intéresse davantage aux avantages qu'aux produits livrables. Ses paramètres de réussite ne sont pas les mêmes qu'un projet dans la mesure où il n'a pas nécessairement besoin d'un livrable de qualité dans les délais et dans les limites du budget. Pour un plan de programme, le succès réside dans la façon dont le programme répond aux besoins et aux avantages de l'organisation.

Éléments clés d'un plan de gestion de programme

Tout programme va avoir des dépendances et des contraintes. Le plan de programme doit les identifier et les inclure dans le plan. Cela comprend la façon dont les avantages du programme seront réalisés grâce à sa gestion.

Parce qu'un programme est un ensemble de nombreux projets, il est utile d'inclure une feuille de route dans le plan. Une feuille de route est généralement établie comme une chronologie sur laquelle les tâches qui composent le projet sont des points, avec des dates de début et de fin. Cependant, comme il s'agit d'un programme, plusieurs projets sont cartographiés sur la chronologie, ce qui aide à élaborer des stratégies et à collaborer.

Le plan comprendra la gouvernance, une structure organisationnelle et le processus utilisé pour planifier, contrôler et exécuter le plan du programme. Cela comprend un calendrier, un plan de communication, l'approvisionnement, les risques, la procédure de clôture et tous les autres aspects généraux de la création de tout plan de projet.

Vous devrez définir les livrables clés. Même un programme a des livrables, car il est composé de projets. Les produits livrables ne sont peut-être pas la principale raison d'être du programme, mais ce sont des jalons importants qui doivent être compris.

Conseils pour créer un plan de gestion de programme

Lors de l'élaboration d'un plan de gestion de programme, il y a certaines choses que vous devez garder à l'esprit. Ils ont tendance à ressembler à la création d'un plan de gestion de projet, mais restez conscient des différences entre les deux. N'oubliez pas qu'un plan de projet est orienté vers son livrable, mais que les programmes ont un objectif plus stratégique pour les PMO.

Liste des buts et objectifs

Cela dit, la première chose que toute personne qui élabore un plan doit faire est de définir ce qu'elle essaie d'accomplir. Énumérez les buts et les objectifs pour vous assurer que votre plan reste dans ces paramètres. Vous ne pouvez pas atteindre vos objectifs s'ils ne sont pas clairs.

Par conséquent, la communication, comme dans tous les projets, est primordiale. Sans canal désigné, fréquence et cibles déterminées, à qui s'adressent vos messages, il y aura des problèmes.

Planifier la communication

La communication comprend la mise à jour des parties prenantes. Dans le cas des programmes, les parties prenantes sont celles de votre organisation, généralement au niveau de la direction, qui souhaitent voir le retour sur leur investissement reflété dans les rapports de votre programme. Le plan du programme doit décrire ces communications, à quelle fréquence et avec quels matériaux, y compris la définition de leurs attentes.

Faire une chronologie

Ensuite, vous devrez gérer le calendrier et la portée de tous les projets de votre programme. Cela signifie votre budget global et comment il règne dans la portée de votre programme. Vous allez devoir trouver un équilibre entre ces deux aspects du programme. Bien que vous n'ayez pas de calendrier qui se termine par un livrable de qualité, vous avez une série de délais plus courts inhérents à chaque projet qui doivent être gérés dans votre plan de programme.

Incluez vos parties prenantes

Assurez-vous de planifier non seulement avec les parties prenantes, mais aussi avec votre équipe. La transparence est importante. L'équipe est en première ligne de votre projet et vous fournira des données précieuses grâce à son engagement et son observation. En retour, vous voulez qu'ils connaissent le plan du programme, afin qu'ils puissent faire des choix éclairés lorsqu'ils sont forcés d'agir.

Une fois que vous avez rencontré les parties prenantes et les équipes responsables de l'exécution des différents projets, vous avez à la fois une vision macro et micro du projet. Cela informera votre plan de programme au fur et à mesure que vous le finaliserez.

Comment ProjectManager aide avec les plans de gestion de programme

N'oubliez pas que toute cette planification peut être facilitée par un outil de gestion de programme en ligne, tel que ProjectManager. Notre outil en ligne garantit que vous disposez des informations les plus récentes pour prendre de meilleures décisions basées sur les données.

Gérer un programme est difficile, mais c'est encore plus difficile si vous passez d'un projet à l'autre pour recueillir des données. Avec notre vue Vue d'ensemble des projets, vous obtenez une liste de tous les projets de votre programme. Vous voyez le titre du projet, qui le gère, l'équipe qui l'exécute et le statut. À partir de cette vue de haut niveau, vous pouvez gérer votre programme.

Créer des tableaux de bord de programme personnalisés

Dans la vue Vue d'ensemble des projets, vous pouvez également organiser et regrouper vos projets. Lorsque vous sélectionnez certains projets et que vous les regroupez dans un dossier, vous pouvez ensuite filtrer par ce groupe sur le tableau de bord de présentation, qui affiche six graphiques de suivi des mesures du programme telles que la santé, la charge de travail et la progression. Grâce à cette vue d'ensemble de la progression et des performances de votre programme, vous pouvez identifier les problèmes et apporter des modifications pour affiner l'efficacité de votre programme.

Suivez vos projets avec une feuille de route

Un autre outil puissant est la feuille de route du programme, qui rassemble tous les projets de votre programme et les affiche sur une chronologie de diagramme de Gantt. Vous pouvez voir tous vos programmes jusqu'au niveau des tâches en un seul endroit et comment ils sont liés les uns aux autres et s'il existe des dépendances. Mais ce n'est pas une vue statique. Filtrez par cessionnaire, chef de projet ou client, consultez la durée, les dates de début et de fin prévues et plus encore. Montrez les mesures clés aux parties prenantes lors des présentations.

Pour faire correspondre les ressources à la capacité de votre programme, nous disposons d'une solide gestion des ressources pour l'ensemble de votre programme. Les fonctionnalités vous aident à suivre, gérer et générer des rapports sur les ressources de votre programme. Notre page de charge de travail vous donne les outils pour équilibrer la charge de travail de vos équipes afin d'augmenter la productivité.

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