Un guide rapide des chartes de projet

Les projets doivent être approuvés avant de pouvoir être exécutés. Une charte de projet est un document de planification de projet qui vend le projet aux parties prenantes et aux sponsors. Si vous êtes en mesure de démontrer sa viabilité et son retour sur investissement, les travaux obtiendront le feu vert pour avancer.

Mais il y a beaucoup d'éléments à toute charte de projet réussie. Si vous débutez dans la gestion de projet, un modèle de charte de projet peut vous permettre de vous assurer que vous touchez tous les points principaux. Nous avons inclus un modèle d'aide de charte de projet gratuit comme exemple de ce qu'une charte de projet doit inclure.

Alors, qu'est-ce qu'une charte de projet, exactement ? Le guide rapide suivant vous aidera à mieux comprendre afin que, lorsque vous présenterez votre prochain projet, vous disposiez de tout ce dont vous avez besoin pour réussir.

Qu'est-ce qu'une charte de projet ?

Une charte de projet est l'énoncé de la portée, des objectifs et des personnes qui participent à un projet. Il commence le processus de définition des rôles et des responsabilités de ces participants et décrit les objectifs et les buts du projet. La charte identifie également les principales parties prenantes et définit l'autorité du chef de projet dès le début du plan de projet.

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Suivez notre guide rapide pour rédiger et exécuter votre charte de gestion de projet ci-dessous.

Éléments clés d'une charte de projet

La charte de gestion de projet sert de document de référence. Il convient de définir ces trois points principaux.

1. Quelle est l'essence du projet ? Quels sont les buts et objectifs du projet ? Comment comptez-vous atteindre et atteindre ces buts et objectifs ?
2. Pourquoi ce projet existe-t-il ? Fournir une compréhension partagée du projet. La charte doit communiquer sa valeur et/ou sa raison d'être à toute personne qui y participe, de l'équipe au chef de projet, parties prenantes, sponsors, etc.
3. Pouvons-nous nous mettre d'accord sur ce projet ? La charte agit comme un contrat entre le sponsor du projet, les principales parties prenantes et l'équipe du projet. En notant les responsabilités de chaque partie impliquée dans le projet, chacun est clair sur ses devoirs.

Comment créer une charte de projet

Donc, ce sont les grandes lignes, et bien qu'un énoncé de projet n'ait pas besoin d'entrer dans les détails, il contient beaucoup plus d'éléments clés que ces énoncés généraux. N'oubliez pas que les sections décrites ci-dessous doivent être courtes car elles font référence à des documents de planification de projet plus détaillés, tels qu'un énoncé de portée, un budget de projet, un plan de gestion des risques ou une demande de proposition.

1. Indiquez les informations sur le projet

Cette première section de votre charte de projet est l'endroit où vous incluez les informations générales de votre projet, telles que son nom, sa description et qui sont le sponsor du projet, le chef de projet, les membres de l'équipe et les parties prenantes.

2. Définir les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet

Une fonction importante d'une charte de projet est de documenter qui sont les membres de votre équipe et quels sont leurs rôles et responsabilités. Vous devez également identifier les principales parties prenantes. Il est toujours crucial de noter les parties prenantes de tout projet car ce sont elles à qui vous rapporterez et, en un sens, gérerez leurs attentes. Plus tôt vous saurez qui ils sont, plus vite vous pourrez élaborer un plan de gestion des parties prenantes productif.

3. Identifier les buts du projet et les objectifs du projet

Il est important que les chefs de projet fassent la différence entre ces deux éléments. Les objectifs du projet sont les avantages de haut niveau que le projet devrait générer, tandis que les objectifs du projet sont les jalons ou étapes spécifiques nécessaires pour les réaliser. Si vous n'avez pas d'objectif clair, votre projet va rater la cible.

4. Présentez une analyse de rentabilisation

Une charte de projet nécessite une analyse de rentabilisation car elle énonce essentiellement les raisons d'entreprendre le projet. Il aide les chefs de projet à expliquer quels sont les besoins commerciaux auxquels le projet répondra et quels sont les avantages financiers et le retour sur investissement attendus pour les parties prenantes du projet. Une bonne façon de vendre le projet est d'avoir une idée de ce que le projet apportera aux sponsors et aux parties prenantes. Déterminez quels sont ces avantages et énumérez-les ici.

5. Décrire la portée du projet

Quels sont les éléments couverts et hors champ ? La portée correspond aux limites de votre projet, telles que sa date de début et sa date de fin. Alors, quels sont les éléments concernés, tels que les parties du processus de projet par opposition aux tâches ou actions qui se situent en dehors du processus étape par étape du projet ? Décrivez les principaux livrables et jalons de votre projet. Plus tard, au cours de la phase de planification, vous devrez créer une déclaration de portée décrivant plus en détail la portée du projet.

6. Créez une chronologie de projet

Un calendrier de projet est une version simplifiée du calendrier de votre projet. Ce calendrier de projet doit montrer les livrables clés, les jalons et les étapes du projet afin que les parties prenantes comprennent la situation dans son ensemble.

7. Construire le budget du projet

Bien que vous approfondissiez les détails lors de la création du budget du projet, voici où vous souhaitez obtenir un chiffre approximatif sur les coûts du projet que vous prévoyez. Définissez le budget du projet et qui aura le pouvoir de dépenser. Incluez les coûts estimés pour les tâches que vous avez définies, mais sachez que les nouvelles exigences et tâches du projet nécessiteront un ajustement de ce budget.

8. Notez les principales hypothèses et contraintes

Il est important d'écrire toutes les hypothèses ou contraintes qui peuvent avoir un impact sur le développement ou l'exécution de votre plan de projet. Il est très important pour la gestion des parties prenantes de noter les hypothèses clés, car la définition d'attentes claires est la clé du succès. Vous voulez également avoir au moins un aperçu de la façon dont vous allez gérer les contraintes du projet. Si vous ne le couvrez pas maintenant, vous devrez rattraper votre retard plus tard.

9. Enregistrez les principaux risques du projet

Identifiez tous les risques potentiels qui pourraient survenir dans le cadre du projet afin de ne pas être pris par surprise. Ici, vous voudrez mettre en évidence les risques les plus probables ou les plus percutants afin que les parties prenantes en soient conscientes dès le début. Cela devrait être suivi d'un registre des risques et d'un plan de gestion des risques dans votre plan de projet, où vous détaillerez comment vous allez résoudre ces risques et qui, dans l'équipe, est responsable de les détecter et de les résoudre.

10. Définir les exigences du projet et les critères de réussite

L'équipe de gestion de projet et les parties prenantes du projet doivent parvenir à un accord en termes de critères de réussite. Les aspects les plus courants pour déterminer le succès d'un projet sont les trois éléments de contrainte, le temps, le coût et la portée. Mais selon le projet, il peut y avoir de nombreuses exigences de projet telles que les niveaux de tolérance au risque et les normes de qualité.

Modèle et exemple de charte de projet

La rédaction d'une charte de projet demande du temps et des efforts et peut être difficile si vous débutez dans la planification de projet. Mais vous n'avez pas à vous inquiéter, vous pouvez utiliser notre modèle de charte de projet gratuit pour commencer. Utilisez-le comme exemple de charte de projet sur lequel travailler.

Un logiciel peut vous aider à organiser votre charte

Même avec l'aide d'un modèle, une charte de projet nécessitait beaucoup de travail. Un logiciel de planification de projet peut vous aider à organiser toutes les informations nécessaires à l'élaboration d'une charte.

ProjectManager a une vue de liste dynamique qui fait plus que d'autres outils logiciels qui numérisent simplement votre liste de tâches. Joignez des fichiers à chaque élément de votre liste, définissez une priorité et ajoutez des balises pour faciliter la recherche. Restez sur la bonne voie en fixant des dates d'échéance pour chaque élément. Nous vous montrons le pourcentage achevé. Créez votre charte correctement et à temps en utilisant ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui.

À quoi sert une charte de projet ?

De nombreux documents sont nécessaires pour mener à bien un projet. Avant même de commencer, il y en a beaucoup que vous devez créer, d'un plan de projet à un budget de projet et plus encore. Tous ces documents décrivent en détail les éléments que vous avez largement esquissés dans votre énoncé de projet. Alors, pourquoi avez-vous besoin d'un autre document, n'est-ce pas redondant ?

S'il est vrai que vous allez couvrir ce terrain à un niveau granulaire, c'est votre première passe, et il y a une raison pour laquelle c'est plus général et vient avant tout le reste. Voici les trois principales utilisations du document :

1. Vous en avez besoin pour autoriser votre projet. C'est le document qui vend le projet à vos parties prenantes et définit en gros ce que sera leur retour sur investissement. C'est comme un argumentaire éclair, donc il faut vendre le projet.
2. Il sert de document de vente principal. Lorsque vous présentez cela aux parties prenantes, elles disposent désormais d'un résumé à distribuer ou à présenter lorsqu'elles sont sollicitées pour d'autres projets, afin qu'elles puissent concentrer leurs ressources là où elles sont nécessaires.
3. Il s'agit d'un document qui vous accompagne tout au long du cycle de vie du projet. Vous y ferez référence tout au long, que ce soit lors de réunions ou pour aider à la gestion de la portée. La charte agit comme une feuille de route sans toutes les minuties pour vous distraire des autres matériaux du projet.

Conseils pour rédiger une charte de gestion de projet

Il existe un processus pour rédiger une charte de projet, qui commence par savoir quelle est la vision du projet. Cet énoncé de vision ne peut pas être vague, mais doit saisir l'objectif de votre projet, en définissant l'objectif final de l'équipe de projet.

Vision

Une fois que vous avez une vision claire, vous pouvez la décomposer en éléments plus pratiques.

• Objectif. Énumérez trois à cinq objectifs du projet, soyez SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.
• Portée. Décrivez maintenant les limites formelles du projet en décrivant comment l'entreprise peut changer ou changer par la livraison de votre projet, notez également ce qui est pertinent pour la portée des travaux et ce qui ne l'est pas. C'est ainsi que vous gardez un meilleur contrôle du projet.
• Livrables. Décrivez chacun des livrables que le projet est chargé de produire. Une fois que vous les avez tous obtenus, vous avez pris pied sur votre charte et êtes prêt à passer à autre chose. Vous pouvez utiliser un modèle WBS pour vous aider à identifier vos livrables.

Organiser

Lorsque vous construisez une structure pour votre charte, vous devez identifier quatre sous-ensembles. Cela se fait en listant les éléments suivants :

1. Clients/Utilisateurs finaux. Pour compléter cette liste, demandez-vous : Qu'est-ce qu'un client et/ou utilisateur final dans le cadre de ce projet ? Qui sont les clients du projet ? Existe-t-il une personne ou une entité spécifique chargée d'accepter les livrables du projet ?
2. Parties prenantes. Comme indiqué précédemment, l'identification des parties prenantes du projet est cruciale. Il s'agit de la personne ou de l'entité à l'intérieur ou à l'extérieur du projet ayant un intérêt clé spécifique dans ce projet. Il peut s'agir d'un contrôleur financier supervisant les coûts ou du PDG, mais qui que ce soit, il aura une orientation légèrement différente selon son rôle.
3. Les rôles. Vous devez attribuer les rôles et responsabilités clés aux personnes impliquées dans la réalisation du projet, du parrain du projet, du comité de projet et du chef de projet. Après chaque entrée, rédigez un court résumé définissant leur rôle et leurs responsabilités dans le projet.
4. Structure. Vous devez maintenant définir les lignes hiérarchiques entre ces différents rôles dans le projet. Utilisez un organigramme de projet pour ce faire. Il schématise la structure d'une organisation ainsi que les relations et les rôles des personnes impliquées dans le projet.

Les diagrammes de Gantt sont l'outil traditionnel de planification des projets. Ils transforment vos tâches et vos échéances en chronologies visuelles. ProjectManager dispose d'un diagramme de Gantt en ligne et d'autres outils de planification qui vous permettent d'attribuer des tâches et de suivre les progrès en temps réel. Plus que cela, vous pouvez filtrer rapidement le chemin critique, puis définir la ligne de base pour comparer l'effort prévu à l'effort réel. Respectez les délais et respectez votre budget en utilisant ProjectManager.

Mise en œuvre

Vous avez une vision et avez organisé les différentes parties de votre projet. Vous devez maintenant élaborer un plan pour les mettre en œuvre. Il y a quatre parties à cela :

1. Planifier. Si vous allez mettre en œuvre, alors vous avez besoin d'un plan de mise en œuvre. C'est une manière de développer un climat de confiance pour vos clients et parties prenantes en listant les phases, les activités et les délais du cycle de vie du projet.
2. Jalons. Les jalons marquent les phases principales du projet et regroupent les petites tâches en plus gros morceaux de travail. Le projet ne devrait en avoir que quelques-uns, c'est pourquoi ce sont des jalons, mais ils sont un moyen important de reconnaître l'achèvement d'un livrable clé.
3. Dépendances. Énumérez toutes les dépendances clés et leur importance pour le projet. Ce sont des tâches ou des activités qui sont liées les unes aux autres, car elles auront un impact sur le projet tout au long de son cycle de vie.
4. Planification des ressources. Quelles ressources sont impliquées dans le projet ? Décomposez cette liste en main-d'œuvre, équipement et matériaux. Ainsi, vous saurez ce dont vous avez besoin avant d'en avoir besoin et vous pourrez estimer votre budget avec plus de précision. Au fur et à mesure que le projet progresse et que des changements sont introduits, vous devrez adapter votre plan de ressources. ProjectManager propose des outils de gestion de la charge de travail et des ressources qui vous permettent de voir rapidement la charge de travail de chacun, afin que vous puissiez réaffecter les tâches si nécessaire. Cela empêche tout le monde d'être sur ou sous-travaillé.

Risques, enjeux et budget

Nous avons presque terminé, mais aucune charte n'est complète sans une collecte des risques et problèmes potentiels qui peuvent faire dérailler un projet. Cela inclut les hypothèses et les contraintes liées au projet.

Un risque est un problème potentiel qui peut ou non se produire dans un projet. Le risque n'est pas toujours négatif, car il existe un risque positif, et vous devez également vous y préparer.

Un problème est quelque chose qui s'est déjà produit dans le projet. Fondamentalement, le risque est au futur et un problème est au présent, mais vous devez être préparé à toutes les éventualités lors de la création d'une charte de gestion de projet.

Enfin, avec toutes les informations ci-dessus, vous pouvez esquisser un chiffre approximatif du coût de la livraison du projet dans les délais impartis. Ensuite, vous présentez votre charte, et une fois qu'elle est approuvée et signée, le vrai travail commence.

Passez à l'étape suivante de la planification avec ProjectManager

La charte pose les bases du projet. Il fournit une vision et détermine où toutes les pièces seront placées. C'est un excellent cadre, mais ce n'est pas un plan. La charte mène à la planification de projet et ProjectManager est le logiciel de gestion de projet primé dont vous avez besoin pour gérer votre projet du début à la fin.

Diagrammes de Gantt pour la planification

Transformer une charte en plan nécessite un outil suffisamment flexible pour répondre et s'adapter aux nombreuses tâches impliquées. La vue de projet de diagramme de Gantt en ligne prend des tâches et remplit une chronologie de projet, où les dépendances peuvent être liées pour éviter les goulots d'étranglement plus tard. Définissez des jalons, modifiez rapidement des dates et attribuez même des tâches aux membres de l'équipe.

Collaborer sur des tâches

Lors de l'affectation des équipes, il est essentiel qu'elles reçoivent des instructions claires. Les chefs de projet ont trop à faire pour passer du temps à microgérer leurs équipes.

ProjectManager facilite l'attribution, mais aussi avec son stockage de fichiers illimité, vous pouvez joindre autant de documents et d'images que nécessaire pour l'instruction. Les commentaires peuvent être faits au niveau de la tâche, il y a donc toujours un canal ouvert entre les membres de l'équipe pour communiquer et collaborer.

Rapport sur tout

Une fenêtre puissante sur le projet est la fonction de création de rapports, qui crée des rapports de projet détaillés en quelques clics seulement. Les responsables peuvent filtrer les rapports pour afficher uniquement ce qu'ils ont besoin de voir, comme l'avancement des tâches ou la variance du projet. Ces rapports surveillent le projet pour le maintenir sur la bonne voie, mais peuvent également être partagés avec les parties prenantes pour les tenir au courant.

Une fois que vous avez rédigé votre charte de projet et obtenu l'approbation de vos parties prenantes, vous aurez besoin des bons outils pour gérer la portée, les tâches et les ressources de votre projet afin de vous assurer qu'il respecte le budget et le calendrier. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui signale instantanément lorsque les statuts sont mis à jour, afin que vous sachiez où en est votre projet et comment le faire avancer vers une réussite. Essayez dès maintenant notre logiciel primé grâce à cet essai gratuit de 30 jours.