5 étapes pour clôturer un projet (liste de contrôle incluse)

Tant de temps et d'efforts sont consacrés à la planification d'un projet qu'on oublie souvent que la fin d'un projet - la clôture du projet - est tout aussi importante. Il y a beaucoup de travail impliqué même une fois qu'un projet est techniquement terminé.

Par exemple, il y a de nombreuses tâches que vous devez encore accomplir. Elles sont peut-être procédurales, mais cela ne les rend pas moins importantes. Il y a des approbations, des signatures, des paiements, tout cela peut sembler vous pousser à la paperasserie, mais dites-le au membre de l'équipe qui attend d'être payé.

Sans oublier que lorsque vous terminez un projet, vous en planifiez probablement un autre. Par conséquent, vous souhaitez obtenir une assistance à la transition pour ce basculement. Vous devrez libérer des ressources, archiver des documents et n'oubliez pas de reconnaître le succès du projet avec une fête ou un type de célébration. C'est important aussi.

Notre modèle de clôture de projet gratuit est une excellente ressource pour vous aider à vous souvenir de ce qu'il reste à faire.

Qu'est-ce que la clôture de projet ?

La clôture du projet est la dernière phase d'un projet. C'est lorsque le chef de projet vérifie que le client, l'intervenant ou le client a accepté les livrables du projet. Si le projet ou le produit est en cours après le projet, alors la maintenance doit être mise en place.

Le chef de projet examinera également l'ensemble du projet avant de le clôturer, en évaluant les performances et en les comparant à la référence. L'équipe du projet fera partie de ce processus, offrant ses observations et ses commentaires, qui sont recueillis dans un document sur les leçons apprises. Cela donne des indications pour les projets futurs.

L'importance de la clôture du projet ne se limite pas à la signature de tous les documents, à l'exécution de tous les contrats avec les fournisseurs et à la libération de l'équipe pour participer à d'autres projets. Il s'assure que les objectifs initiaux du projet ont été atteints et résout tous les détails, tels que les risques ou les problèmes qui sont restés ouverts.

Étapes pour clôturer un projet

La clôture du projet est la phase finale de votre travail, c'est le dernier tournant du cycle de vie du projet, et comme tout autre aspect d'un projet, cela nécessite un processus. Voici cinq étapes que vous devez suivre pour vous assurer que vous avez mis tous les points sur les I et franchi tous les T, ainsi que tiré pleinement parti de l'expérience.

1. Organisez une autopsie

La gestion d'un projet n'est pas seulement une question de tâches et de ressources, de budget et de délais, c'est une expérience dont vous pouvez constamment apprendre. Alors que vous auriez dû apprendre tout au long du projet, c'est maintenant le moment idéal pour regarder en arrière sans la pression et les distractions qui auraient pu émousser votre concentration.

Rassemblez l'équipe de base pour solliciter des commentaires sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Encouragez l'honnêteté. En documentant les erreurs et les réussites du projet, vous construisez un catalogue qui propose des données historiques. Vous pouvez revenir en arrière et consulter les informations pour les précédents lors de la planification de nouveaux projets.

Les projets ne sont jamais des choses autonomes, mais font partie d'un continuum, où les détails peuvent varier, mais les méthodes générales restent généralement les mêmes. Une mine de connaissances est produite après la clôture de tout projet.

2. Remplir la paperasse

Comme indiqué, les projets génèrent des tonnes de documents. Ces documents devront être signés et approuvés par les parties prenantes. Tout a besoin d'attention et doit être signé, ce qui est la preuve légale qu'en fait ces documents sont conclus. Cela inclut la clôture de tous les contrats que vous pourriez avoir conclus avec des partenaires internes ou des fournisseurs ou toute autre ressource avec laquelle vous avez contracté.

Cela comprend le règlement de tous les paiements en souffrance. Vous voulez vous assurer que toutes les factures, commissions, frais, bonus, etc., sont payés. Remplissez tous les coûts impliqués dans le projet. Ce n'est pas fait si ce n'est pas payé.

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à organiser tous ces documents. ProjectManager agit comme un hub pour tous vos fichiers de projet. Vous pouvez les suivre sur notre vue de liste, qui est plus que l'application de liste de tâches habituelle. D'une part, vous pouvez voir le pourcentage d'achèvement pour chaque élément de la liste. Vous savez maintenant si cet entrepreneur a été payé et si vous pouvez signer le contrat. Vous pouvez même configurer des notifications pour vous assurer que vos paiements sont livrés à temps. Essayez-le par vous-même avec cet essai gratuit.

3. Libérez les ressources

Vous assemblez une équipe pour le projet, et maintenant vous devez les lâcher. C'est un processus formel, et crucial, qui les libère pour le prochain projet. Chaque équipe est réunie pour le mélange de compétences et d'expérience qu'elle apporte à un projet. Le projet détermine les membres de l'équipe avec lesquels vous voudrez travailler, et chaque projet sera un peu différent, ce qui se reflétera dans l'équipe engagée pour l'exécuter.

Cela est vrai pour les ressources internes comme pour les ressources externes. Les contrats externes pourraient être plus évidents, car vous avez conclu un contrat avec eux, et ce contrat aura une durée. Quand c'est fini, assurez-vous qu'ils sont tous payés en entier afin qu'ils puissent signer et partir. Mais les ressources internes restent, vous devez donc vous rappeler que leur temps sur le projet est également limité, et vous risquez de bloquer les projets d'autres équipes si vous ne libérez pas vos ressources une fois le projet terminé.

4. Archiver des documents

Il y a des leçons à tirer des anciens projets, c'est pourquoi vous rencontrez régulièrement votre équipe pendant le projet et revenez ensuite sur le processus. Cependant, si vous ne disposez pas d'archives dans lesquelles extraire les anciens enregistrements, toutes les connaissances acquises sont perdues en raison d'une organisation et d'une gestion médiocres. Vous avez travaillé dur pour avoir une excellente documentation de projet, ne la perdez pas.

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Avant de fermer un projet, archivez tous les documents et toutes les notes et données qui pourraient s'avérer utiles. Même si vous n'y accédez jamais, il est nécessaire de conserver une trace écrite du travail effectué sur n'importe quel projet pour les autres personnes de l'organisation. Il peut s'agir d'équipes juridiques, d'équipes RH ou même de votre successeur. Vous ne savez jamais quand quelqu'un devra revenir en arrière et répondre à une question ou vouloir savoir comment un ancien problème a été résolu. Considérez cela comme ranger des provisions pour l'hiver.

5. Célébrez le succès

Si cela vous semble idiot, c'est que vous ne faites pas votre travail. Il n'y a rien de stupide à récompenser votre équipe pour reconnaître un travail bien fait. Cela crée une fermeture, ce qui est le but de cette partie du projet, mais cela plante également une graine qui fleurira dans des projets ultérieurs lorsque vous travaillerez avec des membres de l'ancienne équipe.

Liste de contrôle de clôture de projet

Pour vous assurer de clôturer votre projet correctement, suivez cette liste de contrôle de clôture de projet étape par étape.

1. Commencez par le document de portée du projet que vous avez créé et assurez-vous que vous avez satisfait à toutes les exigences qui y sont énumérées.
2. Assurez-vous que tous les livrables ont été remis et signés par les parties prenantes, obtenant leur approbation et leur satisfaction.
3. D'autres documents de projet doivent également être signés par la personne appropriée, y compris tous les contrats et accords en cours avec les fournisseurs et autres entrepreneurs.
4. Une fois les documents signés, traitez-les, payez toutes les factures et clôturez tous les contrats liés au projet.
5. Ajoutez tous les documents ensemble, y compris la finalisation de tous les rapports de projet, puis organisez-les et archivez-les en tant que données historiques à utiliser pour référence future.
6. Utilisez les documents collectés pour identifier et documenter les leçons apprises au cours du projet, y compris les commentaires des parties prenantes, afin de ne pas commettre les mêmes erreurs dans les projets futurs.
7. Affectez une personne de soutien à la transition pour guider le projet après son achèvement afin que la clôture du projet soit complète.
8. Libérez ou réaffectez les ressources du projet, ce qui inclut votre équipe et les autres membres du personnel du projet, ainsi que tout équipement ou location de site utilisé pour le projet.
9. Si vous n'avez pas utilisé de logiciel de gestion de projet, procurez-vous-en un, car il permet de contrôler non seulement le cycle de vie du projet, mais également le processus de clôture du projet.
10. Enfin, mais peut-être le plus important, célébrez avec votre équipe de projet. Ils ont fait le travail et méritent un crédit et une opportunité de se défouler jusqu'au démarrage du prochain projet.

Modèles gratuits pour aider à la clôture du projet

Il y a beaucoup à suivre lorsque vous fermez un projet. Vous ne voulez manquer aucune étape critique et laisser certains documents non signés ou ne pas discuter des leçons apprises pour éviter les mêmes erreurs lors du prochain projet. ProjectManager est un excellent logiciel mais aussi le premier site en ligne pour tout ce qui concerne la gestion de projet. Cela inclut des dizaines de modèles gratuits. En voici quelques-unes pour vous aider à faire toutes les petites choses nécessaires à la bonne clôture du projet.

Modèle de clôture de projet

Tout ce que vous devez capturer lors de la clôture d'un projet est décrit dans notre modèle de clôture de projet gratuit pour Word. Vous pouvez vous assurer que les parties prenantes ont signé chaque document, que les entrepreneurs ont été payés et que leurs contrats ont été clôturés et que votre équipe a été libérée du projet, afin qu'elle puisse commencer le suivant.

Modèle de leçons apprises

Il y a beaucoup de travail administratif nécessaire pour arrêter un projet, mais cela devrait aussi être un temps de réflexion. Notre modèle gratuit de leçons apprises pour Excel est un excellent outil pour capturer les gains et les problèmes qui sont survenus au cours du cycle de vie du projet. Vous décrivez ce qui s'est passé, comment cela a eu un impact sur le projet et ce que vous ferez différemment dans les projets futurs pour éviter de répéter ces erreurs. C'est un document de clôture de projet classique.

Modèle d'éléments d'action

Le modèle d'éléments d'action gratuits pour Excel est un excellent endroit pour prendre les leçons apprises que vous avez recueillies dans le modèle ci-dessus et les transformer en un plan. Une fois que vous voyez les erreurs que vous avez commises dans le passé, vous pouvez formuler un plan d'action afin de ne pas les répéter. Ce modèle gratuit vous permet de créer des tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe, d'ajouter une priorité afin que vous sachiez laquelle passe en premier et même de fournir des délais et de suivre l'état.

Votre projet est fermé - Utilisez ProjectManager pour votre prochain !

Nous savons maintenant qu'une clôture de projet appropriée vous aidera à démarrer votre prochain projet du bon pied. Si vous planifiez et gérez vos projets dans un logiciel de gestion de projet centralisé, comme ProjectManager, vous aurez accès à tous vos projets précédents.

Ainsi, lorsque vous planifiez un nouveau projet, vous pouvez rapidement revoir les anciens documents, tâches, commentaires et modèles dans le système. Cela simplifie également l'intégration pour le prochain projet, car les membres de l'équipe doivent déjà être dans le système.

Créer des rapports pour la postérité

Un logiciel de reporting automatisé peut être d'une grande aide au cours de ce processus. ProjectManager permet aux responsables de créer des rapports en un seul clic. Cela inclut des rapports tels que des rapports de feuille de temps, afin que vous puissiez voir rapidement les heures travaillées par un membre de l'équipe tout au long du projet. Vous pouvez également créer des rapports plus spécifiques aux parties prenantes, comme des rapports d'état, des rapports de variance ou des rapports de plan de projet. Tout est automatisé dans notre logiciel de gestion de projet, ce qui vous permet d'atteindre la fin du projet encore plus rapidement.

Gagner du temps et avoir une longueur d'avance lorsque vous démarrez un nouveau projet, c'est ainsi que vous réduisez efficacement le temps et les coûts. ProjectManager rationalise le projet pour vous du début à la fin.

Une partie de la clôture d'un projet consiste à être capable de le planifier et de l'exécuter. C'est là qu'intervient ProjectManager. En tant que logiciel basé sur le cloud, il vous permet, à vous et à votre équipe, d'obtenir des données en temps réel lors de la surveillance et de la création de rapports sur le projet. De plus, votre documentation est plus accessible et sécurisée. Voyez par vous-même en prenant cet essai gratuit de 30 jours.