Comment utiliser un journal de décision de projet pour des résultats optimaux

Les projets sont une série de décisions. Idéalement, chaque décision devrait être le résultat d'une recherche approfondie, des conseils de l'équipe et de données historiques. Les chefs de projet utilisent un journal de décision pour tenir les parties prenantes informées de qui a autorisé une décision et comment elle a été prise.

Un journal de décision est un outil de communication essentiel que tous les chefs de projet doivent comprendre. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet, des modèles ou simplement un bloc-notes pour suivre les décisions. Mais avant d'aborder la façon d'en créer un, comprenons mieux la définition d'un journal de décision de projet.

Qu'est-ce qu'un journal de décision ?

Un journal de décisions est un enregistrement des décisions qui conduisent à un choix que vous faites au cours d'un projet. Il peut s'agir d'informations sur la réunion, d'un enregistrement ou d'un document du projet. Tout est compilé dans un journal de décision et transmis au parrain du projet.

Les problèmes de communication sont la mort d'un projet. Un journal de décisions sert d'outil de communication qui fournit des informations complémentaires aux parties prenantes. Les décisions ne se prennent pas seulement lors de réunions programmées : elles peuvent également être prises lors de réunions informelles ou entre deux membres de l'équipe. Un journal de décision documente toutes ces informations.

Un journal des décisions est donc une liste de décisions critiques qui ont été convenues au cours du projet. Bien que le journal de décision de projet ne soit pas utilisé par toutes les personnes impliquées dans la gestion de projet, il a définitivement gagné du terrain.

Pourquoi avez-vous besoin d'un journal de décision ?

Les décisions peuvent faire ou défaire un projet. Les parties prenantes ont un intérêt direct dans les décisions qui ont été prises. Tout comme ils sont régulièrement mis à jour avec les présentations des parties prenantes et les rapports de situation, un journal des décisions explique pourquoi les décisions ont été prises et qui les a autorisées.

La documentation est essentielle pour les projets, et même si le monde de la gestion de projet traditionnel n'a peut-être pas encore pleinement adopté le journal de décision, il utilise une documentation approfondie depuis toujours. La documentation offre des données historiques nécessaires pour planifier de futurs projets et fait également partie d'un plan de gestion des risques lors de l'examen des décisions.

Un journal de décision peut simplement être un rappel de la marche à suivre. De nombreuses décisions sont prises au cours du cycle de vie d'un projet, et parfois les membres de l'équipe de projet ont besoin d'un rappel pour éviter les conflits inutiles. Il explique également qui a pris cette décision et pourquoi, ce qui peut aider à empêcher l'équipe d'être en désaccord.

Avoir un journal de décision de projet qui soit la seule source de vérité, accessible à tous et facile à partager avec les parties prenantes est essentiel pour mener à bien un projet. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui connecte les équipes hybrides, les managers et les parties prenantes avec un outil de gestion du travail en temps réel.

Conservez le journal des décisions de votre projet, le journal des modifications, le journal des problèmes, le journal des risques, le journal des actions, le journal des raids, le registre des risques ou tout journal que vous utilisez dans la vue de la liste des tâches de notre logiciel. Vous pouvez joindre des fichiers, les partager avec l'équipe et être averti lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés. Rejoignez plus de 35 000 utilisateurs dans le monde et démarrez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Éléments d'un journal de décision

Un journal de décision facilite l'analyse des changements car il capture les données clés de la prise de décision. Fondamentalement, c'est comme une feuille de calcul. Chaque colonne note une partie spécifique de la décision. Voici quelques-uns des éléments qui devraient être inclus dans tout journal de décision :

• Nom du projet : regroupe toutes les décisions prises dans le projet
• Chef de projet : La personne responsable
• Numéro d'identification : Attribuez-en un à chaque décision pour faciliter la référence
• Titre de la décision : donner un titre à une décision la différencie des autres prises tout au long du cycle de vie du projet
• Date : lorsque vous avez pris la décision et les échéances qui s'y rapportent
• Domaine : De quel aspect du projet vous parlez
• Description : un aperçu de la décision que vous avez prise
• Justification : La raison de la décision et tout commentaire ou désaccord cité
• Alternatives : autres options dont vous avez discuté mais que vous avez rejetées
• Impact attendu : Décrivez brièvement ce que vous pensez que la décision changera
• Contributeurs : indiquez tous ceux qui ont contribué à la décision
• Signature d' approbation : La signature, généralement du chef de projet

Exemple de journal de décision

Faisons un cas théorique pour passer par le processus. Pour notre exemple de journal de décision, considérons un chantier de construction qui se demande s'il faut utiliser de l'acier ou du bois pour encadrer une plus petite arrière-maison au plus grand bâtiment.

Le journal de décision contiendrait toutes les données détaillées ci-dessus, telles que le nom du projet, le nom du chef de projet, un ID et le titre pourrait être quelque chose comme "Backhouse Frame". Les personnes impliquées seraient au minimum le chef de projet, l'architecte et l'entrepreneur.

La discussion pourrait porter sur le prix par rapport à la sécurité. Collectez ces avantages et inconvénients et ajoutez-les au journal de décision du projet. Explorez l'impact et les alternatives, telles que la façon dont l'acier aurait un impact sur le budget et le bois pourrait nécessiter des éléments stabilisateurs supplémentaires. C'est une façon de passer en revue les meilleures pratiques et de voir laquelle est la plus adaptée au projet.

Prenez une décision, notez-la dans le journal et faites signer le chef de projet. Ensuite, remettez le document aux parties prenantes du projet, c'est-à-dire le propriétaire du bien qui a contracté les travaux. Cela donne aux parties prenantes un contexte pour la discussion et la décision, ainsi que guide les sous-traitants lors de la réalisation de la structure.

Comment utiliser un journal de décision

Utilisez un journal chaque fois qu'une décision est prise dans le projet. Cela ne signifie pas nécessairement des décisions mineures, mais plus il y en a, mieux c'est. Inclure toute décision ayant un impact sur le projet. Il y a de fortes chances que les parties prenantes se fâchent à un moment donné et demandent à savoir pourquoi telle ou telle chose a été faite. Le journal de décision est un moyen de communiquer avec eux et également de soutenir la décision.

Par conséquent, un journal de décision de projet n'est pas important au moment où vous l'écrivez, mais plus encore lorsque vous êtes mis en position de défendre votre décision. Si vous êtes contesté ou qu'une décision est remise en question, le journal est là pour vous épauler.

Si un journal des décisions est révisé, cela doit être noté dans le compte rendu des décisions. Vous voulez également documenter cette décision. Expliquez pourquoi la décision a été prise et pourquoi elle a été modifiée. Ensuite, mettez à jour le journal et créez-en un nouveau reflétant la modification.

Modèles de journal de décision

Vous pouvez créer vous-même un journal de décision sur n'importe quelle feuille de calcul ou même application de traitement de texte, mais il existe de nombreux modèles de journal de décision gratuits qui vous le présentent si c'est plus facile. Voici quelques-uns des plus populaires que nous avons trouvés en ligne.

Exemples de modèles

SampleTemplates propose plus de neuf modèles de journal de décision différents pour PDF et Word. Ils traversent un certain nombre d'industries différentes, vous devriez donc être en mesure de trouver le modèle qui correspond à vos besoins particuliers.

WordTemplatesEn ligne

WordTemplatesOnline propose des modèles de journal de décision gratuits pour Excel, Word et PDF. Ils offrent une variété de modèles de journal différents pour différents types de réunions d'affaires, tels que des lignes directrices et des principes pour les plans de retraite, un qui capture les décisions et les risques clés, d'autres qui incluent la priorité, le statut et plus encore.

Bien sûr, les modèles sont statiques et ne peuvent pas être utilisés pour une collaboration efficace. Plutôt que d'utiliser un modèle de journal de décision, il est préférable d'utiliser un logiciel pour gérer vos décisions et suivre les modifications de votre projet.

Comment ProjectManager aide avec les journaux de décision

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud qui connecte les équipes hybrides et les aide à travailler de manière plus productive. Avec plusieurs vues de projet adaptées au style de travail de chacun et des données en temps réel pour favoriser la collaboration et mieux surveiller les projets, ProjectManager est également un excellent moyen de suivre la prise de décision.

Utiliser des tableaux de bord pour suivre les KPI

Avant de pouvoir prendre une décision, vous avez besoin de données pour mieux comprendre le problème. Le tableau de bord en temps réel de ProjectManager et les rapports en un clic collectent automatiquement les métriques du projet. Le tableau de bord suit le temps, le coût, la charge de travail et plus encore, vous donnant un rapport d'état instantané.

Créez des flux de travail visuels avec des tableaux Kanban

Au lieu d'utiliser un modèle statique comme journal de décision, utilisez la vue du tableau Kanban. Un tableau kanban est un outil visuel qui montre le flux de travail. Vous pouvez configurer chaque colonne comme l'une des catégories de votre journal de décision et les cartes peuvent capturer les données pertinentes. Ensuite, vous pouvez utiliser la fonctionnalité pour attribuer et suivre la progression de cette modification après son autorisation.

Suivez votre plan sur les diagrammes de Gantt

En fait, vous pouvez planifier toutes les modifications apportées à votre projet avec le diagramme de Gantt de ProjectManager. Basculez simplement de la vue kanban à la vue du diagramme de Gantt et vous verrez le travail présenté sur une chronologie de projet. Vous pouvez désormais ajouter des dépendances, filtrer le chemin critique et définir une ligne de base pour suivre votre effort planifié par rapport à votre effort réel.

ProjectManager est un logiciel primé qui connecte des équipes hybrides, peu importe où elles se trouvent, dans quel département elles travaillent ou leur niveau de compétence, et leur donne les outils pour mieux travailler ensemble. Notre logiciel de gestion du travail comprend des outils de gestion des ressources, des feuilles de temps et bien plus encore pour vous aider à travailler plus efficacement. Rejoignez les équipes de la NASA, de Nestles et de Siemens qui utilisent déjà notre logiciel. Commencez dès maintenant avec ProjectManager.