Conception de projet dans la gestion de projet : un guide rapide

La phase de conception du projet est la toute première étape de la planification d'un projet. Il prépare le terrain pour la phase de lancement et de planification du projet et des documents importants comme la charte de projet et le plan de projet.

Qu'est-ce que la conception de projet ?

La conception de projet est un processus de remue-méninges où l'équipe de gestion de projet commence à réfléchir au projet d'un point de vue de haut niveau, décrivant les objectifs, les méthodologies, les ressources et les critères de réussite pour établir une approche de projet qui sera présentée aux parties prenantes pour ensuite commencer avec le lancement du projet et les phases de planification du projet. À cette étape du projet, les décisions sur la façon de gérer et de gouverner sont prises.

Ensuite, après la phase de conception du projet, une proposition de projet, une charte de projet et un plan de projet peuvent être créés. Ces documents de projet seront ensuite utilisés pour gérer la phase d'exécution du cycle de vie du projet.

Cependant, la réflexion qui se déroule pendant la conception du projet ne se concentre pas autant sur les détails que sur un niveau supérieur en termes de gestion du projet. Un logiciel de planification de projet peut aider à organiser à la fois la stratégie de haut niveau et les détails spécifiques d'une conception de projet.

ProjectManager, par exemple, dispose de diagrammes de Gantt pour établir des calendriers détaillés, mais également de tableaux kanban pour faciliter la collaboration sur l'aspect stratégique de la conception du projet. Gérez votre stratégie, votre planification, votre calendrier, votre exécution et vos rapports dans un seul logiciel de gestion de projet facile à utiliser. Essayez le gratuitement aujourd'hui.

Quel est le but du processus de conception de projet ?

La conception du projet définit la méthodologie globale du projet qui sera utilisée et un aperçu du projet. Il décrit les principaux livrables, produits ou fonctionnalités qui seront réalisés. La conception du projet estime également approximativement le budget et décrit comment suivre et évaluer les progrès. Plusieurs conceptions peuvent être présentées aux parties prenantes, qui peuvent ensuite choisir celle qui, selon elles, répond le mieux à leurs besoins.

Pourquoi la phase de conception du projet est-elle importante ?

La conception du projet est une première étape majeure vers un projet réussi. Une conception de projet est une organisation stratégique d'idées, de matériaux et de processus dans le but d'atteindre un objectif. Les chefs de projet s'appuient sur une bonne conception pour éviter les pièges et fournir des paramètres pour maintenir les aspects cruciaux du projet, comme le calendrier et le budget.

Processus de conception de projet : comment concevoir un projet étape par étape

Il y a des étapes à suivre pour définir la conception du projet et développer une stratégie de mise en œuvre. Ce sont les étapes les plus importantes d'un projet. Par conséquent, vous souhaitez impliquer votre équipe et les parties prenantes dans le processus pour vous assurer que vous couvrez toutes les bases. Prenez le temps de bien terminer cette étape.

1. Définissez la vision de votre projet

Quelle est votre vision du projet ? Ce n'est pas une tarte dans l'espoir du ciel, mais un énoncé de vision, qui envisage un problème qui doit être résolu. Cela signifie clarifier la raison du projet. L'énoncé de vision est un document formel qui énonce le potentiel du projet. Il est présenté aux parties prenantes pour montrer la viabilité du projet et ses avantages.

Ce n'est pas un document long et détaillé. Vous pouvez avoir une vision courte et idéaliste du résultat du projet ; après tout, c'est ainsi que vous vendez le projet. Alors, brossez un tableau du succès du projet et placez-le dans un contexte plus large.

2. Énoncez le problème que votre projet résoudra

Pour soutenir ce document de vision, vous devez identifier un problème qui doit être résolu. Par conséquent, une évaluation des besoins est souvent requise, afin que vous puissiez voir les obstacles rencontrés par l'entreprise. Cela permettra d'aligner le problème que vous traitez avec l'organisation et sa stratégie. Il vous fournira également les données nécessaires pour concevoir une solution optimale au problème.

Pour commencer, quelles informations recueillez-vous ? Quelles sont les sources de ces informations, et comment allez-vous ensuite collecter les informations ? Ensuite, analysez et déterminez les problèmes que votre projet est créé pour résoudre. Rassemblez ces résultats dans un document.

3. Estimez les ressources du projet qui seront nécessaires

Ensuite, vous devez reconnaître les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Les ressources vont des personnes aux équipements en passant par les installations nécessaires pour mener à bien le projet.

Une bonne façon de comprendre les ressources est de la même manière que les journalistes abordent un reportage, avec les cinq W : qui, quoi, où, quand et pourquoi. De qui avez-vous besoin pour exécuter le projet, quels outils de gestion des ressources sont nécessaires, où le travail sera-t-il effectué, quand le projet commencera-t-il et se terminera-t-il, et pourquoi ces ressources sont-elles nécessaires ?

4. Décrivez les objectifs de votre projet

Vous ne pouvez pas atteindre vos objectifs si vous ne les avez pas d'abord identifiés. Un objectif est quelque chose à la fin du projet qui est à la fois observable et mesurable. Un objectif coïncide avec la résolution d'un problème.

Créez un énoncé d'objectif qui explique comment les objectifs sont abordés dans le projet. Pour bien faire cela, appliquez la méthode SMART, qui signifie spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et pertinente dans le temps. Chaque objectif doit être défini par ces termes.

5. Structurez votre stratégie de projet

Pour atteindre les objectifs du projet, une stratégie doit être mise en place. Une stratégie est un processus pour atteindre les objectifs du projet dans les limites du projet, telles que ses ressources, son calendrier, son budget, etc. Comment une stratégie peut-elle être créée pour atteindre les objectifs du projet ?

Examinez les précédents et revenez sur des projets similaires du passé et sur ce qu'ils auraient pu montrer en termes d'avantages et d'inconvénients de leurs stratégies appliquées. Les meilleures pratiques de gestion de projet constituent toujours une bonne base, puis construisent une stratégie progressivement, créant ainsi une voie vers le succès.

6. Préparez un plan d'urgence

Tout chef de projet sait que très peu de choses se déroulent comme prévu. Il doit y avoir un plan de secours pour répondre rapidement et correctement aux problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent dans un projet. Par conséquent, cela doit être inclus dans la conception de votre projet.

Recherchez les risques négatifs inhérents au projet. Ils sont intégrés à divers endroits, tels que des équipes, qui peuvent manquer de compétences, avoir des absences inévitables, du roulement, etc. Les horaires peuvent être en proie à des retards. Le périmètre est peut-être mal défini. Les coûts sont sous-estimés ou les fonds se tarissent. Ayez un plan pour faire face à ces risques.

7. Établir un plan d'évaluation

Un projet doit toujours être en cours d'évaluation. Un plan d'évaluation vous aidera à suivre le projet et peut-être même vous alertera-t-il lorsqu'il commencera à dérailler. Utilisez ce plan pour analyser les composantes du projet, les résultats et les impacts.

Les résultats sont des changements mesurables, tandis que les impacts sont la façon dont les objectifs du projet sont atteints. Par conséquent, le plan d'évaluation est un document détaillé qui définit des critères pour déterminer l'efficacité et l'efficience du projet en suivant les progrès sur tous les aspects du projet.

8. Estimer les coûts et créer un budget de projet

Le budget décrit les ressources financières qui alimentent le projet. Un budget attribuera un coût à chacune des exigences du projet. Créer un budget de projet revient à formaliser les ressources financières qui seront affectées au projet. Cela commence par le choix d'un moyen d'estimer les coûts, d'identifier les impacts et de rendre compte de l'évaluation.

9. Créer une proposition de projet

Tout cela mène à une proposition de projet pour expliquer pourquoi le projet doit être exécuté et quels sont ses avantages. Les étapes précédentes sont résumées, écrivant la vision du projet et une brève description du problème dont il parle. Énoncez ensuite les objectifs du projet et décrivez la stratégie qui sera utilisée pour atteindre ces objectifs.

Exemple de conception de projet

Les chefs de projet utilisent des outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt pour structurer la conception de leur projet. Voici un exemple de conception de projet simple qui montre comment les idées de conception de projet sont ajoutées à cet outil de planification de projet.

Pour cet exemple de conception de projet, examinons un projet de construction. Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous, pendant la phase de conception du projet, les chefs de projet peuvent utiliser des diagrammes de Gantt pour ajouter les principales tâches et livrables ainsi que pour créer la structure de répartition du travail d'un projet pour décrire les phases de l'exécution du projet.

Les diagrammes de Gantt de ProjectManager comportent deux parties principales. Sur le côté gauche, il y a une feuille de calcul qui permet aux chefs de projet d'entrer des informations qui seront utilisées pour générer automatiquement un calendrier de projet sur le côté droit. Cette chronologie affichera non seulement les tâches du projet, mais également les jalons, les dépendances des tâches et les dates d'échéance des livrables du projet.

Ce que ProjectManager peut faire pour vous aider à concevoir votre projet

La conception d'un projet demande beaucoup de travail, mais l'utilisation d'outils de gestion de projet facilite le processus de création d'un plan qui détaille ces différentes parties du projet. Outre l'utilisation de diagrammes de Gantt pour organiser vos idées de conception de projet dans un calendrier de projet, vous pouvez également utiliser des tableaux Kanban pour gérer le flux de travail à l'aide de ProjectManager.

Planifier les flux de travail avec les tableaux Kanban

ProjectManager a une fonction kanban qui a été créée pour visualiser les flux de travail. La phase de conception du projet implique une collaboration entre les membres de l'équipe de gestion de projet qui devront partager des fichiers et communiquer en temps réel, ce qui peut être réalisé avec les tableaux kanban de ProjectManager qui permettent aux équipes de projet de mieux communiquer et structurer la conception du projet.

Il est facile de voir comment ce processus peut vous servir tout au long de la conception du projet, à mesure que vous collectez davantage de documents pour définir votre projet. Ensuite, une fois que vous avez exécuté le bon, vous pouvez utiliser les tableaux de bord en temps réel de ProjectManager pour suivre l'avancement du projet.

Suivre les projets avec des tableaux de bord en temps réel

Les tableaux de bord en temps réel de ProjectManager aident les chefs de projet à suivre les coûts, les délais et les progrès du projet une fois que la conception du projet devient une réalité. Ces puissants tableaux de bord peuvent être utilisés pour suivre plusieurs projets dans un portefeuille.

Seul un logiciel de gestion de projet robuste peut gérer toutes les données nécessaires à une bonne conception de projet. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui possède des fonctionnalités, telles que le diagramme de Gantt en ligne, pour aider à planifier, ainsi que d'autres, pour aider à l'allocation du budget et des ressources. Découvrez comment il peut vous aider en prenant cet essai gratuit de 30 jours.