Techniques d'estimation de projet : un guide rapide

Un projet réussi commence par un devis réussi. Pour planifier correctement le travail d'exécution de votre projet, vous devez connaître le calendrier, les coûts, la portée, les risques et plus encore. Toutes ces considérations font partie des techniques d'estimation de projet.

Les techniques d'estimation sont utiles pour prendre des décisions sur la viabilité de votre projet. Si vous décidez d'aller de l'avant, ils sont essentiels pour prévoir les projets avec précision. Définissons les techniques d'estimation de projet, y compris une liste de contrôle de ce qui doit être estimé, et proposons certaines des techniques les plus populaires que vous pouvez mettre en œuvre.

Que sont les techniques d'estimation de projet ?

Les techniques d'estimation de projet sont des outils qui aident les chefs de projet à prévoir le coût, le temps et d'autres variables en rapport avec un projet à venir. Ces techniques d'estimation permettent une prévision plus précise des éléments clés de chaque projet et incluent le coût, le temps, la portée, le risque, les ressources et la qualité. Les estimations d'allocation des ressources ont tendance à être davantage utilisées dans les opérations informatiques agiles.

Le but des techniques d'estimation de projet est d'aider les clients à comprendre l'investissement nécessaire pour réaliser le projet. Le chef de projet doit vendre le projet au client et le convaincre qu'il obtiendra un retour sur son investissement. Si le projet est approuvé, le chef de projet a besoin de ces techniques d'estimation pour déterminer un plan réalisable pour livrer le projet dans les délais et dans les limites du budget.

Plus précisément, les techniques d'estimation de projet comprennent un calcul approximatif du prix, du temps ou d'autres aspects mesurables du projet. Ces techniques d'estimation sont nécessaires pour les clients, les parties prenantes et le processus de planification du projet car, sans elles, vous faites une supposition. Au lieu de cela, les techniques d'estimation de projet vous permettent de calculer un nombre réaliste.

Un logiciel de gestion de projet peut aider lors de l'utilisation de techniques d'estimation. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide non seulement à estimer le coût, le temps, les ressources et plus encore du projet, mais qui possède également les fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier, surveiller et générer des rapports sur ce projet. Nos diagrammes de Gantt vous permettent d'estimer le temps, les coûts et les ressources pour vous aider à établir le calendrier de votre projet, y compris une structure de répartition du travail, reliant les tâches dépendantes pour éviter les goulots d'étranglement et même filtrant le chemin critique. Lorsque vous définissez une ligne de base, vous serez en mesure de calculer automatiquement la variance au fur et à mesure que vous exécutez votre projet pour rester sur la bonne voie. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Liste de contrôle pour l'estimation du projet

Nous avons passé en revue les éléments essentiels qui devraient faire partie de vos techniques d'estimation de projet, mais il est utile d'en savoir plus sur eux individuellement. Comme indiqué ci-dessus, six domaines principaux doivent être estimés lors de la recherche ou de la planification d'un projet. Ce sont le coût, le temps, la portée, le risque, les ressources et la qualité. Examinons de plus près chacun de ces éléments du projet.

1. Coût

Le coût est ce que la plupart des gens pensent lorsqu'ils pensent aux techniques d'estimation. Cela est compréhensible car la plupart des projets sont discutés en dollars et en cents. Les projets sont un investissement et si vous n'êtes pas en mesure d'obtenir un retour sur cet investissement, vous n'avez pas livré un projet réussi.

Si vous êtes familier avec la gestion de projet, alors vous connaissez la triple contrainte : coût, périmètre et délai. Ce sont les trois principales forces qui ont un impact sur tout projet. Le coût est simplement de l'argent; Soit vous n'avez pas assez pour terminer le projet, soit vous dépensez trop et le projet finit par coûter beaucoup plus cher que prévu. Aucun des deux scénarios n'est idéal.

Il est important pour votre client et vos parties prenantes de prévoir avec précision le coût du projet avant son exécution. Ce chiffre détermine souvent s'ils vont de l'avant avec le projet ou non. Cela vous aide également à gérer les attentes de votre client concernant le projet, donc savoir combien vous en aurez besoin et quand vous en aurez besoin sont des estimations de projet critiques.

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Un autre pilier de la triple contrainte est le temps. Cela fait référence au temps total qu'il faudra pour terminer le projet et les tâches qui l'accompagnent. Si vous savez combien de temps votre équipe mettra pour effectuer ses tâches, ces tâches peuvent être incluses pour offrir une estimation de temps assez précise.

Ceci est d'une importance vitale pour le chef de projet lorsqu'il commence à formuler le plan et le calendrier du projet. Alors que les chefs de projet veulent savoir combien de temps dure un projet et que les parties prenantes du projet sont certainement intéressées par les délais, il existe d'autres raisons pour lesquelles le temps est une estimation cruciale du projet.

Tout comme l'argent dicte le financement du projet, savoir combien de temps le projet prendra permet au chef de projet de planifier les ressources nécessaires. La coordination des ressources dépend du calendrier élaboré. Le temps indique également quand les livrables clés seront reçus.

3. Portée

La dernière triple contrainte est la portée. La portée du projet est simplement tout ce qui doit être fait dans le projet pour qu'il soit livré avec succès. En d'autres termes, les chefs de projet doivent estimer la quantité de travail nécessaire pour recevoir le livrable final. En faisant cela, y compris quelles tâches sont impliquées, vous saurez les matériaux nécessaires pour exécuter le projet.

La portée s'harmonise bien avec le temps et le coût pour créer la triple contrainte et une base sur laquelle toutes les techniques d'estimation de projet précises doivent être basées. En fait, la portée, le temps et le coût sont si interdépendants qu'ils sont essentiels à la gestion d'un projet.

Si, par exemple, un projet nécessite plus de temps, la portée ou le coût devront changer. Il en va de même si des frais supplémentaires surviennent. C'est comme un exercice d'équilibriste, le succès du projet étant retenu par ces trois pieds. Mais cela ne signifie pas qu'il s'agit des seules estimations requises pour les techniques d'estimation.

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4. Risque

En dehors de la triple contrainte mais non moins impactant est le risque projet. Le risque est tout ce qui n'est pas censé se produire, qui se produit et qui a un impact sur le projet. Le risque peut être mauvais et est principalement considéré comme négatif, mais il existe des risques positifs qui peuvent être des opportunités.

Que vous souhaitiez atténuer ou tirer parti d'un risque, vous devez estimer ce qui pourrait se produire afin d'être prêt. Les techniques d'estimation des risques impliquent d'identifier ce qui pourrait arriver et d'élaborer un plan pour y répondre. Cela ne couvre peut-être pas toutes les bases, mais cela vous place dans une meilleure position pour agir.

C'est le début d'un plan de gestion des risques. Il y aura également des membres de l'équipe qui seront responsables de l'identification des risques, et si un problème apparaît, il y aura des membres de l'équipe qui en seront propriétaires. Cela signifie qu'ils sont responsables du suivi de ses progrès au fur et à mesure qu'ils sont atténués ou utilisés à l'avantage du projet.

5. Ressource

Les ressources sont tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien le projet, y compris votre équipe, les matériaux, l'équipement, etc. Naturellement, les ressources ont également besoin de techniques d'estimation. Vous ne voulez pas commencer à exécuter un projet sans savoir de combien de sous-traitants vous aurez besoin ou quel logiciel votre équipe utilisera.

La gestion des ressources vous aide à savoir ce dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin afin qu'il n'y ait pas de retard lorsque les équipes attendent l'équipement lorsqu'elles travaillent sur des tâches. Vous devez également savoir qui est disponible et quand afin qu'ils puissent être assignés au travail. Il est important de savoir qui est affecté à quel travail pour s'assurer d'équilibrer leur allocation.

Il est clair que si la triple contrainte comporte trois des facteurs les plus importants pour mener à bien un projet, ils ne sont pas les seuls. Certes, les ressources sont essentielles. Ils peuvent même être plus difficiles à estimer car ils proviennent souvent d'une variété de vendeurs, de fournisseurs et d'extérieurs qui échappent au contrôle du chef de projet.

6. Qualité

Enfin, le projet n'est un succès que si les attentes de qualité sont satisfaites. Vous pouvez livrer le projet dans les délais et même en dessous du budget, mais sans répondre aux exigences fixées par les clients ou les parties prenantes de votre client, c'est un projet raté.

La qualité répond à certaines réglementations ou attentes, selon le projet. Il peut y avoir des restrictions environnementales ou le produit doit fonctionner comme annoncé. Quelles que soient les contraintes de qualité, elles peuvent entraîner plus de temps et d'argent investis dans le projet.

Faire une estimation précise du niveau de qualité attendu informe les cinq autres estimations ci-dessus. Dans un sens, ces six estimations de projet sont liées ou, du moins, interconnectées. Quelles que soient les estimations de qualité que vous proposez, elles auront certainement un impact sur vos coûts et votre temps, ainsi que sur la portée, les risques et les ressources possibles.

Types de techniques d'estimation de projet

Maintenant que nous comprenons ce que nous estimons, examinons certaines des techniques d'estimation de projet les plus populaires. Les projets utiliseront probablement un ou plusieurs d'entre eux lors de la réalisation d'estimations et plus vous en utiliserez, plus vos estimations seront exactes.

1. Estimation descendante

Les estimations descendantes sont une technique d'estimation qui commence par un temps global pour le projet, puis le décompose en phases, qui sont ensuite décomposées en tâches. Il s'agit d'une technique d'estimation classique qui utilise un aspect tel que la structure de répartition du travail (WBS).

Ceci est couramment utilisé lorsqu'un client exige que le projet soit achevé dans un certain délai. Cette technique d'estimation de projet fonctionne bien pour ce scénario car vous disposez d'un bloc de temps et pouvez le diviser en activités pour respecter le délai.

2. Estimation ascendante

C'est l'inverse de la technique d'estimation ci-dessus. Au lieu de diviser la chronologie en tâches, vous estimez chaque tâche et les combinez en une estimation pour l'ensemble du projet.

Il s'agit d'une méthode plus précise, car l'utilisation de tâches plus petites pour créer un calendrier plus long vous donnera une meilleure estimation du temps qu'il faudra pour terminer le projet. Le problème est que cette technique d'estimation prend plus de temps.

3. Estimation analogue

L'estimation analogue est une technique dans laquelle le chef de projet examine un projet précédent similaire et étudie ses variables pour arriver à une estimation du temps et du coût du projet en cours. Cette comparaison fonctionne mieux lorsqu'il y a plus de données qui conduisent à plus de précision.

Il s'agit d'une technique d'estimation descendante, car le chef de projet estime d'abord les coûts du projet, puis le décompose en parties plus petites. Il est utile d'utiliser cette technique d'estimation lorsque vous disposez de ressources d'estimation limitées.

4. Estimation paramétrique

Il s'agit d'une autre technique d'estimation qui tire parti des données de projets antérieurs. Dans cette technique d'estimation, il y a des tentatives d'ajustement des données pour refléter les différences entre le projet passé et le nouveau que vous estimez.

En prenant les détails d'un projet précédent et en le calculant au prorata, le chef de projet peut estimer le projet en cours avec plus de précision. Ceci est parfois appelé modélisation paramétrique.

5. Estimation en trois points

Souvent, lors d'une estimation de bas en haut, une estimation en trois points sera utilisée. Dans ce cas, au lieu d'estimer la durée d'une seule tâche, trois estimations sont appliquées. L'une est l'estimation optimiste, l'autre est pessimiste et, enfin, la supposition la plus probable. La moyenne de ceux-ci sera utilisée comme estimation réelle.

Vous connaissez peut-être l'estimation en trois points si vous avez déjà utilisé la technique de programme, d'évaluation et d'examen (PERT). Il utilise également ce qu'on appelle une moyenne pondérée comme technique d'estimation pour prévoir avec plus de précision.

6. Jugement d'expert

Demander l'aide d'experts ou de personnes ayant de l'expérience dans la gestion du type de projet est de loin la technique d'estimation la plus courante. C'est certainement plus rapide et plus facile que de faire des calculs. Les gens ont tendance à faire confiance aux autres qui ont vécu une expérience similaire.

Il s'agit d'une technique d'estimation flexible dans la mesure où vous pouvez l'utiliser pour une estimation descendante ou ascendante. Dans certains cas, les experts et les expériences ne correspondent pas à votre projet actuel. Les experts peuvent toujours être utiles, mais leurs opinions doivent être tempérées par d'autres techniques d'estimation.

Techniques d'estimation & Chef de projet

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à transformer les techniques d'estimation en plans et calendriers de projet. Notre logiciel fournit des données en temps réel afin que les chefs de projet puissent suivre les progrès et les performances au fur et à mesure. L'utilisation du logiciel est le meilleur outil de votre arsenal pour ajuster les plans lorsque les estimations sont erronées. Les techniques d'estimation sont des suppositions éclairées, mais les données en temps réel sont des faits.

Surveillez les coûts en temps réel

Il est difficile de s'assurer que vos estimations sont exactes et que vous ne dépensez pas trop. Ne pas pouvoir suivre ces coûts peut signifier des problèmes pour la réussite du projet. C'est pourquoi nous avons des tableaux de bord en temps réel qui vous donnent une vue d'ensemble du projet, calculant et affichant automatiquement six métriques, y compris les coûts. Pour une plongée plus approfondie, il existe des feuilles de temps et des rapports sur les feuilles de temps, les coûts et plus encore qui peuvent être personnalisés pour se concentrer uniquement sur ce que vous voulez voir.

Gardez une trace de la portée

Il en va de même pour la portée de votre projet. Vous avez fait un devis précis mais le projet tient-il ? Nous avons des outils de gestion des ressources qui vous permettent de suivre la charge de travail de votre équipe de projet. S'ils sont sur-alloués ou sous-alloués à des tâches, cela pourrait signifier des problèmes. Un coup d'œil rapide sur le tableau de charge de travail à code couleur et il est clair de voir qui fait quoi. Vous pouvez ensuite équilibrer la charge de travail à partir du tableau pour que votre équipe reste productive et reste sur la bonne voie.

Les techniques d'estimation sont importantes. Les chefs de projet peuvent utiliser notre diagramme de Gantt ou notre vue feuille pour planifier le projet et déterminer les coûts, le temps, la portée et plus encore. Mais une fois que le projet démarre, c'est là que le caoutchouc prend la route. Vous feriez mieux d'avoir un outil de gestion de projet capable de surveiller en temps réel et de suivre votre temps, votre portée et vos coûts afin de réussir.

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à planifier, surveiller et générer des rapports sur les projets tout au long de leur cycle de vie. Notre plateforme collaborative vous permet de partager facilement des fichiers et de collaborer, que vous soyez au bureau, sur le terrain ou à distance. Rejoignez les équipes de la NASA, Siemens et Nestlé qui utilisent déjà notre outil. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.