Top 10 des stratégies d'exécution de projet

Votre organisation ne parvient-elle pas à combler les écarts entre la stratégie et l'exécution du projet ? Ce n'est pas une tâche facile.

Heureusement, il existe des stratégies (et des outils !) que vous pouvez utiliser pour surmonter ces lacunes, et vous n'êtes pas seul à relever ce défi. Découvrons comment les bonnes stratégies et les bons outils peuvent vous aider à combler les lacunes pour favoriser la réussite de l'exécution du projet. Nous entendrons des experts et passerons en revue les principaux points à retenir que les chefs de projet peuvent immédiatement mettre en pratique dans leurs programmes et projets.

Qu'est-ce que l'exécution de projet ?

Au cours des cinq groupes de processus du cycle de vie du projet, il existe plusieurs objectifs et résultats pour chaque phase. Après le lancement du projet et les processus de planification, l'exécution du projet commence.

Les PDG à succès Ram Charan et Larry Bossidy définissent l'exécution dans leur livre Executive : The Discipline of Getting Things Done : « L'exécution est un ensemble spécifique de comportements et de techniques que les entreprises doivent maîtriser pour avoir un avantage concurrentiel. C'est une discipline à part entière. »

L'exécution du projet est la troisième phase du cycle de vie du projet et l'une des phases les plus vitales du projet. Au cours de cette phase, vous construirez vos livrables et les présenterez à votre client et aux principales parties prenantes. Il s'agit généralement de la phase la plus longue du cycle de vie du projet et, comme on pouvait s'y attendre, de la plus exigeante.

L'objectif principal de l'exécution du projet est d'achever le travail défini dans le plan de gestion de projet et d'atteindre les objectifs clés du projet. Au cours de cette phase, un chef de projet se concentre sur ces processus clés :

• Gérer des gens
• Suivi des processus
• Communiquer des informations à toutes les parties prenantes clés, aux sponsors et aux membres de l'équipe

Lorsque vous exécutez un projet, vous devez gérer de nombreux éléments : les ressources, les coûts, le calendrier, etc. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet doté de plusieurs vues de projet qui peuvent le faire plus efficacement. Créez des diagrammes de Gantt, attribuez des tâches et suivez les progrès pour partager des données avec les parties prenantes et garder l'équipe de projet connectée en temps réel. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Étapes d'exécution du projet

L'exécution du projet, comme la gestion de projet, est décomposée en étapes pour s'assurer que vous ne négligez rien de crucial. Les huit étapes du projet peuvent légèrement différer selon le projet et le fonctionnement de votre organisation, mais nous avons décrit les bases ci-dessous.

1. Exécuter la portée du projet

Vous avez planifié la portée du projet, collecté les exigences et l'avez définie à l'aide d'une structure de répartition du travail. Une fois ce périmètre validé, il est temps de le mettre en action. Cela passe également par la maîtrise du périmètre, qui fait partie des phases de suivi et de contrôle d'un projet.

2. Gérez votre équipe

Attribuer des tâches à l'équipe n'est que le début ; vous devez surveiller leur travail et vous assurer qu'ils produisent à pleine capacité en surveillant leur charge de travail et en supprimant tout goulot d'étranglement susceptible de bloquer leur progression.

3. Apportez des modifications

Cela conduit aux changements qui sont nécessaires pour chaque projet. Quelle que soit la qualité de votre plan, il y aura des changements qui auront un impact sur votre calendrier et votre budget. Vous devez surveiller le projet, les changements recommandés et prendre des mesures correctives pour rester sur la bonne voie.

4. Mettre à jour les parties prenantes

Vos parties prenantes sont investies dans le projet et vous devez gérer leurs attentes. Une façon de le faire est de communiquer régulièrement avec eux. Gérez ces communications en trouvant à quelle fréquence ils souhaitent être mis à jour et comment ils préfèrent obtenir ces mises à jour.

5. Mener des exercices de consolidation d'équipe

Une exécution correcte ne se produit que lorsque les équipes travaillent ensemble. Cette collaboration implique beaucoup de choses, comme des outils pour les connecter, mais aussi la confiance. Les exercices de consolidation d'équipe sont un moyen de rétablir la confiance, en particulier pour les nouvelles équipes qui n'ont pas beaucoup d'expérience partagée.

6. Célébrez les jalons

Certains voudront peut-être garder les célébrations jusqu'à la livraison finale, mais avoir des jalons, les reconnaître et récompenser l'équipe tout au long de la phase d'exécution est la façon dont vous gardez le moral, ce qui influence la productivité.

7. Rencontrez-vous régulièrement

Afin de tenir vos parties prenantes informées, vous devez avoir une image claire de la performance et de l'avancement du projet. Il existe des outils qui surveillent et rendent compte des performances, mais vous devez également rencontrer régulièrement l'équipe du projet et obtenir des rapports d'état et des commentaires.

8. Modifications des documents

Comme nous l'avons noté, le changement fait partie d'un projet. Vous pourriez être tenté d'identifier et de réagir rapidement au changement, ce qui est important. Mais sans documenter ces changements dans le plan de projet, vous vous exposez à des problèmes. Ces documents de gestion du changement offrent des données historiques pour les projets futurs, mais expliquent également les actions dans le projet en cours.

Défis d'exécution du projet

Il y a plus de problèmes que ce que nous avons décrit car les choses peuvent mal tourner ou s'éloigner du plan de projet. C'est pourquoi la surveillance et le suivi pendant l'exécution sont si importants. Voici quelques problèmes courants à surveiller.

La dérive de la portée se produit lorsque la portée du projet va au-delà de ses objectifs initiaux. Cela peut se produire en raison de parties prenantes souhaitant des changements, de problèmes de chaîne d'approvisionnement, etc. C'est votre travail d'examiner chaque changement et de les hiérarchiser ou de les ignorer en conséquence.

Avoir une équipe de confiance exige que chacun soit responsable de son travail. Sans responsabilité, vous aurez de longs retards et des coûts plus élevés. Tenir votre équipe responsable fait partie d'une gestion réussie de votre équipe.

Vous devriez avoir élaboré un plan de gestion des risques pendant la phase de planification et il vous sera utile lors de l'exécution du projet. Cela vous permet d'identifier les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et d'y répondre rapidement.

Écarts d'exécution

Les organisations qui mettent en œuvre une stratégie exécutive pour transformer les objectifs stratégiques en valeur commerciale découvriront le « système plus large » pour réussir : les cadres supérieurs, les cadres intermédiaires, le chef de projet et l'équipe de projet.

Plus tôt cette année, un autre livre a été publié intitulé Filling Execution Gaps par Todd Williams. Le livre de Williams va encore plus loin en identifiant clairement "six lacunes d'exécution" à combler pour réaliser un succès de projet reproductible.

Selon le dernier PMI Pulse of the Profession 2017, "C-suite continue de se concentrer largement sur la formulation et l'exécution de stratégies de transition et sur la lutte contre la technologie et les perturbations commerciales". Les recherches de Williams révèlent les lacunes qui nous manquaient.

Les recherches de Williams identifient six principales lacunes qui empêchent l'exécution réussie du projet :

• Absence de compréhension commune
• Sponsors exécutifs désengagés
• Désalignement avec les objectifs stratégiques
• Mauvaise gestion du changement
• Gouvernance d'entreprise inefficace
• Leadership terne

La réalité est que combler chaque écart individuellement n'est pas la solution. Le véritable défi consiste à trouver des solutions, à élaborer des plans d'action et à mettre en œuvre des stratégies pour combler les six lacunes. Selon Williams, ce n'est pas sorcier, mais comprendre comment chaque lacune affecte vos initiatives de programme est la clé de la phase la plus critique de votre projet : l'exécution.

Combler l'écart d'exécution

Il y a deux éléments pour combler l'écart :

• Aligner les buts et objectifs du plan stratégique sur un plan de mise en œuvre
• Exécuter dans le programme et le projet la livraison des résultats qui répondent à ces objectifs

Combler cet écart d'exécution, également connu sous le nom d'écart stratégique, est l'un des défis les plus frustrants auxquels les chefs d'entreprise sont confrontés aujourd'hui. L'écart d'exécution est un écart perçu entre les stratégies et les attentes d'une entreprise et sa capacité à atteindre ces objectifs et à mettre les idées en action.

Modèle de plan d'exécution de projet

Si vous recherchez un modèle d'exécution de projet, nous avons un modèle de plan d'action gratuit pour Excel qui décrit les étapes d'action que vous devez prendre. Il répertorie qui est affecté à la tâche, le délai, les ressources nécessaires et plus encore. C'est un document statique, mais si vous n'êtes pas prêt à passer à un logiciel de gestion de projet, vous le trouverez utile.

Conseils stratégiques pour améliorer l'exécution du projet

Passons en revue quelques stratégies pour favoriser l'exécution réussie d'un projet.

1. Commencez par la fin en tête

C'est une bonne idée d'envisager d'aligner votre stratégie sur les résultats finaux projetés. Un gros problème pour passer du concept à la mise en œuvre est simplement un manque de buts et d'objectifs clairement définis. Les cadres qui ne peuvent pas définir ce qu'ils veulent accomplir peuvent difficilement s'attendre à ce que les chefs de projet comprennent leur stratégie et mènent leurs projets avec un niveau de contribution significative.

2. Obtenez l'adhésion de votre équipe principale

Un projet bien défini permet de gagner l'adhésion de votre équipe et des parties prenantes. Expliquer la vision qui sous-tend les décisions stratégiques donne à cette équipe de base une meilleure compréhension de la façon dont leurs connaissances et leur travail contribueront à un ensemble plus large. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet collaboratif est un moyen idéal pour que tout le monde travaille en équipe tout en gardant à l'esprit les objectifs principaux.

3. Les chefs de projet font franchir la ligne d'arrivée à leurs projets

Pour vous assurer que les stratégies sont mises en œuvre, assurez-vous d'avoir le talent avec les bonnes compétences en leadership de projet pour gérer le projet. L'intelligence émotionnelle et la conscience de soi restent des compétences essentielles pour les chefs de projet.

4. Construire une équipe performante

Visez à constituer une équipe hautement qualifiée qui peut vous aider à définir les bonnes stratégies et les bons alignements pour vos programmes et projets. Les chefs de projet qui peuvent aligner leur vision et travailler avec leurs équipes exécuteront avec succès des programmes et des projets clés, et l'alignement de la vision et de la stratégie sur la mise en œuvre vous aidera à combler ces lacunes.

5. Surveiller les progrès et les performances grâce à la responsabilité

La mise en œuvre de toute stratégie implique des réunions pour discuter des différents projets et programmes nécessaires. Les réunions sont essentielles pour aider à rassembler les efforts de cette phase pour faire ce qui suit :

• Gérer les personnes
• Suivre les processus
• Communiquer l'information à tous les principaux intervenants, commanditaires et membres de l'équipe

Les réunions sont un excellent moyen de solidifier les accords, de documenter les éléments exploitables, d'identifier les risques/problèmes et de tenir votre équipe responsable du suivi pour produire des résultats.

Gardez la ligne de communication ouverte tout au long du projet. Assurez-vous d'effectuer un suivi avant, pendant et après les réunions concernant les points d'action, les problèmes et les risques en suspens. Évitez la microgestion et adaptez votre style de leadership en fonction de la situation et du membre de l'équipe.

Plus de modèles de gestion de projet pour aider à l'exécution du projet

Vous avez vu notre modèle de plan d'action gratuit pour Excel, mais ce n'est que l'un des dizaines de modèles de projet que nous proposons. Il existe des modèles gratuits pour chaque phase de votre projet, y compris la phase d'exécution. En voici quelques-unes pour aider à l'exécution.

Modèle de tableau de bord de projet

Une partie de l'exécution d'un projet consiste à s'assurer qu'il respecte vos contraintes de calendrier et de budget. Notre modèle de tableau de bord de projet gratuit pour Excel suit des métriques telles que les tâches, la charge de travail, les coûts et plus encore. Bien sûr, vous devez saisir les données, mais si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, c'est votre meilleur pari.

Modèle de suivi des tâches du projet

Une autre façon de vous assurer que vos tâches se déroulent comme prévu est d'utiliser notre modèle gratuit de suivi des tâches de projet pour Excel. Il vous permet de voir l'effort prévu par rapport à l'effet réel afin que vous puissiez détecter toutes les anomalies et les résoudre rapidement. C'est un excellent outil de gestion des tâches qui peut également être utilisé comme liste de contrôle des tâches, suivi de projet et modèle d'analyse des tâches.

Modèle de feuille de temps

Une autre partie importante de la phase d'exécution est la gestion de votre équipe. Notre modèle de feuille de temps gratuit pour Excel vous permet de suivre leur temps de travail, en calculant le coût horaire, les vacances et les heures supplémentaires. Suivez le temps qu'ils consacrent à leurs tâches et obtenez une autre vue du projet pour vous aider à le garder sur la bonne voie.

Utilisation de ProjectManager pour l'exécution de projet

La stratégie et la théorie ne vous mèneront pas loin en matière d'exécution : vous avez besoin des bons outils pour vous assurer que votre plan de projet devienne un succès. ProjectManager dispose d'une suite d'outils puissants pour vous aider à exécuter votre plan de projet.

Suivre l'exécution du projet en temps réel

Obtenez une vue d'ensemble de votre projet avec des tableaux de bord en temps réel. Il n'y a aucune configuration requise comme avec d'autres logiciels légers. Notre outil collecte et calcule automatiquement les données en direct et les affiche dans des graphiques colorés. Découvrez six métriques de projet qui surveillent la progression et les performances, du temps et du coût à la charge de travail et à la santé.

Gérer les tâches plus efficacement

Le tableau de bord permet aux responsables de suivre le projet tandis que nos outils de gestion des tâches aident les membres de l'équipe à exécuter les tâches quotidiennes. Notre logiciel primé dispose de plusieurs vues de projet, y compris une vue de liste où les membres de l'équipe peuvent voir toutes les tâches qui leur sont assignées, la priorité des tâches et la date d'échéance. Il est facile de mettre à jour la progression, d'ajouter des commentaires et de joindre des fichiers afin que tout le travail reste centré sur le projet. La transparence est la clé d'une bonne exécution, et ProjectManager l'a à revendre.

Si vous cherchez un outil pour vous aider à mettre en œuvre ces stratégies lors de l'exécution de votre projet, il y a ProjectManager. Notre logiciel de gestion de projet basé sur le cloud offre des données en temps réel, ce qui vous permet de voir ce qui se passe au fur et à mesure. Essayez-le gratuitement avec cet essai de 30 jours.