Comment créer un document de lancement de projet (modèle inclus)

Avant de pouvoir démarrer un projet - avant même de pouvoir le planifier - vous devez d'abord définir le projet en détail. Cela permet au chef de projet d'obtenir l'adhésion des principales parties prenantes du projet et de s'assurer que toutes les recherches ont été effectuées pour passer à la phase de planification sans aucun accroc.

C'est pourquoi un document d'initiation de projet (PID) est si important. Pour comprendre pourquoi, définissons le terme et comparons-le à d'autres documents de projet. Nous explorerons son importance et comment créer un document d'initiation de projet, y compris tous ses nombreux composants. Vous pouvez même télécharger un modèle de document de lancement de projet gratuit pour Word pour vous aider à démarrer.

Qu'est-ce qu'un document de lancement de projet (PID) ?

Un document d'initiation de projet (PID) est utilisé pour définir le projet de manière approfondie. C'est similaire à une charte de projet mais plus approfondie. Il est principalement utilisé dans la méthodologie PRINCE2, qui est un acronyme qui signifie PRojects IN Controlled Environments. Un PID est linéaire et basé sur des processus, divisant un projet en étapes définies et est principalement utilisé au Royaume-Uni.

Bien que le document de lancement du projet soit la dernière partie de la phase de lancement du projet, il peut être considéré comme la base du plan de projet qui se produit à l'étape suivante. Il permet également d'obtenir l'adhésion au projet de ses principales parties prenantes et informe l'équipe de projet de ce qui est à venir.

Un document de lancement de projet est un document évolutif qui est fréquemment revu et révisé tout au long du cycle de vie du projet. Les choses changent et ces changements doivent se refléter dans le document de lancement du projet. C'est un document extrêmement important pour ces raisons et bien d'autres, sur lesquelles nous reviendrons sous peu.

Il peut également être considéré comme le pistolet de départ dans la course pour terminer le projet. Une fois que vous avez tracé la voie avec le document de lancement du projet, vous avez besoin du véhicule pour le parcourir efficacement. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui prend votre PID et le transforme en un plan de projet réalisable. Notre diagramme de Gantt robuste vous aide à planifier et à planifier les tâches et les ressources du projet, à relier les quatre types de dépendances de tâches pour éviter des retards coûteux et même à filtrer le chemin critique pour identifier les tâches essentielles. Une fois votre plan en place, définissez la ligne de base pour capturer votre effort planifié et le comparer à votre effort réel en temps réel. Cela vous aide à respecter le calendrier et le budget de votre projet. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Pourquoi est-il important de créer un document de lancement de projet ?

Un document de lancement de projet est important à bien des égards. C'est probablement le document de projet le plus important créé au cours de la phase d'initiation car il rassemble la plupart des autres documents de projet de cette phase. De cette manière, le document d'initiation du projet garantit que le projet est bien compris avant de le présenter au comité de projet et de demander son soutien financier.

Un autre aspect important du document de lancement de projet est qu'il sert de référence. Le comité de projet et le chef de projet peuvent s'y référer et suivre leur avancement. Pour ce faire, ils collectent des données sur le processus réel et les comparent au document de lancement du projet. Cela peut également aider à identifier les problèmes qui pourraient survenir et avoir un impact sur la portée, le coût ou la durée du projet.

Le document d'initiation du projet est également un excellent outil pour informer les nouveaux membres du projet. Ils peuvent apprendre tout ce qu'ils doivent savoir sur le projet en un seul endroit, comme la raison d'être du projet, la justification commerciale, les risques, la façon dont il est géré, etc.

Que doit contenir un document de lancement de projet ?

Nous avons beaucoup parlé de ce qu'est un document de lancement de projet et pourquoi il est important, mais nous n'avons pas encore expliqué en détail ce qu'il comprend. C'est peut-être la partie la plus importante de notre discussion. Ici, nous décrirons les différentes sections du document de lancement de projet et ce qu'elles font.

Définition de projet

Pour commencer, le document de lancement du projet résume brièvement le projet et entre dans une courte description des éléments suivants.

• Objectif : la raison du projet, qu'il s'agisse d'un nouveau produit, d'une niche de marché, etc.
• Buts et objectifs : Définissez les buts, les résultats à long terme, et les objectifs, les résultats à court terme, du projet.
• Critères de réussite : expliquez comment vous allez mesurer le projet pour déterminer s'il est réussi ou non.
• Hypothèses et contraintes : Énumérez ce que vous supposez être vrai et ce que vous avez prouvé en termes de ce qui peut avoir un impact sur le projet.

Business case

Le business case est le document qui justifie le projet. C'est similaire à ce qui est discuté dans la définition du projet mais va plus en détail. Il définira des éléments tels que les avantages du projet, son coût et ses risques, etc.

Portée du projet

C'est ici que vous décrivez tout ce qui doit être fait pour mener à bien le projet, y compris la définition de ses objectifs, ses contraintes et la gestion du flux de travail.

Budget du projet

C'est ici que vous ferez l'estimation la plus précise possible des coûts du projet. Cela se fait grâce à un certain nombre de techniques différentes, car vous voulez être aussi proche que possible du coût réel pour éviter de perdre de l'argent. Par conséquent, utilisez des avis d'experts, des données historiques et décomposez le projet en tâches et estimez les coûts associés à ces tâches pour obtenir votre budget.

Chronologie du projet

La liste de tous vos livrables, activités et tâches vous aidera à planifier le projet. Chaque tâche doit avoir une date de début et une date de fin. Ensuite, vous voudrez placer les tâches sur une chronologie visuelle afin que vous puissiez voir l'ensemble du projet présenté sur une seule page.

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Répartition du projet

Pour éviter d'oublier accidentellement une tâche dans la chronologie de votre projet, utilisez une structure de répartition du travail. Il s'agit d'un arbre hiérarchique avec le livrable final en haut et tous les autres livrables qui vous y amènent à partir de là. Connaître tous vos livrables vous aidera à déterminer toutes les tâches nécessaires pour les produire.

Planification des ressources

Les ressources sont toutes les choses dont vous avez besoin pour exécuter le projet, y compris votre équipe, votre équipement, vos matériaux, etc. Ce document répertorie toutes ces ressources, la quantité de chacune dont vous avez besoin et quand vous en aurez besoin. Cet effort sera coordonné pour être aussi efficace que possible.

Plan de risque

Le risque est inhérent à tous les projets, qu'ils soient positifs ou négatifs, et doit être pris en compte. Le plan de risque identifiera ces risques et ce qu'il faut faire avec eux s'ils deviennent des problèmes dans le projet. Vous voudrez désigner un membre de l'équipe pour y répondre et définir une priorité, un impact et une probabilité d'occurrence.

Plan de gestion du changement

Le changement est une autre donnée dans un projet, c'est là que le plan de gestion du changement entre en jeu. Il crée un processus pour gérer ces modifications afin qu'elles puissent être examinées et approuvées ou rejetées. S'il est approuvé, le plan détaillera également la manière dont le changement sera communiqué et mis en œuvre dans le projet.

Rôles et responsabilités de l'équipe de projet

Ce document définira les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées dans le projet. Il expliquera également à qui rendre compte et qui, dans l'équipe, répondra aux questions que le membre de l'équipe pourrait avoir. Cela sera clairement communiqué à tout le monde avant le début du projet.

Contrôles de projet

Pour maintenir les projets dans les délais, les gestionnaires doivent surveiller leur progression et leur performance. Les contrôles de projet sont utilisés pour s'assurer que le projet est conforme à son plan et à son budget, qu'il fonctionne comme prévu et qu'il répond aux normes de qualité.

Plan de communication

Les parties prenantes doivent être tenues informées, mais elles n'ont pas besoin d'entrer dans les détails du projet. Le plan de communication définit qui doit savoir quoi, à quelle fréquence ils doivent être mis à jour et quelle est leur méthode préférée pour obtenir des données. Le plan de communication peut également intégrer la tenue informée de tous les membres de l'équipe du projet.

Modèle de document de lancement de projet

Pour que vous n'ayez pas à en créer un à partir de zéro, nous avons inclus un modèle de document d'initiation de projet gratuit pour Word. Il décrit toutes les différentes sections que nous avons définies ci-dessus et est entièrement personnalisable afin que vous puissiez ajouter ou supprimer des sections comme bon vous semble. Joindre toutes vos pièces justificatives rendra ce modèle de lancement de projet gratuit inestimable.

Document de lancement de projet vs plan de projet

Le document de lancement de projet peut ressembler beaucoup à un plan de projet. Comme nous le verrons lorsque nous le décomposerons en différents composants, certains éléments sont identiques. Par exemple, les deux auront un calendrier de projet, traiteront des ressources et d'un budget. Mais alors que les deux sont similaires, ils ne sont pas les mêmes.

D'une part, le document de lancement de projet est plus de haut niveau qu'un plan de projet. Le plan de projet est spécifiquement conçu pour décrire les étapes qui prendront un projet du début à la fin, aboutissant à un livrable. Il est davantage utilisé comme feuille de route tandis que le document de lancement de projet est un aperçu détaillé de l'ensemble du projet, y compris sa raison d'être.

Une autre différence entre le document de lancement de projet et un plan de projet est que le PID fait partie de PRINCE2. Il est peu probable que vous trouviez une telle documentation dans un projet exécuté par une autre méthodologie. Adoptez une approche en cascade, il aurait un document similaire mais l'appelle la charte du projet, qui couvre une grande partie du même terrain.

Document de lancement de projet vs. résumé de projet

Une fiche de projet est similaire à un document de lancement de projet en termes de portée, mais diffère encore une fois en termes de détails. Alors que le PID reçoit des informations du comité de projet, qui prendra la décision d'approuver ou non le projet, un résumé de projet est une brève description des éléments clés du projet.

Le chef de projet ou le chef de projet crée le document d'initiation du projet. Ils commenceront généralement à créer le PID après la rédaction et l'approbation du briefing du projet. En un sens, il initie le document d'initiation du projet. Cela évite d'avoir à faire beaucoup de travail détaillé qui est rejeté par le comité de projet ou les parties prenantes.

ProjectManager vous aide à gérer le projet

Les modèles sont formidables, mais ce sont des documents statiques qui nécessitent des mises à jour manuelles. Lorsque vous gérez un projet, vous recherchez l'efficacité. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour passer de la phase de lancement du projet à l'exécution, la surveillance et le contrôle. Notre stockage de fichiers illimité vous offre un hub central pour conserver tous les documents de projet de support de votre document d'initiation de projet afin qu'ils soient toujours à portée de main. Mais ce n'est que le début de ce que notre logiciel peut faire pour vous.

Surveillez votre projet avec des tableaux de bord en temps réel

Une fois qu'un projet est exécuté, les responsables sont profondément impliqués dans le suivi et le contrôle de ce projet pour s'assurer qu'il est aligné sur le calendrier et le budget du projet. Les tableaux de bord de projet en temps réel fournissent un aperçu de haut niveau de l'avancement et des performances des projets. Ils capturent des données en direct et les affichent dans des graphiques et des tableaux faciles à lire qui indiquent le temps, le coût, la charge de travail et plus encore. Contrairement aux outils légers, aucune configuration n'est requise. C'est prêt quand vous l'êtes.

Maintenez la productivité des équipes grâce aux fonctionnalités de gestion des ressources

Une façon de vous assurer que vous gardez le cap consiste à gérer les ressources. Votre ressource la plus importante, bien sûr, est l'équipe de projet. Vous pouvez enregistrer leur disponibilité, y compris les congés payés et les jours fériés mondiaux, pour faciliter leur attribution de tâches. Utilisez ensuite le tableau de charge de travail à code couleur pour vous assurer que personne n'est surutilisé. Si certains le sont, réaffectez simplement les ressources directement à partir du tableau pour équilibrer leur charge de travail et les faire travailler à pleine capacité et productifs.

Il existe de nombreuses autres fonctionnalités qui facilitent la gestion des tâches, telles que nos multiples vues de projet qui permettent aux membres de l'équipe de travailler avec les outils qu'ils souhaitent et les fonctionnalités de gestion des risques qui identifient et suivent les problèmes jusqu'à ce qu'ils soient atténués. Les flux de travail automatisés ajoutent de l'efficacité et les paramètres d'approbation des tâches garantissent que seule la qualité est fournie. Un document d'initiative de projet configure le projet pour qu'il réussisse et ProjectManager s'en assure.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui connecte les équipes, peu importe où elles se trouvent ou quand elles travaillent. Partagez des fichiers, commentez au niveau des tâches et bien plus encore pour favoriser une meilleure collaboration. Rejoignez les équipes d'entreprises telles qu'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour mener à bien des projets. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.