Lancement de projet : comment démarrer votre projet du bon pied

Les grands projets commencent souvent par de grands espoirs et attentes. Mais si la phase de lancement du projet ne réussit pas, le projet peut dériver et se diriger vers la catastrophe. Vous devez ancrer votre projet dès le départ en le structurant. Les idées sont nombreuses, mais avoir un plan de projet et l'exécuter vous permet de concrétiser ces espoirs et ces idées.

Bien sûr, il existe d'autres phases de gestion de projet, mais l'initiation du projet est la première et souvent la plus importante étape. Avec une phase de lancement de projet solide, vous êtes sur la bonne voie pour terminer le projet dans les délais et dans les limites du budget.

Qu'est-ce que le lancement de projet ?

Le lancement d'un projet est la première phase du cycle de vie d'un projet. C'est à ce stade que l'opportunité ou la raison du projet est identifiée et qu'un projet est développé pour tirer parti de cette opportunité. C'est également à cette étape que les projets sont approuvés ou refusés par les principales parties prenantes. Vous devrez donc mener des études de faisabilité et une analyse coûts-avantages pour vous assurer que le projet a une valeur commerciale.

L'initiation du projet est une phase de projet chargée où vous devrez faire beaucoup de planification et de recherche pour que votre idée de projet devienne une réalité. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui offre plusieurs vues de projet telles que des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban et des tableaux de bord de projet afin que vous puissiez suivre les risques, les tâches, le temps et les ressources.

Quelle est l'importance de la phase de lancement du projet ?

La phase de lancement du projet est importante pour plusieurs raisons. La raison principale est qu'au cours de cette étape, les chefs de projet assemblent une équipe de projet et créent une documentation de projet pour convaincre les parties prenantes de la valeur du projet. Une fois que ces parties prenantes du projet décident d'aller de l'avant avec le projet, l'équipe de gestion de projet peut poursuivre les phases de planification, d'exécution et de suivi du projet jusqu'à ce que le projet soit terminé. Les projets ne peuvent tout simplement pas démarrer sans une phase d'initiation à la gestion de projet appropriée.

Documentation de lancement de projet

Comme mentionné, la documentation de lancement de projet aide les projets à passer de la conception à la réalité. Voici les documents de lancement de projet les plus couramment utilisés pour vous aider à mettre en évidence les avantages de votre projet et à construire les fondements de votre plan de projet.

C'est au cours de cette phase qu'une équipe est constituée et qu'un business case est créé pour définir le projet en détail.

Business case

Une analyse de rentabilisation est utilisée pour expliquer la raison de démarrer un projet. L'analyse de rentabilisation montre comment l'utilisation des ressources financières et autres répond aux besoins d'une entreprise. Une analyse de rentabilisation sera adaptable, adaptée à la taille et au risque de la proposition de projet, mais elle sera structurellement la même pour tous les projets. Il ne traite pas des questions techniques, mais des préoccupations commerciales du projet et il doit être complet.

Idéalement, l'analyse de rentabilisation doit être facile à comprendre, logique et pertinente. Les aspects clés doivent être suivis, mesurés et justifiés. Il doit également y avoir une responsabilité et un engagement pour la livraison et les coûts impliqués.

La structure d'une analyse de rentabilisation devrait suivre comme suit :

• Préface
• Table des matières
• Briefing exécutif, qui comprend ce qu'est le projet, quels seront les résultats de ce projet et pourquoi il devrait être entrepris
• Une introduction expliquant les moteurs de l'activité, la portée du projet et les aspects financiers
• Une estimation préliminaire des coûts, telle qu'un ordre de grandeur approximatif
• Analyse avec des hypothèses et quels seront les coûts et les avantages, y compris les risques
• Conclusion indiquant quelles seront les prochaines étapes
• annexe

Charte de projet

Une charte de projet décrit le but du projet et comment il sera structuré et exécuté. Dans celui-ci, la vision, les objectifs, la portée et les livrables du projet sont détaillés. Les responsabilités de l'équipe de projet et des parties prenantes sont également décrites.

Cette étape suivante aide à identifier clairement la vision et les objectifs du projet. Il définit le périmètre du projet et liste les livrables.

La charte de projet énumère également les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet et identifie les clients et les parties prenantes du projet. C'est à ce stade que le projet est organisé structurellement, documentant le plan de projet et énumérant tous les risques, problèmes et hypothèses.

Charte d'équipe

Une charte d'équipe est similaire à une charte de projet, sauf qu'elle se concentre sur les rôles et les responsabilités d'une équipe de projet. L'objectif principal de ce document est d'aider les équipes à mieux comprendre comment elles peuvent travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs.

Document de lancement de projet (PID)

Un document d'initiation de projet est utilisé lors de la gestion de projets avec un framework PRINCE2. Un document de lancement de projet est utilisé pour définir les éléments du projet qui nécessitent l'approbation des parties prenantes, tels que l'analyse de rentabilisation, la portée, les risques, les critères de réussite et d'autres aspects importants du lancement du projet.

Étapes clés de la phase de lancement du projet

Comme indiqué ci-dessus, la phase de lancement du projet peut être décomposée en quelques étapes simples. Voici 5 étapes de lancement de projet pour démarrer la plupart des projets. N'hésitez pas à ajuster ce processus de lancement de projet pour mieux répondre aux besoins de votre équipe.

1. Créez vos documents de lancement de projet

Comme indiqué ci-dessus, les documents de lancement du projet sont l'un des principaux résultats de cette phase. Avec une charte de projet, une analyse de rentabilisation, un document de lancement de projet et d'autres documents de projet à l'appui, vous préparez votre projet pour le succès.

2. Mener une étude de faisabilité

Une fois l'analyse de rentabilisation approuvée, l'étape suivante consiste à réaliser une étude de faisabilité, qui documente les solutions potentielles à l'opportunité ou au problème commercial que le projet est proposé de résoudre. Il vous oriente vers la bonne façon d'aborder le projet.

Une étude de faisabilité étudie l'opportunité et documente ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet réussi. Il identifiera également toutes les autres solutions, si elles sont disponibles. Les risques et les problèmes sont décrits à ce stade, ainsi que la solution proposée pour chacun d'entre eux s'ils se produisent.

3. Constituez une équipe de projet

Un projet ne peut pas être initié sans une équipe : c'est un élément clé du développement d'un projet. Vient ensuite les descriptions de poste des personnes qui mettront en œuvre le plan de projet, y compris leurs objectifs et leurs responsabilités.

La création d'une équipe de projet nécessite de définir le plus clairement possible les rôles de chaque membre pour assurer le bon déroulement du travail. Commencez par énumérer toutes les responsabilités d'un poste et à qui la personne occupant ce poste relèvera.

Faire un organigramme détaillé peut aider. En énumérant les compétences et l'expérience nécessaires pour chaque poste, il est plus facile de pourvoir ce poste. Il est également utile de noter s'il y a des qualifications requises. Bien entendu, un critère de performance, de salaire et de conditions de travail doit également être défini.

4. Faites approuver la phase de lancement de votre projet

Passez en revue vos documents de lancement de projet pour vous assurer qu'aucune étape n'a été manquée avant de demander l'approbation des parties prenantes. Il est également important d'examiner les risques qui ont été identifiés et de voir s'il manque quelque chose. Vérifiez si vos hypothèses et vos contraintes ont changé avant de passer à l'étape suivante.

Ce n'est qu'en démarrant un projet correctement que vous pourrez le terminer avec succès. En ayant une phase de lancement de projet approfondie, vous définissez clairement la portée et construisez une équipe formidable pour mener à bien ce projet.

5. Préparez votre équipe avec une réunion de lancement de projet

Une fois votre charte de projet approuvée, vous devrez organiser une réunion de lancement du projet avec votre équipe de projet et le client du projet. Au cours de cette réunion de lancement, des objectifs et des attentes communs seront définis concernant la portée, le calendrier et les livrables du projet, entre autres. Cela garantit une transition en douceur vers les phases de planification et d'exécution du projet.

6. Mettre en place le bureau de gestion de projet (PMO)

Un bureau de gestion de projet est un espace physique dans le bureau ou le chantier où se trouvent le chef de projet et le personnel de soutien pendant le projet. Il abrite l'infrastructure de communication et toutes les technologies nécessaires au projet.

La première chose à faire est de déterminer où devrait se trouver le bureau de projet, puis de s'assurer que l'infrastructure est correctement configurée avec les bons outils et équipements du PMO.

Il est maintenant temps de définir les rôles et les responsabilités des personnes du bureau de projet et de déterminer les normes et processus appropriés. À ce stade, le bureau de projet peut fournir des services aux projets dont il a la charge.

Modèles de gestion de projet pour aider à la phase de lancement du projet

Nous avons créé des dizaines de modèles de gestion de projet pour vous aider à gagner du temps lors de la production de votre documentation de lancement de projet. En voici quelques-uns.

Modèle d'analyse de rentabilisation

L'analyse de rentabilisation est l'un des principaux outils pour montrer aux parties prenantes du projet que les avantages de votre projet l'emportent sur ses risques ou contraintes potentiels. Une bonne analyse de rentabilisation est fondamentale pour faire passer les projets de l'idée à l'achèvement.

Modèle de charte de projet

La charte de projet est la première étape vers la création d'un plan de gestion de projet entièrement développé. Ce modèle vous aide à rassembler des informations importantes pour créer facilement une charte de projet.

Modèle de charte d'équipe

Une charte d'équipe aide les chefs de projet à clarifier la façon dont l'équipe est structurée et quels sont leurs rôles et responsabilités, ce qui est la clé du succès dans la gestion d'équipe.

Modèle de feuille de route du projet

Ce modèle de feuille de route de projet vous aide à créer facilement une chronologie visuelle qui peut être incluse dans vos documents de lancement de projet. Il s'agit d'un moyen simple de partager rapidement la chronologie de votre projet à partir d'une vue de haut niveau.

Utilisation de ProjectManager au-delà du lancement du projet

Maintenant que vous avez terminé la phase de lancement du projet, il est temps de faire votre plan de projet. Essayez ProjectManager, notre logiciel de gestion de projet primé. Vous aurez accès à une suite d'outils puissants qui peuvent vous aider à planifier, suivre et générer des rapports sur les projets.

Diagrammes de Gantt pour les plans

Utilisez nos diagrammes de Gantt en ligne pour faire passer votre projet de la phase de lancement à la phase de planification. Cartographiez vos tâches et liez les tâches qui ont des dépendances. Fixez des délais et attribuez des tâches aux membres de l'équipe afin que chacun connaisse ses responsabilités dans le projet. Vous pouvez même ajouter des commentaires et des pièces jointes aux tâches afin que les membres de l'équipe aient tout ce dont ils ont besoin pour commencer.

Outils de gestion des ressources pour garder le projet sur la bonne voie

Si un membre de l'équipe est malade ou surchargé, les responsables ont même le pouvoir de réaffecter les tâches et de redistribuer la charge de travail d'un simple clic grâce à nos outils de gestion des ressources. Ces fonctionnalités puissantes permettent de garantir que tout le travail que vous avez effectué lors des phases d'initiation porte ses fruits.

Contenu connexe

• Meilleur logiciel de gestion de projet pour 2023
• Guide de gestion de projet
• Groupes de processus de gestion de projet : un guide rapide
• La triple contrainte en gestion de projet : temps, portée et coût
• Les 10 domaines de connaissances en gestion de projet (PMBOK)

Il y a beaucoup à planifier et à surveiller lors du lancement d'un projet. Un logiciel de gestion de projet en ligne tel que ProjectManager propose des outils de planification et de suivi tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord en temps réel et des listes de tâches pour gérer un projet du début à la clôture. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider dans vos projets en prenant cet essai gratuit de 30 jours.