Bases de la gestion de projet : définitions, méthodes et outils

Bienvenue dans la gestion de projet 101. La gestion de projet peut sembler une discipline intimidante, mais une fois que vous maîtrisez les principes fondamentaux et combinez cela avec une certaine intuition, vous serez sur la bonne voie pour mener à bien des projets, quelle que soit votre situation.

Peut-être avez-vous été affecté de manière inattendue à la direction d'un projet et une grande promotion est-elle en jeu, ou peut-être êtes-vous un membre de l'équipe qui souhaite mieux comprendre son rôle dans le projet. Quoi qu'il en soit, nous allons vous donner un bref aperçu des principaux détails impliqués dans la gestion de projet pour obtenir des informations exploitables.

Si vous avez besoin de plus d'aide pour la gestion de projet, consultez toutes nos ressources et outils de gestion de projet pour atteindre votre plein potentiel. ProjectManager est un puissant logiciel de gestion de projet qui peut être utilisé par les chefs de projet expérimentés et débutants et les membres d'équipe pour gérer des projets. Commencez gratuitement dès aujourd'hui.

La première base de la gestion de projet est la définition d'un projet, qui nous permet de comprendre ce qu'est la gestion de projet et pourquoi elle est si importante pour tout type d'organisation.

Qu'est-ce qu'un projet ?

Un projet est une séquence de tâches qui mènent à un objectif singulier. Les projets ont des limites, telles que le temps, les personnes et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Tout dépend des résultats que vous souhaitez obtenir et du moment où vous souhaitez les atteindre.

Ces résultats sont votre résultat, qui produit des livrables. Il s'agit de tout ce qui est produit ou fourni grâce au projet. Les livrables peuvent être à la fois le résultat du projet lui-même, mais aussi les résultats du processus du projet, tels que le plan de projet, des rapports ou d'autres documents. Les projets sont constitués de délais. Chaque tâche et phase du projet a une date d'échéance, ce qui signifie que votre projet a un calendrier.

Les budgets font aussi partie d'un projet. Vous avez besoin d'argent pour payer les ressources nécessaires pour répondre aux exigences du projet dans les délais impartis. Les ressources typiques comprennent la main-d'œuvre, les fournitures de travail et l'équipement. Un budget de projet décrit ces dépenses. Maintenant que nous avons déterminé ce qu'est un projet, nous pouvons définir la gestion de projet comme une discipline.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est une discipline qui consiste à utiliser des méthodologies, des outils et des techniques de gestion de projet pour gérer le cycle de vie d'un projet, qui est un ensemble d'étapes communes à chaque projet. Bien qu'il existe plusieurs rôles de gestion de projet au sein d'une équipe de projet, le chef de projet est généralement chargé de superviser le processus de planification, d'exécution et de suivi des projets du début à la fin.

Passons en revue quatre concepts fondamentaux de la gestion de projet qui façonnent la discipline de la gestion de projet : le cycle de vie du projet, la triple contrainte de la gestion de projet, les domaines de connaissances en gestion de projet et certaines des différentes méthodologies de gestion de projet que vous pouvez utiliser en tant que chef de projet.

Cycle de vie d'un projet

Le cycle de vie du projet décrit les cinq phases par lesquelles passent tous les projets. Voici un aperçu rapide de chacun.

1. Initiation : C'est ici que vous définissez la portée du projet, les objectifs, l'organisation du projet, son analyse de rentabilisation, ses contraintes, qui sont les parties prenantes, quels sont les risques, les contrôles du projet, le cadre de reporting, etc.
2. Planification : C'est là que vous construisez la feuille de route pour vous emmener du point A au point B, ce qui signifie créer un calendrier des tâches, des délais et des ressources nécessaires pour tout terminer à temps.
3. Exécution : Le projet commence et le plan de projet est mis en action.
4. Surveillance et contrôle : pour vous assurer que le projet se déroule comme prévu, vous devez mettre en place des mécanismes de suivi des progrès. Si le projet ne se déroule pas comme prévu, efforcez-vous de contrôler et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
5. Clôture : les projets sont des efforts temporaires, ils finissent donc par se terminer et doivent être officiellement clôturés. Mais ce n'est pas aussi simple que de produire des livrables ; il y a de la paperasse à signer, des ressources à réaffecter et d'autres détails à régler.

La triple contrainte

Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour gérer un projet, comprendre la triple contrainte est essentiel. Tous les projets sont réalisés avec certaines contraintes. Ce sont le coût, le temps et la portée. Autrement dit, les projets doivent respecter le budget, être livrés à temps et respecter la portée convenue.

Si vous considérez la triple contrainte comme un triangle, alors si vous gérez le coût, le temps et la portée, le triangle est la qualité. Donc, si vous gérez le coût, le temps et la portée du projet, vous allez répondre aux exigences de qualité du client.

Mais la triple contrainte est plus que cela ; c'est comme le lest d'un navire et il maintient l'équilibre du projet, quelle que soit l'agitation des eaux. Par exemple, si vous avez besoin de plus d'argent, vous devrez ajuster le temps ou la portée du projet. Par conséquent, si vous manquez de temps, le budget ou la portée devront changer.

Si vous gardez à l'esprit la triple contrainte dans la gestion de votre projet, ainsi que les phases de projet et les outils de gestion, vous avez alors les moyens de faire les ajustements nécessaires qui peuvent maintenir le projet sur la bonne voie. C'est la formule du succès.

Domaines de connaissances en gestion de projet

Les domaines de connaissances en gestion de projet peuvent être simplement définis comme des catégories décrivant les différents types de travail effectués par les chefs de projet et les membres de l'équipe pour mener à bien les projets. Les chefs de projet doivent être très compétents dans chacun de ces 10 domaines de connaissances en gestion de projet afin de pouvoir guider les équipes tout au long du cycle de vie du projet et s'assurer que la triple contrainte est bien équilibrée.

1. Gestion de l'intégration du projet
2. Gestion de la portée du projet
3. Gestion du temps de projet
4. Gestion des coûts du projet
5. Gestion de la qualité du projet
6. Gestion des ressources humaines du projet
7. Gestion de la communication du projet
8. Gestion des risques du projet
9. Gestion des achats de projets
10. Gestion des parties prenantes du projet

Si ce sujet vous intéresse, vous pouvez consulter notre blog sur les domaines de connaissances en gestion de projet pour plus d'informations sur ces principes clés de la gestion de projet.

Méthodologies de gestion de projet

Il existe de nombreuses façons de structurer le processus d'un projet, et les chefs de projet sont des experts dans une ou plusieurs d'entre elles. Le plus traditionnel s'appelle Waterfall, qui suit une approche linéaire de la gestion d'un projet, décomposant le projet en une séquence très structurée.

Une approche différente qui gagne en popularité est appelée Agile, qui provient du développement de logiciels. C'est un processus qui fonctionne en petites phases ou cycles appelés «sprints» et se prête à de petites équipes. Comme son nom l'indique, le processus embrasse le changement et est flexible et change continuellement de direction en fonction des commentaires des clients.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?

Chaque entreprise, organisation à but non lucratif ou tout autre type d'organisation doit exécuter des projets, ce qui rend la gestion de projet importante pour toute organisation.

Une gestion de projet efficace signifie non seulement que votre équipe livrera les projets dans les délais et en deçà du budget, mais apportera également d'autres avantages à l'échelle de l'organisation, tels qu'une productivité accrue, des coûts réduits, un meilleur leadership et des employés motivés.

En un mot, la gestion de projet aide les organisations à devenir plus efficaces grâce à la planification et au suivi des tâches, des objectifs et des performances de l'équipe.

Qu'est-ce qu'un chef de projet ?

Un chef de projet est la personne en charge du projet. C'est clair, mais c'est peut-être une explication trop simple. Le chef de projet dirige le projet à chaque étape. Cela signifie qu'ils sont chargés de vendre d'abord le projet aux parties prenantes, puis de planifier et de définir la portée du projet.

Que fait un chef de projet ?

Les chefs de projet déterminent toutes les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet, puis ils séquencent ces tâches dans un calendrier. Ces tâches et calendriers reçoivent ensuite les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Cela signifie constituer une équipe, obtenir les outils dont ils ont besoin, les fournitures, sécuriser un site et toutes les ressources nécessaires.

Le chef de projet est également la personne qui crée le budget du projet afin de payer ces ressources. Ils sont responsables de la gestion de toute la documentation, puis de l'archivage de ces documents à la fin du projet. Ils gèrent également les risques et surveillent l'avancement du projet pour s'assurer que les gens travaillent sans entrave et dans les délais et le budget.

Donc, essentiellement, tout ce qui concerne le projet relève de la compétence du chef de projet. Ils sont les leaders du projet et gèrent les équipes qui exécutent le plan de projet. Cependant, ils ne sont pas le patron. Le chef de projet a vendu l'idée du projet à un sponsor ou à une partie prenante, et ils lui rendent compte de l'avancement du projet.

Par conséquent, un chef de projet est une personne très bien organisée, axée sur les objectifs et passionnée par le processus. Un chef de projet doit bien travailler sous pression, faire preuve de leadership et savoir motiver les gens à faire de leur mieux. Au-delà des compétences humaines, les compétences en communication sont primordiales. Et ils doivent connaître les méthodes et les techniques qui permettent de mener à bien les projets.

Outils de gestion de projet

Comme vous l'avez peut-être remarqué, les projets peuvent être compliqués. Vous planifiez, programmez et surveillez pour vous assurer que tous les éléments du projet se déroulent sans heurts. Plus vous avez d'outils en main, plus le projet et vos tâches sont gérables. Un logiciel de gestion de projet peut contenir tous les outils nécessaires pour aider les chefs de projet et les membres de l'équipe dans tous les aspects de leurs projets.

Lorsque ce logiciel de gestion de projet est basé sur le cloud, les données et la collaboration peuvent se produire en temps réel, ce qui fournit une image plus précise du projet et aide à la prise de décision. De plus, les logiciels de gestion de projet contiennent souvent bon nombre des principaux outils de gestion de projets, comme ceux décrits ci-dessous.

Tableaux de bord

Les tableaux de bord de projet rassemblent les métriques de toutes les parties du projet. Ces chiffres sont ensuite affichés dans des tableaux et des graphiques faciles à lire, donnant à un responsable ou à un membre de l'équipe un aperçu en direct de l'avancement et des données du projet. Les tableaux de bord peuvent également aider à la création de rapports. Mener un projet signifie rendre compte aux sponsors du projet de l'avancement du projet. Les graphiques et les diagrammes peuvent être filtrés pour fournir uniquement les données dont vous avez besoin pour des rapports ciblés.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt en ligne sont d'excellents outils de planification car ils affichent graphiquement votre liste de tâches sur une chronologie. Chaque tâche a une date limite, ce qui crée une ligne marquant le début et la fin de cette tâche. Les tâches peuvent alors être liées, si elles sont dépendantes.

Idéalement, vous pouvez partager le Gantt avec votre équipe et suivre leur progression à mesure qu'ils mettent à jour leurs statuts. Avec certains diagrammes de Gantt, la barre entre les dates de début et de fin se remplira au fur et à mesure que l'équipe travaille sur ses tâches, et si vous devez modifier le calendrier, vous pouvez simplement faire glisser et déposer la barre pour refléter la nouvelle date d'échéance.

Outils de gestion des tâches

Il existe des outils de gestion des tâches qui vous permettent de créer des listes de tâches pour vous-même et d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe. Ces tâches peuvent parfois contenir des notes, des fichiers, des liens et des images liés à la tâche, et les membres de l'équipe peuvent dialoguer et collaborer au niveau de la tâche. Vous pouvez également automatiser les notifications par e-mail pour savoir quand une tâche est terminée et pour rappeler aux gens les échéances imminentes.

Feuilles de temps et outils de charge de travail

En termes de gestion des personnes travaillant sur le projet, qui peut être un projet en soi, il existe des feuilles de temps. Ce sont des documents en ligne qui permettent à chaque employé de suivre et d'enregistrer facilement ses heures travaillées, et ils peuvent être déposés auprès du responsable une fois terminés pour approbation.

En ce qui concerne la gestion de la charge de travail, les outils d'allocation des ressources vous permettent de voir en un coup d'œil si vous avez correctement alloué vos ressources sur l'ensemble du projet afin que tout le monde travaille et que la charge de travail soit équilibrée. Dans certains cas, vous pouvez également exécuter des rapports à partir de votre logiciel de gestion de la charge de travail.

Modèles de gestion de projet

Nous proposons des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour vous aider à gagner du temps et à rationaliser vos projets. Voici quelques documents essentiels de gestion de projet que vous pouvez télécharger gratuitement.

Modèle de plan de projet

Un plan de projet est le document qui explique tout sur votre projet. De la façon dont il est planifié à la façon dont il sera exécuté et complété. Ce modèle de plan de projet gratuit vous aidera à démarrer vos projets.

Modèle de budget de projet

Chaque projet a besoin de ressources telles que des personnes, du matériel et de l'équipement. Ces ressources coûtent de l'argent, vous devrez donc estimer tous les coûts de votre projet pour créer un budget de projet. Ce modèle gratuit est idéal pour les chefs de projet débutants.

Modèle de calendrier de projet

Il est important de créer un calendrier de projet qui indique comment le travail du projet sera effectué, y compris les dates de début et de fin de toutes vos tâches. Ce modèle de calendrier de projet gratuit vous aide à le faire.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet fait le gros du travail pour permettre aux responsables de planifier, programmer et suivre facilement les projets de manière beaucoup plus rapide et efficace que les méthodes traditionnelles telles que la rédaction manuelle des calendriers de projet.

Un logiciel de gestion de projet peut être défini comme un type de logiciel qui intègre les outils de gestion de projet mentionnés ci-dessus, ainsi que d'autres fonctionnalités telles que les feuilles de temps, la collaboration d'équipe en temps réel ou le stockage de fichiers illimité, afin que les chefs de projet et les équipes puissent suivre les projets dans une plate-forme centrale.

Cependant, tous les logiciels de gestion de projet ne fonctionnent pas de la même manière. Il existe de nombreuses options sur le marché et bien que certaines soient faciles à utiliser, elles peuvent ne pas fournir tous les outils de planification, de planification et de suivi dont vous avez besoin.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet robuste qui est équipé de tous les outils de gestion de projet dont tout chef de projet aurait besoin, quel que soit votre niveau d'expertise. ProjectManager est un outil puissant qui permet aux équipes de projet de planifier, gérer et suivre leur travail en temps réel et donne aux responsables la transparence dont ils ont besoin pour que les membres de l'équipe travaillent à pleine capacité.

Comment ProjectManager aide à la gestion de projet

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à gérer tous les aspects de vos projets. Un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager est ce qui rend la gestion d'un projet gérable.

Stocker des documents

Tous les documents générés pendant la phase de lancement du projet peuvent être enregistrés dans ProjectManager. De cette façon, vous pouvez tout rassembler au même endroit, ce qui vous permet de trouver facilement ce dont vous avez besoin. Ne vous inquiétez pas du téléchargement de fichiers et d'images volumineux, ProjectManager dispose d'un stockage de fichiers illimité.

Planifier et planifier le travail

Lorsque vous planifiez votre projet, ProjectManager fait le gros du travail. Un diagramme de Gantt en ligne vous aide à planifier en cartographiant toutes vos tâches sur une chronologie de projet. Vous pouvez désormais lier des dépendances, définir des jalons et même commencer à affecter des membres d'équipe.

Surveiller les progrès

Au fur et à mesure que les équipes exécutent leurs tâches, ProjectManager vous donne les outils pour surveiller et contrôler leur progression. Les fonctionnalités de gestion des ressources garantissent qu'aucun membre de l'équipe ne porte la totalité de la charge et que leur charge de travail est équilibrée. De plus, notre tableau de bord en temps réel peut suivre les progrès, les coûts, la santé et plus encore.

Bien sûr, la gestion de projet ne se limite pas à cet article Project Management 101. Cela devient profond. Et il évolue constamment. Cependant, il y a une constante dans l'œil du cyclone qui gère un projet : les outils. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des tableaux de bord en temps réel, des diagrammes de Gantt en ligne et des fonctionnalités pour gérer la charge de travail, les ressources, les calendriers et tous les aspects de votre projet. Découvrez comment cela peut vous aider à réussir en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui !