Planification de la gestion de projet : meilleures pratiques et composants clés

Dans le monde du marketing numérique, vous devez tracer votre chemin. C'est là qu'un plan de projet complet, efficace et efficient entre en jeu.

Vous souvenez-vous de l'histoire de la campagne de seaux "FCK" de KFC au Royaume-Uni en 2018 ? Quand KFC a manqué de poulet et a transformé cette bévue en un triomphe marketing ? Ce n'était pas un heureux accident. C'était un chef-d'œuvre soigneusement orchestré.

Ce qui est en jeu? Selon Harvard Business Review , 60 % des organisations admettent ne pas lier efficacement stratégie et exécution.

Heureusement pour vous, notre chef de projet senior, Chloe Oman, est là pour vous apporter les meilleures pratiques ultimes et les composants clés pour vous assurer que vous exécutez chaque stratégie au mieux de vos capacités.

Éléments clés d'un plan de projet efficace

Lorsque vous vous lancez dans l'élaboration d'un plan de projet, vous établissez essentiellement les voies ferrées que votre train de marketing numérique doit suivre.

Voici comment vous assurer que vos voies sont bien construites et que votre train ne déraille pas :

1. Définir clairement vos buts et objectifs : avant de mettre quoi que ce soit en mouvement, identifiez ce que vous essayez d'atteindre. Vos objectifs doivent être SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps. Dans le domaine du marketing numérique, cela peut signifier générer du trafic, augmenter les taux de conversion ou renforcer la notoriété de la marque.

2. Portée et exigences détaillées du projet : Comprendre l'étendue et la profondeur de votre projet est crucial. Spécifiez votre public cible, les canaux que vous utiliserez et les types de contenu que vous produirez. Par exemple, si vous ciblez des professionnels occupés, les podcasts ou les publications LinkedIn peuvent être plus appropriés que les articles longs.

3. Allocation des ressources et budgétisation : Décrivez vos ressources disponibles, y compris le personnel, les outils et le budget. Nous recommandons d'aligner les ressources sur les objectifs stratégiques afin de maximiser le retour sur investissement. Répartissez judicieusement et n'ayez pas peur de changer si certains éléments de la campagne ne font pas leur poids.

4. Faites attention aux échéanciers et aux échéances : établissez un échéancier qui trace le déroulement de votre projet du début à la fin. Le marketing numérique est un paysage en constante évolution, et l'agilité est essentielle. Cependant, équilibrez rapidité et qualité en fixant des jalons et des délais pour maintenir les projets sur la bonne voie et les parties prenantes informées.

5. Gestion des risques et planification d'urgence : selon un rapport de Deloitte, 85 % des organisations agiles et résilientes ont résisté à la tempête pendant les périodes d'instabilité économique. Cela implique d'avoir un plan d'urgence et de s'adapter lorsque l'imprévu se produit. Identifiez les risques potentiels, tels que les changements d'algorithme ou les changements de comportement des consommateurs, et formulez des stratégies pour les atténuer.

Meilleures pratiques pour créer une solution complète et efficace

Pour construire un plan de projet à la fois complet et efficace, considérez-le comme l'orchestration d'une symphonie. Vous avez besoin des bons instruments, de la composition parfaite et, bien sûr, de la capacité de vous adapter au fur et à mesure que la performance se déroule.

Voici les meilleures pratiques pour vous assurer que votre plan de projet touche toutes les bonnes notes :

Impliquez toutes les parties prenantes dans le processus de planification : obtenir les contributions de toutes les parties prenantes, du génie créatif au gourou de l'analyse, garantit que votre plan tient compte de diverses perspectives et expertises. L'engagement actif des parties prenantes améliore considérablement les taux de réussite des projets. C'est le vieil adage en action : deux têtes (ou plus) valent mieux qu'une.

Effectuez une analyse approfondie des besoins : quels sont les besoins sous-jacents qui motivent votre projet ? L'analyse de facteurs tels que la demande du marché, les points faibles des clients et les stratégies des concurrents vous donnera des informations précieuses.

Décomposez votre projet en tâches gérables : les projets complexes doivent être décomposés en petites tâches. Cette approche, connue sous le nom de Work Breakdown Structure (WBS), est un pilier de la planification de la gestion de projet. Dans le cadre d'une campagne de marketing numérique, cela peut signifier segmenter votre projet en phases telles que la recherche, la création de contenu et la distribution.

Révisez et mettez à jour régulièrement les plans de projet : Votre plan de projet n'est pas une relique à graver. C'est une entité vivante qui doit s'adapter aux flux et reflux du marché. La révision et l'amélioration régulières du plan peuvent conduire à des corrections de trajectoire à la fois opportunes et éclairées.

Outils et logiciels pour la planification de projets en marketing numérique

Imaginez être un chef dans une cuisine high-tech. Vous avez tous les ingrédients, mais vous avez besoin des bons ustensiles et appareils pour créer un chef-d'œuvre culinaire. Il en va de même pour les outils de planification de projet de marketing numérique.

Les bons outils et logiciels peuvent faire passer votre projet d'un concept brut à une campagne bien exécutée. Voici une ventilation des types d'outils que vous devriez envisager :

Logiciel de gestion de projet

Asana : Connu pour son interface conviviale, Asana vous permet d'organiser des tâches, de fixer des délais et d'attribuer des responsabilités. C'est comme votre tableau blanc numérique, où vous pouvez tout planifier visuellement.

Asana – Planification de la gestion de projet

Trello : le système basé sur des cartes de Trello est excellent pour ceux qui aiment organiser avec des post-it mais qui veulent une solution numérique. Il est flexible, intuitif et, comme le souligne le rapport utilisateur d'Atlassian, largement adopté par les entreprises et les petites équipes.

Trello

Airtable : Picture Excel sous stéroïdes. Airtable combine la structure des feuilles de calcul avec la flexibilité d'une base de données. C'est particulièrement pratique pour les calendriers de contenu, le suivi des campagnes et l'analyse des données.

Airtable pour la gestion de projet

Outils de collaboration et de communication

Avoir ces outils dans votre arsenal de planification de projet, c'est comme être ce chef bien équipé prêt à servir un repas sans faille. Choisissez ceux qui conviennent au flux de travail de votre équipe et vous serez sur la bonne voie pour orchestrer une campagne de marketing numérique réussie.

Slack : Pour les équipes qui aiment la communication, Slack est le refroidisseur d'eau virtuel. Sa capacité à s'intégrer à une pléthore d'autres outils et à créer des canaux pour différents sujets le rend inestimable pour rester connecté et synchronisé.

Slack pour la communication

Google Workspace : lorsqu'il s'agit d'édition collaborative de documents, de feuilles de calcul et de présentations, Google Workspace est roi. La collaboration en temps réel est un jeu d'enfant, et il est presque certain que vos parties prenantes la connaissent déjà.

Applications Google Workspace

Figma : Si votre projet implique des éléments de conception, Figma est un outil de conception collaborative qui permet à plusieurs membres de l'équipe de travailler simultanément sur le même fichier de conception. Considérez-le comme Google Docs mais pour le design.

Figma – Outil de gestion de projet

Logiciel de suivi des ressources et du budget

Harvest : Avec des fonctionnalités de suivi du temps et de facturation, Harvest est parfait pour garder un œil sur les ressources dépensées sur les différents aspects de votre projet et vous assurer que vous respectez un budget.

Outil de suivi du temps de récolte

Smartsheet : si la gestion des ressources et le suivi du budget nécessitent une approche plus centrée sur le projet, Smartsheet propose une suite d'outils pour planifier, suivre et générer des rapports sur les finances et les ressources du projet en un seul endroit.

Smartsheet – Solutions de gestion

Quickbooks : Lorsque vous avez besoin d'une comptabilité approfondie avec votre budget, QuickBooks est une solution fiable. C'est particulièrement utile si votre projet implique une gestion financière complexe.

Fonctionnalités de QuickBooks

Exemples de formats de plan de projet de marketing numérique

Lorsqu'il s'agit de structurer un modèle de plan de projet de marketing numérique, la variété est le piment de la vie. Des projets différents peuvent nécessiter des approches différentes.

Vous trouverez ci-dessous trois types courants de plans de projet qui se sont avérés efficaces dans le marketing numérique.

1. Le diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont réputés et fiables. Un diagramme de Gantt est essentiellement une chronologie visuelle présentant la durée des tâches et leur chevauchement.

Exemple : imaginez que vous lancez un nouveau produit et que vous avez besoin d'une campagne de marketing intégrée. Le diagramme de Gantt pourrait afficher des calendriers parallèles pour la création de contenu, la promotion des médias sociaux et le marketing par e-mail.

Il est plus facile d'identifier les étapes clés en montrant comment ces activités s'imbriquent, comme quand publier une vidéo teaser ou lancer une campagne de goutte à goutte par e-mail.

Outils : Microsoft Project est un classique pour la création de diagrammes de Gantt, bien que TeamGantt offre des fonctionnalités collaboratives plus conviviales spécialement conçues pour les diagrammes de Gantt.

2. L'approche de la liste de contrôle

Une liste de contrôle décompose votre projet en une série de tâches, chacune avec une case à cocher prête à être cochée une fois terminée.

Exemple : Si vous menez une campagne de marketing d'influence, votre liste de contrôle peut inclure : l'identification d'influenceurs potentiels, la prise de contact avec des influenceurs, la confirmation de collaborations, la création et le partage de briefs de campagne, le suivi de la progression de la campagne et l'analyse des résultats de la campagne.

Au fur et à mesure que chaque tâche est terminée, elle est cochée, indiquant clairement la progression.

Outils : Todoist est un outil simple mais puissant pour créer des listes de contrôle, tandis qu'Asana peut également être configuré pour servir de liste de contrôle plus élaborée.

3. Le tableau Kanban

Inspiré du processus de fabrication de Toyota dans les années 1940, le tableau Kanban est un outil de gestion visuelle qui vous aide à classer les tâches dans des colonnes généralement intitulées « À faire », « En cours » et « Terminé ».

Exemple : si vous gérez une campagne de marketing de contenu, le tableau Kanban peut vous aider à suivre les différents éléments de contenu au fur et à mesure qu'ils traversent des étapes telles que l'idéation, l'écriture, l'édition et la publication. Cela garantit un flux continu de contenu et aide à identifier les goulots d'étranglement.

Outils : Trello est l'affiche des tableaux Kanban, mais Jira est également largement utilisé, surtout si vous adoptez des méthodologies agiles.

Succès dans le marketing numérique grâce à la planification de la gestion de projet

• Éléments clés : Assurez-vous que votre plan de projet a des buts et des objectifs clairement définis et que vous comprenez la portée et les exigences.Gardez un œil vigilant sur vos ressources et votre budget, et fixez des délais et des échéances réalistes. Et rappelez-vous, un bon capitaine a toujours un plan d'urgence pour les imprévus.
• Meilleures pratiques : Impliquez toutes les parties prenantes dans le processus de planification et effectuez une analyse approfondie des besoins pour comprendre ce qui est nécessaire pour le voyage à venir.Décomposez la tâche colossale à venir en tâches gérables et révisez et mettez à jour régulièrement votre plan pour répondre aux changements.
• Outils et logiciels : Équipez votre vaisseau des meilleurs outils disponibles.Des logiciels de gestion de projet comme Asana et Trello aux outils de communication comme Slack et aux logiciels de suivi des ressources comme Harvest, il est crucial de s'assurer que vous avez la bonne technologie à bord.