Groupes de processus de gestion de projet : un guide rapide

Les projets sont compliqués. Il y a mille choses qui impactent constamment le projet et vous obligent à réaffecter des ressources pour rester sur la bonne voie.

Pour respecter votre calendrier et gérer les coûts, vous devez collecter et traiter les données du projet dans les cinq groupes de gestion de projet PMBOK.

Quels sont les 5 groupes de processus de gestion de projet PMBOK ?

Pour commencer, examinons les cinq groupes de processus de gestion de projet définis dans le Project Management Book of Knowledge (PMBOK), publié par le Project Management Institute (PMI), le principal groupe commercial de l'industrie.

Les chefs de projet utilisent les cinq phases de gestion de projet pour structurer les projets et les mener du début à la fin. Chacune de ces phases a un objectif spécifique et les chefs de projet doivent les contrôler pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie. Un logiciel de gestion de projet aide les chefs de projet à rester au top de chacun de ces groupes de processus.

Les groupes de processus de gestion de projet sont les suivants.

Phase de lancement

Le PMBOK définit la phase de lancement du projet comme "le processus de reconnaissance formelle qu'un nouveau projet existe ou qu'un projet existant doit se poursuivre dans sa phase suivante".

Au cours de cette phase, les chefs de projet discutent de la valeur commerciale du projet, ainsi que de la faisabilité du projet. Vous explorez également l'impact sur les parties prenantes. Si le projet est considéré comme viable et valable, il est poursuivi. Si ce n'est pas le cas, il est abandonné.

Au cours de cette phase, vous devez également créer une analyse de rentabilisation qui répond à ces questions. L'analyse de rentabilisation comprend les coûts et les avantages estimés du projet. Il y a aussi une étude de faisabilité pour voir si le projet a du sens pour l'organisation et ses parties prenantes. Cela est suivi d'une charte de projet, qui répond au qui, quoi et où du projet.

Il y a plus, bien sûr, comme:

• Analyse des parties prenantes
• Sélection de l'équipe
• Définir les rôles et les responsabilités
• Sélection du bureau de projet
• Choisir les bons outils, équipements et infrastructures de communication

Une fois que le projet a été signé et est prêt à aller de l'avant, il y a une réunion de lancement. Utilisez une réunion de lancement pour mettre tous les membres de l'équipe de projet sur la même longueur d'onde afin que le projet puisse démarrer du bon pied.

Phase de planification

Une fois que le lancement du projet est terminé et que le projet a le feu vert pour aller de l'avant, la phase de planification du projet peut commencer. Le processus de planification est le moment où les parties prenantes et l'équipe du projet apprennent comment réaliser le livrable final du projet ou du service.

À ce stade, vous documentez le plan de projet et définissez les livrables et les exigences du projet. Vous créez un calendrier de projet, conçu pour gérer le temps, le coût, la qualité, les changements, les risques et tout problème lié au projet.

Vous en profitez également pour contrôler les ressources, telles que les équipes, les fournisseurs externes, les matériaux et les équipements. Vous définissez également les rôles, les responsabilités et la place des membres de l'équipe dans la structure du projet.

Il y a aussi la création d'un registre des parties prenantes. Il s'agit d'un document crucial qui répertorie toutes les principales parties prenantes et les sponsors d'un projet. Cela fait partie de la gestion des parties prenantes et peut inclure comment et quand vous mettez à jour les parties prenantes du projet sur l'avancement du projet.

Le chef de projet est chargé de diriger la phase de planification du projet et de faire des estimations précises sur le temps, le budget et les ressources. C'est à cette phase du projet que vous planifiez la portée, utilisez une structure de répartition du travail (WBS) pour organiser les tâches, faites des plans d'approvisionnement et définissez les canaux et la fréquence de communication.

Lors de l'élaboration d'un plan de gestion de projet, il est utile d'avoir un logiciel de gestion de projet pour organiser votre travail. ProjectManager a des listes de tâches robustes qui font plus que simplement collecter des tâches. La vue de la liste des tâches (l'une des cinq vues de projet différentes qui permettent aux équipes hybrides de travailler comme elles le souhaitent) peut définir la priorité, joindre des fichiers, ajouter des descriptions, être attribuée aux membres de l'équipe et suivre l'état. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui.

Phase d'exécution

À ce stade, vous êtes prêt à créer le produit ou le service que vous avez prévu. Cette phase a donc tendance à être la plus longue du projet. C'est là que vous consacrez la plupart de votre énergie et de vos ressources pour maintenir le projet sur la bonne voie par rapport aux diverses contraintes du projet.

La phase d'exécution est profondément liée à la phase suivante du projet, la surveillance et le contrôle. Le chef de projet est chargé de suivre les performances et les progrès pour s'assurer que l'effort réel est aligné sur l'effort prévu.

Phase de surveillance et de contrôle

Lors de l'exécution du plan de projet, le chef de projet surveille et contrôle les performances pour que le travail se déroule comme prévu et dans les limites du budget. Les chefs de projet mesurent en permanence les métriques pour s'assurer qu'ils respectent leurs jalons.

Certaines des tâches clés associées à cette phase de projet sont :

• Vérification de la portée et contrôle des modifications
• Contrôle des horaires
• Contrôle des coûts
• Contrôle de qualité
• Rapports sur les performances
• Contrôle des risques
• Administration des contrats

Phase de clôture

Il est important de remettre le livrable final dans les délais, dans les limites du budget et des attentes de qualité de vos parties prenantes, mais ce n'est pas la fin du projet. Vous devez encore régler quelques détails. Toutes les activités se terminent à ce stade et le projet est clôturé, ce qui signifie que vous devez signer des documents et remplir des contrats.

Un post-mortem du projet est recommandé. Lors d'un post-mortem, le chef de projet et l'équipe passent en revue ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné pour apprendre comment ils peuvent améliorer les processus dans le prochain projet. Pour ce faire, ils répertorient les meilleures pratiques et les leçons qu'ils ont apprises.

Ensuite, vous pouvez libérer votre équipe et célébrer le succès du projet. La dernière partie peut ne pas sembler cruciale, mais elle l'est ! Garder le moral de l'équipe au plus haut en validant leur travail acharné aura un impact positif sur les projets futurs.

Différence entre les groupes de processus de gestion de projet PMBOK et les domaines de connaissances

Nous avons détaillé les cinq groupes de processus en gestion de projet, qui sont tous soumis au processus de contrôle en gestion de projet. Pour gérer ces groupes de processus de gestion de projet, vous devez utiliser les domaines de connaissances de la gestion de projet.

Les dix domaines de connaissances en gestion de projet

Il existe 10 domaines de connaissances en gestion de projet. Elles sont:

• Gestion de l'intégration du projet
• Gestion de la portée du projet
• Gestion du temps de projet
• Gestion des coûts du projet
• Gestion de la qualité du projet
• Gestion des ressources du projet
• Gestion de la communication du projet
• Gestion des risques projet
• Gestion des achats de projets
• Gestion des parties prenantes du projet

Les domaines de connaissances en gestion de projet ne sont pas les mêmes que les groupes de processus de gestion de projet. La principale différence est que les groupes de processus décrivent ce qu'un chef de projet doit faire, tandis que les domaines de connaissances sont ce qu'un chef de projet doit savoir.

Plus précisément, les domaines de connaissances sont utilisés dans l'ensemble des groupes de processus de gestion de projet. Les domaines de connaissance sont constitués de processus. Ils ont des intrants, des outils, des techniques et des extrants. Ce sont des fonctions de gestion de projet qui aident à réaliser des projets réussis.

Quand utilisez-vous les domaines de connaissances en gestion de projet ?

Les domaines de connaissances fonctionnent au sein de tous les groupes de processus de gestion de projet. Les groupes de processus sont l'endroit où vous décomposez et catégorisez un projet. C'est la séquence du projet du début à la fin. Vous pouvez utiliser les domaines de connaissances à chaque étape du processus.

Une bonne façon de comprendre la différence est que les domaines de connaissances catégorisent les processus, tandis que les groupes de processus de gestion de projet sont des étapes ou des phases du projet. Les domaines de connaissances n'ont pas de relation logique, mais les groupes de processus de gestion de projet mènent de l'un à l'autre.

Les groupes de processus de gestion de projet et les domaines de connaissances fonctionnent mieux ensemble lorsqu'ils sont alimentés par un logiciel de gestion de projet. Un logiciel de gestion de projet vous aidera à contrôler les groupes de processus et vous conduira à un projet réussi.

Comment ProjectManager aide avec les groupes de processus PMBOK

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui fournit aux chefs de projet des données plus pertinentes pour prendre de meilleures décisions tout en équipant les équipes hybrides de plusieurs vues de projet pour faire le travail comme ils le souhaitent. Il existe des fonctionnalités qui aident tout au long de chaque phase du processus. Du stockage de fichiers illimité pour un hub central de documentation lors du lancement à l'examen de ce qui a fonctionné et n'a pas fonctionné lors de la clôture.

Commencez du bon pied dans le groupe de processus de planification

La planification est l'un des groupes de processus les plus complexes. Vous avez besoin d'un outil capable d'organiser vos tâches, de lier les dépendances et de définir des jalons. La vue de projet du diagramme de Gantt de ProjectManager fait cela et plus encore. Vous pouvez filtrer le chemin critique au lieu d'avoir à effectuer des calculs fastidieux. Ensuite, définissez une ligne de base et suivez l'effort prévu par rapport à l'effort réel.

Clouez votre phase d'exécution avec différentes vues de projet

ProjectManager a plusieurs vues de projet. Les responsables peuvent utiliser la vue Gantt ou Feuille, tandis que les équipes peuvent gérer leur propre charge de travail sur des tableaux kanban, des listes de tâches et des calendriers. Cela connecte les équipes hybrides, où qu'elles se trouvent. Le tableau Kanban visualise le flux de travail pendant la phase d'exécution, permettant aux membres de l'équipe de gérer leur backlog et de planifier les sprints. Pendant ce temps, les responsables obtiennent la transparence nécessaire pour allouer avec précision les ressources et maintenir les équipes au travail à pleine capacité.

Suivre les progrès dans le groupe de processus de surveillance et de contrôle

Pendant le groupe de processus de surveillance et de contrôle, les données en temps réel sont utiles. Les données donnent aux gestionnaires une fenêtre sur l'avancement et la performance du projet. Les tableaux de bord en direct de ProjectManager calculent des métriques telles que la variance du projet, les coûts et plus encore pour un rapport d'état instantané sans avoir à prendre le temps de configurer l'outil, comme avec d'autres outils.

ProjectManager est un logiciel primé doté de fonctionnalités permettant d'organiser, de surveiller et de générer des rapports sur votre projet. Les fonctionnalités de création de rapports en un clic filtrent les données détaillées et peuvent être facilement partagées avec les parties prenantes, et le logiciel de gestion des ressources garantit que chacun dispose de ce dont il a besoin quand il en a besoin pour terminer son travail. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !