10 réunions de projet pour guider votre équipe de gestion de projet

Les réunions de projet donnent souvent l'impression de gêner votre travail. Si vous ne travaillez pas à partir d'un ordre du jour ou si vous ne gérez pas ces réunions, cela peut être vrai. Mais les réunions sont essentielles pour la planification de projet et la collaboration d'équipe. C'est pourquoi il y a tant de réunions de projet et chacune a son propre objectif et son importance. Examinons 10 types différents de réunions de gestion de projet et définissons-les, et nous commencerons par la définition de ce qu'est une réunion de projet.

Que sont les réunions de projet ?

Une réunion de projet est un événement qui se produit régulièrement où une partie ou la totalité de l'équipe du projet et des parties prenantes se réunissent pour discuter du projet. Il existe de nombreux types de réunions de projet tout au long du cycle de gestion de projet. Certaines réunions de gestion de projet ont lieu quotidiennement tandis que d'autres sont plus espacées. Tout dépend de l'urgence et du type de réunion qui se tient. Cela ne signifie pas qu'une réunion consiste uniquement à partager des mises à jour, sauf en ce qui concerne les parties prenantes. Les réunions de projet pour les équipes rassemblent le groupe pour résoudre un problème ou améliorer les progrès pour répondre à certains objectifs et attentes. Une réunion pourrait également être utilisée pour construire un meilleur travail d'équipe, ce qui conduit à une plus grande productivité et un meilleur moral.

Types de réunions de projet

En termes de réunions de gestion de projet, il existe plusieurs types différents. Certains courants incluent un rapport d'avancement, discuter de l'objectif du projet ou générer des idées, parler des problèmes survenus au cours du projet et approuver ou rejeter des idées. Il y a aussi des réunions qui tournent autour des personnes qui y assistent. Celles-ci peuvent inclure des réunions d'équipe régulières et des réunions des parties prenantes, qui sont plus générales et ne tiennent les parties prenantes au courant que des jalons.

Quel que soit le type de réunion, le chef de projet les dirigera, c'est pourquoi les compétences en communication sont si importantes pour ce poste. Les réunions sont plus productives grâce aux données en temps réel qui les animent. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui génère des rapports avec des données en direct. Vous pouvez créer rapidement un rapport d'état pour un aperçu, un rapport d'avancement pour voir comment vous vous en sortez, un rapport d'écart pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie et bien d'autres. Tous les rapports sont personnalisables, vous pouvez donc les filtrer pour n'afficher que les données que vous souhaitez voir. Vous pouvez ensuite les partager avec les parties prenantes pour les tenir à jour.

10 réunions de projet clés

Les réunions de gestion de projet sont des événements de communication et une communication claire est ce qui maintient les projets sur la bonne voie. Par conséquent, il existe de nombreux types de réunions de projet qui se tiennent à plusieurs reprises tout au long du cycle de vie d'un projet. Voici 10 des plus importants.

1. Réunion de lancement du projet

La réunion de lancement n'est peut-être pas la toute première réunion du projet, mais c'est la première réunion importante. C'est là que le chef de projet, le client et l'équipe de projet sont présentés et les objectifs du projet sont exprimés. La réunion de lancement du projet commence par des présentations, un examen des antécédents du client et une discussion sur la portée du projet. Les rôles et responsabilités de l'équipe de projet sont également discutés ainsi que les prochaines étapes.

2. Réunion sur l'état du projet

La réunion de rapport sur l'état du projet a lieu lorsque les membres de l'équipe fournissent des données que le chef de projet utilise pour examiner où en est le projet sur une période de temps spécifique. Il ne s'agit pas seulement de tenir le chef de projet informé, mais aussi de tenir l'équipe de projet responsable. Vous voudrez parler de ce qui a été accompli et de ce qui reste à faire, ainsi que des étapes à venir. Vous voudrez également revoir le budget, évaluer les risques et planifier les réunions à venir pour vous assurer que tout ce qui a été discuté a été résolu.

3. Réunion d'examen du projet

Une réunion d'examen de projet est également appelée réunion post-mortem et se tient une fois le projet terminé. Qu'il s'agisse d'un succès ou d'un échec, une réunion d'examen est utile dans la mesure où elle répertorie ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Le post-mortem est particulièrement utile car il donne aux chefs de projet une chance de s'assurer que ces mêmes erreurs ne se reproduisent plus. La réunion commence par répéter les objectifs du projet et ouvrir la discussion à l'équipe, qui devrait être autorisée à critiquer honnêtement le travail, les obstacles et les risques. Vous voudrez également parler du budget, de ce qui a été utilisé et de ce qui n'a pas été utilisé, et pourquoi. En même temps, il devrait y avoir une célébration pour un projet réussi.

4. Réunion de toutes les mains

L'assemblée générale ou mairie rassemble tout dans l'entreprise. Tous les employés sont impliqués, y compris les chefs d'équipe, l'équipe de direction, les parties prenantes, etc. Ces réunions doivent discuter de sujets qui impliqueront toute l'organisation, tels que les revenus, la stratégie, etc. Pour un projet, cela inclut toute l'équipe de projet, du chef de projet aux parties prenantes et à tous les intermédiaires. Ils peuvent être organisés pour partager des mises à jour, piloter l'alignement, célébrer des jalons ou ouvrir la parole aux questions.

5. Réunion de planification de sprint

Scrum est une méthode de travail agile dans laquelle les projets sont divisés en blocs, appelés sprints. Ce ne sont généralement que 2 à 4 semaines. La réunion de planification de sprint implique le scrum master, le scrum product manager et l'équipe scrum. Ils se réunissent pour examiner les éléments de l'arriéré et décider lesquels d'entre eux seront traités au printemps prochain. Il s'agit d'un effort collaboratif appelé cérémonie Scrum. Avant la réunion, le scrum master et le chef de produit examinent la capacité de l'équipe, le calendrier et utilisent les informations des sprints précédents pour définir le nouveau.

6. Réunion du comité de pilotage

Les comités de pilotage sont un type de gouvernance qui implique des parties prenantes chargées de superviser le projet et de lui apporter son soutien. Un autre terme pour un groupe qui travaille pour aider le projet à atteindre ses objectifs est un conseil d'administration, une haute direction, un groupe de travail de projet ou un comité de surveillance de projet. La fréquence des réunions d'engagement de pilotage varie en fonction du projet, bien qu'elle se produise généralement après l'atteinte d'un jalon.

7. Réunion des parties prenantes

La réunion des parties prenantes est utilisée pour présenter les parties prenantes d'un projet les unes aux autres. Il est utilisé pour obtenir l'adhésion et définit également les objectifs du projet. C'est également un moment où des entretiens avec les parties prenantes peuvent avoir lieu pour avoir un aperçu de leurs objectifs et de leurs perspectives, de la manière dont ils souhaitent obtenir des mises à jour et plus encore. Les chefs de projet rencontreront également les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet afin de les tenir informés des progrès.

8. Réunion de planification d'urgence

Un plan d'urgence est un scénario de simulation si le projet présente des problèmes ou des problèmes qui nécessitent de modifier sa portée, son calendrier ou son budget. Ces problèmes peuvent être environnementaux, techniques, etc. Cela signifie qu'une réunion de planification d'urgence est l'occasion de réfléchir avec l'équipe du projet et les parties prenantes concernées pour identifier les risques et, s'ils se présentent, comment y répondre. Ensuite, vous voudriez déterminer la gravité et la probabilité que ces risques se produisent et comment ils pourraient avoir un impact sur le projet. Cela conduira le chef de projet à créer un plan d'urgence.

9. Réunion du comité de contrôle des modifications

Le comité de contrôle des modifications est configuré pour examiner les demandes de modification qui se produisent dans un projet. Ils sont ensuite évalués et approuvés, différés ou refusés. Ce processus se produit lors d'une réunion du comité de contrôle des modifications. Cependant, si l'équipe du projet et le sponsor ont déjà noté l'importance du changement, il est peu probable que le comité de contrôle des changements aille à l'encontre de leur suggestion lors de leur réunion.

10. Réunion Scrum quotidienne

Une réunion scrum quotidienne a lieu chaque jour du sprint. Ces réunions ont généralement lieu au même endroit et à la même heure, mais idéalement, cette heure serait le début de la journée pour mettre en place le travail à suivre. Les réunions scrum quotidiennes sont courtes, ne durent pas plus de 15 minutes, pour que la conversation reste pertinente. La réunion, également appelée réunion debout quotidienne, comprend les membres engagés de l'équipe qui font le printemps, le scrum master et, dans la plupart des cas, le propriétaire du produit. Ce ne sont pas des réunions de résolution de problèmes, mais répondre à trois questions : qu'est-ce qui a été fait hier ? Que faire aujourd'hui ? Y a-t-il des obstacles?

Quels modèles de gestion de projet peuvent aider avec les réunions de projet ?

Les réunions de projet sont importantes et ont toutes un but dans la gestion de projet. Afin de vous assurer que votre réunion se déroule correctement, nous avons quelques modèles gratuits que vous pouvez télécharger. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet, bien sûr, mais propose également une suite complète de modèles de gestion de projet gratuits pour chaque phase de votre projet, y compris ces modèles de réunion de gestion de projet.

Modèle de procès-verbal de réunion

Les procès-verbaux de réunion capturent les points pertinents sous forme imprimée et s'assurent que ces plats à emporter sont exécutés après la fin de la réunion de gestion de projet. Notre modèle de procès-verbal de réunion gratuit pour Word facilite la collecte et la distribution de ces informations ainsi que l'ordre du jour, les points d'action et les détails de la prochaine réunion.

Modèle de rapport sur l'état du projet

Lorsque vous planifiez une réunion sur l'état du projet, utilisez notre modèle de rapport d'état de projet gratuit pour rassembler les données dont vous avez besoin. Il vous aide à communiquer avec vos parties prenantes avec des informations telles que le résumé du projet au cours de cette période de rapport, la santé du projet et même un aperçu des risques et des obstacles qui se sont produits.

Modèle de tableau de bord de projet

Quelle que soit la réunion de projet que vous avez, un tableau de bord fournit des données vitales. Les tableaux de bord offrent une vue d'ensemble du projet. L'utilisation de notre modèle de tableau de bord de projet gratuit pour Excel vous permet de saisir des données sur les tâches, la charge de travail, la durée des tâches et les coûts qui sont ensuite automatiquement restitués sous forme de graphiques colorés facilement assimilables lors des réunions de gestion de projet.

ProjectManager vous aide à gérer les réunions de projet

Les modèles sont utiles mais limités. Ils doivent être imputés manuellement, pour commencer, alors que ProjectManager est un logiciel en ligne qui met à jour les données en temps réel. Vous pouvez même programmer des réunions de projet et inviter votre équipe à une heure et une date spécifiques. Ajoutez des fichiers et d'autres informations, et définissez même les réunions comme récurrentes si elles se répètent tout au long du projet. Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg en termes de notre logiciel riche en fonctionnalités.

Transformez les éléments d'action en tâches

Les réunions de gestion de projet sont importantes, mais il est encore plus important d'agir sur les plats à emporter. Notre logiciel dispose de plusieurs vues de projet qui permettent aux équipes de tous les départements d'utiliser les outils avec lesquels elles sont à l'aise. Ils peuvent capturer les éléments d'action sur des listes de tâches, des tableaux kanban ou des vues de calendrier. Alors que les managers préfèrent probablement mettre à jour leurs diagrammes de Gantt en ligne. Quelle que soit la vue de projet que vous utilisez, toutes les données sont partagées dans le logiciel et mises à jour en temps réel pour que tout le monde travaille sur les informations les plus récentes.

Utiliser des tableaux de bord en temps réel

Au lieu d'un modèle de tableau de bord, nos tableaux de bord en temps réel sont constamment mis à jour. Ils calculent automatiquement les chiffres et affichent les résultats dans des graphiques et des tableaux faciles à lire qui suivent le temps, les coûts et bien plus encore. Utilisez le tableau de bord en temps réel dans les réunions de projet comme une aide visuelle qui vous donne toujours des données en direct. Contrairement à d'autres outils logiciels, aucune configuration rapide n'est requise. Nos tableaux de bord sont opérationnels, vous pouvez donc les utiliser immédiatement. Le vrai travail commence une fois que vous quittez la réunion de projet. Notre logiciel dispose de fonctionnalités de gestion des risques, des tâches et des ressources qui peuvent vous permettre de rester sur la bonne voie et productif, peu importe ce que le projet vous réserve. Notre plateforme collaborative permet à chacun d'être connecté, que ce soit dans un autre service ou fuseau horaire. Ils peuvent toujours commenter au niveau des tâches et partager des fichiers pour mieux travailler ensemble.

Contenu de réunion de projet connexe

Si vous cherchez toujours à en savoir plus sur les réunions de gestion de projet, voici quelques liens qui peuvent vous y mener. Nous publions des blogs hebdomadaires, des guides, des vidéos et, bien sûr, des modèles pour chaque phase du cycle de vie de la gestion de projet. Ceci n'est qu'un avant-goût du contenu gratuit que vous trouverez sur notre site.

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