Suivi et contrôle de projet : outils et étapes

Les projets sont divisés en phases pour les rendre plus gérables. Tous sont importants, en particulier le suivi du projet. La surveillance et le contrôle du projet sont la façon dont un chef de projet s'assure que le plan qu'il met en œuvre avec l'équipe de projet se déroule sans accroc.

Le contrôle de projet implique de nombreuses étapes pour surveiller de manière approfondie le calendrier, les ressources et les coûts du projet. Il existe bien sûr des outils de suivi de projet, mais comme tout dans la gestion de projet, il y a un processus que nous allons vous expliquer.

Qu'est-ce que le suivi et le contrôle de projet ?

Avant d'aborder les étapes de suivi de votre projet, remettons le concept en contexte. Il y a cinq phases dans le processus de gestion de projet : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle et clôture. La surveillance et le contrôle du projet se produisent en tandem avec la phase d'exécution dans le cycle de vie du projet.

Le suivi et le contrôle du projet est une phase de gestion de projet qui est dédiée à mesurer les performances du projet et à s'assurer qu'il respecte ce qui a été défini dans le plan de projet. Les chefs de projet suivront de près les progrès et les performances du projet, examineront l'état du projet, identifieront les problèmes potentiels et mettront en œuvre des actions correctives si nécessaire pour maintenir le projet dans les délais et dans les limites du budget.

Pour trouver des problèmes dans le projet, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet capable de surveiller la progression et les performances au fur et à mesure de son déroulement. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous donne les outils dont vous avez besoin pour surveiller et contrôler les projets en temps réel. Les chefs de projet peuvent obtenir une vue d'ensemble de leur projet en basculant vers le tableau de bord en temps réel. Il collecte automatiquement les données du projet sur des métriques telles que le temps, le coût, la charge de travail et plus encore, qui sont affichées dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Contrairement aux logiciels légers, aucune configuration fastidieuse n'est nécessaire. Notre tableau de bord est prêt quand vous l'êtes. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Pourquoi le suivi et le contrôle de projet sont-ils importants ?

La surveillance et le contrôle de projet sont si importants pour la gestion de projet qu'il s'agit de l'un des cinq processus de gestion de projet. Comme indiqué, le suivi du projet va de pair avec l'exécution du projet pour s'assurer qu'au fur et à mesure que les tâches sont terminées, elles respectent le calendrier et le budget du projet.

En plus de maintenir un projet dans les délais et d'éviter les dépenses excessives, le suivi de projet est également un excellent moyen de gérer les risques et d'éviter la dérive de la portée. En suivant diverses mesures, un chef de projet peut identifier le risque plus tôt lorsqu'il apparaît dans le projet comme un problème. Une détection plus précoce signifie une atténuation plus précoce. Il en va de même avec le fluage de la portée. Lorsque des modifications sont appliquées au projet, des procédures de contrôle telles que les demandes de modification peuvent les empêcher d'avoir un impact négatif sur le calendrier.

Négliger le suivi et le contrôle du projet, c'est laisser votre projet entre les mains du destin. Peut-être que tout s'enchaînera, peut-être pas. Mais ce n'est pas ce qu'un chef de projet est censé faire. Non seulement ils planifient le projet et affectent l'équipe, mais ils sont également chargés de s'assurer que l'équipe exécute ses tâches conformément au calendrier du projet sans ajouter de coûts inutiles.

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Étapes de suivi du projet

Une fois que le chef de projet a planifié les tâches et créé un plan de projet approuvé par les sponsors du projet, il est temps de passer à la phase d'exécution du projet. Comme défini ci-dessus, le suivi du projet est effectué en même temps que l'exécution du projet afin de s'assurer que le projet est exécuté conformément au calendrier et au budget. Vous trouverez ci-dessous les huit étapes à suivre pour vous assurer que vous surveillez correctement le projet.

1. Créer une référence de portée de projet

Un périmètre de projet définit les attentes et les exigences des parties prenantes du projet. Il est utilisé tout au long du projet pour suivre l'avancement. Une ligne de base de la portée du projet capture ces attentes et exigences et peut être utilisée pour mesurer l'effort prévu par rapport à l'effort réel afin de s'assurer que l'exécution du projet s'aligne sur le plan du projet. La base de référence de la portée peut être examinée et révisée au cours du projet, mais uniquement par le biais d'un processus formel de contrôle des modifications afin d'éviter une dérive de la portée.

2. Créez une ligne de base de planification de projet

Lorsque votre horaire a été approuvé par les principales parties prenantes, enregistrez-le. C'est ce qu'on appelle une ligne de base du calendrier du projet. Cela peut ensuite être utilisé tout au long du projet comme une référence de portée, mais dans ce cas, il est utilisé pour comparer votre progression réelle par rapport à votre processus planifié. Cela permet aux chefs de projet de suivre les écarts du projet et de prendre des mesures correctives pour remettre le projet sur les rails. Cela aide également à la communication avec les parties prenantes, car elles sont toujours intéressées à savoir si le projet est dans les délais. Une ligne de base du calendrier du projet est un autre contrôle de projet nécessaire.

3. Estimer les coûts du projet et définir un budget de projet

Plus les coûts de votre projet sont précis, plus le budget de votre projet est précis. Une fois que vous avez soumis un budget et qu'il a été approuvé par les parties prenantes, la dernière chose que vous voulez faire est de demander plus de fonds pour réaliser le projet. Il existe différentes techniques que vous pouvez utiliser pour estimer avec précision les coûts et planifier votre budget en conséquence. Désormais, vous souhaiterez surveiller toutes les dépenses du projet et utiliser des systèmes de contrôle des modifications pour suivre les coûts du projet et répondre à tout écart. Vous pouvez également créer une base de référence du budget pour l'utiliser pour comparer les coûts réels aux coûts prévus afin de surveiller les dépenses.

4. Utilisez un journal des risques

L'une des choses les plus importantes à rechercher lors du suivi d'un projet est le risque. Au cours de la phase de planification, vous pouvez créer un journal des risques qui collecte les risques qui, selon vous, pourraient apparaître dans le projet. Ensuite, vous pouvez noter l'impact potentiel du risque sur le projet et qui est chargé de l'identifier et de l'atténuer. Vous pouvez également définir des priorités pour aider à déterminer quels risques doivent être traités immédiatement ou s'ils peuvent attendre. Pendant que vous surveillez le projet, le journal des risques vous aidera à rester attentif aux problèmes susceptibles d'avoir un impact sur le projet, que ce soit en bien ou en mal. Si un problème est identifié, vous pouvez réagir rapidement et efficacement.

5. Utilisez un journal des modifications

Le suivi de projet consiste à détecter les changements. Lorsque vous le faites, vous aurez besoin d'un journal des modifications pour le contrôler. Un journal des modifications est un document qui répertorie chronologiquement les modifications apportées au projet. Cela agit comme un résumé des modifications que vous avez apportées et permet aux chefs de projet de suivre et de communiquer toutes les modifications qui se sont produites. Cela donne également aux chefs de projet un autre outil de communication pour tenir les parties prenantes du projet informées afin qu'elles comprennent les changements qui se sont produits et qu'ils ont été correctement gérés.

6. Établir des procédures de contrôle de la qualité

L'importance de livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget est souvent discutée, mais ne négligez pas l'importance de la qualité. Si le produit ou le service ne répond pas aux attentes de qualité, c'est un échec. Les procédures de contrôle de la qualité garantissent que le produit ou le service est testé et répond à la norme établie dans la planification du projet. Cela fonctionne également pour réduire les erreurs. Par conséquent, l'établissement de procédures de contrôle de la qualité est un élément clé de tout suivi approfondi d'un projet.

7. Utiliser les outils de suivi de projet

Les outils de suivi de projet sont indispensables au suivi de projet. Le logiciel de gestion de projet possède de nombreuses fonctionnalités qui donnent aux chefs de projet une fenêtre sur le projet, qu'il s'agisse des coûts, des ressources ou du temps. Il existe des tableaux de bord qui fournissent une vue de haut niveau de l'avancement et des performances du projet, des rapports d'état détaillés et d'autres types de rapports pour obtenir plus d'informations et même des fonctionnalités de gestion des ressources pour suivre les performances de votre équipe. Assurez-vous de rechercher un logiciel de gestion de projet doté de ces fonctionnalités et basé sur le cloud afin d'obtenir des données en temps réel pour une surveillance plus approfondie.

8. Créer des rapports de projet

Nous venons d'effleurer les rapports de projet, mais ils méritent plus de détails. Les rapports de projet fournissent une description de l'état actuel du projet. Les rapports d'état capturent des données pour une période de temps spécifique, tandis que les rapports d'état de portefeuille font la même chose mais pour plusieurs projets. Cependant, il existe davantage de rapports sur les écarts de projet, la charge de travail, etc. Tous les rapports sont importants pour suivre le projet et doivent être partagés avec les parties prenantes pour les mettre à jour sur le projet.

ProjectManager est un logiciel de suivi de projet robuste

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec les outils que les chefs de projet veulent suivre et contrôler leurs projets. Notre logiciel fournit des données en temps réel pour que vous voyiez le projet tel qu'il est, et non tel qu'il était. De plus, notre plateforme collaborative permet à chacun de rester connecté, qu'il soit au bureau, sur le terrain ou n'importe où entre les deux. Cela facilite la communication et les problèmes sont rapidement identifiés et résolus pour maintenir le projet sur la bonne voie.

Rapport personnalisable

Les tableaux de bord sont parfaits lorsque vous avez besoin d'un aperçu de haut niveau du projet, mais lorsque vous souhaitez approfondir les données, utilisez nos rapports personnalisables. Quelques frappes suffisent pour générer des rapports sur l'état du projet ou du portefeuille, la charge de travail, la variance, etc. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir. Non seulement les chefs de projet peuvent surveiller leurs projets, mais chaque rapport peut être partagé dans une variété de formats ou imprimé pour les présentations des parties prenantes.

Gardez une trace de vos ressources

La surveillance de vos ressources, qu'il s'agisse de votre équipe, de vos matériaux ou de votre équipement, est une partie importante du processus de surveillance de projet. Nos outils de gestion des ressources disposent d'un tableau de charge de travail à code couleur pour voir facilement qui est surutilisé. Vous pouvez réaffecter les tâches à partir de ce tableau et équilibrer la charge de travail de l'équipe pour qu'elle continue de travailler à pleine capacité. La productivité de l'équipe vous aide à respecter les délais. Vous pouvez également utiliser notre outil de feuille de temps sécurisé pour plus que rationaliser la paie, mais aussi pour voir les heures enregistrées de l'équipe et vous assurer qu'elles respectent le plan de projet.

ProjectManager dispose de plusieurs vues de projet qui permettent à chacun de travailler sur l'outil qu'il préfère. Qu'il s'agisse du diagramme de Gantt, du tableau Kanban, de la liste des tâches ou de la vue du calendrier, toutes les données sont mises à jour en temps réel simultanément, ce qui permet à tout le monde de travailler ensemble. Nous avons également des fonctionnalités de gestion des risques pour vous aider à identifier et à suivre les risques du projet afin d'éviter les retards.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre leurs projets en temps réel. Nos nombreuses fonctionnalités de surveillance et de contrôle signifient que les chefs de projet sont toujours au fait des changements et les gèrent tout au long du cycle de vie du projet. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.