Gestion de l'approvisionnement du projet : un guide rapide

Chaque entreprise a besoin de ressources telles que la main-d'œuvre, les matières premières, l'équipement et d'autres intrants. Votre équipe utilise des ressources pour exécuter une variété de projets tels que la fabrication de produits ou la fourniture de services. Ces ressources doivent être achetées par votre organisation, et le processus d'approvisionnement doit être soigneusement planifié et exécuté. C'est à cela que sert la gestion des achats.

Qu'est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats fait référence à toutes les actions et stratégies liées au cycle d'identification, d'évaluation et de sélection des fournisseurs d'intrants de production. Cela implique de créer un plan de gestion des achats, de tester la qualité, de gérer les contrats d'approvisionnement, d'exécuter les achats et toute autre activité nécessaire pour contrôler la façon dont les achats sont effectués dans votre organisation.

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Le terme gestion des achats est confondu avec la gestion des achats par la plupart des gens, mais il existe une grande différence qui est très importante dans les affaires, la fabrication et la gestion de projet. Voici comment ces deux concepts similaires diffèrent.

Gestion des achats vs gestion des achats

La gestion des achats n'est qu'une petite partie de la gestion des achats, qui est plus vaste et plus stratégique. La gestion des achats est simplement l'ensemble des documents, outils et procédures utilisés pour gérer le processus d'achat, tels que les demandes d'achat, les demandes de devis et les bons de commande.

Qu'est-ce que la gestion des achats de projet ?

L'approvisionnement, en termes de gestion de projet, consiste à acheter, louer ou contracter avec une ressource externe pour atteindre l'objectif de votre projet. Ces relations, comme tout processus du projet, nécessitent une gestion.

Gérer ces relations signifie obtenir la meilleure qualité des fournisseurs externes employés par l'entreprise pour aider à faire des affaires. Il existe des contraintes de gestion des fournisseurs qui tournent autour du coût et du temps. La gestion des achats est un moyen de gérer plus efficacement et de manière plus productive le processus d'approvisionnement, de réquisition, de commande, d'expédition, d'inspection et de rapprochement des achats.

Cependant, avant de conclure des partenariats ou des achats, il faut répondre à la question de savoir si les biens et services sont requis auprès de fournisseurs externes. Pesez le pour et le contre de la production des biens ou des services en interne et de la sous-traitance de l'entraînement. La relation avec des entreprises extérieures est-elle nécessaire et rentable à long terme ? Une fois qu'une décision éclairée a été prise, ce n'est qu'alors que vous pouvez aller de l'avant avec la certitude que les mesures que vous prenez sont financièrement saines et correspondent à votre calendrier.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des achats ?

Un plan de gestion des achats décrit les exigences, les directives et le processus global d'approvisionnement qui seront suivis par une organisation pour un projet particulier. Le niveau de complexité et de détail d'un plan de gestion des achats varie d'une organisation à l'autre, mais à un niveau de base, votre plan de gestion des achats doit :

• Définir les critères d'évaluation pour la sélection des fournisseurs
• Décrire le processus d'appel d'offres
• Identifier la méthodologie de coût à utiliser
• Inclure une analyse coûts-avantages
• Expliquez pourquoi les activités d'approvisionnement sont nécessaires et comment elles s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'organisation.
• Établir un calendrier pour les activités d'approvisionnement
• Identifier les acteurs de la gestion des achats
• Définir les KPI pour les activités d'approvisionnement
• Dressez la liste des contraintes de ressources ou des hypothèses de projet susceptibles d'affecter les activités d'approvisionnement
• Définir les conditions générales légales et de paiement
• Expliquer les différents rôles et responsabilités de gestion des achats
• Inclure les coûts estimés pour le projet d'approvisionnement
• Énumérez les risques potentiels qui pourraient affecter les achats et toute stratégie d'atténuation
• Inclure les contrats d'approvisionnement et les documents tels que les demandes d'achat, les bons de commande, les demandes de propositions et les demandes de devis

Documents d'approvisionnement

Plusieurs documents sont nécessaires pour le processus d'approvisionnement. Voici quelques-uns des plus importants.

Demande d'information (RFI)

Ce document est utilisé pour un processus formel de collecte d'informations. Il s'adresse aux fournisseurs de biens et de services avec lesquels vous pourriez vouloir conclure un contrat. La RFI aide les responsables des achats à trouver le fournisseur qui fournira ce dont ils ont besoin et quand ils en ont besoin à un prix avec lequel ils sont à l'aise.

Demande de proposition (RFP)

Lorsqu'une organisation cherche à conclure un contrat avec un fournisseur ou un entrepreneur, elle envoie une demande de propositions qui explique ce qu'elle veut faire. Le document capture ensuite la description et le prix de ce travail par une variété d'entités, où l'une d'entre elles peut être choisie car elle offre la meilleure offre globale.

Demande de devis (RFQ)

Ce processus est utilisé pour demander à un fournisseur ou à des fournisseurs de soumettre leurs devis pour des articles qui seront utilisés dans un projet ou une autre entreprise. Cela permet à l'expéditeur de comparer les prix avec d'autres fournisseurs potentiels qui se disputent le travail. C'est un élément essentiel pour prendre la bonne décision quant à la personne avec qui contracter.

Processus de gestion des achats

Une fois que vous êtes prêt à vous approvisionner auprès d'un fournisseur, la gestion de l'approvisionnement du projet est divisée en quatre processus.

1. Planifier la gestion des achats

Les achats sont d'abord identifiés au cours de la phase de planification du projet. Pour chaque entrepreneur externe, il doit y avoir un énoncé des travaux (SOW) pour servir de document décrivant le travail faisant l'objet du contrat.

Avant le contrat, cependant, il y a une demande de proposition dans laquelle plusieurs entrepreneurs peuvent soumissionner pour le travail, et le chef de projet peut déterminer à partir de leurs offres qui obtiendra le contrat.

Ces demandes sont bien pensées car elles servent de documents d'orientation tout au long du projet. Plus c'est précis, mieux c'est. Cela évite la confusion plus tard et aide à développer des plans plus précis. Ce processus est rassemblé dans le plan de gestion des achats, qui comprend les documents d'exigence, le registre des risques, les besoins en ressources de l'activité, le calendrier du projet, les estimations des coûts de l'activité et plus encore.

Pour guider ces décisions, il existe des outils et des techniques, telles que l'analyse de fabrication ou d'achat, qui aide à déterminer si l'activité a besoin d'un fournisseur externe ou peut être réalisée en interne. Demander l'aide d'experts, faire des études de marché et rencontrer des parties prenantes aide également à guider cette décision.

2. Effectuer les achats

Après avoir terminé les formalités administratives de la première phase, la phase de conduite des achats consiste à étudier les offres qui reviennent et à déterminer laquelle accepter. Avant de décider, cependant, il devrait y avoir un critère en place pour décider quelle offre est la meilleure pour le projet et correspond à votre gestion logistique. Les accords sont ensuite signés et le plan de gestion du projet est mis à jour.

Décidez du gagnant en discutant avec les soumissionnaires, en ayant des techniques d'évaluation des propositions et en ayant des estimations indépendantes pour vous assurer que les offres se situent dans la fourchette normale. Cela ne fait pas de mal de demander l'avis d'experts dans les domaines que vous contractez pour obtenir leurs points de vue.

Il existe également des techniques analytiques que vous pouvez appliquer. La publicité est un bon moyen de s'assurer que vous visez le plus large réseau possible, afin que vous puissiez décider en fonction de tous les enchérisseurs potentiels. Ensuite, il y a les négociations d'approvisionnement qui seront nécessaires pour peaufiner les contrats finaux afin de répondre à vos besoins et à l'entrepreneur. Vous devez utiliser un bon de commande pour documenter le prix, la quantité, la fenêtre de livraison et les conditions de paiement des biens/services que vous commandez. Il s'agit d'un document juridiquement contraignant qui garantit que vous et votre fournisseur êtes sur la même longueur d'onde. Notre modèle de bon de commande peut vous aider à en créer un qui correspond à votre projet.

3. Contrôler les achats

Une fois les contrats signés, la gestion de ces entrepreneurs doit être intégrée aux responsabilités de gestion globale. Les entrepreneurs peuvent avoir un impact négatif sur les budgets et les échéanciers, ce qui peut conduire à un projet qui dérape ou pire.

Par conséquent, des mises à jour régulières de l'état d'avancement sont nécessaires pour examiner les accords des entrepreneurs, obtenir des mises à jour sur l'avancement des travaux et examiner les performances des travaux afin de s'assurer que les entrepreneurs satisfont aux exigences énoncées dans leurs contrats. Bien que vous embauchiez des entrepreneurs parce qu'ils sont des experts dans ce qu'ils font, vous devez toujours surveiller et suivre leur travail pour vous assurer qu'il se déroule comme prévu.

Il est préférable de sous-traiter un système de contrôle des modifications et d'avoir des examens réguliers des performances d'approvisionnement, y compris des inspections et des audits pour s'assurer que le travail se déroule correctement. Les rapports sur les performances aident également les responsables à rester informés. Un système de paiement doit être en place ainsi qu'une administration des réclamations et un système de gestion des dossiers. Les ordres de travail doivent inclure tous les détails sur le travail effectué par les entrepreneurs pour faciliter le suivi des performances.

4. Clôturer les achats

Tout comme il existe un processus pour démarrer l'approvisionnement, il en faut un en place pour le finaliser. Ce qui constitue un travail achevé doit être détaillé dans l'accord initial avec l'entrepreneur afin qu'il n'y ait aucune confusion de part et d'autre quant au moment où le travail est effectué.

L'assurance et le cautionnement exigent également généralement une décharge formelle de responsabilité. Cela garantit qu'il n'y a pas de changements en suspens liés à la valeur et à la date d'achèvement du contrat.

Les audits d'approvisionnement contribuent à ce processus, ainsi que des négociations d'approvisionnement structurées. Un système de gestion des dossiers sera également nécessaire pour gérer tous les documents qui seront impliqués dans cette étape du processus d'approvisionnement.

Quel est le rôle du chef de projet dans l'approvisionnement ?

Le chef de projet est impliqué dans l'approvisionnement, au même titre que tout autre aspect qu'il contrôle dans le processus de gestion de projet. Cependant, il s'agit d'un processus qu'ils pourraient ne pas posséder avec la même autorité que d'autres parties du projet.

Bien que le chef de projet ait le pouvoir de conclure des accords avec des entrepreneurs au nom de l'entreprise, le chef de projet n'est souvent pas la personne qui administre ce contrat une fois en place. Quoi qu'il en soit, il est important que le chef de projet soit au courant.

Cela signifie connaître les six processus dans les domaines de connaissances de la gestion de l'approvisionnement de projet, comme indiqué dans le Corpus des connaissances en gestion de projet (PMBOK). Le premier est le plan d'achats et d'acquisitions, c'est-à-dire déterminer quelles ressources externes sont nécessaires au projet. Le chef de projet a le contrôle sur cela, car il connaît mieux les besoins globaux du projet.

Le contrat de plan est la création d'exigences pour tous les produits ou services nécessaires, y compris les entreprises qui offrent ces produits ou services. Ils demandent des réponses aux vendeurs en limitant les entreprises à une poignée, puis en sélectionnant les vendeurs, ce qui relève généralement du service des achats.

L'administration du contrat est la gestion du contrat avec le fournisseur. Le chef de projet travaille quotidiennement avec le gestionnaire de compte du fournisseur. Lorsque le contrat est rempli, il y a clôture du contrat. Ceci est généralement géré par le service des achats.

Comment ProjectManager peut aider à l'approvisionnement

Comme pour toute partie d'un projet, disposer des bons outils peut rendre l'approvisionnement de gestion de projet plus efficace. ProjectManager propose un diagramme de Gantt en ligne qui vous permet de planifier le contrat de vos approvisionnements, en notant quand ils commencent et quand ils sont prévus pour se terminer. Les mises à jour de statut sont instantanément reflétées et vous pouvez suivre les progrès de vos sous-traitants pour vous assurer que le projet respecte le calendrier. Le diagramme de Gantt peut également aider à planifier le matériel s'il doit être intégré à un certain moment du projet.

Étant donné que ProjectManager est en ligne, toutes les mises à jour de statut, y compris les paiements d'approvisionnement, se reflètent instantanément sur le tableau de bord en temps réel. Le tableau de bord en temps réel prend ensuite ces chiffres et analyse ces données, qui sont fournies sous forme de graphiques et de tableaux faciles à lire. Vous pouvez maintenant voir si le projet est sur la bonne voie et gérer les achats qui ont été effectués pour le projet.

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