Énoncé de la portée du projet : incluez ces 7 choses

Étendue du projet : il s'agit d'une cible mouvante et sur laquelle vous souhaitez avoir une vue d'ensemble avant d'élaborer votre plan de gestion de projet . Définie comme la somme de tous les travaux du projet, la portée de votre projet est la limite dans laquelle l'ensemble de votre projet existe.

Mais la portée d'un projet ne se limite pas à la gestion du travail. Pour le définir, vous devrez comprendre les objectifs du projet, la structure de répartition du travail, les exigences, entre autres. Ensuite, une fois que vous avez défini la portée de votre projet, vous pouvez créer une déclaration de portée.

Qu'est-ce qu'un énoncé du contenu du projet ?

Un énoncé de portée est un document qui définit tous les éléments de la portée du projet ainsi que les hypothèses, les exigences du projet et les critères d'acceptation. L'énoncé de la portée de votre projet servira d'outil principal auquel les parties prenantes et les coéquipiers pourront se référer et l'utiliser comme ligne directrice pour mesurer avec précision le succès du projet.

Un énoncé de la portée du projet fait partie du plan de gestion de la portée, un document plus vaste qui contient toutes les stratégies, règles et procédures pour gérer la portée de votre projet. De la même manière, le plan de gestion de la portée est un élément important de votre plan de projet.

Ces trois documents de projet sont très importants pour la réussite de votre projet, et en tant que chef de projet, vous devez en garder une trace. Pour ce faire, il est important que vous utilisiez un logiciel de planification de projet robuste tel que ProjectManager. ProjectManager est équipé d'outils de planification de projet professionnels tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des listes de tâches et bien plus encore.

Aperçu de l'énoncé de la portée du projet

Maintenant que nous savons ce qu'est un énoncé de portée de projet, apprenons à rédiger cet important document de gestion de projet. Semblable aux cinq W du journalisme - qui, quoi, quand, où, pourquoi - pour que l'énoncé de la portée de votre projet soit correctement défini, vous devez répondre à ces sept éléments :

1. Buts et objectifs du projet

Les buts et les objectifs du projet sont ce qui définit le but d'un projet. Les objectifs du projet sont les petites étapes qui mènent aux buts du projet, qui sont plus larges. Commencez votre énoncé de portée de projet en les expliquant. Ces buts et objectifs doivent également être documentés dans une charte de projet.

2. Exigences du projet

Les chefs de projet et les parties prenantes doivent parvenir à un accord sur la portée du projet et d'autres exigences du projet telles que la qualité, les risques, les avantages et les coûts attendus, entre autres.

3. Description de la portée du projet

Cela peut sembler assez facile, mais c'est l'étape la plus importante. C'est ici que vous définirez la portée de votre projet, c'est-à-dire tout le travail qui doit être fait pour terminer le projet. Voici quelques étapes simples pour vous aider à définir la portée du projet.

• Utilisez une structure de répartition du travail pour visualiser toutes les tâches, livrables et jalons de votre projet.
• Énumérez ce qui est dans le cadre de votre projet et ce qui est hors de portée. Tout ce qui n'est pas inclus dans la portée du projet est appelé exclusions de projet.
• Identifiez les contraintes du projet, qui sont toutes les limitations telles que le temps ou le coût.
• Créez une ligne de base de portée pour comparer votre avancement réel à la portée du projet planifié.

Les exclusions et les contraintes du projet sont très importantes car elles aident à établir les limites pour que le projet existe. Ils gèrent également les attentes/contributions de vos parties prenantes et donnent aux membres de votre équipe des limites créatives dans lesquelles travailler.

4. Exclusions de projet

Bien qu'il soit impératif que vous définissiez les limites de ce que le projet inclut dès le départ, il est également extrêmement important que vous énumériez ce que ce projet n'inclut pas. Par exemple:

• Les mises à jour d'application qui sont prévues pour un projet ultérieur et qui ne sont intentionnellement pas incluses dans ce projet
• Accès client restreint ou reprogrammé à certaines lignes d'assistance/fonctionnalités du produit

5. Contraintes du projet

Les contraintes de projet sont ce qui fait de la gestion de projets un tel casse-tête à résoudre. Les trois principales contraintes à la gestion de tout projet sont généralement le temps, l'argent et la portée, connues sous le nom de triple contrainte de la gestion de projet. Ils sont interconnectés, ce qui signifie que si vous tirez sur un levier sur « portée », un autre levier sur « argent » ou « temps » bougera également.

Mais il existe des contraintes de projet supplémentaires qui peuvent survenir à tout moment, notamment les risques, les ressources, l'organisation, la méthode, les clients, etc. Énumérez toutes les contraintes que vous prévoyez dans votre projet, afin que vous puissiez essayer d'avoir des solutions en place prêtes à être lancées en cas de besoin.

6. Hypothèses du projet

Les hypothèses de votre projet tournent généralement autour des éléments mêmes qui finissent par être des contraintes, notamment le temps, l'argent et la portée. Par exemple, c'est dans cette section que vous énumérerez "l'équipe de développement frontal sera disponible pendant cette période de projet" ou "l'équipe de support client recevra une formation sur les nouveaux produits d'ici x fois". Il est important de les énumérer, car cela indiquera non seulement aux principales parties prenantes quelles sont vos principales ressources nécessaires pour faire avancer le projet, mais cela vous donnera également un aperçu rapide de l'endroit où se situent vos principaux facteurs de risque.

7. Livrables du projet

Dressez la liste des livrables que les membres de votre équipe doivent produire pour atteindre les objectifs commerciaux. Cela peut inclure le produit lui-même, les manuels d'instructions et d'installation, les supports marketing, les communiqués de presse, les campagnes publicitaires, etc.

Le plan de l'énoncé de la portée de votre projet vous servira de marqueur lorsque vous élaborerez votre énoncé de portée complet. Parce que s'il est impossible de prédire l'avenir du projet à un niveau aussi élevé, c'est la première étape pour que votre projet se rapproche le plus possible du résultat. En commençant par les sept énoncés clés ci-dessus, vous pouvez prendre une longueur d'avance sur un projet réussi.

Les diagrammes de Gantt sont les chevaux de bataille de la gestion de la portée. Cependant, la plupart des logiciels Gantt sont terriblement limités en termes de fonctionnalités. ProjectManager dispose de diagrammes de Gantt en ligne dynamiques qui organisent, hiérarchisent et relient les dépendances et ajoutent des jalons. Mais contrairement à d'autres outils, vous pouvez filtrer le chemin critique. Lorsque vous définissez la ligne de base, vous pouvez comparer vos progrès réels à ce que vous aviez prévu. Il n'y a pas de meilleur moyen de surveiller la portée du projet.

Modèle d'énoncé de la portée du projet

Notre modèle de portée de projet gratuit est l'outil parfait pour créer une déclaration de portée pour vos projets. Remplissez simplement les champs que nous venons de passer en revue ci-dessus et commencez à gérer le travail.

Énoncé de la portée du projet par rapport à la portée des travaux

Il y a quelques éléments avec lesquels les énoncés de portée du projet sont généralement confondus, y compris votre portée de travail. Ils peuvent sembler similaires, mais voici les principales différences entre ces deux.

Votre cahier des charges est un accord de travail, généralement entre le consultant et le client, qui détaille l'accord de travail à effectuer, y compris, mais sans s'y limiter :

• Livrables/produits/résultats
• Chronologie du projet
• Jalons du projet
• Rapports sur l'avancement du projet de catalogue

Bien que votre cahier des charges puisse prendre beaucoup de temps à rédiger, il décrit le projet lui-même et pas nécessairement le plan à suivre. L'énoncé de la portée du projet, à son tour, remplit ce rôle en détaillant et en définissant exactement ce à quoi s'attendre avec le plan de projet et le projet lui-même.

Énoncé de la portée du projet par rapport au plan de gestion de la portée du projet

Ils peuvent sembler similaires et le résultat du projet peut être similaire, mais un énoncé du contenu du projet est différent de votre plan de gestion du contenu du projet. Un plan de gestion de la portée du projet est ce qui suit l'énoncé de la portée du projet, détaillant le processus de gestion de la portée du début à la fin du cycle de vie de votre projet.

De plus, il aide à définir le travail qui doit être effectué au cours du projet, et il contrôle et surveille ces processus. Il documente et suit également les phases pour éviter une dérive de la portée et aide à la clôture du projet, y compris un audit des livrables et l'évaluation des résultats du projet pour les facteurs de réussite.

Votre énoncé de portée n'est pas aussi impliqué - c'est juste le parapluie sur votre plan de gestion de portée de projet, agissant comme une rubrique que les parties prenantes et les membres de l'équipe doivent suivre.

Meilleures pratiques pour un énoncé de portée de projet réussi

Voici les meilleures pratiques à prendre en compte lorsque vous rédigez votre énoncé de portée de projet :

• Évitez d'utiliser un langage lourd de jargon. Vous parlerez à plusieurs personnes dans plusieurs départements et spécialisations, alors gardez un langage cohérent et clair.
• Soyez bref. Puisqu'il s'agit d'un document qui sollicite l'adhésion des parties prenantes, il y aura probablement beaucoup de modifications à faire avant qu'il ne soit finalisé, et il devra être un guide de référence rapide pour plus tard. Alors, restez simple et conservez le verbiage pour votre plan de projet complet.
• Éloignez-vous des déclarations radicales. Vous ne voulez pas trop engager vos ressources sur le projet avant même qu'il ne démarre.
• Assurez-vous qu'il répond à des questions telles que :
  • Quels sont les avantages commerciaux à long terme ?
  • Qu'apporte-t-il à nos clients qui n'existent pas déjà ?
  • Est-ce mieux que ce que nous proposons actuellement sur le marché ?

Chef de projet et gestion de la portée du projet

Les déploiements de projets majeurs peuvent exiger à la fois du temps et de l'énergie. Ne le laissez pas vous submerger avant le coup d'envoi. Pour commencer, vous pouvez utiliser notre logiciel de diagramme de Gantt pour créer un WBS et obtenir un visuel sur les livrables, ainsi que les tâches à accomplir avant de soumettre votre énoncé de portée du projet.

À partir de là, vous pouvez essayer ProjectManager et utiliser nos fonctionnalités de gestion des tâches pour organiser, hiérarchiser et trier toutes les tâches nécessaires par phase de projet. Vous pouvez même demander l'avis d'autres personnes : les membres de l'équipe peuvent commenter directement les tâches afin que la communication reste organisée et précise.

Gardez un œil sur vos ressources, tâches et livrables et bien plus encore afin de garder votre projet sur la bonne voie. Avec ProjectManager, vous pouvez vous entraîner à tracer le calendrier de votre projet en utilisant notre diagramme de Gantt, en répertoriant les livrables à l'aide de notre liste de tâches ou de notre outil kanban et en invitant les membres de l'équipe à examiner le calendrier avant de soumettre l'énoncé de portée aux principales parties prenantes. Commencez votre essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.