Portée du projet 101

La définition de la portée du projet est une partie essentielle du processus de planification du projet. En effet, la portée du projet définit les limites de ce qui fera et ne fera pas partie du travail du projet, ce qui est très important lors de l'élaboration du budget et du calendrier du projet.

Donc, naturellement, la gestion de la portée est un domaine très important de la gestion de projet et il y a beaucoup à apprendre à ce sujet. Mais avant de nous lancer là-dedans, commençons par la définition de la portée du projet.

Qu'est-ce que la portée du projet ?

La portée du projet est la quantité totale de travail qui doit être effectuée pour mener à bien un projet. C'est aussi une des triples contraintes de la gestion de projet. La définition de la portée fait partie du processus de planification de projet et aide les chefs de projet à déterminer quels sont les objectifs, les livrables, les tâches, les coûts et les délais du projet.

La portée du projet est généralement définie dans un document appelé énoncé de portée, tandis que le plan de gestion de la portée explique comment il sera contrôlé. Découvrons ces importants documents de gestion de projet.

Énoncé de la portée du projet

Comme mentionné ci-dessus, l'énoncé de portée est le document de gestion de projet qui décrit la portée d'un projet. Il comprend généralement les éléments suivants :

• Buts et objectifs du projet : les exigences du projet ou les critères d'acceptation.
• Livrables du projet : Les résultats des tâches du projet.
• Exclusions et contraintes du projet : en tant que chef de projet, vous devez expliquer ce qui ne peut pas être fait et pourquoi.
• Hypothèses du projet : Certaines hypothèses initiales que l'équipe de gestion de projet a avant d'exécuter le travail.
• Jalons du projet : ils marquent des moments importants dans le cycle de vie de votre projet, comme la fin d'une phase.
• Scope Baseline : Votre portée d'origine telle que vous l'aviez planifiée. La ligne de base de portée vous permet de comparer les résultats réels avec ce qui se trouve dans votre déclaration de portée.

L'énoncé de portée est également une ligne directrice pour le chef de projet. Il les aide à prendre des décisions concernant les demandes de changement tout au long du cycle de vie du projet. Le changement est une partie inévitable de tout projet, quelle que soit la profondeur de votre plan de projet, vous souhaitez donc inclure la probabilité de changement dans votre énoncé de portée pour mieux le gérer plus tard.

Notre modèle de déclaration de portée de projet gratuit est l'outil parfait pour définir la portée de votre projet. Il est facilement personnalisable afin que vous puissiez l'adapter aux besoins de votre projet. Ensuite, vous pouvez essayer ProjectManager pour une solide expérience de gestion de la portée et des tâches.

Plan de gestion de la portée

Le plan de gestion de la portée est un élément du plan de projet. Il comprend l'énoncé de portée ainsi que le plan d'action que l'équipe de projet prendra pour surveiller et contrôler la portée du projet.

Comment définir la portée du projet

Définir la portée du projet signifie plus que simplement identifier toutes les tâches, les livrables, les jalons et les dépendances. Suivez ces étapes pour avoir une vue plus globale de la portée de votre projet.

1. Définir les buts et les objectifs du projet

Les buts du projet et les objectifs du projet ne sont pas les mêmes choses. Les buts sont de niveau supérieur aux objectifs, qui sont plus spécifiques. Ils doivent être définis dans une charte de projet lors de la phase de lancement du projet.

2. Recueillir les exigences du projet

Les exigences du projet peuvent également être trouvées dans la charte du projet. Les parties prenantes ont des exigences de qualité, financières et d'autres types d'exigences de projet. Ces exigences vous aideront à définir ce qui peut et ne peut pas être inclus dans votre champ d'application.

3. Exclusions et contraintes du projet

Les exclusions de projet font référence à tout ce qui ne sera pas fait. Déterminer cela est tout aussi important que définir la portée. Cela vous aidera à éviter tout malentendu avec les parties prenantes du projet. Il est également important de noter toutes les contraintes importantes telles que les coûts qui pourraient affecter la portée du projet.

4. Définir les tâches et les livrables

Une structure de répartition du travail (WBS) est un outil de planification qui aide les chefs de projet à visualiser toutes les tâches nécessaires à la réalisation d'un projet, à les organiser par hiérarchie et à identifier les dépendances et les livrables.

5. Élaborez un plan de gestion des ressources

Maintenant que vous avez identifié les tâches de votre projet, il est temps de déterminer quelles ressources seront nécessaires pour les exécuter. Cela comprend les membres de l'équipe, l'équipement et le matériel. Vous devrez allouer ces ressources pour accomplir chaque tâche dans la portée de votre projet. Estimez ces coûts et ajoutez-les au budget de votre projet.

6. Processus de contrôle des modifications

La portée du projet peut être affectée négativement lorsque des changements tels que de nouvelles exigences de projet passent inaperçus. C'est parce qu'ils créent un travail supplémentaire qui n'est pas comptabilisé. C'est ce qu'on appelle le fluage de la portée. Pour l'éviter, vous devez modifier les procédures de contrôle telles que les demandes de modification afin que l'équipe de projet puisse ajuster le plan de gestion du périmètre.

Maintenant que vous avez défini la portée de votre projet, vous avez terminé la première étape du processus de gestion de la portée.

Processus de gestion de la portée du projet

La gestion de la portée est l'un des domaines les plus critiques de la gestion de projet, car gérer un projet, c'est vraiment gérer sa portée. En effet, la gestion du périmètre consiste à atteindre les objectifs du projet dans les délais et le budget approuvés par les parties prenantes. Mais ces décisions ne sont pas nécessairement contraignantes. Les choses changent, bien sûr, mais vous devez vous assurer que ces changements sont alignés sur les objectifs du projet des parties prenantes.

La gestion de la portée signifie dès le départ que vous et les parties prenantes avez une ligne de communication claire. Il faut connaître leur vision pour savoir ce qu'ils attendent d'un projet. De cette façon, lorsqu'un changement se produit, vous pouvez le diriger pour atteindre les objectifs du projet tout en gardant le projet global sur la bonne voie. Mais ce n'est que le début.

Pour gérer la portée du projet, vous devez faire cinq choses :

1. Définir la portée du projet
2. Rédiger un énoncé de portée
3. Créer un plan de gestion de la portée
4. Définir une ligne de base de portée pour contrôler la portée
5. Surveillez et contrôlez la portée de votre projet pendant le cycle de vie du projet

Conseil de pro : le Scope Management est défini comme un domaine de connaissances en gestion de projet par le Project Management Institute (PMI).

Comment gérer la portée du projet avec ProjectManager

ProjectManager dispose d'une multitude d'outils pour aider les gestionnaires à suivre la portée de leur projet. D'abord et avant tout, du point de vue d'un chef de projet, se trouve notre diagramme de Gantt en ligne. Utilisez notre diagramme de Gantt pour créer un plan de projet, où toutes vos tâches délimitées sont planifiées avec des cessionnaires et des délais. De plus, nos diagrammes de Gantt comportent des barres de progression qui se mettent à jour en temps réel au fur et à mesure que les membres de l'équipe accomplissent leurs tâches, pour que vous ayez la plus grande transparence.

Fonctionnalités de gestion des tâches pour faire le travail

ProjectManager est livré avec trois vues différentes pour travailler sur les tâches. Le Gantt, dont nous avons parlé, les tableaux kanban et les listes de tâches. Les trois vues peuvent être utilisées pour travailler sur le même projet, ce qui signifie que les membres de l'équipe peuvent travailler sur les tâches du projet à leur manière. Cette flexibilité améliore la productivité de l'ensemble de l'équipe, en veillant à ce que vous évitiez le redoutable glissement de portée.

Tableaux de bord de projet pour un meilleur suivi

Les tableaux de bord sont votre meilleur ami lorsque vous essayez de repérer le fluage de la portée. Notre tableau de bord de projet en temps réel vous donne un aperçu en direct des métriques critiques de votre projet. Ces données en direct vous permettent de repérer les goulots d'étranglement et les problèmes plus rapidement que vous ne l'auriez cru possible. De plus, tout est affiché dans des graphiques simples qui peuvent facilement être partagés avec les parties prenantes ou les membres de l'équipe.

La meilleure façon de gérer la portée d'un projet est d'avoir un outil de gestion de projet en ligne qui vous donne des données en temps réel afin que vous puissiez agir lorsque des problèmes surviennent et avant qu'ils ne deviennent des problèmes. ProjectManager est basé sur le cloud. Ainsi, lorsque votre équipe met à jour ses statuts, où qu'elle se trouve et à tout moment, ces informations sont immédiatement mises à jour et vous pouvez suivre l'avancement de votre projet avec plus de précision. Voyez par vous-même en prenant cet essai gratuit de 30 jours.