Gestion du temps de projet : stratégies, astuces et outils

Le temps n'est pas de votre côté lorsqu'il s'agit de gestion de projet. Le travail s'accumule et les délais approchent rapidement. Bien que les chefs de projet n'aient pas compris comment plier le temps et l'espace à leurs enchères, il existe des techniques de gestion du temps que vous pouvez utiliser pour gérer le temps que vous consacrez aux tâches.

Non, ce n'est pas de la science-fiction, c'est de la gestion du temps d'un projet . La gestion du temps d'un projet nécessite la planification, l'ordonnancement, le suivi et le contrôle des tâches tout au long du cycle de vie du projet. Mais nous prenons de l'avance. Commençons par le début.

Qu'est-ce que la gestion du temps de projet ?

La gestion du temps de projet est le processus de gestion de projet consistant à analyser le travail et à élaborer un calendrier pour vous assurer de terminer un projet dans un délai particulier.

Il y a six étapes lors de la gestion du temps de projet :

1. Définir les activités : Définissez toutes les tâches nécessaires pour produire le livrable final du projet.
2. Activités de séquence : définissez l'ordre des tâches et des livrables.
3. Estimer les ressources : Identifiez les ressources nécessaires (ainsi que la quantité) pour accomplir les tâches et produire les livrables.
4. Estimer la durée : déterminez combien de temps chaque tâche prendra pour être achevée et estimez la durée de l'ensemble du calendrier du projet.
5. Élaborer le calendrier : à l'aide des informations ci-dessus, créez un calendrier de projet.
6. Calendrier de contrôle : développez une stratégie pour atténuer les risques et traiter les changements apportés au calendrier du projet lors de son exécution.

Les étapes de gestion du temps ci-dessus nécessitent la contribution de votre équipe de projet, mais également des parties prenantes et des autres parties impliquées dans le projet afin d'être aussi précises que possible. Votre plan de gestion du temps de projet n'est pas statique et doit être revu et révisé tout au long du cycle de vie du projet.

Pourquoi la gestion du temps de projet est-elle importante ?

Les projets sont intimidants. Il y a beaucoup à faire, avec généralement peu de temps ou d'argent pour le faire. Il n'y a pas de place pour les erreurs, qui peuvent être coûteuses et chronophages. Les parties prenantes aiment la certitude - et même si vous ne pouvez pas leur promettre que tout fonctionnera comme sur des roulettes, vous pouvez certainement faire de votre mieux pour gérer le temps.

La gestion du temps de projet vous donne la possibilité de diviser un projet en parties plus gérables, telles que des tâches. En fait, la gestion du temps de projet fonctionne parfaitement avec la gestion des tâches et la gestion des ressources pour vous permettre de respecter les délais.

En attribuant du temps à chaque tâche de votre projet, vous pouvez contrôler le calendrier du projet et livrer comme prévu. Que ce soit avec une liste de tâches ou un logiciel de gestion de projet plus robuste, vous pouvez hiérarchiser les tâches, identifier les dépendances et définir des jalons pour vous aider à suivre les progrès.

Un logiciel de gestion de projet peut aider à gérer toutes ces pièces mobiles. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud équipé d'outils de gestion du temps pour suivre le travail de votre équipe en temps réel. Vous obtenez également une vue d'ensemble avec un tableau de bord en direct et des rapports en un clic. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui !

Stratégies de gestion du temps

Il existe de nombreuses stratégies pour gérer le temps de projet sur les projets :

• Suivez les six étapes ci-dessus : Ceci est crucial pour organiser et programmer votre travail. Vous devez savoir comment vous passez votre temps. Cela inclut les heures d'enregistrement pour vous et votre équipe.
• Voyez combien de temps prend chaque tâche : Comparez cela au temps que vous avez estimé. S'il y a un écart, cherchez pourquoi et ajustez votre horaire. Peut-être que cette tâche devrait être effectuée lorsque votre équipe est fraîche, que ce soit la première chose de la journée ou de la semaine.
• Concentrez-vous sur vos tâches : gardez votre liste de tâches organisée. Que vous utilisiez une simple liste de tâches ou un logiciel de gestion de projet, organisez vos tâches par date d'échéance pour voir quand elles doivent être terminées.
• Quoi que vous fassiez, ne vous engagez pas trop : il est parfois préférable de laisser une tâche qui prend trop de temps et de passer à la suivante. Cela peut sembler contre-intuitif, mais c'est la raison d'être de la gestion du temps de projet : l'efficacité.
• Utilisez la règle 80/20 : La règle 80/20 stipule que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de votre travail. Cela signifie apprendre à optimiser votre charge de travail en priorisant les tâches et le temps.
• Utilisez les bons outils de gestion du temps de projet : Un logiciel de gestion de projet peut vous faire gagner du temps en rationalisant et en automatisant le travail qui vous ennuie pendant la journée.

Exemples d'outils de gestion du temps de projet

Il existe de nombreux outils logiciels qui traitent de la gestion du temps de projet. Certaines des bases sont les suivantes :

Feuilles de temps

Les feuilles de temps sont une nécessité. Les équipes veulent être payées et les feuilles de temps rationalisent le processus de paie tout en donnant aux chefs de projet un aperçu du temps que leurs équipes consacrent aux tâches. En suivant leurs performances, les managers peuvent voir qui travaille bien et qui pourrait avoir besoin de ressources supplémentaires pour revenir dans les délais.

Rapports

Pour obtenir plus de données sur l'avancement du projet et les performances de votre équipe, utilisez les rapports de projet. La plupart des logiciels de gestion de projet ont plusieurs rapports de projet, tels que des rapports d'état, des rapports sur le temps et les coûts. Ils offrent tous des perspectives différentes sur le projet et sur la façon dont le temps est utilisé.

Planification de base

Afin de suivre avec précision vos progrès, vous devez définir une ligne de base. Une ligne de base capture le plan de planification du projet, afin que vous puissiez comparer le plan à votre avancement réel. Le logiciel basé sur le cloud fournit des données de suivi en temps réel et vous permet de voir si le projet dévie.

Données historiques

Pour rester sur la bonne voie, vous avez besoin d'estimations de temps précises. L'une des meilleures façons de rechercher cela est de comparer votre projet à des projets similaires dans le passé. L'utilisation de ces données historiques vous donne une image plus claire du temps que vous pouvez vous attendre à passer.

Conseils de gestion du temps

D'une part, gardez une liste de choses à faire. Cela semble être une étape évidente vers la gestion du temps de projet, mais vous seriez surpris du nombre de personnes qui ne sont pas intentionnelles lorsqu'elles essaient de travailler de manière plus productive. Garder votre travail sur des bouts de papier ou joncher votre écran de post-its est un moyen infaillible de manquer un travail important.

Ensuite, vous devrez gérer les distractions. Cela est devenu un gros problème, car de nombreux employés font leur travail à distance ou à domicile. Si vous avez l'espace disponible, installez un bureau à domicile dans une partie isolée de votre espace de vie.

Enfin, créez-vous un emploi du temps. Que vous travailliez à domicile ou au bureau, le blocage du temps est la meilleure défense contre le relâchement de votre emploi du temps. La planification des tâches dans un projet est macro et la planification de votre travail est micro. Ensemble, ils nouent un nœud serré autour du temps et en tirent le meilleur parti. Faites tout cela et vous gérez votre temps efficacement et améliorez vos compétences en gestion du temps.

Comment ProjectManager aide à la gestion du temps de projet

Existe-t-il un logiciel de gestion de projet capable de faire tout cela et plus encore ? Oui. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui fournit des données en temps réel pour suivre le temps passé, vous permettant de suivre les progrès au fur et à mesure. Mais ce n'est que le début de ce que ProjectManager peut faire pour vous aider à rester sur la bonne voie et à gérer efficacement le temps du projet.

Créer des plans du début à la fin sur des diagrammes de Gantt

Organisez vos tâches sur le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager. Non seulement il peut lier les dépendances et définir des jalons, mais vous pouvez également filtrer le chemin critique de votre projet. Une fois que vous avez votre calendrier en place, définissez la ligne de base et votre plan de calendrier est verrouillé. Désormais, lorsque vous collectez des données en temps réel sur vos progrès, elles peuvent être comparées à votre niveau de référence. Sachez immédiatement si vous dépassez l'horaire et revenez sur la bonne voie avant que cela ne devienne un problème plus grave.

Suivre le temps sur des feuilles de temps solides

Gérez votre budget et votre temps avec précision grâce à la fonction de feuille de temps sécurisée de ProjectManager. Gagnez du temps en configurant des feuilles de temps, qui peuvent se remplir automatiquement ou copier les tâches de la semaine dernière si votre équipe effectue le même travail. Au fur et à mesure que les équipes travaillent sur leurs missions, les responsables obtiennent une transparence sur leurs progrès pour s'assurer qu'ils respectent le calendrier. Lorsqu'un membre de l'équipe soumet la feuille de temps, celle-ci est verrouillée et sécurisée. Suivez le temps, obtenez des estimations plus précises et gérez les coûts de main-d'œuvre dans une seule fonctionnalité.

Gérez facilement les ressources de votre équipe

Les équipes ne peuvent pas être productives si elles ont trop de travail. Équilibrer leur charge de travail permet au projet d'avancer à un rythme décent et de gagner du temps. Utilisez les fonctionnalités de gestion des ressources de ProjectManager, telles que le tableau de charge de travail à code couleur, pour voir la répartition du travail de votre équipe. Si quelqu'un a trop de tâches, vous pouvez réaffecter son travail directement à partir du tableau et assurer le bon déroulement du projet.

ProjectManager est un logiciel primé utilisé par des dizaines de milliers d'équipes pour gérer le temps d'un projet et travailler de manière plus productive. Découvrez pourquoi des organisations aussi diverses que la NASA, la Bank of America et Ralph Lauren utilisent notre logiciel pour respecter les délais. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement.