11 conseils pour la relecture des e-mails

Le courrier électronique nous permet de communiquer - ou de mal communiquer - à la vitesse de la lumière. C'est pourquoi la relecture des e-mails est si importante. Les erreurs grammaticales, les mauvais liens et les pièces jointes manquantes signalent un manque de professionnalisme, et une phrase confuse peut envoyer le mauvais message.

Une solide stratégie de marketing par e-mail est au cœur de la plupart des campagnes de marketing numérique. Il est donc important que vos e-mails aient toujours l'air professionnels et soignés. Ce guide pour une relecture efficace des e-mails peut vous aider, à condition que vous suiviez ces conseils :

1. Prendre une pause
2. Connaissez vos erreurs habituelles
3. Utiliser un outil de relecture
4. Vérifier les sujets et les titres
5. Vérifier les noms et les pronoms
6. Lire à voix haute
7. Vérifier les liens et les pièces jointes
8. Vérifier les faits et les dates
9. Vérifiez votre ton
10. Simplifier
11. Apporter du soutien

1. Faites une pause

Il est difficile de corriger les erreurs alors que vous êtes toujours dans le même état d'esprit qui les a créées. Faites une courte pause, allez vous promener ou travaillez sur autre chose pendant un certain temps, puis revenez et relisez ce que vous avez écrit.

Il sera beaucoup plus facile de repérer les formulations vagues, les combinaisons de mots confuses et les erreurs grammaticales lorsque votre cerveau est frais. Relisez le lendemain les messages importants qui seront envoyés à un grand nombre de personnes, comme les argumentaires de vente, les newsletters et les e-mails automatisés.

2. Connaissez vos erreurs habituelles

Si vous connaissez vos propres modèles, vous pouvez utiliser la fonction de recherche/modification de votre ordinateur - dans le menu "Modifier" de la plupart des navigateurs et applications - pour les vérifier.

Certaines erreurs courantes qui deviennent des habitudes incluent :

• Double interligne après les points
• Utiliser des modificateurs inutiles comme "juste" ou "en quelque sorte" qui affaiblissent votre message
• Fautes de frappe courantes, comme "teh" au lieu de "the"
• Abus d'apostrophes au pluriel
• Confondre certains mots comme leur/là/ils sont ou trop/à/deux
• Utiliser trop ou pas assez de virgules

3. Utilisez un outil de relecture

Saviez-vous qu'il existe des plug-ins gratuits qui peuvent vérifier votre grammaire et votre ponctuation pendant que vous tapez dans votre navigateur ou votre programme de messagerie ? Grammarly est le plus populaire et sa version gratuite est un véritable bourreau de travail. C'est comme une version étendue du correcteur orthographique qui signale toutes sortes de problèmes avec les mots et la ponctuation.

Utilisez-le vous-même et recommandez-le à votre équipe, afin que toutes vos communications écrites paraissent professionnelles et soignées.

4. Vérifiez les sujets et les titres

Les erreurs dans les lignes d'objet sont la dernière chose que vous remarquerez lors de la relecture, mais ce sont les premières choses que les lecteurs verront. Assurez-vous de donner un second regard à vos lignes d'objet.

Si vous utilisez l'outil de marketing par e-mail de Constant Contact pour formater des newsletters et des campagnes professionnelles, ce conseil s'applique également aux titres et aux titres de rubrique. Vous êtes susceptible d'ignorer les erreurs dans les titres, mais pas les clients.

5. Vérifiez les noms et les pronoms

Un autre endroit facile à oublier est le nom du destinataire. Beaucoup de gens ont une forte aversion à voir leur nom mal orthographié. Cela peut être un facteur décisif, alors ne comptez pas sur votre mémoire - vérifiez auprès de votre source pour vous assurer que le nom du destinataire est correctement orthographié. Si vous utilisez une fonctionnalité de fusion et publipostage, il est important de vous assurer que votre base de données ne contient pas d'erreurs dans les noms de vos contacts.

Soyez prudent avec vos hypothèses sur les pronoms. L'utilisation des pronoms modernes peut être flexible. De nos jours, de nombreuses personnes indiquent leurs pronoms préférés dans leurs lignes de signature de courrier électronique, ce qui vous permet de déterminer facilement si vous parlez à une elle, à un ils ou à un il. Si quelqu'un a clairement indiqué ses préférences en matière de pronoms, il est sage de les honorer.

6. Lisez à haute voix

Pour vérifier si votre message est clair et si le flux d'idées est fluide, lisez-le à voix haute. Vous remarquerez immédiatement toute maladresse ou manque de clarté.

Votre ordinateur peut être en mesure de vous lire votre message - vérifiez le menu "édition" de l'application que vous utilisez pour une commande "parole". Si votre application dispose d'une fonction vocale, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez entendre et choisissez "Commencer à parler". Ne regardez pas l'écran pendant qu'il lit et voyez si vos choix de ponctuation et de langue guident l'ordinateur vers la bonne tonalité.

7. Vérifiez les liens et les pièces jointes

La plupart des gens ont dû envoyer des messages de suivi disant "Oups, je voulais joindre ce document à ce dernier e-mail" ou "Désolé, ce lien n'a pas fonctionné - voici le bon".

Ce sont des erreurs faciles à commettre, mais elles sont également faciles à éviter si vous prenez le temps de relire. Vérifiez manuellement chaque lien dans votre e-mail pour vous assurer qu'il fonctionne et vérifiez que tout ce que vous vouliez joindre s'y trouve avant de l'envoyer.

8. Vérifiez les faits et les dates

Une autre erreur courante consiste à mélanger les chiffres dans votre e-mail. Par exemple, vous pouvez ne pas spécifier de fuseau horaire, oublier de convertir un montant d'euros en dollars ou spécifier accidentellement une combinaison jour/date qui n'existe pas, comme dire « vendredi 2 juin » alors que le 2 juin tombe en fait le un jeudi.

Ce sont des erreurs faciles à commettre, mais la confusion qui en résulte peut prendre beaucoup de temps à dissiper. Si vous envoyez à plusieurs reprises des informations incorrectes, cela peut nuire à la confiance des gens en vous en tant que source d'informations fiable.

Il suffit d'un instant pour donner un aperçu rapide des chiffres et des dates dans votre e-mail.

9. Vérifiez votre ton

Le ton peut être délicat. Ce qui se lit comme professionnel pour une personne peut sembler laconique et abrupt pour une autre, tandis qu'un message destiné à être chaleureux et amical peut sembler faux ou même sarcastique pour le lecteur. Ces différences sont culturelles autant qu'individuelles - et si vous avez déjà des frictions avec le destinataire, il se peut qu'il ne soit pas enclin à vous accorder le bénéfice du doute.

Si vous n'avez pas inclus de conversation dans votre message, ajoutez une phrase ou deux. Ouvrez et fermez votre message avec des formalités agréables qui se concentrent sur votre lecteur plutôt que sur vous-même, comme « J'espère que votre famille va bien » ou « Bonne chance avec cette présentation la semaine prochaine ».

10. Simplifiez

Un bon montage consiste à supprimer des éléments - comme des mots supplémentaires ou des phrases inutiles - plutôt qu'à en ajouter. Lorsque vous relisez, cherchez des moyens de simplifier et de raccourcir votre message.

Plus court est toujours mieux quand il s'agit d'e-mails. La plupart des messages peuvent être améliorés en réduisant de moitié le nombre de mots. Les gens sont occupés et ignorent tout simplement les messages qu'ils perçoivent comme trop longs. La meilleure façon de montrer aux gens que vous les respectez est de respecter leur temps et leur attention.

Remplacez les mots compliqués par des mots simples. Raccourcir les longues phrases. Séparez les longs paragraphes. Pour les e-mails, il est préférable d'utiliser des paragraphes ne dépassant pas 100 mots chacun.

Les paragraphes d'une phrase peuvent être puissants.

11. Apportez du soutien

Demandez de l'aide si vous écrivez un e-mail très important, comme un argumentaire de vente à un client potentiel, une négociation délicate avec un fournisseur ou un message de bienvenue que vous enverrez à chaque nouvel abonné pendant des mois.

Une deuxième personne peut voir des choses dans votre écriture que vous ne verrez jamais parce que vous lirez toujours vos mots dans l'esprit que vous vouliez. S'il existe un moyen de mal interpréter votre message ou votre ton, un deuxième lecteur peut le repérer.

Faites travailler le courrier électronique pour vous

L'envoi d'e-mails professionnels est facile avec les modèles et les outils fournis par Constant Contact. En suivant ces conseils de relecture des e-mails, votre entreprise aura toujours l'air soignée et impeccable.