Gestion des achats : un guide pratique avec les meilleures pratiques

La gestion des achats est essentielle pour maintenir une organisation bien approvisionnée. Des bons de commande à la gestion des stocks, il doit y avoir un processus pour garder les équipes équipées des fournitures nécessaires.

Comment gérez-vous le traitement des bons de commande ? Jetons un coup d'œil aux tenants et aboutissants d'un service d'approvisionnement et à quelques bonnes pratiques à suivre lors de l'achat de stocks.

Qu'est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats est le processus d'achat d'articles auprès de fournisseurs externes. C'est la gestion de l'achat, de la réception, de la révision et de l'approbation des bons de commande. La gestion des achats comprend également la gestion de la relation avec le fournisseur.

La partie relationnelle de la gestion des achats est l'un des aspects les plus importants du processus. Bien que chaque étape du processus d'achat soit importante, sans une bonne relation de travail, des problèmes surgiront. Plus la relation entre l'entreprise et le fournisseur est bonne, plus les achats seront fluides.

Il faut considérer la gestion des achats comme plus qu'un simple achat de biens et de services. Le processus d'achat a inclus la recherche de matériaux et de sources, l'assurance que les livrables sont livrés à temps, l'inspection de leur qualité, ainsi qu'une gestion et une comptabilité approfondies des stocks.

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail basé sur le cloud qui vous permet de gérer vos achats dans plusieurs vues comme des tableaux, des listes et des diagrammes de Gantt, et il suit vos achats en temps réel. Un tableau de bord en direct capture plusieurs mesures telles que le temps et les coûts et calcule automatiquement les données pour vous aider à surveiller vos achats. Essayez ProjectManager dès aujourd'hui !

Avantages de la gestion des achats

L'argent est le résultat net, et ne pas prêter attention à ces aspects de la gestion des achats aura un impact négatif sur le résultat net d'une entreprise. La gestion des achats vous aidera dans la gestion des achats en compilant de la documentation pour montrer que vos bénéfices sont supérieurs à ce que vous dépensez.

• Réduction des coûts : la réduction des coûts est le principal avantage qu'une entreprise peut retirer de la gestion des achats. Cela comprend la gestion plus efficace de votre service d'approvisionnement en obtenant les meilleurs prix et conditions. Le service des achats peut également profiter de garanties et de remises qui pourraient autrement passer entre les mailles du filet.
• Risque réduit : la gestion des achats peut réduire les risques et assurer la sécurité de votre chaîne d'approvisionnement. Les risques sont partagés avec les fournisseurs, et vous pourriez potentiellement transférer les risques aux fournisseurs qui peuvent les gérer. Le service des achats peut également identifier les fournitures clés et s'assurer que la chaîne d'approvisionnement est sécurisée.
• Logiciel : La technologie peut encore ajouter à votre gestion des achats en utilisant un logiciel qui identifie les problèmes de la chaîne d'approvisionnement et améliore l'efficacité.
• Gestion de la chaîne d'approvisionnement : la chaîne d'approvisionnement est le flux de biens et de services. La gestion de la chaîne d'approvisionnement aide les entreprises à rationaliser leurs activités d'approvisionnement pour aider à donner aux clients le plus de valeur. Cela leur permet d'acquérir un avantage concurrentiel sur le marché, ce qui conduit à une entreprise plus viable.
• Gestion des stocks : la gestion des stocks consiste à contrôler et à superviser les achats d'une entreprise. La gestion des achats vous aide à personnaliser les approbations pour améliorer les stocks en rationalisant les processus de contrôle des stocks. Cela conduit à une plus grande efficacité et à des coûts réduits. La gestion des stocks Kanban est un moyen de prendre le contrôle de cela.
• Gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) : les relations sont essentielles à la gestion des achats. C'est une façon de trouver des avantages à la fois pour l'entreprise et les fournisseurs. Lorsque les fournisseurs travaillent avec des entreprises et investissent dans des relations à long terme, les deux sortent gagnants. Par conséquent, la gestion de ces relations est essentielle. Les systèmes de gestion des achats améliorent les relations avec les fournisseurs en suivant et en connectant votre entreprise aux données d'inventaire en temps réel.
• Gestion de la qualité : la qualité bénéficie également de la définition de niveaux de performance cibles pour la qualité et de leur suivi pour s'assurer qu'ils sont atteints. Des mesures telles que la durabilité et la rapidité de livraison peuvent améliorer la qualité globale des produits.

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Étapes du cycle d'achat

Tout au long du cycle d'achat, les entreprises détermineront les besoins, rechercheront des fournisseurs, effectueront des analyses de valeur, auront un processus d'examen, surveilleront et évalueront la commande, etc.

Les sept étapes du processus d'achat sont les suivantes.

1. Créer une demande d'achat

La demande d'achat est un document interne utilisé pour acheter des biens ou des services. La demande d'achat peut concerner des opérations commerciales ou la fabrication. La demande d'achat comprend le nom et le département de la personne qui demande les biens ou services, la date de la demande, les produits ou services demandés, la description de l'article, la quantité et le prix.

2. Approbation du budget

Le budget est l'argent alloué utilisé pour acheter des biens ou des services. Le budget s'assure qu'il y a suffisamment d'argent affecté à l'article. Lorsqu'un budget pour l'achat a été établi, il doit être soumis aux gestionnaires ayant le pouvoir d'approuver l'achat.

3. Créez une demande de propositions

La demande de proposition décrit les travaux et sollicite des soumissions auprès de fournisseurs pour des biens ou des services liés à la proposition. Tous les processus de gestion des achats n'incluent pas un appel d'offres, mais ils sont un bon moyen de standardiser la relation avec les fournisseurs et d'obtenir le meilleur prix pour la meilleure qualité.

4. Sélection du fournisseur

Après avoir récupéré les appels d'offres, vous devrez sélectionner un fournisseur. Avoir un tableau de bord de sélection des fournisseurs peut vous aider à affiner vos choix en détaillant les caractéristiques, l'alignement stratégique, les politiques commerciales et toutes les contraintes avec lesquelles vous travaillerez ou non. Une fois que vous avez un fournisseur approprié qui répond à votre appel d'offres avec un coût, un délai et une qualité qui répondent à vos critères, vous pouvez négocier, ce qui mènera à l'étape suivante.

5. Créez un bon de commande

Une fois que vous avez un fournisseur qui accepte vos conditions, il est temps de créer un bon de commande (PO). Le bon de commande est un document qui lie l'acheteur au vendeur. La différence entre un bon de commande et une demande d'achat est que cette dernière est un contrat. L'entreprise s'engage à effectuer un achat auprès du fournisseur tel qu'indiqué dans le bon de commande. Le bon de commande est créé par l'entreprise, effectué avant l'achat, indique ce qui est nécessaire et inclut les détails de paiement proposés.

6. Approbation des factures

Après avoir vérifié le bon de commande pour vous assurer qu'il correspond à votre RFP et à tout autre document lié à l'achat, comme les demandes d'achat, les reçus, etc., et avoir défini les exceptions pour vous assurer qu'aucune information vitale ne manque, vous pouvez apporter le bon de commande à gérer pour obtenir les approbations nécessaires.

7. Approbation du contrat

Un contrat avec un fournisseur peut être à long terme ou pour un nombre défini de fournitures. Dans tous les cas, vous devez examiner le contrat et vous assurer que toutes les parties sont d'accord avec les termes. Il est préférable d'avoir un contrat standardisé pour rationaliser ce processus. Avant d'approuver, lisez attentivement, car une fois signé, il s'agit d'un document juridiquement contraignant.

Stratégies d'achat et meilleures pratiques

Avoir une stratégie d'achat vous aide à prendre des décisions d'achat plus efficaces et à livrer des produits de qualité à temps avec des conditions mutuellement acceptables. Il existe un certain nombre de stratégies d'achat que les entreprises peuvent utiliser pour obtenir ces avantages.

L'un est l'approvisionnement à source unique, c'est-à-dire lorsqu'une entreprise n'a recours qu'à une seule source d'approvisionnement. Cela nécessite un fournisseur avec un excellent service qui se consacre à la relation. La plupart du temps, vous trouverez ce type de stratégie lors de l'achat de fournitures de bureau.

Un cycle d'achat se produit lorsqu'une entreprise commande auprès d'un groupe de fournisseurs réguliers, mais sous-traite des achats ponctuels plus importants. Les enchères d'approvisionnement sont utilisées dans les projets à court terme pour obtenir le meilleur prix. Cependant, lorsque vous traitez avec des fournisseurs, il existe plusieurs stratégies de base qui s'appliquent à toutes les meilleures pratiques d'approvisionnement.

Enfin, vous pouvez travailler avec des fournisseurs qui vous offrent les meilleures conditions et les meilleurs prix et établir une relation solide. Les méthodes de qualité totale (TQM) exigent que les fournisseurs fournissent une qualité toujours meilleure. Mais quel que soit votre choix, un programme de gestion des risques doit être appliqué lors de la gestion de toute chaîne d'approvisionnement.

Comment ProjectManager aide à la gestion des achats

ProjectManager est un logiciel qui aide à rationaliser les processus de gestion du travail tout en connectant les équipes hybrides, peu importe où elles se trouvent ou leur niveau de compétence. Les acheteurs peuvent surveiller leur inventaire et se connecter avec les fournisseurs dans l'outil pour partager les documents d'achat et de facturation. Des notifications peuvent être configurées pour tenir tout le monde informé afin d'éviter des retards coûteux.

Obtenez de la transparence dans la production avec les tableaux Kanban

Obtenez de la transparence dans votre fabrication pour vous assurer que vos équipes disposent de toutes les ressources dont elles ont besoin pour continuer à travailler à pleine capacité avec les tableaux kanban. Cet outil de flux de travail visuel permet aux responsables d'avoir une visibilité sur le processus de fabrication afin qu'ils puissent voir quand les stocks sont bas et demander plus de fournitures à leurs fournisseurs.

Générez des rapports en quelques secondes

Pour une plongée plus approfondie dans le processus, il y a un rapport en un clic. Obtenez des rapports sur les feuilles de temps, le statut, le temps, le coût et bien plus encore. Ces rapports peuvent être partagés avec les fournisseurs pour les tenir au courant et établir de meilleures relations. Tous les rapports peuvent être filtrés pour se concentrer uniquement sur les données que vous souhaitez suivre.

Stockez des fichiers illimités en un seul endroit

ProjectManager dispose d'un stockage de fichiers illimité qui peut être une plaque tournante centrale pour tous vos documents d'achat. La sécurité peut être configurée pour permettre aux fournisseurs d'accéder uniquement aux parties du logiciel qui sont essentielles à leur travail, tandis que le reste de vos données sensibles est protégé et sécurisé.

ProjectManager est un logiciel primé qui rationalise les achats pour les fabricants et toute entreprise qui travaille avec des fournisseurs externes. Organisez votre travail, connectez les équipes et créez une source de vérité pour vous assurer que tout le monde travaille toujours sur les informations les plus récentes. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !