Bons de commande et processus de commande expliqués

Une grande partie de votre projet sera réalisée en interne, mais vous passerez probablement également des contrats avec des fournisseurs et d'autres personnes pour fournir les matériaux ou les services nécessaires. Comment vous assurez-vous que les marchandises sont du type dont vous avez besoin, la quantité convenue et pour le prix qui répond à vos contraintes financières ?

Ces paramètres sont tous convenus par le biais d'un bon de commande. C'est un moyen de parvenir à un accord sur les services externes requis dans le cadre du projet afin de vous assurer que vous pouvez les planifier dans votre plan de projet.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande (PO) est un contrat juridiquement contraignant entre un acheteur et un vendeur qui détaille ce que l'acheteur veut et ce que le vendeur s'engage à livrer. Ces détails comprennent le prix, la quantité, la date de livraison et les conditions de paiement.

Les bons de commande incluent également un numéro de suivi du bon de commande. Selon le type de système que vous utilisez, cela est essentiel pour suivre l'achat, du moment où il est placé jusqu'au moment où il est livré et payé.

Les bons de commande étaient à l'origine des documents papier et sont encore utilisés de cette manière dans de nombreuses industries. Cependant, à mesure que les entreprises ont migré vers les ordinateurs, le PO a emboîté le pas. Il existe des systèmes qui rationalisent le processus d'achat pour aider à suivre l'inventaire et le paiement.

Qui crée un bon de commande ?

Les grandes entreprises peuvent avoir un service des achats dédié à la supervision des bons de commande. Les petites entreprises peuvent s'appuyer sur des directeurs des opérations, des directeurs financiers, des directeurs de bureau ou même des propriétaires d'entreprise pour créer le bon de commande.

Des équipes spécifiques peuvent nommer des personnes désignées pour créer des bons de commande. Par exemple, les éditeurs de logiciels peuvent nommer des directeurs de bureau pour créer des bons de commande, tandis qu'une société financière peut nommer des directeurs financiers pour créer des bons de commande. La façon dont une entreprise met en place son processus d'achat déterminera qui crée les bons de commande.

Qui approuve les bons de commande ?

La personne qui approuve les bons de commande dépend du processus en place au sein d'une entreprise donnée. Les grandes entreprises peuvent avoir étoffé les processus d'achat consistant en des approbations provenant d'emplacements et de départements spécifiques. Par exemple, une société de logiciels peut se tourner vers les administrateurs et les directeurs financiers (CFO) pour approuver les bons de commande.

Les petites entreprises peuvent se tourner vers le directeur financier ou le PDG pour l'approbation des bons de commande, ce qui peut ralentir le processus dans certains cas.

Pourquoi utiliser un bon de commande ?

Le bon de commande indique exactement ce qu'un acheteur attend d'un vendeur. Cela aide à éviter toute confusion quant à ce que veut un acheteur, combien, quel sera le coût, quand et où il sera livré, etc. Le bon de commande sert à protéger à la fois l'acheteur et le vendeur. Par exemple, si un acheteur ne paie pas comme convenu dans la commande, ou si le vendeur ne respecte pas les détails de la commande, il peut poursuivre les voies légales pour obtenir son argent, ses biens ou une compensation financière.

Bien sûr, un procès n'est pas ce que veut tout chef de projet. Par conséquent, le bon de commande agit comme un document juridique pour éviter de tels désaccords en créant une communication claire entre les deux parties. Il garantit que toutes les personnes impliquées dans le projet sont d'accord sur les biens ou services achetés.

En pratique, un bon de commande permet simplement de suivre une commande, ce qui est essentiel à mesure que les projets changent et que les ressources doivent être réaffectées pour refléter ces changements.

Éléments d'un bon de commande

Un bon de commande varie dans les détails, mais tous partagent les éléments suivants :

• Un numéro de bon de commande pour identifier et suivre la commande
• Une date de bon de commande à saisir lorsque la commande a été convenue
• Informations sur le fournisseur, y compris le nom du fournisseur et son contact
• Coordonnées de l'acheteur
• Une date de livraison à laquelle les biens ou services sont dus
• Méthode d'expédition, si les marchandises sont expédiées sur un chantier
• Toutes les exigences pour l'expédition
• Articles inclus dans la commande
• Le coût de chaque article
• Le coût total de l'ensemble de l'expédition
• Taxes pour le total des articles achetés
• Date limite de paiement
• Conditions de paiement

Votre entreprise peut avoir besoin de plus de détails, ce qui est bien, mais si vous avez au moins les informations ci-dessus dans votre bon de commande, le propriétaire et le vendeur sont protégés par contrat. Par conséquent, pour protéger légalement toutes les parties, il est essentiel que tous les détails de la transaction soient clairement énoncés et convenus.

Un exemple de bon de commande

Examinons un exemple théorique de bon de commande pour avoir une vision réelle du fonctionnement de ce processus. Pour ce faire, nous utiliserons le modèle de bon de commande de ProjectManager.com, que vous pouvez télécharger gratuitement ici. Imaginez un travail de construction, où Acme Construction se rend compte qu'elle a besoin de plus de panneaux de particules.

Ils contactent leur fournisseur, Joe's Lumber, et discutent de la commande par téléphone. Parvenant à un accord sur le prix et la livraison, Acme rédige un bon de commande. Ils incluent le nom de leur entreprise et leurs coordonnées, créent un numéro de bon de commande, une date et un identifiant de fournisseur pour Joe's.

Coordonnées du vendeur

La partie suivante du bon de commande contient les coordonnées du fournisseur ou auprès de qui Acme effectue l'achat. Ceci est suivi par l'endroit où les marchandises seront expédiées, dans ce cas, le chantier. La date de livraison approuvée est notée et le mode d'expédition, qui dans ce cas est par camion.

Détails de paiement

Ce qui suit sont des détails sur le paiement, quand il est dû et s'il y a des conditions. Dans ce cas, le paiement est dû à la livraison et seulement après que la personne de contact indiquée dans les informations d'expédition a examiné et approuvé le bois.

Informations sur l'article

Il y a une liste des marchandises, montrant l'article, le décrivant, la quantité, indiquant le prix unitaire, puis un total de ligne. Pour cette commande, il n'y a qu'un seul poste, mais il peut y en avoir plusieurs. Quel que soit leur nombre, ils sont totalisés après l'ajout des taxes à l'achat.

Information additionnelle

Il y a une case dans laquelle toute information supplémentaire peut être ajoutée. Il peut s'agir de la manière d'atteindre le chantier, de la manière dont les marchandises doivent être emballées, etc. Pour ce travail, aucune information supplémentaire n'est nécessaire et la case peut être laissée vide.

Signature

Enfin, il y a une place pour la signature du vendeur et la date à laquelle le bon de commande est signé. Une fois signé, cela devient un contrat juridiquement contraignant.

Processus de bon de commande

Le processus de commande comprend la rédaction de celle-ci jusqu'à la livraison. Le processus de commande se décompose en les étapes suivantes.

1. Création

Une fois qu'une demande d'achat a été faite, le bon de commande est généré, généralement par l'équipe d'approvisionnement ou un administrateur du projet.

2. Approbation

Si toutes les personnes impliquées sont d'accord sur les articles, la quantité, le prix et les conditions de livraison, le document est approuvé par la signature du vendeur acceptant les conditions.

3. Expédition

Le bon de commande est envoyé au fournisseur par le canal qui a été accepté. Cela peut être fait en personne, sur papier, envoyé par fax ou par e-mail, etc.

4. Livraison

Le vendeur livre les marchandises décrites dans le bon de commande. Ces marchandises sont examinées et approuvées lorsque la qualité est acceptable, comme l'absence de défauts ou d'éléments manquants. Cela est généralement effectué par un administrateur ou un responsable des achats sur le chantier.

5. Fermeture

Si tout va bien avec la commande, une facture d'approbation est envoyée au financement pour le traitement du paiement. Une fois payé, le bon de commande est clôturé.

Bon de commande vs facture

Vous avez peut-être entendu des bons de commande et des factures utilisés de manière interchangeable, mais il est important de faire la différence entre les deux. Les bons de commande décrivent les biens et services qu'un acheteur souhaite acheter, et ils incluent des détails tels que la date d'achat, les détails de l'acheteur, les informations de commande, les informations de livraison, les conditions de paiement et un numéro de bon de commande. Les acheteurs envoient des bons de commande aux fournisseurs pour aider à suivre le processus d'achat.

Les factures, quant à elles, agissent comme une demande de paiement envoyée par le vendeur à l'acheteur dès que la commande est exécutée. En plus d'énumérer les biens et services qui ont été livrés, il indique également le montant dû. Les factures contiennent généralement un numéro d'identification, des informations sur le fournisseur, les détails du paiement et le montant dû.

Lorsque vous essayez de différencier les bons de commande des factures, n'oubliez pas ces différences clés :

• Les acheteurs envoient des bons de commande aux fournisseurs pour surveiller et contrôler le processus d'achat
• Les vendeurs envoient des factures en tant que demande de paiement officielle aux acheteurs une fois la commande exécutée

Les bons de commande et les factures sont des documents importants décrivant les détails des articles achetés.

Comment ProjectManager.com peut vous aider avec le processus de bon de commande

ProjectManager.com est un outil de gestion de projet primé qui organise le travail pour une plus grande efficacité. L'utilisation de notre logiciel pour rationaliser votre processus de commande d'achat vous permet de générer, de suivre et de clôturer vos commandes d'achat plus facilement afin que vous n'ayez pas à vous éloigner de la gestion du projet.

L'une de nos vues de projet est le tableau kanban, qui visualise le flux de travail. Le tableau est une série de colonnes avec des cartes empilées en dessous qui peuvent être glissées et déposées d'une colonne à l'autre au fur et à mesure qu'elles progressent dans le processus de commande d'achat.

Une fois que vous avez un besoin d'approvisionnement, vous pouvez utiliser les colonnes personnalisables pour décrire votre processus de commande en cinq étapes. Créez une carte pour représenter le bon de commande. Joignez le bon de commande réel à la carte et déplacez-le d'un bout à l'autre du tableau au fur et à mesure qu'il est approuvé, livré et fermé.

Votre achat peut être suivi en un coup d'œil pour vous assurer qu'il est livré à temps en créant une date d'échéance sur la carte. Ajoutez des balises pour l'attribuer à un service ou à un projet et facilitez sa recherche dans une recherche. Vous pouvez même attribuer la carte à votre responsable des achats et commenter pour garder les lignes de communication ouvertes.

ProjectManager.com est un outil primé qui vous aide à rester organisé pour améliorer votre productivité. Il peut gérer vos achats, la planification, le suivi et le reporting des projets. Rejoignez des organisations comme la NASA, qui utilisent déjà notre outil pour mener à bien des projets réussis. Essayez cette offre d'essai gratuite de 30 jours dès aujourd'hui.