Gestion des ressources : processus, outils et techniques

La gestion des ressources est l'un des aspects les plus importants de la gestion de projet. Les ressources du projet comprennent les matières premières, l'équipement et les ressources humaines nécessaires pour exécuter les tâches du projet, qui doivent toutes être gérées au cours d'un projet donné.

Qu'est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources est le processus de planification, d'ordonnancement et d'allocation des ressources pour mener à bien un projet. Les chefs de projet sont chargés de superviser le processus de gestion des ressources du début à la fin. Pour ce faire, ils doivent utiliser des outils et des techniques de gestion des ressources.

La gestion des ressources implique la création de plans et de processus pour gérer plus efficacement les ressources, et vous pouvez utiliser des feuilles de calcul, des documents, un logiciel de gestion de projet ou une combinaison des trois.

Afin de gérer les ressources, vous devez surveiller et suivre leurs performances tout au long de votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet avec des tableaux de bord en temps réel pour vous aider à surveiller les ressources de votre projet. Aucune configuration n'est requise et nous collectons automatiquement six métriques de projet et affichons les données dans des graphiques colorés et intuitifs. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Processus de gestion des ressources

Comme indiqué ci-dessus, la gestion des ressources est un processus continu qui commence pendant la phase de planification du projet et se poursuit jusqu'à la clôture du projet. C'est ce qu'on appelle le cycle de vie de la gestion des ressources, composé de quatre étapes que les chefs de projet doivent comprendre pour gérer correctement les ressources du projet.

• Planification des ressources : une fois que vous avez défini la portée de votre projet, vous devez estimer les ressources nécessaires pour chaque tâche. N'oubliez pas de compter les ressources qui pourraient être nécessaires pour gérer les changements et mettre en œuvre des stratégies de gestion des risques.
• Planification des ressources : maintenant que vous disposez de ressources de projet, vous devez vous assurer que ces ressources sont facilement disponibles. Pour ce faire, vous devrez simplement aligner votre calendrier de ressources sur le calendrier global de votre projet et mettre en place une chaîne d'approvisionnement solide.
• Allocation des ressources : L'allocation des ressources est un processus continu qui se définit simplement comme la sélection des bonnes ressources au bon moment pour réaliser les tâches du projet. Par exemple, certaines tâches critiques doivent être hiérarchisées lors de la création du calendrier des ressources.

En relation : Modèle de planification des ressources

Techniques de gestion des ressources

Les chefs de projet mettent en œuvre les techniques de gestion des ressources suivantes pour prévoir, planifier, allouer, niveler et optimiser les ressources lors de l'exécution d'un projet.

1. Prévision des ressources

Les chefs de projet doivent faire de leur mieux pour estimer les ressources nécessaires pour un projet et comment ces besoins en ressources correspondent aux plans actuels de l'organisation. Pour ce faire, vous devez définir la portée de votre projet afin d'identifier toutes les tâches du projet et leurs ressources requises.

2. Allocation des ressources

L'allocation des ressources consiste à évaluer les ressources disponibles, la capacité, le calendrier des ressources et les tâches à accomplir pour trouver les membres de l'équipe avec les compétences les plus pertinentes et s'assurer qu'ils disposent de toutes les ressources du projet dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.

3. Nivellement des ressources

Le but du nivellement des ressources est d'évaluer les compétences des membres de votre équipe et de trouver des opportunités pour une meilleure allocation des ressources. En comprenant parfaitement ce que les membres de votre équipe peuvent offrir, vous pouvez attribuer des tâches en fonction de leurs capacités afin de maximiser l'efficacité des ressources.

4. Utilisation des ressources

Une planification minutieuse des ressources est tout aussi importante que le suivi des ressources. Les chefs de projet doivent suivre l'utilisation des ressources pour repérer les ressources qui ne sont pas utilisées efficacement. Ensuite, ils peuvent simplement réaffecter ces ressources ou apporter des modifications au plan de gestion des ressources.

Outils de gestion des ressources

Ce sont les outils que les chefs de projet utilisent pour appliquer des techniques de gestion des ressources afin de planifier et de surveiller les ressources du projet.

Plan de gestion des ressources

Comme pour tous les autres aspects de la gestion de projet, lorsque vous planifiez vos ressources, vous souhaitez commencer par un plan de ressources. C'est la base sur laquelle vous bâtirez votre processus de gestion. Faites une liste détaillée de toutes les ressources qui, selon vous, sont nécessaires pour mener à bien le projet. Plus c'est détaillé, mieux c'est.

En relation: Meilleur logiciel de gestion des ressources de 2022

Comme il s'agit d'un plan, vous souhaiterez impliquer d'autres personnes dans ce processus, car certains membres de l'équipe pourraient avoir besoin de ressources supplémentaires que ce à quoi vous vous attendiez. Assurez-vous d'inclure le personnel et l'équipement essentiels et non essentiels. Il est préférable de planifier les articles et de ne pas les exiger au final plutôt que de devoir se précipiter pour, par exemple, acquérir un équipement coûteux à la dernière minute et payer un prix élevé. La planification des ressources, en bref, est la planification financière.

Structure de répartition des ressources (RBS)

Maintenant que vous avez une liste complète des ressources nécessaires pour mener à bien votre projet, vous souhaitez les commander d'une manière ou d'une autre. Vous pouvez créer des hiérarchies de ressources, également connues sous le nom de structure de répartition des ressources (ou RBS), selon l'organisation d'embauche (comme une structure hiérarchique ou une hiérarchie d'équipe) ou par géographie (comme toutes les équipes ou équipements nécessaires en Asie ou en Afrique).

Ces hiérarchies de base doivent inclure le personnel et de préférence toutes les ressources sur lesquelles les fonds du projet seront dépensés, mais c'est à vous de définir quel type de hiérarchies sont pertinentes pour votre projet. Notez qu'un RBS diffère d'une structure de répartition du travail dans un plan de projet typique, qui définit les tâches associées aux parties essentielles d'un projet.

Matrice d'attribution des responsabilités

Une fois vos ressources répertoriées et organisées, vous pouvez commencer à définir des ressources qui ont différents niveaux de responsabilité pour l'exécution des tâches du projet ou du projet global. C'est ce qu'on appelle une matrice d'attribution des responsabilités (ou RAM). C'est ici que vous pouvez clarifier les rôles et les responsabilités de l'ensemble du projet.

Vous pouvez le décomposer en qui est responsable de l'exécution de quelles tâches, à qui appartient cette tâche, qui peut aider s'il y a des questions sur la tâche et qui doit rester informé de l'avancement de cette tâche. De nombreux RAM sont de simples tableaux avec des lettres codées qui définissent différentes fonctions de responsabilité, basées sur la méthode RACI. R signifie « Responsable », A signifie « Responsable », C signifie « Consulté » et I signifie « Informé ». Vous pouvez le faire par personne ou par rôle en fonction des besoins de l'organisation.

Histogramme des ressources

Un histogramme des ressources peut être utilisé pour fournir un visuel des ressources à toute personne du projet qui a besoin de rester au courant. C'est un moyen simple et rapide de visualiser l'allocation de vos ressources et de noter si certaines sont sur- ou sous-allouées. Vous pouvez ensuite traiter rapidement la ressource surutilisée et la réaffecter au besoin à quelqu'un dont la charge de travail est plus légère. Dans certains outils logiciels de gestion de projet, cependant, il s'agit de plus qu'une simple vue. Il s'agit d'un outil de planification pour réaffecter le travail en fonction de la disponibilité ou de la surallocation ou de la sous-allocation.

Termes clés de la gestion des ressources

Pour mieux comprendre la gestion des ressources pour les projets et apprendre à développer un plan de ressources efficace, nous souhaitons d'abord décomposer les différents termes et processus souvent associés à la gestion des ressources. N'oubliez pas que les ressources peuvent être humaines ou non humaines, comme l'équipement ou l'espace de bureau. C'est tout ce qui a un coût nécessaire pour mener à bien le projet.

Surutilisation des ressources

La surallocation signifie simplement qu'une personne reçoit trop de travail. Ils ne peuvent pas terminer le travail dans le temps que vous avez prévu ou alloué pour qu'il soit terminé. Cela peut entraîner des heures supplémentaires, qui impactent le budget, ou peuvent bloquer et même faire dérailler un projet. Il est crucial que les ressources soient équilibrées, vous aurez donc besoin d'un moyen de rester au top de la charge de travail de votre équipe tout au long du cycle de vie du projet.

Pour voir exactement comment un logiciel de gestion de projet peut vous aider à gérer vos ressources, regardez la courte vidéo ci-dessous. Des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, les calendriers de charge de travail, les feuilles de temps et les rapports de projet se combinent pour simplifier votre expérience de gestion des ressources. Et lorsque ces fonctionnalités sont en ligne, toutes vos données sont en temps réel, de sorte que vos mises à jour de ressources sont toujours à jour. Apprendre encore plus:

Dépendance aux ressources

La dépendance aux ressources fait référence à une théorie selon laquelle une organisation devrait éviter de mettre tous ses œufs dans le même panier d'équipe. En d'autres termes, le fait de trop compter sur une équipe pour accomplir le travail de base, en particulier s'il s'agit d'une équipe externe, peut entraîner des blocages de la charge de travail et des pénuries de ressources. Vous voulez planifier contre une dépendance malsaine à une équipe ou à une ressource pour accomplir le travail.

Vous pouvez atténuer ce problème en répartissant le travail sur plusieurs ressources ou en ayant des plans de sauvegarde si les ressources d'équipement planifiées deviennent indisponibles. Vous voulez également vous assurer que vos ressources ne sont pas bloquées par une dépendance excessive ou une dépendance excessive à une ou plusieurs ressources. Si un membre de l'équipe a trop de tâches et pas assez de temps pour les accomplir, il peut bloquer le travail des autres.

N'oubliez pas que toutes les ressources ne travaillent pas uniquement sur votre projet, elles peuvent avoir d'autres tâches qui leur sont assignées. Vous devez être en mesure de voir à travers tous leurs projets si vous allez gérer efficacement les ressources, c'est là que le nivellement des ressources est utile.

Comment ProjectManager aide à la gestion des ressources

La gestion des ressources a été développée pour gérer les ressources de votre projet, ce qui nécessite une visibilité sur la disponibilité des ressources, la charge de travail, etc. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet qui vous fournit des données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées lors de la gestion des ressources.

Planifier les ressources avec des diagrammes de Gantt interactifs

Les ressources et les coûts peuvent être planifiés avec des tâches sur notre vue de projet de diagramme de Gantt. Une fois que vous avez défini une ligne de base, vous pouvez également consulter l'avancement prévu par rapport à l'avancement réel de votre projet global pour savoir s'il y a un problème avec les ressources. La barre de progression vous indique l'état d'avancement d'une tâche spécifique en fonction de l'effort prévu. Si vous n'atteignez pas votre niveau de référence, réaffectez vos ressources pour rester sur la bonne voie.

Gérer la charge de travail et maintenir la productivité des équipes

Votre équipe est votre ressource la plus précieuse. Vous pouvez configurer la disponibilité de votre équipe, ses jours de travail, ses vacances et sa prise de force pour n'importe quel endroit où votre équipe travaille. Une fois qu'ils commencent à fonctionner, vous ne voulez pas les brûler ou les laisser inactifs. Notre page de charge de travail à code couleur vous permet de voir en un coup d'œil si les membres de votre équipe sont sur-affectés ou sous-affectés. Une charge de travail équilibrée conduit à une équipe plus productive et plus heureuse, et des équipes plus heureuses sont plus productives.

Suivez vos ressources avec des tableaux de bord et des rapports en temps réel

Vous avez planifié votre gestion des ressources, mais lorsque vous exécutez le projet, vous devez surveiller ces ressources. Si vous ne surveillez pas la façon dont vous utilisez les ressources, vous risquez de dépasser votre budget ou de manquer des délais. Notre tableau de bord en temps réel collecte automatiquement des données en direct et les affiche dans des graphiques colorés qui présentent six indicateurs de projet. Un clic et vous pouvez générer des rapports qui approfondissent la charge de travail, le temps, les coûts et bien plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés et partagés avec les parties prenantes comme bon vous semble.

Notre logiciel vous aide à planifier, gérer et générer des rapports sur les ressources du projet. Vous pouvez allouer et suivre les coûts des ressources, voir la disponibilité de votre équipe pour effectuer des affectations et tout surveiller avec des tableaux de bord qui agissent comme des rapports d'état instantanés. Obtenez tout ce dont vous avez besoin pour gérer les ressources en un seul endroit.

Lorsque vous gérez des ressources sur un projet, il y a beaucoup de choses à garder en l'air, et ce processus peut devenir compliqué et déroutant. Cependant, avec le bon outil en ligne, vous êtes en mesure de planifier, de surveiller et de générer des rapports sur vos ressources avec un contrôle et une précision exceptionnels. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui vous donne les outils dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Essayez-le par vous-même.