Gestion des enregistrements : un guide rapide

Que vous gériez un projet traditionnel, agile ou hybride, ils ont tous un point commun : la documentation. Selon la méthodologie, la gestion de projet nécessite beaucoup de paperasse, c'est pourquoi la gestion des documents est si importante.

La gestion des enregistrements aide à contrôler votre projet actuel et à préparer le terrain pour les projets futurs. Définissons ce qu'est la gestion des documents, explorons le rôle d'un gestionnaire de documents et décrivons le cycle de vie de la gestion des documents. Après ce guide rapide, vous serez en mesure de mieux gérer n'importe quel projet.

Qu'est-ce que la gestion des enregistrements ?

La gestion des enregistrements consiste à créer des enregistrements de projet, à les conserver et à les stocker correctement. Il s'agit d'un processus systémique qui permet aux utilisateurs d'accéder aux enregistrements du projet pour une utilisation future via l'organisation, la planification et le suivi tout au long de l'exécution du projet. Les enregistrements sont des documents qui décrivent les détails qui sont pertinents pour le projet et qui nécessitent une surveillance pour gérer le projet.

Lorsque vous abordez la gestion des enregistrements, vous devez déterminer le type d'informations à enregistrer ainsi qu'un processus d'enregistrement des données. Vous aurez besoin de savoir comment gérer et collecter les enregistrements et la période de conservation et de stockage de ces enregistrements. Il existe également des fiches d'élimination ou de protection liées à des événements extérieurs.

La génération d'enregistrements de projet fait partie du processus de gestion des enregistrements. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet qui propose des rapports en un clic qui capturent les données du projet en temps réel. Générez des rapports sur le coût, le temps et bien plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir. Ces rapports sont facilement partagés avec les parties prenantes et stockés sur le logiciel grâce à notre stockage de fichiers illimité. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Comment conserver les enregistrements de projet

La création d'un document d'exigence de conformité est nécessaire pour décrire les procédures que l'équipe de projet doit suivre pour s'assurer que tout le monde est conforme. Un plan de classement est nécessaire pour savoir quel type de documents est requis pour le projet. Il devrait y avoir une méthode pour collecter les documents obsolètes dans toutes les sources d'enregistrement, ainsi qu'un moyen de capturer et d'auditer les enregistrements. Cela inclut un système qui peut surveiller et faire rapport sur les enregistrements.

Tous les documents de projet ne sont pas des enregistrements. Les enregistrements, selon la gestion de projet, sont des documents qui sont conservés pour montrer qu'une action particulière a été entreprise. Un système de gestion des enregistrements est un outil qui vous permet de trier les enregistrements et les non-enregistrements, tels que les doublons et les brouillons. Des exemples d'enregistrements incluent les exigences du projet, la portée du projet, le calendrier, le budget, les rapports d'avancement, les contrats, etc.

Le rôle du gestionnaire d'enregistrements

Le gestionnaire de dossiers est un poste de gestion de projet, et cette personne est responsable de l'organisation et de la gestion des dossiers physiques et numériques liés au projet. Les gestionnaires de documents sont responsables de la gestion précise, sécurisée et efficace des informations reçues et produites par le projet. Tous les projets n'ont pas de gestionnaire d'enregistrements et dans certaines organisations, le gestionnaire d'enregistrements est également le chef de projet. Il peut aussi s'inscrire dans le métier d'informaticien ou de management, de responsable informatique ou de responsable des affaires réglementaires ou encore d'archiviste.

Selon le projet et l'organisation, le gestionnaire de documents établira et supervisera un système de gestion des documents. Ils développent, entretiennent, vérifient et évaluent également les systèmes existants, produisant divers rapports nécessaires pour enregistrer en profondeur la gestion du projet.

Un gestionnaire de documents est généralement la personne-ressource pour les demandes de renseignements et les demandes d'information provenant de clients internes ou externes. Ils sont responsables du respect des exigences et réglementations financières, légales et administratives. Il est également de leur responsabilité d'archiver ou de détruire les enregistrements et de s'assurer que les enregistrements sauvegardés sont accessibles.

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Cycle de vie des enregistrements

Le cycle de vie des enregistrements correspond aux étapes par lesquelles passe un enregistrement lorsqu'il est géré au cours de sa durée de vie. Il existe trois étapes principales dans le cycle de vie d'un document : création ou réception, distribution, utilisation et disposition. La première phase est la reproduction ou la production de données enregistrées ou documentées. Par exemple, générer un rapport, un budget ou la portée du projet.

Vient ensuite l'étape de la distribution et de l'utilisation. Une fois l'enregistrement créé, il est distribué en interne ou en externe. Le dossier sera souvent utilisé à ce stade de son cycle de vie et doit être facilement accessible. La durée de cette étape varie selon le type de projet et peut aller de quelques heures à plusieurs années.

La dernière étape est une disposition dans laquelle les enregistrements sont détruits ou archivés pour être utilisés comme données historiques lors de la planification de projets futurs dont la portée est similaire à celle qui vient d'être achevée. Dans certains cas, les périodes de conservation des enregistrements inactifs expirent, signalant la fin de leur cycle de vie. À ce stade, le gestionnaire des documents déterminera si les documents sont détruits ou archivés.

Classement des enregistrements

Les enregistrements peuvent être classés de plusieurs manières pour aider à organiser les enregistrements. Pour nos besoins, nous examinerons trois classifications d'enregistrements qui s'appliquent aux enregistrements physiques et numériques.

1. Enregistrements d'entreprise : ces enregistrements sont liés aux activités commerciales quotidiennes et sont communs à la plupart des entreprises. Ils peuvent inclure tout, depuis la gestion d'équipe, l'engagement des parties prenantes, les achats, les ventes et les contrats.
2. Enregistrements de l'industrie : les enregistrements de ce type sont également courants, mais ne s'appliquent qu'à une industrie spécifique. Dans le cas de la gestion de projet, il s'agit de documents uniques à l'industrie qui ne se trouveraient pas dans d'autres entreprises.
3. Dossiers de conservation légale : les dossiers qui sont mandatés par un conseiller juridique ou le personnel de conformité et qui doivent être conservés pendant un certain temps par le gouvernement ou l'entreprise sont appelés conservations légales. Ils sont liés à des problèmes liés aux audits de conformité ou aux litiges.

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Gestion des enregistrements physiques

Bien que la gestion de projet partage avec la plupart des industries une transition des enregistrements physiques aux enregistrements numériques, il existe encore des enregistrements physiques qui doivent être gérés dans la plupart des projets. Alors que les fichiers numériques peuvent être plus faciles à partager et à stocker, les fichiers physiques peuvent être gérés efficacement avec les bons conseils de gestion de fichiers.

Les fichiers physiques prennent de la place et peuvent être coûteux. Dans certains cas, vous devez être sélectif quant aux fichiers que vous enregistrez. Assurez-vous de ne pas classer tout ce qui est redondant ou inutile. Pour les enregistrements que vous classez, assurez-vous qu'ils sont cohérents dans la façon dont vous les nommez. Conservez ensemble les documents partageant les mêmes idées, tels que tous les documents d'un projet. Cela vous permettra de trouver plus facilement ce que vous cherchez.

Lorsque vous triez vos fichiers, vous souhaitez également les séparer en cours et complets. Par exemple, les projets terminés peuvent aller dans un tiroir de classeur tandis que les projets en cours doivent être rassemblés dans un autre. Créez des sous-dossiers pour mieux organiser vos papiers, et cela ne fait pas de mal de faire des copies numériques de vos documents importants même si vous préférez les enregistrements physiques, juste pour avoir une sauvegarde.

Gestion des dossiers électroniques

La majorité des entreprises, cependant, auront des fichiers numériques. Comment gérez-vous vos archives électroniques ? Tout d'abord, vous devez disposer d'un système qui effectue des sauvegardes régulières au cas où un problème technique pourrait supprimer ou corrompre vos données. Cela inclut un plan de reprise après sinistre.

En ce qui concerne le stockage, vous pouvez conserver vos fichiers en ligne, quasi en ligne (dans un système de gestion de documents du service) ou hors ligne. En ligne peut être coûteux, bien sûr, et la sécurité dépend du service que vous employez. Lorsque les fichiers sont en ligne, ils sont instantanément accessibles depuis n'importe quel endroit où vous disposez d'une connexion Internet, ce qui est utile pour le travail à distance.

Le stockage en ligne et de proximité peut être un endroit sûr pour conserver vos dossiers. Le stockage hors ligne sur bande magnétique et support optique peut se dégrader sans précaution et il y a toujours le risque que l'évolution de la technologie rende vos fichiers inaccessibles.

Gestion des enregistrements et ISO

L'ISO, Organisation internationale de normalisation, est une fédération mondiale d'organismes nationaux de normalisation. C'est une organisation non gouvernementale qui comprend les normes de nombreux pays à travers le monde. La gestion des enregistrements ISO 15489 est la première norme mondiale pour la gestion des enregistrements et a été publiée en 2001 et adoptée par plus de 50 pays et plus de 15 langues. L'examen et la consultation ont duré trois ans et une version révisée a été publiée en 2016.

Les concepts et principes de base de la norme comprennent les enregistrements, les systèmes d'enregistrement, les politiques, les responsabilités, la surveillance et la formation pour une gestion efficace des enregistrements. Elle s'applique à la création, la capture et la gestion des documents dans tous les types d'entreprises et de technologies. Il est disponible à la vente sur le site Web de l'ISO.

Comment ProjectManager aide à la gestion des enregistrements

Si vous recherchez un outil numérique capable d'organiser, de suivre et de rendre compte de vos projets mais aussi d'agir comme un système de gestion des dossiers illimité et sécurisé, alors vous avez besoin de ProjectManager, logiciel de gestion de travail et de projet. Notre outil en ligne peut générer et stocker les enregistrements dont vous avez besoin pour gérer votre projet et y accéder lors de la planification de votre prochain projet.

Enregistrer le calendrier et les budgets avec des diagrammes de Gantt en ligne

Certains des enregistrements les plus critiques pour votre projet sont les plans qui décrivent votre calendrier et votre budget. Nos diagrammes de Gantt interactifs facilitent l'organisation de votre travail, lient les dépendances pour éviter les goulots d'étranglement et définissent une base de référence pour mesurer la variance de votre projet en temps réel au fur et à mesure que vous exécutez le plan. Les diagrammes de Gantt sont faciles à partager avec toute l'équipe, montrant l'ensemble du projet sur une chronologie visuelle, qui peut ensuite être enregistrée pour des conseils importants lors de la planification de votre prochain projet.

Gérer les enregistrements sur une vue de liste robuste

Le diagramme de Gantt est l'une des multiples vues de projet qui vous permettent de gérer vos enregistrements avec les outils que vous souhaitez. Il existe des tableaux kanban, des vues de feuille et de calendrier. Il y a même une vue de liste, ce qui permet de capturer facilement tous vos enregistrements de projet, de voir leur statut au fur et à mesure que vous attendez le projet et même de joindre des fichiers et des commentaires pour favoriser une meilleure collaboration avec les équipes au bureau ou travaillant à distance.

Avoir un hub central pour vos enregistrements de projet qui sert également d'outil que vous utilisez pour gérer et exécuter votre projet vous aide à travailler plus efficacement. Notre fonction de recherche globale permet de trouver rapidement et facilement ce que vous cherchez par fichiers, projet, tâche et plus encore. Obtenez des résultats en temps réel, ce qui signifie que vous regardez ce qui se passe actuellement et non un instantané du passé. Ajoutez l'automatisation du flux de travail, l'approbation des tâches, la gestion des ressources et bien plus encore, faisant de notre logiciel le guichet unique pour tous vos besoins en matière de gestion de projet.

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