Gestion de projet à distance : un guide rapide avec les meilleures pratiques

Au début de la gestion de projet, tout le monde travaillait physiquement ensemble. Mais la gestion des travaux n'est plus sous un même toit. Les gens travaillent plus que jamais à distance.

Les équipes distantes sont des équipes hybrides, et elles travaillent dans différents endroits avec différents outils et compétences. Comment les chefs de projet assurent-ils leur collaboration et leur productivité ? Logiciel de gestion de projet et de gestion de projet à distance, c'est comme ça.

Qu'est-ce que la gestion de projet à distance ?

La gestion de projet à distance est la façon dont les chefs de projet connectent les équipes distantes et hybrides et s'assurent que tout le monde travaille ensemble pour atteindre les objectifs du projet. En ce sens, ce n'est pas différent de la gestion de n'importe quel projet, sauf que vous exécutez le projet à distance.

La gestion d'une équipe à distance crée des défis uniques que les chefs de projet traditionnels n'ont pas besoin de prendre en compte. C'est pourquoi les chefs de projet à distance utilisent des outils de gestion de projet en ligne pour connecter virtuellement les personnes physiquement distantes. Les événements récents ont prouvé que de nombreuses industries pouvaient survivre, voire prospérer, en utilisant la gestion de projet à distance.

Contrairement à d'autres méthodologies, la gestion de projet à distance est flexible. Il ne suit pas un ensemble ou des règles rigides, bien qu'il soit viable avec les approches traditionnelles et agiles. Il peut même prendre en charge une gestion du travail hybride qui unit des styles de travail disparates et les rend compatibles.

ProjectManager dispose de plusieurs vues de projet et de données en temps réel qui donnent aux équipes hybrides l'impression de travailler ensemble, où qu'elles se trouvent. Les listes de tâches organisent le projet et votre travail individuel, et vous pouvez définir la priorité et afficher le statut pour savoir si vous êtes dans les délais. Les équipes peuvent commenter les tâches pour une meilleure collaboration. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !

Avantages de la gestion de projet à distance

Comme les événements récents l'ont montré, l'avantage de la gestion de projet à distance est qu'elle garde les lumières allumées. Autrement dit, de nombreuses entreprises ont pu continuer à fonctionner grâce à des outils de gestion de projet qui les permettent de travailler à domicile. Aussi important que cela soit, il existe d'autres avantages à la gestion de projet à distance.

La gestion des tâches

Les outils de gestion de projet à distance permettent aux équipes de s'approprier leur travail et donnent aux responsables la transparence nécessaire pour surveiller leur travail sans les gêner. Un outil de planification peut leur assigner des tâches avec des descriptions détaillées. Ensuite, les équipes peuvent gérer leur backlog et planifier des sprints. Cela conduit à des équipes plus autonomes et cela crée un bon moral, une meilleure rétention et une meilleure productivité.

Rentable

Si vous avez une équipe à distance, vous économiserez de l'argent sur l'espace de bureau et les services publics. Ces économies peuvent servir à développer l'entreprise ou les salaires de votre équipe. En parlant d'équipes, elles en profitent aussi. Ils n'ont plus à dépenser de l'argent pour se déplacer, qu'il s'agisse de transports en commun ou d'essence et de l'usure normale de leurs voitures.

L'équilibre travail-vie

Travailler en équipe entièrement à distance ou dans un modèle hybride peut remonter le moral. Une équipe heureuse est une équipe productive. Quel que soit votre accord entre la direction et les employés, il est certain que cela profitera aux deux. Moins de déplacements signifie plus de temps à la maison avec la famille. Cela peut également vous aider à recruter des talents plus loin que jamais.

Rapports et commentaires

La gestion de projet pour les équipes distantes excelle dans la transparence grâce à de meilleurs rapports sur les progrès et les performances. La communication est une voie à double sens et les commentaires des équipes sont également un moyen puissant d'améliorer continuellement les processus. La collaboration à distance renforce les liens et les rapports permettent une meilleure prise de décision.

Défis de la gestion de projet à distance

La gestion de projet pour les équipes distantes n'est pas une solution miracle. Il y a des défis de gestion de projet, et ceux au-delà de la gestion de projet. Certaines industries ne peuvent pas travailler à distance même si elles le voulaient. Mais ceux qui ont le luxe de travailler en dehors de la structure d'un bureau peuvent toujours rencontrer des obstacles, quelle que soit la méthode de gestion de projet dans laquelle ils travaillent.

Collaboration

Bien qu'il existe des outils de collaboration qui connectent les gens, certains affirment que la collaboration est toujours meilleure lorsque les équipes sont physiquement dans la même pièce. Le texte, le chat et les autres outils de messagerie manquent de nuances et peuvent souvent prêter à confusion. L'utilisation d'une conférence vocale ou vidéo est une solution, mais même elles ne sont pas identiques à une équipe travaillant côte à côte.

Connexes : Tendances 2022 en gestion de projet : un regard vers l'avenir

Productivité

Comme vous l'avez peut-être deviné, chaque point positif pour la gestion de projet à distance peut également être considéré comme un point négatif. Par exemple, la productivité peut souffrir lorsque les équipes travaillent à domicile. Il y a des distractions qui ne sont tout simplement pas dans un bureau, comme la vaisselle, les enfants, etc.

Construction d'équipe

Créer une équipe est facile, mais avoir ce lien d'équipe et développer la confiance est difficile, même lorsqu'ils travaillent physiquement dans le même espace. Cela peut être exponentiellement plus difficile avec des équipes et des clients hybrides lorsque vous n'êtes pas ensemble en personne. La consolidation d'équipe peut se produire, mais cela peut être plus difficile et prendre plus de temps.

Constituer une équipe de projet à distance

Pour former un groupe, procédez comme suit :

1. Sachez avec quel type de structure distante vous travaillez.
2. Trouvez les bons candidats. Ceux dont les compétences correspondent à vos besoins, bien sûr, mais vous voulez aussi des gens qui sont de bons communicants et qui réagissent rapidement.
3. Assurez-vous que vos directives et vos attentes sont claires, concernant les heures de travail, la fréquence des enregistrements, le suivi du temps, les objectifs, qui a autorité sur quoi, etc.
4. Restez engagé avec l'équipe grâce à des réunions virtuelles, des discussions, etc., afin que les équipes se sentent connectées.
5. Assurez-vous d'avoir un canal fiable que tout le monde utilise pour le chat direct, les annonces et les commentaires.
6. Disposez des bons outils de collaboration pour que l'équipe de projet puisse travailler ensemble, où qu'elle se trouve.
7. Disposez d'outils de gestion tels que des feuilles de temps pour tenir votre équipe responsable du temps qu'elle consacre aux tâches.

Types d'équipes de projet à distance

Il existe différents types d'équipes à distance. Vous devez décider lequel correspond à la culture de votre entreprise et répond aux besoins de vos employés. En général, il existe trois types d'équipes de projet à distance. Ils sont les suivants :

Entièrement à distance

Comme on peut s'y attendre d'après son nom, une équipe entièrement distante est une équipe dans laquelle tout le monde travaille à domicile ou dans des bureaux séparés dans la région ou même dans différents fuseaux horaires.

Hybride

L'équipe hybride est celle dans laquelle les membres de l'équipe sont répartis, certains travaillant ensemble dans un bureau et d'autres depuis leur domicile ou des bureaux différents.

Flexible

Les équipes flexibles ou flexibles peuvent travailler à domicile ou au bureau ainsi que dans un espace colocalisé tel que déterminé par un accord entre elles et la direction.

Comment gérer une équipe de projet à distance

Lorsque vous avez constitué votre équipe de gestion de projet à distance et défini sa structure de travail, le vrai travail commence.

• La première chose que vous devez faire est de réunir les équipes distantes pour une réunion et de définir des attentes claires pour elles lors de la planification du projet. J'espère que vous avez embauché des membres d'équipe capables de se gérer tout en travaillant à distance, mais quoi qu'il en soit, chacun doit connaître ses rôles et ses responsabilités. Une matrice RACI peut aider.
• Chaque journée devrait commencer par l'enregistrement. Les gens peuvent expliquer ce qu'ils ont fait et ce qu'ils s'attendent à faire au cours de la journée à venir. C'est un bon moment pour s'assurer que chacun comprend ses devoirs. Les lignes de communication doivent rester ouvertes, mais une réunion debout quotidienne est un bon point de départ.
• Bien que vous souhaitiez avoir des personnes autonomes, des joueurs d'équipe et des membres d'équipe indépendants capables de se gérer, le projet nécessite toujours des processus pour gérer le travail et maintenir une productivité élevée. Quelle que soit la méthodologie que vous préférez ou qui convient au projet, c'est bien, mais assurez-vous que tous les membres de l'équipe savent de quoi il s'agit, comment cela fonctionne et à quelle fréquence ils doivent mettre à jour leur statut.
• Vous voudrez soutenir vos équipes à distance. Lorsqu'il n'y a pas d'interaction face à face constante comme dans un bureau, les membres de l'équipe peuvent se sentir isolés et abandonnés. Cela conduit à un mauvais moral et à des membres de l'équipe mécontents, ce qui n'est pas ce que vous voulez. Trouvez des moyens de rester en contact avec eux, qu'il s'agisse de réunions hebdomadaires en tête-à-tête ou d'autres moyens de leur faire savoir qu'ils sont entendus.
• Enfin, vous devez disposer d'un outil de gestion du travail hybride qui connecte les équipes, peu importe où elles se trouvent, quel que soit leur niveau de compétence ou leur service, pour leur permettre de se connecter avec les autres et de travailler avec les outils dont elles ont besoin pour faire le travail. Les outils de gestion du travail basés sur le cloud aident à éliminer les barrières de la distance, alors recherchez-en un qui soit suffisamment flexible pour servir les chefs de projet et les membres de l'équipe.

Meilleurs outils de gestion de projet à distance

Il existe de nombreux outils de gestion de projet à distance sur le marché. Certains sont meilleurs que d'autres pour connecter des équipes hybrides et faciliter une gestion du travail plus productive. Voici une liste restreinte de certains des meilleurs outils de gestion de projet à distance pour vous aider à connecter des équipes hybrides pour une gestion du travail productive.

Chef de projet

ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui facilite la gestion de projet à distance avec des données en temps réel, le partage de fichiers, des commentaires au niveau des tâches et la possibilité de marquer n'importe qui dans l'équipe de projet et de les faire participer à la conversation. Vous pouvez attribuer des tâches et gérer les notifications par e-mail et également dans l'outil pour tenir tout le monde au courant.

Plusieurs façons de travailler

Il existe plusieurs vues de projet qui permettent à chacun de travailler comme il le souhaite. Les responsables peuvent créer des plans structurés à l'avance avec des outils de planification de projet tels qu'un diagramme de Gantt en ligne qui filtre le chemin critique et définit des bases de référence afin que, lorsque le projet est exécuté, l'effort prévu par rapport à l'effort réel puisse être suivi. Les plans de Gantt peuvent ensuite être partagés avec les parties prenantes et toute l'équipe.

Puissantes fonctionnalités de collaboration d'équipe

Les équipes peuvent travailler sur des listes de tâches qui font plus que collecter du travail. Ils affichent la priorité, l'état, peuvent joindre des fichiers aux tâches, ajouter des commentaires et bien plus encore. Il existe également des tableaux Kanban pour visualiser le flux de travail et une vue du calendrier. Toutes les vues du projet sont mises à jour simultanément afin que personne ne travaille jamais avec d'anciennes données.

Données en temps réel

Les chefs de projet peuvent surveiller les progrès et les performances, peu importe où et quand leurs équipes travaillent. Les tableaux de bord en temps réel ne nécessitent aucune configuration en temps opportun. Ils collectent automatiquement les données du projet, calculent les chiffres et affichent des tableaux et des graphiques qui montrent la variance du projet, le coût et plus encore. Les rapports en un clic vont encore plus loin dans les données et peuvent être filtrés et partagés avec les parties prenantes.

Mou

Slack est un outil de communication qui connecte les équipes. Vous pouvez créer des canaux spécifiques pour les équipes, les départements, etc. Il existe un chat en tête-à-tête ainsi que des conférences vidéo et vocales. C'est un excellent outil pour que tout le monde travaille sur la même page, même s'ils ne se sont jamais rencontrés en personne.

Google Workplace

Google Workplace est un outil qui aide les équipes à collaborer. Il existe une suite d'applications qui permettent à tout le monde de rester connecté, telles que Gmail, Google Calendar, Meet et Drive, qui propose des documents, des feuilles de calcul et des logiciels de présentation gratuits qui peuvent être partagés et utilisés par les équipes.

Trello

Trello est un moyen de gérer des projets et d'aider les équipes à collaborer. Il utilise un modèle de tableau kanban pour la gestion des tâches et s'intègre à d'autres applications. Si vous recherchez une solution uniquement kanban, cela pourrait être le bon outil pour vous.

Meilleures pratiques de gestion de projet à distance

Certains conseils de gestion de projet à garder à l'esprit sont que, que vous soyez entièrement distant ou hybride, vous devez être transparent lorsque vous indiquez les objectifs du projet et le processus que vous utiliserez. Cela permet aux équipes de rester sur la même longueur d'onde que vous et contribue à les motiver. Cela ne fait pas de mal de commencer chaque journée par une réunion debout lorsque l'ordre du jour est clairement énoncé pour la journée de travail à venir.

Les rapports d'état sont la pierre angulaire de la gestion de projet à distance. Les équipes doivent tenir les chefs de projet informés, et les chefs de projet doivent pouvoir communiquer clairement avec les équipes. Lorsque les membres de l'équipe ne sont pas réunis sous le même toit, il est facile de perdre le contact. Le maintien de liens communicatifs solides est ce qui permet à la gestion de projet à distance de fonctionner. Vous voulez que les membres de l'équipe sachent ce qu'ils doivent faire et les chefs de projet doivent rester ouverts aux commentaires de l'équipe.

Il est essentiel de disposer d'une seule source de vérité pour que la gestion de l'équipe de gestion de projet à distance continue d'avancer sans retards coûteux. Si les équipes travaillent sur un ensemble de données et que les chefs de projet en ont un autre, des problèmes se profilent à l'horizon. Avoir un outil de gestion de projet à distance basé sur le cloud signifie que des données en temps réel sont partagées entre toutes les vues du projet pour que tout le monde travaille sur les informations les plus récentes.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet à distance primé qui organise le travail et facilite les équipes hybrides à travers le monde et l'entreprise. Ses multiples vues de projet permettent aux équipes de travailler comme elles le souhaitent et les responsables disposent des outils de reporting dont ils ont besoin pour surveiller les ressources, les progrès et les performances afin de maintenir le projet sur la bonne voie. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !