Travail à distance : 5 étapes pour cultiver un environnement où les employés s'épanouissent

Les employés à distance deviennent la nouvelle norme pour les entreprises du monde entier. Selon une étude de Global Workplace Analytics, les employés bénéficient de la flexibilité et de la combinaison d'environnements qui facilitent à la fois la collaboration au bureau et une plus grande concentration sur les tâches à distance.

Cependant, le passage au travail à distance n'est pas toujours une transition facile. Les types de personnalité et les styles de travail des individus doivent être pris en compte, et il est essentiel de maintenir un équilibre et une séparation sains entre l'état d'esprit au travail et le temps personnel. En plus de fournir aux employés des ressources pour soutenir le travail à distance, les gestionnaires et les chefs d'équipe doivent garder à l'esprit ces conseils pour cultiver un environnement à distance positif et productif pour tous.

1. La confiance avant tout

Les employés distants ne peuvent pas avoir l'impression qu'ils doivent prouver qu'ils travaillent ou sont productifs. Ceci est particulièrement important pour les parents et les soignants qui peuvent travailler le même nombre d'heures tout au long de la semaine, mais qui ont des périodes de disponibilité et de concentration différentes de celles des employés qui sont principalement au bureau.

L'établissement de la confiance commence par l'inclusivité à distance de la direction - engager des employés à distance peut être difficile pour les gestionnaires habitués à un environnement de bureau traditionnel. Prenez le temps de comprendre les besoins uniques de vos employés distants et établissez des liens et de l'empathie.

De plus, sachez que la flexibilité que l'on trouve dans les horaires à distance n'est en aucun cas une mauvaise chose. La recherche montre que les travailleurs à distance ont une productivité accrue lorsqu'ils suivent leurs propres horaires.

L'engagement des employés à distance ne signifie pas forcer vos travailleurs externes dans les mêmes cases que votre personnel de bureau. Le travail flexible est une question de polyvalence, et vous créerez une forte culture autour du travail à distance si vous donnez aux employés liberté et confiance.

2. Établissez des normes de communication et de planification

Le travail à distance et la gestion d'une équipe à distance présentent de nombreux avantages. Moins de distractions de la part de la main-d'œuvre traditionnelle peut contribuer à une plus grande efficacité, à moins de stress et à remonter le moral.

D'un autre côté, le travail à distance peut contribuer à un sentiment d'isolement et de déconnexion. Des conversations impromptues mais importantes sur le travail en cours qui se déroulent en face à face au bureau peuvent exclure par inadvertance les travailleurs à distance si les normes de communication ne sont pas établies. N'oubliez pas que presque toutes les communications à distance se font de manière asynchrone. Les équipes doivent convenir de ce qui est approprié pour différents types de messages (par exemple, quand utiliser Slack par rapport aux e-mails), le blocage du calendrier, la disponibilité, les attentes de réponse et les temps de réponse pendant les pauses ou les plages horaires personnelles.

Établir des normes d'équipe en termes de partage et de documentation des informations et des mises à jour. Assurez-vous que les employés à l'intérieur et à l'extérieur du bureau ont tous accès aux mêmes informations, ressources et communications autour d'un projet ou d'une tâche donnés. Cela peut réduire ces sentiments de confusion, minimiser le risque de malentendus et garantir que les lignes de communication avec les travailleurs à distance restent ouvertes.

3. Investissez à la fois dans la technologie et la formation

Les télétravailleurs ont besoin d'un accès Internet haut débit fiable, de téléphones portables avec points d'accès, de VPN et d'un matériel de qualité. Engagez-vous à leur fournir ces ressources comme vous le feriez pour les employés sur place. De même, assurez-vous que toute votre organisation, à la fois au bureau et à distance, est configurée avec des outils de chat efficaces et des options de téléconférence. Si vous utilisez fréquemment le chat vidéo, installez le bon équipement dans chaque salle de conférence de manière égale afin que les travailleurs à distance ne soient jamais exclus en fonction de la disponibilité des salles.

Il est également important de fournir aux employés distants une formation approfondie sur la confidentialité et la sécurité. Alors que les travailleurs à distance ont la possibilité de travailler à domicile, dans des espaces publics comme les cafés ou dans des espaces de coworking, il est important qu'ils sachent comment sécuriser entièrement les informations qui pourraient être affichées sur leur écran, ou quand prendre des réunions avec des informations sensibles. dans un cadre plus privé.

Enfin, cet investissement dans la formation concerne également les managers. Assurez-vous que chaque responsable de votre organisation a reçu une formation formelle pour travailler efficacement avec des équipes distantes et distribuées. Cela aide à créer une culture globale d'inclusivité à distance et à niveler les préjugés que les gestionnaires individuels peuvent avoir sur le travail à distance. Cela créera des opportunités égales dans toute votre organisation pour les membres de l'équipe de travailler à distance selon leurs besoins.

4. Soyez un défenseur

Il est facile pour les travailleurs à distance d'être négligés lors de réunions, d'événements sociaux et même de leadership. Ne laissez pas cela arriver. Développez une culture d'inclusivité pour les travailleurs à distance qui s'étend des rassemblements sociaux aux réunions d'équipe.

Une façon de s'assurer que les télétravailleurs se sentent comme des participants à part entière aux réunions consiste à désigner un défenseur à distance, qui peut surveiller les communications telles que le chat ainsi que la ligne ou l'écran de téléconférence. Pour vos télétravailleurs, savoir qu'ils disposent d'un moyen supplémentaire de « lever la main » et de se faire remarquer immédiatement par cet avocat permet d'éviter le sentiment qu'ils ne sont pas des participants à part entière dans la salle. Pour les employés de bureau, le plaidoyer à distance crée de bonnes habitudes en ajoutant des pauses et des routines d'enregistrement aux réunions qui aident à garantir que tout le monde dans la salle (qu'il soit virtuellement ou physiquement présent) puisse faire entendre sa voix.

Enfin, rappelez-vous que tout le monde, y compris vos télétravailleurs, veut être reconnu pour ses efforts. Essayez de diffuser les réalisations des employés sur vos canaux de communication. Les canaux numériques vous permettent de célébrer les employés à distance ou au bureau avec une visibilité égale. Diffuser les réalisations de tous les membres de votre équipe, y compris ceux qui travaillent à distance, est un excellent moyen d'assurer l'engagement des employés à distance et de maintenir votre sens de la culture d'entreprise.

5. Prenez le temps de faire face

En ce qui concerne l'engagement des employés à distance, rappelez-vous que l'interaction en face à face peut être l'un des facteurs les plus importants pour gérer la méfiance et améliorer les relations avec les collègues.

Si vous travaillez avec des employés distants dans des endroits géographiquement divers en dehors de votre bureau principal, assurez-vous de prendre le temps de les rencontrer lors de leur visite dans leur région. Qu'il s'agisse d'une réunion d'affaires ou d'une visite personnelle, vous pouvez demander leurs recommandations sur la région et établir des liens plus solides en ayant une idée directe de l'endroit où ils vivent et travaillent.

S'il est possible pour les travailleurs à distance de se rendre occasionnellement au bureau, permettez-leur de le faire pour des événements majeurs tels que des réunions d'équipe trimestrielles et des événements à l'échelle de l'entreprise. Ce sont d'excellentes opportunités pour les travailleurs à distance et au bureau de donner plus de visage et de personnalité aux personnes avec lesquelles ils interagissent généralement uniquement via des écrans.

Cependant, il est tout aussi important que les employés dont les circonstances ne permettent pas de voyager aient la chance de se sentir pleinement inclus dans ces types d'événements occasionnels. Envisagez de mettre en place des réunions d'équipe afin que les travailleurs à distance puissent être connectés au chat vidéo pour participer, ou créez du temps pour des discussions ouvertes régulières qui n'ont pas à être motivées par un agenda de travail.

Transformer pour l'ère du travail à distance

L'accessibilité des équipes distribuées et du cloud computing signifie que le travail flexible est plus faisable que jamais. D'une génération à l'autre, l'importance du travail à distance ne fera qu'augmenter, la flexibilité de l'emploi étant l'un des avantages du travail les mieux classés par la génération Y.

Plus vous pouvez faire en sorte que votre culture compte pour les travailleurs à distance, mieux vous pouvez vous assurer que tous vos employés se sentent comme s'ils faisaient partie de la même équipe. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez rassembler les gens pour célébrer les mêmes valeurs et traditions afin que tous les membres de votre équipe sentent qu'ils font partie d'un groupe cohérent. Cela aide à remonter le moral et à combattre les sentiments de déconnexion ou de méfiance qui peuvent survenir dans les équipes distantes. Avoir un plan en place pour garder tous les employés engagés et informés profitera en fin de compte à tous les membres de votre équipe. Pour plus de conseils sur la façon de gérer votre équipe et votre stratégie sociale, quelle que soit la répartition de votre équipe, suivez Sprout sur Twitter.